1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT TRONG CễNG TÁC QUẢN Lí
2.3. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI BHXH TẠI BHXHTP HỘI AN
Trong phạm vi đề tài này, luận văn sẽ nghiờn cứu kiểm soỏt nội dung chi BHXH tại BHXH TP Hội An. Ngoài ra, BHXH TP Hội An cú trỏch nhiệm kiểm tra, kiểm soỏt, giỏm sỏt quỏ trỡnh thực hiện chi trả, quản lý đối tƣợng hƣởng do đại lý chi trả (Bƣu điện), ĐVSDLĐ, thẩm định quyết toỏn chi BHXH theo quy định.
2.3.1. Chi l ơng u và trợ cấp BHXH hàng thỏng
Chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp bao gồm: hƣu viờn chức, hƣu quõn đội, trợ cấp mất sức lao động, trợ cấp theo quyết định 91, trợ cấp theo quyết định 613, trợ cấp TNLĐ-BNN, trợ cấp tuất hàng thỏng, chi trợ cấp khu vực hàng thỏng.
Quy trỡnh chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng thỏng nhƣ sau:
(1) Căn cứ vào chứng từ ban đầu từ NLĐ và ĐVSDLĐ nộp vào phũng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chớnh (TN&TKQTTHC). (Phụ lục 01)
(2) Theo quy trỡnh bàn giao chứng từ giữa phũng TN&TKQTTHC và phũng chế độ BHXH, phũng chế độ BHXH phõn cụng cho CCVC chuyờn quản xử lý theo từng loại đối tƣợng với từng nội dung chi BHXH.
(3) Phũng Chế độ BHXH sau khi xử lý xong chuyển cho:
- Phũng TN&TKQTTHC: Quyết định hƣởng lƣơng hƣu đối với cỏc trƣờng hợp tăng mới, cỏc trƣờng hợp chuyển từ cỏc tỉnh về.
- Phũng KHTC: mẫu danh sỏch 2-CBH,3a-CBH,3b-CBH,5-CBH. - Đại lý Bƣu điện: mẫu C72b-HD và C72c-HD.
(4) Phũng TN&TKQTTHC hoàn trả chứng từ đó đƣợc xử lý cho NLĐ và NSDLĐ.
(5) Phũng Chế độ BHXH chuyển danh sỏch cho BHXH TP Hội An.(Mẫu số 21B-HSB)
Sơ đồ 2.2. Chi trợ cấp BHXH hàng thỏng tại BHXH thành phố Hội An
(6) Phũng KHTC căn cứ vào cỏc biểu mẫu từ phũng Chế độ BHXH chuyển qua, kiểm tra và lập bảng tổng hợp cấp kinh phớ cho BHXH TP Hội An thực hiện chi trả.
(7) Bộ phận KHTC ở BHXH TP thực hiện chi trả trực tiếp hoặc chuyển khoản (nếu đối tƣợng cú đề nghị).
- Thực hiện thu hồi số tiền chi sai
- Đối tƣợng hƣởng mới, đối tƣợng từ tỉnh khỏc chuyển đến cú thỏng chƣa lập vào danh sỏch chi trả.
- Đối tƣợng hƣởng đó đƣa ra khỏi danh sỏch chi trả hàng thỏng nhƣng
Đố t ợng ởng trực tiếp Phũng Chế độ BHXH BHXH TP Hội An Phũng KHTC C ứng từ b n đầu ( o NLĐ, ĐVSDLĐ nộp) Phũng TN&TKQTTHC BHXH tỉnh Quảng Nam (6) (8) (2) (3) (7) (4) (1) (5) Đạ lý B u đ ện (3)
cũn tiền đƣợc lĩnh theo chế độ quy định (truy lĩnh do điều chỉnh mức lƣơng tối thiểu; lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH những thỏng chƣa nhận …)
(8) Cuối thỏng, cuối quý bộ phận KHTC ở BHXH TP kiểm soỏt, đối chiếu số liệu và lập bỏo cỏo gửi về BHXH tỉnh.
