6. Tổng quan tài liệu
2.2.2. Nhận diện các trung tâm trách nhiệm tại Công ty
Trên cơ sở phân quyền quản lý tại Công ty, có thể nhận diện một số trung tâm trách nhiệm như sau:
a. Trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí gồm các phòng ban chức năng, các phân xưởng sản xuất. Trưởng các phòng ban chức năng chịu trách nhiệm tham mưu cho Phó giám đốc sản xuất, phụ trách quản lý điều hành các hoạt động của các “trung tâm”này theo chức năng, nhiệm vụ đã được phân công. Nhà quản lý của các trung tâm này chỉ chịu trách nhiệm về chức năng, nhiệm vụ được giao mà không chịu trách nhiệm về chi phí phát sinh. Toàn bộ các chi phí phát sinh đều được thanh toán và có sự phê duyệt của Tổng giám đốc. Có 2 dạng trung tâm chi phí được nhận diện:
- Trung tâm chi phí định mức (trung tâm chi phí tiêu chuẩn) là các phân xưởng sản xuất. Nhà quản trị của trung tâm này chịu trách nhiệm kiểm soát chi phí thực tế phát sinh.
- Trung tâm chi phí linh hoạt (trung tâm chi phí tùy ý) là các phòng ban chức năng: phòng kế toán – tài vụ, phòng tổ chức, phòng kĩ thuật. Nhà quản trị trung tâm này vừa kiểm soát chi phí phát sinh sao cho phù hợp với dự toán vừa đảm bảo thực hiện nhiệm vụ được giao.
b. Trung tâm doanh thu
Phòng kế hoạch – XNK có thể xem là trung tâm doanh thu của Công ty. Nhà quản lý của phòng này chịu trách nhiệm hoàn thành kế hoạch doanh thu hàng quý, hàng năm do Tổng giám đốc phê duyệt. Chịu trách nhiệm về tiêu thụ sản phẩm, điều hành hoạt động của trung tâm, tổ chức thực hiện kiểm tra và báo cáo kết quả thực hiện cho cấp trên, lựa chọn, so sánh nhà cung ứng cho cấp trên xem xét, trình Tổng giám đốc phê duyệt phương án kinh doanh, ký kết hợp đồng kinh tế,...
Nhà quản trị của trung tâm này chỉ được ký các hóa đơn bán hàng, dịch vụ đối với việc bán hàng, hay hợp đồng kinh tế đã được Tổng giám đốc phê duyệt mà không có quyền quyết định về các phương án kinh doanh. Ngoài ra, các trung tâm này không kiểm soát đối với chi phí phát sinh mà được thanh toán theo số thực tế và phải được sự phê duyệt của Tổng giám đốc.
c. Trung tâm lợi nhuận
Trung tâm lợi nhuận được nhận diện là Ban giám đốc, mà đứng đầu là Tổng giám đốc. Tổng giám đốc có trách nhiệm tổ chức, quản lý, điều hành mọi hoạt động của Công ty nhằm thực hiện các kế hoạch đã đề ra, chịu trách nhiệm và toàn quyền quyết định về các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động cũng như kế hoạch bán hàng, giá cả... thực hiện kế hoạch doanh thu nhằm đạt được kế hoạch lợi nhuận đã đề ra.
Ngoài ra, xí nghiệp dịch vụ - thương mại cũng là một trung tâm lợi nhuận. Giám đốc xí nghiệp chịu trách nhiệm về các chi phí phát sinh và quyết
định giá bán các sản phẩm dịch vụ, hoàn thành các chỉ tiêu doanh thu nhằm đạt được kế hoạch lợi nhuận đã được giao.
Xí nghiệp dịch vụ - thương mại, như đã nêu ở phần trên, là nơi tiêu thụ các sản phẩm của Công ty, trưng bày và bán sản phẩm. Ngoài ra, còn có dịch vụ thiết kế và thi công các công trình trang trí nội thất. Như vậy, đối với việc bán sản phẩm nội thất gỗ, giá của các mặt hàng này là giá chuyển giao từ Công ty. Do xí nghiệp mới được thành lập nên quy mô còn khá nhỏ, vì vậy để đơn giản, giá chuyển giao được tính như sau:
Giá sản phẩm chuyển giao = Chi phí thực hiện sản phẩm (giá thành sản xuất)
d. Trung tâm đầu tư
Hội đồng quản trị mà người đứng đầu là chủ tịch hội đồng quản trị (kiêm Tổng giám đốc) có thể xem là trung tâm đầu tư. Có trách nhiệm giám sát và quản lý toàn bộ hoạt động của Công ty. Quản lý các kết quả doanh thu, lợi nhuận, các kế hoạch đầu tư, quản lý quá trình sử dụng vốn của toàn Công ty.
Sau khi nhận diện và phân tích các trung tâm trách nhiệm trên đây cho thấy, mặc dù Công ty đã phân chia các cấp quản lý và thiết lập các trung tâm trách nhiệm nhưng việc phân cấp quản lý chưa rõ ràng, quyền hạn của các trung tâm còn ít, còn hạn chế, do vậy nó chưa thể hiện rõ trách nhiệm quản lý của từng bộ phận, cá nhân.
Vai trò cung cấp thông tin của kế toán liên quan đến các trung tâm trách nhiệm
Từ việc nhận diện các trung tâm trách nhiệm và xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân có liên quan như trên, bộ phận kế toán có vai trò liên đới trong quá trình cung cấp thông tin cho các trung tâm trách nhiệm. Đối với Công ty, phòng kế toán tài vụ là nơi lưu giữ các thông tin tài chính trong suốt quá trình hoạt động của mình. Chính vì vậy, kế toán cung cấp tất cả các
thông tin tài chính cho nội bộ của Công ty. Phòng kế toán tài vụ phối hợp với phòng kế hoạch – XNK và trưởng các bộ phận (nhà quản lý trung tâm trách nhiệm) để lập ra các dự toán dựa trên số liệu của năm trước và đảm bảo sao cho số liệu dự toán mang tính khả thi cao, phù hợp năng lực của từng bộ phận nhận.
Đối với trung tâm chi phí, kế toán cung cấp các thông tin về định mức nguyên vật liệu, nhân công, giá trị tiêu hao thực tế của năm trước...để lập dự toán chi phí. Tương tự như vậy, đối với trung tâm doanh thu, trung tâm lợi nhuận hay trung tâm đầu tư kế toán cũng là nơi cung cấp doanh thu tiêu thụ của năm trước, tình hình biến động giá cả qua từng giai đoạn thông qua các báo cáo phân tích nội bộ, tình hình công nợ, tình hình lợi nhuận,... của Công ty. Như vậy, kế toán là một mắc xích quan trọng, cung cấp các thông tin tài chính cho các bộ phận, đồng thời cũng là bộ phận có trách nhiệm phối hợp lập kế hoạch cho các trung tâm trách nhiệm.