1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT TRONG CễNG TÁC QUẢN Lí
2.2. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI BHXHTP HỘI AN
ạ Quan điểm điều hành quản lý của lónh đạo đơn vị
Cựng với mục tiờu phỏt triển chung của ngành là hoạt động đặt mục tiờu đem lại lợi ớch cho NLĐ lờn trờn hết khi họ tham gia BHXH và mong muốn đem lại lợi ớch cho NLĐ cỏc chế độ khi gặp phải rủi ro khụng thể tạo ra nguồn thu nhập cho bản thõn. Hoạt động của ngành khụng vỡ mục tiờu lợi nhuận giống nhƣ cỏc loại hỡnh bảo hiểm thƣơng mại khỏc. Cho nờn toàn bộ cỏn bộ, viờn chức phải xỏc định rừ mục tiờu của mỡnh là phục vụ cỏc đối tƣợng tham gia BHXH và đang hƣởng trợ cấp chế độ BHXH làm nền tảng cho chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong giải quyết cụng việc. Trỏnh những trƣờng hợp mõu thuẫn về quyền lợi của CCVC làm cụng tỏc BHXH.
Với chức năng thực hiện nhiệm vụ do Chớnh phủ, BHXH Việt Nam giao phú cũng ảnh hƣởng đến quan điểm quản lý của lónh đạo đơn vị đến cỏc chớnh sỏch, chế độ, quy định, cỏch thức tổ chức, kiểm tra, kiểm soỏt đơn vị.
Giỏm đốc là ngƣời nắm quyền điều hành chung, cỏc phú giỏm đốc hỗ trợ điều hành cỏc mảng chuyờn sõu, cỏc bộ phận tham gia giỳp phỏt huy tớnh chủ động và sỏng tạo trong mỗi bộ phận mỡnh đảm nhận.
Bờn cạnh, Giỏm đốc cũng thƣờng xuyờn đụn đốc cỏc hoạt động thu, chi của cơ quan BHXH ở từng bộ phận để nắm bắt những vấn đề phỏt sinh để tỡm hƣớng giải quyết kịp thời trỏnh làm ảnh hƣởng đến quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan. Từ đú, tạo sự thống nhất và ngày càng hoàn thiện trong quỏ trỡnh hoạt động chi BHXH của cơ quan. Việc Giỏm đốc nhận thức đƣợc tầm quan trọng của hệ thống kiểm soỏt nội bộ tốt hơn, tạo sự phỏt triển bền vững cho hoạt động chi BHXH của cơ quan BHXH TP Hội An.
b. Đặc điểm cơ cấu tổ chức
Cựng với xu thế phỏt triển của xó hội, BHXH TP Hội An cũng từng bƣớc hoàn thiện bộ mỏy tổ chức để nõng cao năng lực quản lý điều hành hoạt động, BHXH đang trong quỏ trỡnh mở rộng đối tƣợng tham giạ
Trong cụng cuộc mở rộng hoạt động của ngành, cơ quan BHXH đó chỳ trọng đến việc nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn của cỏn bộ, viờn chức; trỡnh độ đƣợc nõng cao thỡ khi đú cỏn bộ, viờn chức cú thể linh hoạt thay đổi vị trớ làm việc khi cần thiết. Điều này tạo sự thuận lợi trong việc cơ cấu lại tổ chức khi lực lƣợng nhõn sự tại cơ quan cú sự thay đổị
BHXH tỉnh đang từng bƣớc hoàn thiện bộ mỏy tổ chức theo quy định của Luật BHXH thụng qua việc cải cỏch thủ tục hành chớnh của ngành, đó thành lập phũng TN-TKQTTHC ở BHXH TP Hội An theo quy trỡnh một cửa và qua giao dịch điện tử để xỏc định quyền hạn và trỏch nhiệm rừ ràng cho từng cỏn bộ viờn chức của cỏc phũng trong việc thực hiện chức trỏch của mỡnh nhằm thiết lập sự chịu trỏch nhiệm rừ ràng giữa cỏc cấp, thiết lập cỏc tuyến bỏo cỏo và luõn chuyển thụng tin cú hiệu quả phục vụ cho KSNB.
