a. Phân cấp về công tác lập kế hoạch
Hiện nay, Công ty chưa thực hiện việc phân cấp cho các Xắ nghiệp trong công tác lập kế hoạch tại ựơn vị của mình. Kế hoạch chi phắ thi công của các Xắ nghiệp thi công xây lắp dựa vào dự toán chi phắ thi công trong hợp ựồng giao khoán, các Xắ nghiệp sản xuất không lập kế hoạch sản xuất. Các Xắ nghiệp trực thuộc chưa tổ chức công tác lập kế hoạch ựể mà chỉ phối hợp cùng phòng Kế
hoạch ựể lập kế hoạch chung toàn Công ty.
Hàng năm, căn cứ vào báo cáo tổng kết thực hiện kế hoạch sản lượng của năm trước, theo dõi thực hiện kế hoạch các Xắ nghiệp trực thuộc, kết quả
phân tắch hoạt ựộng kinh doanh và các chỉ tiêu phát triển, phòng Kế hoạch lập kế hoạch sản lượng năm của toàn Công ty. Dựa vào chỉ tiêu kế hoạch sản lượng năm của Công ty và năng lực của mỗi Xắ nghiệp, phòng Kế hoạch lập kế hoạch sản lượng thực hiện năm và giao cho mỗi Xắ nghiệp. Sau ựó phòng Kế hoạch hoàn chỉnh và trình Tổng Giám ựốc xem xét, phê duyệt.
Ban Giám ựốc Công ty chịu trách nhiệm ựưa ra các chỉ tiêu kế hoạch về
doanh thu, lợi nhuận, ựầu tư. Kế hoạch năm báo cáo trình bày trước đại hội
b. Phân cấp về quản lý tài chắnh
được chia thành các cấp với quyền hạn và trách nhiệm ựược thể hiện trong bảng tóm tắt như sau:
Cấp
quản lý Quy
ền hạn Nhiệm vụ Báo cáo ở các cấp
đại hội ựồng cổ ựông - Quyết ựịnh ựầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản
ựược ghi trong báo cáo tài chắnh gần nhất của Công ty. - Quyết ựịnh thù lao của Hội ựồng quản trị và Ban kiểm soát. - định hướng phát triển trong ngắn hạn và dài hạn. - Quyết ựịnh các mục tiêu, chiến lược hoạt
ựộng của Công ty. Ban quản trị Công ty Quyết ựịnh phương án ựầu tư từ 20% ựến 50% tổng giá trị tài sản ựược ghi trong báo cáo tài chắnh gần nhất của Công ty. Quyết ựịnh kế hoạch sản xuất và ngân sách hàng năm, các mục tiêu hoạt ựộng kinh doanh ựã ựược đại hội ựồng thông qua. Quyết ựịnh lương của cán bộ quản lý, quyết ựịnh việc vay nợ và thực hiện các khoản thế chấp, bảo lãnh của Công ty. - Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt ựộng sản xuất kinh doanh tại Công ty. - Nộp ngân sách Nhà nước các khoản phát sinh . - Kế toán trưởng báo cáo lên HđQT tình hình sử dụng vốn, tài sản, lợi nhuận của toàn Công ty thông qua Tổng giám ựốc Công ty. - Phòng nhân sự báo cáo tình hình nhân sự toàn Công ty. - Báo cáo các kế hoạch kinh doanh hàng năm. Các xắ nghiệp trực thuộc (xây lắp; sản xuất, kinh doanh vật tư) Quản lý sử dụng các tài sản ựược giao. Sử dụng nguồn vốn
ựược giao vào kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Bảo quản, thực hiện trắch khấu hao tài sản ựược giao. Chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật khi phạm pháp, bị thất thoát tái sản và mọi rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Báo cáo kết quả hoạt ựộng kinh doanh về doanh thu, chi phắ, lợi nhuận của xắ nghiệp về Công ty theo quy ựịnh.
-đối với khối văn phòng Công ty:
Ban quản trị Công ty quản lý, sử dụng vốn do các cổ ựông ựóng góp,
ựất ựai, tài nguyên ựược giao sử dụng và các nguồn lực khác ựể thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ kinh doanh của Công ty. đại hội ựồng cổựông quyết ựịnh
ựầu tư hoặc bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản ựược ghi trong báo cáo tài chắnh gần nhất của Công ty. Hội ựồng quản trị quyết ựịnh phương án ựầu tư từ 20% ựến 50% tổng giá trị tài sản ựược ghi trong báo cáo tài chắnh gần nhất của Công ty. Tất cả các tài sản Công ty ựiều tiết sản xuất và theo dõi, quản lý trên sổ sách kế toán ựể nâng cao năng lực thiết bị trong ựấu thầu.