Nộ ung ểm soỏt:
Phũng TN&TKQTTHC kiểm tra cỏc chứng từ ban đầu do ngƣời lao động và ngƣời sử dụng lao động nộp chuyển đến phũng chế độ BHXH, căn cứ vào những chứng từ ban đầu đú bộ phận chế độ BHXH kiểm tra, thẩm định, duyệt hồ sơ và biểu mẫu, danh sỏch giải quyết hƣởng chế độ (Mẫu 21-HSB) do cơ quan BHXH lập và trỡnh Lónh đạo ký phờ duyệt. Phũng KHTC kiểm tra việc lập chứng từ hồ sơ đó đầy đủ và chớnh xỏc hay chƣả Kiểm soỏt việc đối tƣợng nhận chế độ đó ký đầy đủ vào danh sỏch (do bờn đại lý chi trả thực hiện hoặc do cơ quan BHXH chi trực tiếp) chƣa dựa trờn nguyờn tắc đỳng chế độ, đỳng ngƣời hƣởng (thụng qua việc kiểm tra giấy tờ tựy thõn nhƣ chứng minh nhõn dõn, hộ chiếu…), đảm bảo chi trả kịp thời đầy đủ quyền lợi cho ngƣời tham gia BHXH, thủ tục chi trả đơn giản, thuận tiện, cụng khai minh bạch.
Với phƣơng thức chi trả hiện nay, BHXH TP Hội An theo dừi và cấp phỏt kinh phớ để chi trả ngay từ đầu thỏng phỏt sinh. BHXH TP Hội An ấn định thời gian chi trả chế độ trợ cấp BHXH cố định từ ngày 5 đến ngày 10 hàng thỏng. Số tiền chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp cho những đối tƣợng này cú 02 phƣơng thức chi trả: một là qua tài khoản cỏ nhõn đối tƣợng hƣởng tại ngõn hàng, hai là qua đại lý chi trả (Bƣu điện). Nhƣng hiện nay chi trả chủ yếu là tiền mặt. Đặc biệt đối với phƣơng thức chi trả qua tài khoản ngõn hàng (thẻ ATM) thực hiện trờn cơ sở tự nguyện và đa số nằm ở những ngƣời cú độ tuổi từ 60-70.
Thủ tục chuyển tiền qua Bƣu điện: giấy đề nghị tạm ứng (theo mẫu C73- HD), biờn bản giao nhận danh sỏch giữa BHXH và đại lý bƣu điện, kốm theo
thụng bỏo chuyển tiền của BHXH.
Đơn vị BHXH TP Hội An kiểm tra giấy đề nghị tạm ứng của bƣu điện cú đỳng số ngƣời, số tiền so với ủy nhiệm chi và biờn bản bàn giao của BHXH.
Căn cứ vào danh sỏch chi trả do phũng chế độ BHXH lập, bộ phận kế toỏn của BHXH TP Hội An tiến hành rà soỏt chữ ký của ngƣời nhận tiền, những trƣờng hợp đi nhận thay thỡ phải cú giấy ủy quyền cú xỏc nhận của cơ quan chớnh quyền địa phƣơng, thƣờng thỡ hƣớng dẫn ngƣời nhận thay làm giấy ủy quyền cú thời hạn tối đa 12 thỏng.
Đối chiếu danh sỏch tăng giảm đối tƣợng để kiểm tra việc điều chỉnh đối tƣợng cho đỳng với thực tế, nếu đối tƣợng giảm do chết thỡ phải kiểm tra đối chiếu giấy bỏo tử do bờn đại lý chi trả bỏo qua xem cú đỳng hay khụng? Cũn nếu đối tƣợng tăng từ nơi khỏc chuyển đến thỡ phải kiểm tra giấy giới thiệu chi trả lƣơng hƣu hay chế độ trợ cấp hàng thỏng của cơ quan BHXH chi trả trƣớc đõỵ
Khi quyết toỏn, trƣờng hợp cú giảm số tiền hoặc số lƣợng ngƣời hƣởng trợ cấp BHXH hàng thỏng thỡ cần kiểm tra danh sỏch thu hồi chi trả lƣơng hƣu của BHXH tỉnh Quảng Nam gởi về cú trựng khớp với bảng tổng hợp mà BHXH TP Hội An đó lập.
2.3.2 Chi trợ cấp BHXH một lần ( o qu BHXH, NSNN đảm bảo)
Quy trỡnh chi trợ cấp BHXH một lần đƣợc thực hiện nhƣ sau:
(1) Chứng từ ban đầu từ NLĐ và ĐVSDLĐ nộp vào phũng TN&TKQTTHC.
(2) Theo quy trỡnh bàn giao chứng từ định kỳ giữa phũng TN&TKQTTHC và phũng Chế độ BHXH, phũng Chế độ BHXH nhận hồ sơ phõn cụng cho từng cỏn bộ cụng chức viờn chức xử lý xột duyệt cỏc chế độ BHXH một lần theo theo từng loại đối tƣợng với từng nội dung chi BHXH.
Sơ đồ 2.3. Chi trợ cấp BHXH một lần tại BHXH thành phố Hội An
(3) Phũng chế độ BHXH chuyển cho:
- Phũng TN&TKQTTHC: Quyết định hƣởng trợ cấp BHXH một lần (kốm sổ BHXH) khi đó xột duyệt xong.
