6. Tổng quan tài liệu
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệ mở Công ty
a. Báo cáo trung tâm chi phí
a1.Đối với trung tâm chi phí là các phân xưởng sản xuất
Báo cáo dự toán
Việc lập dự toán sẽ giúp nhà quản trị đưa ra các quyết định kịp thời trong các tình huống biến động khác nhau, chủ động trong việc định giá ở các mức độ đặt hàng khác nhau và buộc các nhà quản trị đưa ra mục tiêu trước khi hoạt động bắt đầu. Ở Công ty cổ phần lâm sản xuất khẩu Đà Nẵng, các dự toán chi phí được lập dưới dạng dự toán “tĩnh” chỉ theo mức độ hoạt động nhất định. Khi có đơn hàng thì lập dự toán cho đơn hàng đó. Điều này chưa đáp ứng được thông tin cho các nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định phù hợp với những diễn biến phức tạp của thị trường khi có sự thay đổi về quy mô sản xuất, khả năng gia tăng đơn đặt hàng nếu có sự thay đổi về giá sản phẩm. Vì khi đó chi phí sản phẩm đơn vị sẽ thay đổi nếu như có sự thay đổi các yếu tố liên quan. Dự toán chi phí linh hoạt sẽ đáp ứng được yêu cầu này.
Bảng 3.1. Bảng dự toán biến phí đơn vị cho các mặt hàng Qúy 4/2013 ĐVT: Đồng/cái STT Tên mặt hàng Sản lƣợng ( Cái )
Biến phí nguyên vật liệu Đơn giá
biến phí tiền lƣơng Biến phí SXC Cộng biến phí sx /cái Định mức( m3
) Đơn giá Thành tiền
1 Remington 190 - 230 848 0,12159 6.996.000 850.662 397.866 21.994 1.270.521
2 Cork 150 -200 1.060 0,05365 6.996.000 375.312 240.018 9.704 625.034
3 Ghế Vip 530 0,04553 6.996.000 318.507 81.196 8.235 407.938
………
Bảng 3.2. Bảng dự toán chi phí linh hoạt cho các mặt hàng. Quý 4/2013 ĐVT: Đồng/cái STT Tên mặt hàng Biến phí sx Tổng định phí Sản lƣợng thực tế Sản lƣợng giảm 10% Sản lƣợng tăng 10% Sản lƣợng ( cái ) Chi phí đơn vị Sản lƣợng ( cái ) Chi phí đơn vị Sản lƣợng ( cái ) Chi phí đơn vị 1 Remington 190 - 230 1.222.370,80 848,00 1.319.544,18 678,40 1.329.442,46 932,80 1.311.430,94 2 Cork 150 -200 603.789,78 1.060,00 646.662,54 848,00 651.029,74 1.166,00 643.082,92 3 Ghế Vip 389.835,14 530,00 426.218,58 424,00 429.924,34 583,00 423.179,56 ……….. Cộng 423.623.945,92
Trên cơ sở dự toán chi phí linh hoạt giúp Công ty có thể xác định được chi phí đơn vị ở các mức sản lượng khác nhau. Đây là căn cứ để quyết định giá bán sản phẩm trong điều kiện sản lượng sản xuất thay đổi. Công ty chủ động linh hoạt đưa ra mức giá có thể cạnh tranh được khi số lượng sản phẩm cung cấp cho khách hàng tăng lên, từ đó có thể khai thác tối đa năng lực sản xuất.
Bảng dự toán chi phí linh hoạt sẽ là cơ sở để đánh giá trách nhiệm của nhà quản trị bộ phận một cách cụ thể, sát thực hơn. Bởi trong những trường hợp sản xuất không đạt dự toán, hoặc vượt quá dự toán, thì chi phí phát sinh vẫn được kiểm soát một cách chặt chẽ nhất dựa vào dự toán tăng giảm của báo cáo. Điều này sẽ tăng cường tính hiệu quả trong kiểm soát chi phí đối với nhà quản trị bộ phận.
Báo cáo thực hiện
Tại các phân xưởng sản xuất, quản đốc phân xưởng thống kê các chi phí phát sinh tại phân xưởng mình để gửi lên Phòng kế toán lập báo cáo chi phí sản xuất để trình lên Công ty. Công ty lập báo cáo tổng hợp chi phí sản xuất cho Công ty. Việc lập báo cáo này nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra chênh lệch giữa chi phí thực hiện với chi phí dự toán.
a2. Đối với trung tâm chi phí là các phòng ban chức năng
Báo cáo dự toán
Các phòng ban ở Công ty ( Phòng tổ chức hành chính, Phòng kế toán tài vụ, Phòng Kế hoạch - XNK, Phòng kỹ thuật) xây dựng dự toán chi phí bằng cách căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh năm trước để xây dựng chi phí cho từng phòng ban. Theo đó, bảng báo cáo này sẽ thể hiện giá trị chi phí cho công tác quản lý và bán hàng của từng phòng ban riêng biệt. Nhằm làm cơ sở cho việc đánh giá trách nhiệm của các nhà quản trị bộ phận
Dựa vào cách xây dựng này, có thể lập dự toán chi phí cho Phòng kế toán tài vụ như sau:
Bảng 3.3: Bảng dự toán chi phí quản lý cho bộ phận văn phòng Tháng 11/2013
Đvt: đồng
Khoản mục chi phí Tổng cộng Trong đó
Phòng tài vụ P. Kỹ thuật .... Tiền lương 113.520.000 20.668.000
Chi phí tiếp khách, hội họp 7.342.000 2.573.000 Điện thoại, fax, internet 6.081.409 1.839.000 Văn phòng phẩm 3.245.830 1.570.000 CP bằng tiền khác 8.183.067 3.160.000
Tổng cộng 138.372.306 29.810.000
Đối với nhà quản lý bộ phận, thì bảng dự toán này giúp cho việc kiểm soát từng khoản mục chi phí của phòng mình được cụ thể, rõ ràng hơn, chi tiết hơn. Các khoản mục chi phí trong bảng này như tiền lương, các khoản trích theo lương, chi phí tiếp khách, hội nghị, các chi phí mua ngoài,... sẽ được kiểm soát chặt chẽ hơn nhờ sự chi tiết này. Nhà quản lý khi so sánh với kết quả thực hiện sẽ biết được nguyên nhân tăng giảm chi phí là do đâu, khoản mục nào tăng giảm từ đó sẽ có các biện pháp chấn chỉnh kịp thời, nhanh chóng.
