1. KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT TRONG CễNG TÁC QUẢN Lí
3.2.3. Hoàn thiện thủ tục và quy trỡnh kiểm soỏt
Xõy dựng quy định phõn chia trỏch nhiệm kiểm soỏt của cỏc chủ thể nhằm phối hợp nhịp nhàng trong kiểm soỏt cỏc nội dung chi BHXH: BHXH TP Hội An phải phối hợp với BHXH tỉnh Quảng Nam trong quỏ trỡnh kiểm soỏt chi BHXH của đơn vị mỡnh đầy đủ, khụng bỏ sút nội dung chi BHXH.
Xõy dựng thủ tục đối chiếu:
+ Đối chiếu để kiểm tra giữa phũng TN-TKQTTHC và phũng Chế độ BHXH, trỏnh việc cỏn bộ nhập khống hồ sơ vào chƣơng trỡnh: Ban hành quy tắc đối chiếu giữa danh sỏch xột duyệt chế độ với danh sỏch nhận hồ sơ phũng TN-TKQTTHC (bộ phận “1 cửa”). Đảm bảo rằng hồ sơ giải quyết chế độ là cú thật, trỏnh tỡnh trạng CCVC cú thể nhập liệu vào chƣơng trỡnh một ngƣời khụng tham gia BHXH rồi thụng đồng với ngƣời này để lạm dụng số tiền thanh toỏn khụng đỳng quy định. Mặt khỏc, cấp lónh đạo phụ trỏch chế độ BHXH một lỳc ký hàng trăm hồ sơ thỡ gần nhƣ khụng thể kiểm tra sự tồn tại của cỏc hồ sơ “ma”. Ở thủ tục này, ngƣời đối chiếu phải độc lập với ngƣời giải quyết chế độ.
+ Đối chiếu, kiểm tra giữa hồ sơ Thu (hồ sơ tham gia BHXH của ngƣời lao động) với hồ sơ giải quyết chế độ: Thực hiện tốt thủ tục này giỳp đảm bảo chỉ những ngƣời cú tham gia BHXH mới đƣợc hƣởng chế độ BHXH. Việc
đối chiếu này cũn giỳp kiểm tra mức lƣơng ngƣời hƣởng chế độ cú trựng với mức lƣơng tham gia BHXH hay khụng. Ở thủ tục này, ngƣời đối chiếu cũng phải độc lập với ngƣời giải quyết chế độ.
Xõy dựng thủ tục phờ duyệt, bỏo cỏo bất thƣờng về chế độ BHXH
+ Xõy dựng thủ tục phờ duyệt của từng CCVC, của lónh đạo phụ trỏch nghiệp vụ, Ban giỏm đốc.
+ Xõy dựng quy định ngƣỡng mà cỏn bộ cụng chức phải bỏo cỏo lónh đạo theo từng cấp một cỏch hợp lý. Vớ dụ: những trƣờng hợp hƣởng chế độ 1 lần số tiền duyệt chi lớn (trờn 50 triệu) hoặc số tiền thanh toỏn chế độ thai sản cao thỡ phải chịu sự kiểm soỏt k từ khõu tham gia BHXH cú vấn đề nào bất thƣờng nhƣ tăng mức đúng lờn cao đột ngột.
Phũng Chế độ BHXH, phũng Thu phối hợp với phũng KHTC chủ động xõy dựng kế hoạch kiểm tra, kiểm soỏt chi BHXH định kỳ cụng tỏc chi trả chế độ BHXH. Cụng tỏc kiểm tra phải đƣợc tiến hành nghiờm tỳc, cú khen thƣởng, cú kỷ luật.
Hoàn t ện ểm soỏt từng nộ ung BHXH
Hoàn thiện kiểm soỏt chi trả l ơng u và trợ cấp BHXH hàng thỏng
Hiện nay, việc chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp BHXH hàng thỏng đƣợc thực hiện thụng qua hệ thống đại lý chi trả Bƣu điện và chi trả trực tiếp cho đối tƣợng hƣởng nhƣng thực tế thỡ vẫn cũn tồn tại nhiều trƣờng hợp nhận thay khụng cú giấy tờ kốm theo hoặc do quen biết nờn bỏ qua thủ tục này, điều này dễ dẫn đến tỡnh trạng gian lận. Để trỏnh tỡnh trạng đú thỡ nờn triển khai hỡnh thức chuyển tiền chi trả trợ cấp hàng thỏng qua hệ thống tài khoản ngõn hàng là khả thi và an toàn hơn. Và trờn thực tế thỡ việc này cũng đó đƣợc triển khai thực hiện nhƣng số lƣợng ngƣời tham gia chuyển tiền qua thẻ ATM vẫn cũn hạn chế do nhiều yếu tố chi phối nhƣ đa phần ngƣời dõn mỡnh vẫn muốn nhận
tiền mặt hơn, một phần do độ tuổi cao và việc thực hiện giao dịch qua thẻ đối với một số ngƣời cũn vất vả.