- Phũng KHTC: Danh sỏch 21A-HSB, 21B-HSB, cỏc quyết định hƣởng chế độ BHXH một lần chi trả tại BHXH TP Hội An. (Phụ lục 04)
- Đại lý Bƣu điện: Danh sỏch 21A-HSB; 21B-HSB. cỏc quyết định hƣởng chế độ BHXH một lần chi trả tại BHXH TP Hội An. (Phụ lục 04)
(4) Phũng TN&TKQTTHC hoàn trả hồ sơ cho NLĐ, NSDLĐ theo giấy hẹn.
(5) Phũng KHTC tiến hành chi trả trực tiếp cho đối tƣợng hƣởng trực tiếp. Thu hồi số tiền đó chi sai cho ngƣời hƣởng theo C75-HD.
(6) Phũng KHTC căn cứ danh sỏch 21A-HSB; 21B-HSB và danh sỏch giải quyết hƣởng cỏc chế độ BHXH một lần để chuyển kinh phớ cho đại lý
Đại lý chi trả B u đ ện Phũng Chế độ BHXH Phũng Kế hoạch tài chớnh Đố t ợng ởng trực tiếp C ứng từ b n đầu ( o NLĐ nộp) Phũng TN&TKQT THC BHXH Tỉnh Quảng Nam (1) (4) (2) (3) (3) (6) (5) (7) (3) (8)
Bƣu điện. (Phụ lục 04)
(7) Căn cứ vào mẫu 22-CBH; C67-HD của đại lý Bƣu điện để quyết toỏn và thanh toỏn chi phớ chi trả cỏc chế độ BHXH một lần cho đại lý Bƣu điện.
(8) Phũng KHTC và phũng Chế độ BHXH đối chiếu số liệu về chi BHXH tại Văn phũng BHXH TP Hội An.
- Nộ ung ểm soỏt:
+ Phũng TN-TKQTTHC kiểm soỏt về chứng từ ban đầu từ NLĐ nộp chuyển phũng Chế độ BHXH. Căn cứ chứng từ ban đầu, phũng Chế độ BHXH kiểm tra, kiểm soỏt thẩm định duyệt hồ sơ lập chứng từ và trỡnh Phú giỏm đốc phụ trỏch chi trả BHXH ký và Phũng Chế độ chuyển phũng KHTC để thực hiện chi trả. Phũng KHTC kiểm tra việc lập hồ sơ đó đỳng hay chƣa, kiểm soỏt việc đối tƣợng hƣởng BHXH đó ký đầy đủ trờn danh sỏch chi trả hàng thỏng trờn nguyờn tắc chi trả phải đỳng chế độ, chớnh sỏch hiện hành, đỳng ngƣời đƣợc hƣởng, đảm bảo chi trả kịp thời và đầy đủ quyền lợi của ngƣời tham gia BHXH, thủ tục chi trả đơn giản, thuận tiện, đảm bảo an toàn tiền mặt trong chi trả, chi trả cỏc chế độ BHXH đƣợc quản lý thống nhất, cụng khai, minh bạch.
+ Kiểm tra đơn đề nghị hƣởng trợ cấp một lần, cú chữ ký, số CMND cú đỳng với cỏc thụng tin đó ghi với phiếu chi tiền mặt khụng. Trƣờng hợp nhận thay phải cú giấy ủy quyền và chớnh quyền địa phƣơng ký xỏc nhận. Trƣờng hợp chuyển khoản thỡ kiểm tra đơn đề nghị, số tài khoản, tờn ngƣời thụ hƣởng cú đỳng với nội dung thể hiện trong ủy nhiệm chi hay khụng
+ Đối với chế độ tuất một lần: kiểm tra giấy bỏo tử, mẫu thõn nhõn và phải cú xỏc nhận của địa phƣơng ngƣời chết cú đỳng với thời điểm trờn giấy bỏo tử khụng. Trỏnh trƣờng hợp làm giấy bỏo tử sai lệch ngàỵ Đồng thời căn cứ quyết định hƣởng chế độ tuất của phũng chế độ chớnh sỏch, kiểm tra thời gian đúng BHXH đối với ngƣời lao động để tớnh số tiền đƣợc nhận cú đỳng
với số tiền phũng chế độ chớnh sỏch đó duyệt khụng.