Ngoài ra, mụi trƣờng kiểm soỏt chi tại BHXH TP Hội An cũn phụ thuộc nhiều vào cỏc cơ quan nhà nƣớc, đú là cơ quan quản lý ở cấp trờn: Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xó hội, cỏc Bộ và cơ quan ngang Bộ liờn quan tới lĩnh vực BHXH; UBND tỉnh Quảng Nam; UBND TP Hội An.
Bờn cạnh những mặt đó đạt đƣợc cơ quan BHXH vẫn cũn một số hạn chế:
- Cơ cấu tổ chức bộ mỏy tại BHXH thành phố cũn rƣờm rà, mang nặng thủ tục hành chớnh, việc trao đổi thụng tin nội bộ trong ngành cũn chậm, chƣa kịp thời dẫn đến hiệu quả chƣa đƣợc caọ
- Đụi khi những hƣớng dẫn thực hiện cỏc quy trỡnh của ngành cũn chậm nờn ảnh hƣởng đến việc hoạt động BHXH nờn khi hƣớng dẫn phần lớn dựa vào nhận thức chủ quan của cỏn bộ, viờn chức tại đơn vị.
Do khối lƣợng cụng việc nhiều do đú khụng thể trỏnh khỏi những sai lầm và khú kiểm soỏt đƣợc vấn đề nàỵ
c. Phõn cụng, phõn nhiệm
Sự phõn cụng phõn nhiệm giữa cỏc bộ phận đƣợc quy định rừ ràng, đảm bảo tớnh độc lập giữa cỏc bộ phận thực hiện nghiệp vụ thu – chi và bộ phận kế toỏn.
Kiểm soỏt quỏ trỡnh thực hiện nghiệp vụ chi BHXH và sự phối hợp kiểm tra, kiểm soỏt nghiệp vụ này giữa cỏc bộ phận liờn quan (bộ phận TN- TKQTTHC, bộ phận chế độ BHXH, bộ phận thu, bộ phận kế toỏn) trờn nguyờn tắc chi trả phải đỳng chế độ, chớnh sỏch hiện hành, đỳng ngƣời đƣợc hƣởng, đảm bảo chi trả kịp thời và đầy đủ quyền lợi của ngƣời tham gia BHXH, thủ tục chi trả đơn giản, thuận tiện, đảm bảo an toàn tiền mặt trong chi trả, chi trả cỏc chế độ BHXH đƣợc quản lý thống nhất, cụng khai, minh bạch.
2.2.2. Đỏn g ỏ rủi ro
Cơ quan BHXH là đơn vị hành chớnh sự nghiệp thực hiện chức năng giải quyết chế độ BHXH. Việc đỏnh giỏ rủi ro mang tớnh chủ quan, cảm tớnh chủ yếu dựa trờn sự đỏnh giỏ chủ quan của nhõn viờn, thiếu sự kiểm tra lại thụng tin.
Chƣa phõn tớch và đỏnh giỏ một cỏch đầy đủ cỏc rủi ro liờn quan đến hoạt động thu và chi BHXH. Chƣa xõy dựng một qui trỡnh giỏm sỏt chặt chẽ cỏc rủi ro và cú kế hoạch ứng phú với những rủi ro cú thể xảy rạ Chỉ khi nào xảy ra hậu quả mới khắc phục.
Những rủi ro cú thể xảy ra tại cơ quan BHXH:
- Thụng đồng giữa ngƣời làm cụng tỏc BHXH với đối tƣợng tham gia BHXH (làm giả hồ sơ, hƣởng cỏc chế độ BHXH khụng đỳng theo quy định của ngành lạm dụng qu BHXH).
- Giả mạo giấy tờ, chứng từ để hƣởng chế độ BHXH của ngƣời lao động.
- Sự cố mỏy múc k thuật hoặc quỏ tin tƣởng vào phần mềm mà khụng kiểm tra lại kết quả sau khi đó thẩm định xong hồ sơ.
- Cỏc thụng tin, hành vi sai phạm của cỏn bộ, nhõn viờn cú thể đƣợc che giấu do cú mối quan hệ tốt với cỏn bộ quản lý; Do đú khụng cú những xử lý và phản ứng kịp thời khi xảy ra những sai phạm.
- Trong quỏ trỡnh kiểm tra, duyệt chi chế độ BHXH việc đỏnh giỏ quỏ trỡnh này thƣờng mang tớnh chủ quan và cảm tớnh, chủ yếu là dựa trờn sự đỏnh giỏ của cỏn bộ, viờn chức (phụ thuộc vào trỡnh độ riờng của từng cỏn bộ, viờn chức).