Tiến hành kiểm tra, rà soỏt lại toàn bộ những đối tƣợng đang hƣởng lƣơng hƣu và trợ cấp hàng thỏng.
Trỡnh tự và thủ tục kiểm soỏt:
Nhõn viờn BHXH sẽ tiến hành rà soỏt, kiểm tra lại toàn bộ danh sỏch (mẫu C72) nhận chế độ do BHXH tỉnh Quảng Nam chuyển về với danh sỏch ký nhận tiền tại đại lý chi trả xem cú trựng khớp tờn, số tài khoản của đối tƣợng hƣởng lƣơng hƣu hàng thỏng hoặc trợ cấp BHXH hàng thỏng trờn ủy nhiệm chị
Kiểm tra hợp đồng, mẫu đăng ký quản lý đối tƣợng hƣởng cỏc chế độ hàng thỏng chuyển qua tài khoản thẻ ATM với đại lý chi trả Bƣu điện.
Kiểm tra danh sỏch chi trả xem xỏc nhận chữ ký của đối tƣợng hƣởng hàng thỏng trờn danh sỏch trợ cấp (mẫu C72) đối với trƣờng hợp nhận trợ cấp bằng tiền mặt.
Tiến hành lấy phiếu điều tra tổ chức đại lý chi trả từ đối tƣợng hƣởng trợ cấp nhƣ thỏi độ phục vụ, chi đỳng số tiền, tƣ vấn giải thớch cỏc chế độ cú rừ ràng, thời gian chi tiền… để nắm bắt tỡnh hỡnh chi trả của đại lý nhƣ thế nào và tỡm hƣớng giải quyết vấn đề.
Đại lý chi trả Bƣu điện nờn ký kết hợp đồng với Ủy ban nhõn dõn trờn địa bàn để kịp thời cập nhật những trƣờng hợp ngƣời hƣởng trợ cấp đó chết mà ngƣời nhận thay vẫn đến nhận hàng thỏng và bỏo giảm để cắt giảm chế độ.
Hoàn thiện kiểm soỏt chi trả cỏc chế độ BHXH một lần
Thời gian trƣớc đõy, cú xuất hiện những trƣờng hợp mua bỏn sổ BHXH; sau đú ngƣời mua sổ trực tiếp đi làm thủ tục và nhận tiền bằng giấy ủy quyền giả mạọ Việc chi trả chế độ BHXH một lần nờn chuyển qua tài khoản cỏ nhõn của đối tƣợng đƣợc hƣởng trợ cấp để trỏnh tỡnh trạng trƣờng hợp làm giả chữ ký
trong giấy ủy quyền, và trỏnh tỡnh trạng ngƣời khỏc cú đƣợc sổ của ngƣời lao động rồi làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần thay cho ngƣời lao động. Khi đến cơ quan BHXH làm thủ tục nhận trợ cấp BHXH một lần ngƣời lao động làm đơn theo mẫu 14-HSB và đề nghị hỡnh thức thanh toỏn là chuyển khoản (ghi rừ số tài khoản ngõn hàng, họ tờn chủ tài khoản). (Phụ lục 02)
Trỡnh tự và thủ tục kiểm soỏt
Kiểm tra đơn đề nghị của ngƣời lao động xem thử đó điền đầy đủ những thụng tin cần thiết liờn quan đến việc thanh toỏn và cú đề nghị đƣợc nhận tiền trợ cấp thụng qua tài khoản ngõn hàng.
Kiểm tra quyết định của bộ phận chế độ BHXH đó duyệt cú đỳng so với thời gian đúng BHXH thể hiện qua sổ BHXH và số tiền đƣợc hƣởng.