+ Căn cứ quyết định hƣởng trợ cấp một lần, đối chiếu với sổ BHXH do ngƣời lao động nộp, kiểm tra thời gian tham gia BHXH cú hợp lệ khụng, kiểm tra mốc thời gian (từng năm, từng mức đúng tham gia BHXH) và kiểm tra tỷ số trƣợt giỏ khi thanh toỏn BHXH một lần.
2.3.3 Chi chế độ ốm đ u, t sản, nghỉ ỡng sức phục hồi sức khỏe
Chế độ ốm đau ngắn ngày: đối với ngƣời lao động hƣởng chế độ ốm đau làm việc trong điều kiện bỡnh thƣờng thỡ đƣợc hƣởng 30 ngày nếu đó đúng bảo hiểm xó hội dƣới 15 năm; 40 ngày nếu đó đúng từ đủ 15 năm đến dƣới 30 năm; 60 ngày nếu đó đúng từ đủ 30 năm trở lờn. Cũn đối với ngƣời lao động hƣởng chế độ ốm đau làm nghề hoặc cụng việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thuộc danh mục do Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xó hội, Bộ Y tế ban hành hoặc làm việc ở nơi cú phụ cấp khu vực hệ số từ 0,7 trở lờn thỡ đƣợc hƣởng 40 ngày nếu đó đúng bảo hiểm xó hội dƣới 15 năm; 50 ngày nếu đó đúng từ đủ 15 năm đến dƣới 30 năm; 70 ngày nếu đó đúng từ đủ 30 năm trở lờn. Đối với chế độ con ốm thỡ thời gian hƣởng chế độ khi con ốm đau trong một năm cho mỗi con đƣợc tớnh theo số ngày chăm súc con tối đa là 20 ngày làm việc nếu con dƣới 03 tuổi; tối đa là 15 ngày làm việc nếu con từ đủ 03 tuổi đến dƣới 07 tuổi. Mức hƣởng 75% mức tiền lƣơng tham gia BHXH của thỏng liền kề trƣớc khi nghỉ việc.
Chế độ ốm đau dài ngày: Ngƣời lao động hƣởng chế độ ốm dài ngày dƣới 180 ngày trong năm thỡ hƣởng đƣợc 75% mức tiền lƣơng tham gia BHXH, sau thời gian 180 ngày sẽ tiếp tục đƣợc hƣởng nhƣng sẽ ớt hơn và tựy thuộc vào thời gian tham gia BHXH ( dƣới 15 năm thỡ hƣởng đƣợc 50% mức tiền lƣơng tham gia BHXH, từ 15 năm cho đến 30 năm sẽ đƣợc hƣởng 55% mức tiền lƣơng tham gia BHXH và từ 30 năm trở lờn sẽ đƣợc hƣởng 65% mức tiền lƣơng tham gia BHXH)
Chế độ thai sản: gồm cỏc chế độ nhƣ sinh con, khỏm thai, sẩy thai, trỏnh thai … Tựy thuộc vào chế độ thỡ sẽ tƣơng ứng với cỏc mức hƣởng trợ cấp khỏc nhaụ Vớ dụ nhƣ khỏm thai bỡnh thƣờng thỡ sẽ đƣợc hƣởng 01 ngày nghỉ hƣởng trợ cấp cũn nếu ngƣời lao động ở xa cơ sỏ khỏm chữa bệnh hoặc ngƣời mang thai cú bệnh lý hoặc thai khụng bỡnh thƣờng thỡ sẽ đƣợc nghỉ 02 ngàỵ Cũn chế độ sinh con thỡ lao động nữ sinh con đƣợc nghỉ việc hƣởng chế độ thai sản trƣớc và sau khi sinh con là 06 thỏng; trƣờng hợp lao động nữ sinh đụi trở lờn thỡ tớnh từ con thứ hai trở đi, cứ mỗi con, ngƣời mẹ đƣợc nghỉ thờm 01 thỏng. Khi thực hiện cỏc biện phỏp trỏnh thai thỡ ngƣời lao động đƣợc hƣởng chế độ thai sản theo chỉ định của cơ sở khỏm bệnh, chữa bệnh cú thẩm quyền, thời gian nghỉ việc tối đa đƣợc quy định nhƣ sau 07 ngày đối với lao động nữ đặt vũng trỏnh thai, 15 ngày đối với ngƣời lao động thực hiện biện phỏp triệt sản. Mức hƣởng của chế độ thai sản là 100% mức tiền lƣơng tham gia BHXH. Tựy theo mỗi chế độ sẽ cú những cỏch tớnh khỏc nhaụ
Chế độ nghỉ dƣỡng sức: sau khi ngƣời lao động hƣởng hết thời gian nghỉ chế độ thai sản hoặc ốm đau, trong vũng 60 ngày đối với trƣờng hợp nghỉ thai sản và 30 ngày đối với trƣờng hợp nghỉ ốm đau nếu ngƣời lao động khụng đủ sức khỏe để làm việc thỡ đƣợc hƣởng chế độ nghỉ dƣỡng sức phục hồi sức khỏẹ Mức hƣởng dƣỡng sức, phục hồi sức khỏe một ngày bằng 30% mức lƣơng cơ sở.