Chƣa phõn tớch và đỏnh giỏ một cỏch đầy đủ cỏc rủi ro liờn quan đến hoạt động thu – chi BHXH. Chƣa xõy dựng quy trỡnh giỏm sỏt chặt chẻ cỏc rủi ro và kế hoạch đối phú với cỏc rủi rọ
2.2.3. Cỏc hoạt động kiểm soỏt chi BHXH tại BHXH TP Hội An
ạ Nguyờn tắc bất kiờm nhiệm
Quỏ trỡnh thẩm định và xột duyệt đƣợc quy định chặt chẽ, rừ ràng theo quy định của ngành. Quỏ trỡnh thẩm định và xột duyệt đƣợc kiểm soỏt bởi ba ngƣời: ngƣời xột duyệt, tổ trƣởng, lónh đạọ Cũn về phần tài chớnh đƣợc giỏm
sỏt bởi Giỏm đốc, việc chuyển tiền đƣợc thực hiện vào cuối thỏng và cũng cú sự kiểm tra, đối chiếu giữa cơ quan BHXH, đại lý chi trả Bƣu điện và ngƣời thụ hƣởng chế độ.
b. Nguyờn tắc ủy quyền phờ chuẩn
Việc xột duyệt và phờ chuẩn đƣợc quy định chặt chẽ theo qui định của ngành. Tài chớnh đƣợc kiểm soỏt trực tiếp bởi Giỏm đốc, việc chuyển tiền đều đƣợc kiểm tra đối chiếu chặt chẽ giữa BHXH và Bƣu điện hoặc đối tƣợng nhận chế độ.
Cỏc chứng từ kế toỏn liờn quan đến chi BHXH đều phải đƣợc bộ phận kế toỏn kiểm tra trƣớc khi ngƣời cú thẩm quyền duyệt chị Cỏc thụng tin về cỏc khoản chi thể hiện trờn cỏc chứng từ, sổ sỏch, bỏo cỏo phải đầy đủ, rừ ràng, trung thực, và cung cấp kịp thời cho quản lý đơn vị.
Kiểm soỏt qua việc đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trờn sổ kế toỏn. BHXH TP Hội An là cơ quan thực hiện chi trả cỏc chế độ BHXH cho NLĐ, ngƣời hƣởng lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng thỏng và thõn nhõn của họ theo quy định. BHXH TP Hội An thực hiện chi trả trực tiếp hoặc uỷ quyền cho NSDLĐ, đại diện chi trả, ngõn hàng cung ứng dịch vụ để chi trả cỏc chế độ BHXH cho đối tƣợng hƣởng nhƣng phải đảm bảo chi trả kịp thời, đầy đủ theo đỳng chế độ chớnh sỏch BHXH của Nhà nƣớc; quản lý chặt chẽ tỡnh hỡnh biến động tăng, giảm đối tƣợng hƣởng và số tiền chi trả; đảm bảo an toàn tiền mặt; chấp hành đỳng chế độ kế toỏn, bỏo cỏo thống kờ; thực hiện thanh quyết toỏn và quản lý lƣu giữ chứng từ kế toỏn theo quy định; cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ chi trả BHXH khi cú yờu cầu kiểm tra của cơ quan Nhà nƣớc cú thẩm quyền.
BHXH TP Hội An cú quyền tạm dừng chi trả lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng thỏng khi đối tƣợng hƣởng xuất cảnh trỏi phộp, bị Toà ỏn tuyờn bố là mất tớch hoặc đang chấp hành hỡnh phạt tự nhƣng khụng đƣợc hƣởng ỏn treo;
thu hồi số tiền đối tƣợng hƣởng đó lĩnh sai chế độ khi cú kết luận của cơ quan Nhà nƣớc cú thẩm quyền.
- Kiểm soỏt việc tuõn thủ cỏc tiờu chuẩn, mức chi theo quy định của Luật BHXH chi theo từng nội dung chị
- Kiểm soỏt tớnh hợp phỏp, hợp lệ của cỏc chứng từ liờn quan đến từng nội dung chị
Trờn cơ sở thực hiện theo quy định nhƣ thế, nhƣng vẫn cũn nhiều mặt hạn chế:
- Việc giải quyết hồ sơ chủ yếu dựa theo Quyết định, văn bản của ngành, chƣa hƣớng dẫn cụ thể quy trỡnh thực hiện cụng việc rừ ràng cho cỏn bộ, viờn chức thực hiện theo để cú thể kiểm soỏt và ngăn ngừa sai phạm và lạm dụng.