Kiểm tra những thụng tin trờn đơn đề nghị thanh toỏn chế độ BHXH một lần (số chứng minh nhõn dõn, số sổ BHXH, số tài khoản ngõn hàng …) và đối chiếu thực tế trờn ủy nhiệm chi cú đỳng với những thụng tin đƣợc ghi ở đơn đề nghị thanh toỏn của ngƣời hƣởng trợ cấp.
Hoàn thiện kiểm soỏt chi chế độ ốm đ u, t sản và nghỉ ỡng sức
Để giải quyết kịp thời chế độ đối với ngƣời lao động, nờn ỏp dụng phƣơng thức chuyển tiền trực tiếp cho ngƣời lao động thụng qua tài khoản cỏ nhõn thay vỡ chuyển về số tài khoản của đơn vị sử dụng lao động. Việc này sẽ giải quyết đƣợc vấn đề, cú một số đơn vị sử dụng lao động muốn chiếm đoạt số tiền trợ cấp của ngƣời lao động, hoặc là đơn vị tự làm hồ sơ giả mạo rồi trục lợi từ nguồn qu BHXH.
Trỡnh tự và thủ tục kiểm soỏt
Kiểm tra danh sỏch do đơn vị sử dụng lao động lập cho ngƣời lao động theo biểu mẫu quy định của Ngành và điền đầy đủ thụng tin cỏ nhõn, tiờu chớ theo quy định.
trỡnh tham gia BHXH và mức lƣơng cú đủ điều kiện hƣởng trợ cấp khụng. Kiểm tra danh sỏch xột duyệt của bộ phận chế độ và dữ liệu do bộ phận chế độ xột duyệt chuyển qua phần mềm kế toỏn về số tài khoản ngõn hàng, số tiền đƣợc duyệt xem cú khớp nhau khụng. Sau đú viết ủy nhiệm chi chuyển tiền cho ngƣời hƣởng trợ cấp.
Tuy nhiờn cú vấn đề mà cơ quan BHXH khú kiểm soỏt đƣợc đú là việc những chứng từ thanh toỏn chế độ cú đỳng thực tế khụng nhƣ xin giấy nghỉ ốm hƣởng BHXH mà trong thời gian đú ngƣời lao động vẫn đi làm bỡnh thƣờng.
Phối hợp với cỏc cơ quan chức năng nhƣ thanh tra, sở tài chớnh, cụng an kinh tế … để tiến hành kiểm tra kiểm soỏt việc thực hiện chế độ BHXH bắt buộc và chi cỏc chế độ BHXH cho ngƣời lao động tại đơn vị sử dụng lao động cú đỳng theo quy định khụng.
Hiện nay, ngành BHXH đang kiến nghị lờn Quốc hội và Chớnh phủ chức năng đƣợc tự thanh tra, kiểm tra đơn vị sử dụng lao động.
Hoàn thiện kiểm soỏt chi trợ cấp thất nghiệp
Ngƣời lao động tham gia BHXH ở tỡnh trạng thất nghiệp sẽ đƣợc hƣởng trợ cấp hàng thỏng giống nhƣ hƣởng lƣơng hƣu hay cỏc chế độ trợ cấp hàng thỏng khỏc. Đõy là vấn đề nan giải của cơ quan BHXH vỡ khụng thể giỏm sỏt đƣợc đối tƣợng nhận trợ cấp thất nghiệp nhƣng vẫn đi làm bỡnh thƣờng. Do đú cần cú sự hỗ trợ của cụng nghệ thụng tin và sự kết nối dữ liệu trong cả nƣớc.
Trỡnh tự và thủ tục kiểm soỏt
Căn cứ vào quyết định hƣởng trợ cấp của Sở LĐTB&XH. Kiểm tra danh sỏch ký nhận tiền và danh sỏch lập của phũng chế độ BHXH.
Việc thực hiện chi trả thỡ giống nhƣ hoạt động chi trả lƣơng hƣu và trợ cấp hàng thỏng.