đại hội ựồng cổ ựông quyết ựịnh tổng số tiền thù lao của Hội ựồng quản trị và Ban kiểm soát. Hội ựồng quản trị quyết ựịnh mức lương cán bộ
quản lý, quyết ựịnh việc vay nợ và thực hiện các khoản thế chấp, bảo lãnh của Công ty. Quyết ựịnh các vấn ựề về kế hoạch phát triển sản xuất và ngân sách hàng năm, các mục tiêu hoạt ựộng kinh doanh trên cơ sở các mục tiêu chiến lược ựã ựược đại hội ựồng thông qua.
Các Xắ nghiệp trực thuộc ựược giao quyền sử dụng về vốn và tài sản, còn Công ty là chủ sở hữu các tài sản ựó nhằm nâng cao nâng lực ựấu thầu. Công ty cùng với các phòng chức năng có trách nhiệm thực hiện các dự án
ựầu tư, trực tiếp ựấu thầu các công trình, dự án. Tùy theo năng lực thi công của mỗi Xắ nghiệp trực thuộc, Công ty sẽ thực hiện giao khoán các công trình, dự án lại cho các Xắ nghiệp thông qua các hợp ựồng giao khoán nội bộ. Tỷ lệ
hạch toán ựược quy ựịnh tùy theo mức ựộ cạnh tranh và sự phức tạp của công trình, ựiều kiện thi công mà hai bên thỏa thuận theo hợp ựồng giao khoán.
-đối với các Xắ nghiệp trực thuộc:
Quản lý sử dụng, bảo quản và thực hiện chế ựộ trắch nộp khấu hao theo quy ựịnh ựối với từng loại tài sản ựược giao. Giá trị tài sản ựược giao là giá trị
bản nộp về Công ty theo kỳ quyết toán.
Các Xắ nghiệp trực thuộc tổ chức sản xuất kinh doanh, quản lý mọi vật tư, tài sản thiết bị của ựơn vị ựược giao. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh ngoài việc sử dụng, phát triển nguồn vốn ựược giao, các Xắ nghiệp trực thuộc có quyền vay vốn từ các tổ chức bên ngoài theo mức bảo lãnh của Công ty. Công việc thu hồi vốn, các ựơn vị có trách nhiệm thu hồi vốn về tài khoản của Công ty tại ngân hàng ựể hoàn trả nợ vay, không ựược thu hồi vốn tạm
ứng và thanh toán của chủựầu tư vào quỹ của từng ựơn vị hoặc từng cá nhân.
đối với các Xắ nghiệp hoạt ựộng sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng, cửa hàng xăng dầu ựược giao quyền ra quyết ựịnh quản lý, ựiều hành các hoạt ựộng sản xuất tại ựơn vị mình quản lý. Quản lý toàn bộ các khoản chi phắ phát sinh liên quan ựến sản xuất sản phẩm, chi phắ bán hàng, chi phắ quản lý của bộ phận quản lý thuộc ựơn vị. Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt ựộng trong phạm vi quản lý của mình, có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt ựộng kinh doanh về doanh thu, chi phắ, lợi nhuận của ựơn vị về Công ty theo quy
ựịnh.
đối với các Xắ nghiệp thi công xây lắp trực thuộc chỉ chịu trách nhiệm quản lý và hạch toán các chi phắ: các chi phắ trực tiếp về vật liệu, nhân công, máy; chi phắ khấu hao nhà xưởng, lán trại, văn phòng, máy thi công ựơn vị ựược quản lý; Các chi phắ phục vụ sản xuất của từng ựơn vị, trong ựó bao gồm chi phắ nghiệm thu, giao dịch, tìm việc làm, khởi công, bàn giao... Các
ựơn vị chủ ựộng mua vật tư và các chi tiêu khác ựể phục vụ sản xuất kinh doanh ựúng chế ựộ của Công ty. đối với việc mua nguyên vật liệu phục vụ
sản xuất kinh doanh, Công ty chỉ ký pháp lý trong hợp ựồng khi có ựề nghị
của các ựơn vị trưởng, các ựơn vị trưởng tự chịu trách nhiệm ựối với chất lượng sản phẩm, quy cách, giá cảẦ, có trách nhiệm thanh toán chi phắ, thực hiện theo các ựiều kiện trong hợp ựồng. Có trách nhiệm cải tiến kỹ thuật, hạn
chế tiêu hao nguyên vật liệu, giảm giá thành sản phẩm.