- Cỏc quy định trong cơ quan chƣa cụ thể húa trỏch nhiệm của từng cỏ nhõn đối với cụng việc kiểm tra, giỏm sỏt trong cỏc nghiệp vụ chuyờn mụn liờn quan tới hoạt động chi BHXH.
- Cỏc quy định ở cơ quan BHXH cũn chồng chộo, giảm cỏc thủ tục đăng ký tham gia BHXH nờn làm giảm khả năng kiểm tra, kiểm soỏt.
- Chƣa cú qui định rừ ràng và đầy đủ về cỏc hỡnh thức xử lý sai phạm của CCVC trực tiếp làm cỏc nghiệp vụ liờn quan tới hoạt động chi BHXH khi chƣa làm trũn trỏch nhiệm của mỡnh, chỉ dựa vào phỏp lệnh cụng chức cũng nhƣ là cỏc hỡnh thức khen thƣởng khi cú cụng trong việc phỏt hiện ra cỏc sai phạm. Cỏc thụng tin sai phạm thƣờng bị che dấu do đú khụng cú những phản ứng kịp thời khi sai phạm xảy rạ
- Do trỡnh độ của CCVC làm cỏc nghiệp vụ liờn quan tới hoạt động chi BHXH cú giới hạn (về trỡnh độ chuyờn mụn, về thõm niờn nghề, kinh nghiệm làm việc…), trong khi đú nội dung chi chế độ BHXH ngày càng nhiều và đa dạng; trong khi cỏc thủ tục kiểm soỏt khỏ lỏng lẻo, chƣa kịp thời kiểm tra, kiểm soỏt cỏc nghiệp vụ giải quyết chế độ BHXH và chi BHXH.
2.2.4. Thụng tin và truyền thụng
Theo lộ trỡnh phỏt triển của ngành, để mở rộng hoạt động BHXH đến toàn thể đối tƣợng thỡ việc quản lý là việc cần thiết và mang tớnh lõu dàị Từ đú, cơ quan BHXH TP Hội An đó chỳ trọng đến việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào việc lƣu trữ, giải quyết hồ sơ cụng việc hàng ngàỵ Mọi cỏn bộ cụng chức, viờn chức đều cần cú những thụng tin cần thiết để phục vụ cho cụng việc của mỡnh. Vỡ vậy, những thụng tin cần thiết cần phải đƣợc xỏc định, thu thập và truyền đạt đến những cỏ nhõn hoặc những bộ phận cú liờn quan một cỏch kịp thờị Nhƣng để cú đƣợc những thụng tin cần thiết phục vụ cho cụng việc, hoạt động của cơ quan BHXH thỡ cần phải phối hợp với những cơ quan, tổ chức khỏc nhƣ cơ quan Thuế, Cụng an, Phũng LĐ-TB&XH…
Tại cỏc thời điểm cố định hàng tuần, cơ quan BHXH TP Hội An cú kết hợp với đài truyền thanh phỏt súng những bài liờn quan trực tiếp đến quyền lợi của ngƣời dõn để họ hiểu rừ hơn về nhu cầu và quyền lợi của mỡnh khi tham gia BHXH. Bờn cạnh đú, BHXH TP Hội An cũn tuyờn truyền đến ngƣời lao động bằng cỏc tờ rơi nhằm tăng sự hiểu biết để họ nắm rừ quyền lợi của mỡnh. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chớnh tại cơ quan BHXH TP Hội An luụn sẵn sàng giải đỏp mọi thắc mắc cho ngƣời lao động về cỏc chế độ BHXH, quỏ trỡnh tham gia BHXH, điều kiện hƣởng cỏc chế độ BHXH để ngƣời lao động cú thể so sỏnh giữa cỏc chế độ và nhận chế độ nào cú quyền lợi cao nhất. Cụng khai cỏc thủ tục hành chớnh, quy trỡnh làm việc tại bảng thụng bỏo của cơ quan BHXH.