Tuy nhiờn, việc kiểm soỏt vấn đề này khỏ phức tạp. Ngƣời lao động đang hƣởng trợ cấp thất nghiệp hàng thỏng và đang đi làm đăng ký tiếp tục tham gia BHXH nhƣng trong quỏ trỡnh kờ khai thụng tin thỡ ngƣời lao động sẽ cố tỡnh khai sai lệch so với thực tế để tiếp tục đƣợc hƣởng trợ cấp thất nghiệp. Do đú, ngành BHXH cần tạo nguồn dữ liệu thụng tin về những ngƣời tham gia BHXH nhƣ: mó số BHXH, họ và tờn, giới tớnh, ngày thỏng năm sinh, quỏ trỡnh tham gia BHXH ở cỏc địa phƣơng khỏc, quỏ trỡnh hƣởng chế độ BHXH đó đƣợc hƣởng. Chớnh vỡ vậy, ứng dụng sức mạnh của cụng nghệ thụng tin vào việc kết nối toàn bộ dữ liệu thụng tin trong cả nƣớc sẽ tạo thuận lợi cho cơ quan BHXH trong việc tham gia hay ngừng tham gia BHXH hoặc cắt trợ cấp BHXH khi khụng cũn đủ điều kiện. Khi đú sẽ hạn chế đƣợc phần nào việc lạm dụng này vừa khụng làm thất thoỏt nguồn qu và tạo thờm nguồn thu cho hoạt động BHXH.
3.2.4. Hoàn thiện ơ sở dữ liệu và ứng dụng cụng nghệ thụng tin
Một yếu tố mang tớnh cấp thiết và nổi bật nhất trong cỏc giải phỏp là vấn đề thụng tin của đối tƣợng tham gia BHXH. Thụng tin của cỏc đối tƣợng tham gia BHXH là khối dữ liệu vụ cựng lớn, mang tớnh lõu dài và thƣờng xuyờn biến động. Để cú thể theo dừi cỏc thụng tin một cỏch chớnh xỏc và cập nhật kịp thời làm cơ sở cho việc giải quyết chế độ BHXH thỡ phải hoàn thiện hệ thống cụng nghệ thụng tin phự hợp với hoạt động BHXH ngày càng phỏt triển và mở rộng. Đồng thời việc ứng dụng cụng nghệ thụng tin hiện đại vào việc quản lý hoạt động chi BHXH sẽ giảm thiểu cỏc rủi ro cỏc nguyờn nhõn về lƣu trữ, xử lý thụng tin thiếu chớnh xỏc dẫn đến việc giải quyết chế độ chậm trễ, khụng đỳng đối tƣợng hƣởng chế BHXH và gõy thất thoỏt qu BHXH.
Việc hoàn thiện cỏc cơ sở dữ liệu là giải phỏp phải thực hiện trƣớc khi đƣa cụng nghệ thụng tin vào hoạt động BHXH. Trƣớc tiờn, xỏc định cỏc cơ sở dữ liệu cơ bản liờn quan đến đối tƣợng tham gia BHXH. Cơ sở này phải thống
nhất vỡ hoạt động BHXH cú quy mụ cả nƣớc. Khi cơ sở dữ liệu thống nhất thỡ bƣớc tiếp theo là phải kết nối toàn bộ dữ liệu này giữa cỏc đơn vị BHXH trờn cả nƣớc để cú thể kiểm tra thụng tin và việc giải quyết chế độ BHXH của ngƣời tham gia BHXH.
Hệ thống cơ sở dữ liệu phải đảm bảo khả năng nhiều ngƣời truy cập trong khi đang vận hành và đảm bảo quỏ trỡnh hoạt động liờn tục. Do đú cần phải cú phƣơng ỏn thớch hợp phỏt triển theo lộ trỡnh và tớnh đến những phƣơng ỏn dự phũng khi xảy ra sự cố.
Hệ thống phải đảm bảo cỏc yếu tố sau: dễ cài đặt, quỏ trỡnh triển khai gọn gàng, phự hợp với nguyờn tắc và nguyờn lý vận hành của quy trỡnh quản lý của cơ quan BHXH, thiết kế giao diện dễ nhỡn và thao tỏc, tạo cỏc tiện ớch hỗ trợ cho việc quản lý.
Việc kết nối dữ liệu cả nƣớc yờu cầu khả năng lƣu trữ, quản lý đƣợc cỏc dữ liệu cú cấu trỳc và phi cấu trỳc, khả năng cung cấp thụng tin nhanh chúng, chớnh xỏc và đầy đủ.
Để xõy dựng đƣợc phần mềm thớch hợp cho cụng tỏc quản lý BHXH, ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào những cụng tỏc theo yờu cầu, vấn đề quan trọng trƣớc tiờn là phải cung cấp đƣợc những dữ liệu thớch hợp, đầy đủ và cụ thể.