đơn vị trưởng mỗi Xắ nghiệp chịu trách nhiệm trực tiếp trước Ban quản trị Công ty về tổ chức thi công các công trình ựúng tiến ựộ, ựảm bảo chất lượng, bàn giao công trình ựúng theo hợp ựồng ựã ký. Các ựơn vị phải kiểm soát tốt chi phắ ựịnh mức ựã ựược giao và chịu trách nhiệm trước Công ty và Pháp luật khi phạm pháp, khi sản xuất kinh doanh bị thua lỗ, bị thất thoát tài sản, vật tư và mọi rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh.
2.2.2.Tổ chức báo cáo ựánh giá thành quả theo yêu cầu phân cấp quản lý của Công ty
Công ty hiện nay tổ chức thành 2 cấp quản lý là cấp Công ty và các Xắ nghiệp trực thuộc. Các Xắ nghiệp trực thuộc chịu sự chỉ ựạo chung của Công ty, ựược giao quyền hạn quản lý và sử dụng vốn, tài sản và nguồn lực khác phù hợp với chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của từng Xắ nghiệp.
Hiện nay, ở Công ty chưa có hệ thống báo cáo kế toán quản trị, chủ yếu là các báo cáo nội bộ do các Xắ nghiệp trực thuộc gởi về Công ty tổng hợp lại thành báo cáo chung toàn Công ty. Các báo cáo kế toán nội bộ ựược yêu cầu và tổ chức thực hiện theo quy trình từ các Xắ nghiệp ựến Công ty.
a. Chỉ tiêu và báo cáo ựánh giá thành quảở các Xắ nghiệp trực thuộc
đối với các Xắ nghiệp thi công xây lắp: + Chỉ tiêu ựánh giá kết quả:
Sản phẩm Công ty thường là các công trình, hạng mục công trình. Mỗi công trình ựều có dự toán và thiết kế riêng. Việc xây dựng thường ựược giao khoán cho các Xắ nghiệp và thực hiện nghiệm thu nội bộ theo khối lượng thực hiện. Do tắnh chất ựặc thù của ngành xây dựng cơ bản, sản phẩm thu ựược là những công trình hoàn thành bàn giao giữa chủ ựầu tư và ựơn vị thi công. Việc tắnh giá thành sản phẩm là chu kỳ dài hay ngắn phụ thuộc vào thời gian thi công công trình ựó. Thông thường, cuối mỗi quý Công ty ựều tiến hành
nghiệm thu thanh toán cho Xắ nghiệp, do ựó báo cáo thực hiện thi công các Xắ nghiệp ựược lập vào cuối mỗi quý.
Chỉ tiêu ựể ban quản trị Công ty ựánh giá hiệu quả hoạt ựộng của mỗi Xắ nghiệp là chênh lệch giữa chi phắ thực tế so với dự toán chi phắ thi công xây lắp, thực hiện kiểm soát tốt chi phắ và ựảm bảo thực hiện ựúng tiến ựộ thi công công trình.
+ Dự toán chi phắ thi công:
Hàng năm, căn cứ vào các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất và năng lực thi công của mỗi Xắ nghiệp, Công ty tổ chức giao khoán xuống các ựơn vị. Thủ
tục giao khoán với các Xắ nghiệp hạch toán phụ thuộc phải thực hiện việc ký kết hợp ựồng giao khoán nội bộ với Công ty khi ựược giao nhiệm vụ. đây là cơ sở quy ựịnh quyền hạn, nhiệm vụ của ựơn vị giao khoán, ựơn vị nhận khoán, quản lý, phân phối các nguồn lực cho các Xắ nghiệp và làm cơ sởựánh giá kết quả thực hiện ựược của từng Xắ nghiệp. Nội dung hợp ựồng giao khoán quy ựịnh rõ giá trị, thời gian, tiến ựộ, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi ựơn vị. Trong ựó, công tác lập kế hoạch chi phắ thi công chủ yếu dựa vào dự toán về chi phắ thi công mà phòng Kế hoạch ựã lập khi thực hiện hồ sơ ựấu thầu.