Mặt khỏc, việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin trong việc cập nhập văn bản và ban hành văn bản từ cấp trung ƣơng, cấp tỉnh và cỏc huyện, thành phố trong nội bộ tỉnh Quảng Nam từ trang hệ thống điều hành nội bộ (http://113.161.6.18/) để cỏn bộ, nhõn viờn BHXH TP Hội An nắm bắt kịp thời cỏc chủ trƣơng và hoạt động của ngành.
Tại trang web của BHXH tỉnh Quảng Nam cũng cú cập nhập cỏc biểu mẫu, hồ sơ, thủ tục hành chớnh và quy trỡnh hoạt động BHXH để ngƣời lao động tham khảọ
Song song với những mặt đạt đƣợc thỡ vẫn cũn một số hạn chế trong cụng tỏc truyền thụng và thụng tin đến ngƣời lao động:
Do địa bàn và quy mụ nhỏ hẹp, nờn BHXH TP Hội An chƣa cú bộ phõn cụng nghệ thụng tin chớnh mà chỉ kiờm nhiệm thờm. Vỡ vậy, sẽ hạn chế việc phỏt triển và ỏp dụng mạnh cụng nghệ thụng tin vào quỏ trỡnh hoạt động của cơ quan BHXH TP Hội An nhƣ tạo một trang web riờng của BHXH TP Hội An để hỗ trợ thụng tin cho ngƣời lao động: cỏc biểu mẫu thƣờng dựng, cỏc quy trỡnh thủ tục ngắn gọn dễ hiểu, tra cứu thụng tin cỏ nhõn, quỏ trỡnh tham gia BHXH của ngƣời lao động.
Do số lƣợng biểu mẫu nhiều và cũng thƣờng xuyờn thay đổi nờn việc cập nhật kịp với những thay đổi mới của ngành thỡ việc này vẫn chƣa làm tốtvà ảnh hƣởng làm chậm trễ, tốn thời gian của ngƣời lao động, ngƣời sử dụng lao động khi tiến hành làm thủ tục hồ sơ.
Hiện nay, cỏc phần mềm đang dựng của ngành chƣa đƣợc tớch hợp vào một phần mềm chung và mỗi bộ phận thỡ dựng từng phần mềm khỏc nhau dẫn đến việc đồng bộ húa dữ liệu, kiểm tra thụng tin cũng gặp khú khăn.
2.2.5. Hoạt động giỏm sỏt
Hoạt động giỏm sỏt của BHXH TP Hội An đƣợc thực hiện từ hoạt động quản lý của từng bộ phận tại BHXH TP Hội An và chịu sự giỏm sỏt từ cỏc phũng nghiệp vụ cú liờn quan tại BHXH tỉnh Quảng Nam sẽ kiểm tra theo định kỳ hoặc kiểm tra đột xuất khi thấy dấu hiệu lạm dụng: số chi cao, tham gia đúng BHXH thời gian ngắn với mức lƣơng cao, tăng mức lƣơng tham gia BHXH cao bất thƣờng ...
chức năng khỏc: Phũng LĐ-TB&XH, Trung tõm Y tế, Cơ quan Thuế, Liờn đoàn lao động Thành phố tiến hành kiểm tra cỏc đơn vị cú dấu hiệu lạm dụng về chế độ BHXH hoặc thực hiện chƣa đỳng hoặc chƣa đầy đủ cỏc thủ tục, quy định theo phỏp luật về việc tham gia BHXH.
Cỏc khiếu nại, thắc mắc của ngƣời tham gia cũng là một cỏch giỏm sỏt hiệu quả, chớnh cỏc thụng tin thu thập đƣợc từ bờn ngoài sẽ làm rừ thờm cỏc yếu kộm của nội bộ bờn trong. Mỗi một thắc mắc, một khiếu nại đều là cõu hỏi giỳp nhà quản lý điều chỉnh, xõy dựng lại nguyờn tắc, chuẩn mực trong đơn vị.
Ngoài ra, BHXH TP Hội An cũn chịu sự kiểm tra định kỳ của Kiểm toỏn Nhà nƣớc và BHXH Việt Nam.
Phối hợp với bộ phận thu và bộ phận TN&TKQTTHC:
- Bộ phận TN&TKQTTHC: khi tiếp nhận hồ sơ phải kiểm tra k tớnh