Khối dữ liệu phải đỏp ứng đƣợc những yờu cầu của Ngành và cần thiết cho Ngành. Do cơ quan BHXH quản lý hầu hết cỏc đối tƣợng từ trẻ em, học sinh – sinh viờn, ngƣời trong độ tuổi lao động và ngƣời ngoài độ tuổi lao động. Từ đú, đõy cũng cú thể là nguồn dữ liệu thụng tin cần thiết cho cỏc Ngành quản lý khỏc.
Cú thể chia khối dữ liệu phục vụ cho cụng tỏc quản lý BHXH cần thiết phải cú hai loại:
ạ Thụng tin liờn quan đến Đơn vị sử dụng lao động
- Loại hỡnh hoạt động – kinh doanh - Trụ sở kinh doanh
- Vốn điều lệ …
b. Thụng tin liờn quan đến người lao động
- Họ và tờn
- Ngày thỏng năm sinh
- Nơi sinh, Hộ khẩu thƣờng trỳ (nơi tạm trỳ) - Giới tớnh, dõn tộc, quốc tịch
- Số chứng minh nhõn dõn - Mó số BHXH
- Quỏ trỡnh tham gia BHXH: dữ liệu này dựng để xỏc định điều kiện hƣởng trợ cấp BHXH, dữ liệu luụn biến động và đƣợc cõp nhật thƣờng xuyờn: thời gian tham gia đúng BHXH, mức lƣơng nộp BHXH.
- Quỏ trỡnh hƣởng cỏc chế độ trợ cấp BHXH: dữ liệu này phỏt sinh khi đƣợc kiểm tra và tổ chức xột duyệt để hƣởng chế độ trợ cấp BHXH.
c. Tạo lập cỏc kờnh thụng tin đỏng tin cậy cho hoạt động BHXH và cỏc đối tượng tham gia BHXH
Tất cả cỏc hoạt động của BHXH đều dựa trờn thụng tin của cỏc đối tƣợng tham gia BHXH. Nếu thiếu thụng tin hoặc thụng tin thiếu chớnh xỏc sẽ ảnh hƣởng đến hoạt động BHXH. Cỏc thụng tin này vừa mang tớnh lịch sử vừa đƣợc lƣu trữ trong thời gian dài và cú biến động nờn việc theo dừi rất khú khăn, cần cập nhật thƣờng xuyờn và kịp thờị Hiện nay, thụng tin đƣợc lƣu giữ dƣới hỡnh thức bỏn thủ cụng, nhƣng căn cứ để giải quyết đều phải là chứng từ dƣới dạng sổ BHXH (mang tớnh thủ cụng). Cú thể tạo lập kờnh thụng tin liờn kết nhƣ sau:
Tạo lập kờnh thụng tin liờn thụng giữa cỏc cơ quan chức năng nhƣ Sở kế hoạch và Đầu tƣ, Sở LĐ-TB&XH, Thuế, Tũa ỏn, Cụng an kinh tế... với cỏc hoạt động BHXH để cú thể nắm bắt thụng tin kịp thời về cỏc đơn vị tham gia BHXH khi cú sự biến động. Để làm đƣợc điều này, đũi hỏi cú sự liờn kết chặt chẽ giữa cỏc cơ quan, ban ngành, sự đảm bảo an toàn, bảo mật của hệ thống thụng tin và cần phải cú quy chế nghiờm ngặt kốm theo cỏc chế tài về việc bảo mật thụng tin, giới hạn cỏc đối tƣợng đƣợc khai thỏc thụng tin.
Thiết lập kờnh thụng tin trực tiếp giữa cơ quan BHXH với ngƣời lao động tham gia BHXH. Thụng qua cỏc kờnh thụng tin cụng cộng để tuyờn truyền chớnh sỏch BHXH, những quy định của Luật BHXH và cỏc văn bản hƣớng dẫn thực hiện Luật đến mọi tầng lớp nhõn dõn trong xó hộị Thụng bỏo rộng rói cụng khai về đối tƣợng, thủ tục, mức hƣởng BHXH cho ngƣời lao động, đặc biệt đối tƣợng hƣởng bổ sung, đối tƣợng đặc thự, trỏnh tỡnh trạng ngƣời lao động bị lừa vỡ thiếu hiểu biết.
3.2.5. Hoàn thiện hoạt động kiểm soỏt giỏm sỏt chi BHXH
Cụng tỏc thanh tra, kiểm tra là một nội dung quan trọng khụng thể thiếu trong quản lý tài chớnh qu BHXH và cũng là nhõn tố quan trọng đảm bảo