Vắ dụ, Bảng 2.1.Công ty Cổ Phần Phát triển xây dựng Tân Thành đô giao khoán cho Xắ nghiệp Xây dựng Tân Thành đô số 1 công trình ựường Lê Thánh Tông ựi bệnh viện tỉnh giá trị hợp ựồng giao khoán là 2.312.474.201
CÔNG TY CP PT XD TÂN THÀNH đÔ Xắ nghiệp XD Tân Thành đô số 1
DỰ TOÁN CHI PHÍ THI CÔNG GÓI THẦU SỐ 3 ỜPHẦN XÂY LẮP
CÔNG TRÌNH: đƯỜNG LÊ THÁNH TÔNG đI BV TỈNH
đVT: ựồng
TT Hạng mục công việc đơn vị
Khối
lượng đơn giá Thành tiền
(1) (2) (3) (4) (5) (6) I Hạng mục: nền ựường 680.576.203 1 đào ựất không phù hợp cấp 2 m3 1.905,7 13.989 26.658.837,3 2 Vận chuyển ựất không phù hợp ựi ựổ 2km m3 1.905,7 28.202 53.744.551,4 Ầ II Hạng mục: mặt ựường 870.425.386 1 Làm móng CPDD lớp dưới Dmax=37,5 m3 386,65 523.489 202.407.022 2 Làm móng CPDD lớp trên Dmax=37,5 m3 401,023 523.489 209.931.130 3 Bù móng CPDD lớp trên Dmax=37,5 m3 101,89 523.489 53.338.295 Ầ III Hạng mục: vỉa hè 307.185.980 Rãnh vỉa 1 Bê tông rãnh vỉa M250 ựúc sẵn m3 20,109 2.789.457 56.093.191
2 Lắp ựặt rảnh vỉa vào vị trắ m 792,610 31.904 25.287.430 Bó vỉa lề ựường 1 Bê tông bó vỉa M250 ựúc sẵn m3 50,489 3.108.970 156.968.787 2 Lắp ựặt bó vỉa vào vị trắ m 698,897 41.898 29.282.387 Ầ IV Hạng mục: an toàn giao thông 19.976.580 1 Sơn kẻựường = sơn dẻo nhiệt chiều dày lớp sơn 2mm
m2 7,370 301.009 2.218.436
2
Sơn kẻựường = sơn dẻo nhiệt chiều dày lớp sơn 6mm m2 3,265 789.650 2.578.208 Ầ V Hạng mục: cống vuông V=1, C8, C26 414.310.052 1 Cốt thép ống cống đK<=10mm tấn 1,287 25.336.451 32.608.012 2 Bê tông cốt thép ựúc sẵn M200 m3 13,870 3.498.589 48.525.430 3 Lắp ựặt cống hộp, trọng lượng <=2T cấu kiện 29,000 505.673 14.664.517 Ầ Tổng cộng 2.312.474.201
(Nguồn: số liệu Công ty CP PT XD Tân Thành đô)
- Báo cáo chi phắ thi công:
nhận thầu khi bỏ thầu các công trình xây dựng. Khi trúng thầu các công trình, giá trúng thầu ựã ựược xác ựịnh. Do ựó, doanh thu xây lắp ựược xác ựịnh một cách rõ ràng. để gia tăng lợi nhuận, vấn ựề ựặt ra cho các nhà quản trị Công ty từ cấp thấp ựến cấp cao là phải kiểm soát tốt các chi phắ phát sinh. Các Xắ nghiệp thi công xây lắp có nhiệm vụ theo dõi chi tiết chi phắ phát sinh và tắnh giá thành sản phẩm:
Chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp là loại chi phắ tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm và thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm nên việc kiểm soát khoản chi phắ này là rất quan trọng. để
phục vụ cho quá trình kiểm soát chi phắ nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình thi công và ựánh giá trách nhiệm các bộ phận có liên quan, việc xuất dùng vật liệu ựể thi công các công trình, hạng mục công trình ựược thực hiện dựa trên ựịnh mức thiết kế. Chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp ựược tắnh bằng giá thực tế của các loại nguyên vật liệu xuất dùng liên quan trực tiếp quá trình sản xuất. Khi thi công xong các Xắ nghiệp lập bảng kê vật tư ựã xuất dùng cho từng công trình.
Vắ dụ, Bảng 2.2. Bảng kê vật tư xuất dùng trong quý IV/2015, công trình ựường Lê Thánh Tông ựi Bệnh viện tỉnh.
CÔNG TY CP PT XD Tân Thành đô Xắ nghiệp XD Tân Thành đô số 1
Bảng 2.2. Bảng kê vật tư
CÔNG TRÌNH: đƯỜNG LÊ THÁNH TÔNG đI BV TỈNH
Quý IV/2015
đVT: ựồng
TT Vật liệu đVT Khối lượng xuất