Quy trỡnh chi trả chế độ ốm đau, thai sản, nghỉ dƣỡng phục hồi sức khỏe đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Sơ đồ 2.4. Chi chế độ ốm đau, thai sản, NDS-PHSK tại BHXH TP Hội An
(1) Phũng TN&TKQTTHC tiếp nhận hồ sơ hƣởng chế độ ốm đau, thai sản, NDSPHSK và file dữ liệu của NSDLĐ (đơn vị hỗ trợ file dữ liệu để quỏ trỡnh xột duyệt đƣợc thuận tiện và nhanh chúng khi số lƣợt ngƣời hƣởng chế độ quỏ nhiều).
(2) Theo quy trỡnh bàn giao chứng từ định kỳ giữa phũng TN&TKQTTHC và phũng Chế độ BHXH, phũng Chế độ BHXH nhận hồ sơ hƣởng chế độ ốm đau, thai sản, DS-PHSK và file dữ liệu của NSDLĐ.
(3) Phũng Chế độ kiểm tra quỏ trỡnh đúng BHXH của ĐVSDLĐ đến thời điểm đủ điều kiện để hƣởng chế độ (đúng đến thời điểm nào thỡ hƣởng chế độ tại thời điểm đú).
- Nếu ĐVSDLĐ đủ điều kiện hƣởng thỡ tiến hành xột duyệt chế độ.
- Nếu ĐVSDLĐ chƣa đủ điều kiện hƣởng thỡ bỏo lại cho đơn vị và trả hồ sơ lại cho Phũng TN&TKQTTHC.
(4) Phũng Chế độ BHXH tổ chức xột duyệt và lập cỏc danh sỏch đƣợc duyệt theo quy định. Sau khi xột duyệt, đúng dấu “Đó duyệt chi” vào chứng từ
Phũng Chế độ BHXH Phũng KHTC Đơn vị sử dụng l o động C ứng từ b n đầu ( o NLĐ, ĐVSDLĐ nộp) Phũng TN&TKQT THC Đố t ợng ởng trực tiếp (1) (5) (7) (7) (6) (2) (4)
gốc, chuyển cho phũng TN&TKQTTHCkốm theo danh sỏch đƣợc duyệt. (5) Phũng TN&TKQTTHC trả cho NLĐ, NSDLĐ trả lại Danh sỏch đó đƣợc duyệt và trả lại những chứng từ chƣa đƣợc duyệt lại cho ĐVSDLĐ theo giấỵ
(6) Phũng Chế độ BHXH chuyển cho phũng KHTC chứng từ đó đƣợc duyệt. Cuối thỏng, cuối quý phũng Chế độ BHXH và phũng KHTC đối chiếu số kinh phớ quyết toỏn.
(7) Phũng KHTC căn cứ vào chứng từ đó duyệt của phũng Chế độ. Phũng KHTC lập UNC chuyển tiền về cho ĐVSDLĐ theo số TK đó đề nghị.
Trỡnh tự và thủ tục kiểm soỏt:
- Thủ tục kiểm soỏt chi đối với nghiệp vụ chi ốm đau, thai sản đƣợc thiết lập nhằm đảm bảo: quy trỡnh xột duyệt, giỏm sỏt chi chế độ ốm đau đƣợc thực hiện đầy đủ, kịp thời, cú hiệu quả, ngăn ngừa kịp thời những thiếu sút trong quỏ trỡnh xử lý; Cỏc dữ liệu cần thiết đƣợc thu thập, chuyển giao và xử lý một cỏch đầy đủ, chớnh xỏc nhằm ngăn ngừa thất thoỏt qu BHXH. Tài liệu, hồ sơ, chứng từ liờn quan đến nghiệp vụ chi ốm đau, thai sản đƣợc đảm bảo, an toàn. Vỡ vậy, trong nghiệp vụ chi ốm đau, thai sản đƣợc kiểm soỏt ở một số nội dung sau:
+ Kiểm soỏt khõu tiếp nhận hồ sơ: Cú sự phõn cụng cụ thể trỏch nhiệm theo dừi, chỉ đạo, giải quyết và điều chỉnh kịp thời cỏc vƣớng mắc nhằm trỏnh