Báo cáo thực hiện
Báo cáo chi phí của trung tâm này được lập căn cứ vào các chi phí thực tế phát sinh tại các phòng ban. Căn cứ vào dự toán chi phí để so sánh với chi phí thực tế phát sinh. Công ty nên khoán chi phí các phòng này để việc quản lý và kiểm soát chi phí được chặt chẽ, nếu khoản chi phí đó vượt khoán thì mỗi phòng ban tự chịu trách nhiệm.
Bảng 3.4. Báo cáo tình hình thực hiện chi phí QLDN Tháng 11/2013 Đvt: đồng Khoản mục chi phí Trong đó Phòng tài vụ P. Kỹ thuật Phòng ...
Dự toán Thực hiện Chênh lệch Dự toán Thực hiện
Chênh lệch Tuyệt đối %
Tiền lương 20.668.000 22.560.431 1.892.431 8,39 Chi phí tiếp khách, hội họp 2.573.000 2.045.000 -528.000 -25,82 Điện thoại, fax, internet 1.839.000 2.503.458 664.458 26,54 Văn phòng phẩm 1.570.000 1.750.000 180.000 10,29 CP bằng tiền khác 3.160.000 4.800.540 1.640.540 34,17
Tổng cộng
29.810.000 33.659.429
Bảng báo cáo này thể hiện được tình hình dự toán và thực hiện chi phí quản lý của các phòng ban, đồng thời thể hiện được chênh lệch giữa dự toán và thực hiện ở cả giá trị tương đối và tuyệt đối. Báo cáo này cho thấy tình hình thực hiện chi phí ở phòng Tài vụ cao hơn dự toán là 3.849.429 đồng, tương ứng tăng 11,44%. Xem xét từng khoản mục chi phí cho thấy hầu hết các khoản mục chi phí đều tăng, chỉ riêng chi phí tiếp khách là giảm 25,82%. Từ đây, cho thấy được trách nhiệm của nhà quản trị bộ phận trong việc kiểm soát các chi phí này. Đối với từng khoản mục, nhà quản lý có thể theo dõi một cách chi tiết và sát thực, từ đó có thể có những biện pháp kiểm soát tốt hơn.
b. Báo cáo của trung tâm doanh thu
b1. Báo cáo dự toán
Công ty giao cho Phòng kế hoạch - XNK chịu trách nhiệm về doanh thu và như vậy Phòng này được xem là trung tâm doanh thu. Hiện tại kế hoạch doanh thu của Công ty chỉ phản ánh những thông tin tổng quát chung chứ chưa chi tiết cụ thể cho từng mặt hàng, từng đơn đặt hàng.
Bảng dự toán tiêu thụ sau đây cung cấp các thông tin về số lượng, số tiền chi tiết cho từng mặt hàng sẽ tiêu thụ. Căn cứ vào thực tế doanh thu tiêu thụ của năm trước, các hợp đồng tiêu thụ đã ký kết để lập dự toán tiêu thụ.
Bảng 3.5: Bảng dự toán tiêu thụ Quý 4/ 2013 Đvt: triệu đồng Chỉ tiêu Mặt hàng Tổng cộng Remington Cork .... Số lượng (chiêc) 280 550
Đơn giá (triệu đồng/chiêc) 2,050 1,250 Doanh thu (triệu đồng/chiếc) 574 687,5
Các khoản giảm trừ 0 0
Nếu như trong phần thực trạng, luận văn đã trình bày về bảng tổng hợp giao chỉ tiêu doanh thu cho các trung tâm doanh thu của Công ty một cách tổng quát. Giá trị doanh thu dự toán là một số tổng, thì ở đây, dựa vào những dữ liệu đã có của kỳ trước, lập dự toán cho trung tâm doanh thu không chỉ đưa ra một con số tổng mà còn thể hiện chi tiết về từng mặt hàng cụ thể. Điều này nhằm giúp cho nhà quản trị quản lý tốt hơn, chi tiết hơn đối với kết quả tiêu thụ. Theo đó, sẽ chịu trách nhiệm một cách cụ thể, rõ ràng hơn về tình hình thực hiện doanh thu, biết rõ nguyên nhân của sự biến động doanh thu giữa dự toán và thực hiện.
b2. Báo cáo thực hiện
Phòng kinh doanh với giác độ là trung tâm doanh thu, chịu trách nhiệm kiểm soát và lập báo cáo về doanh thu cho toàn Công ty. Các số liệu được thu thập từ tài khoản 511 chi tiết cho từng mặt hàng, từng hoạt động do Phòng kế toán cung cấp. Đồng thời, trung tâm doanh thu mở sổ theo dõi doanh số bán ra của trung tâm mình để nắm được doanh số bán ra và công nợ. Báo cáo doanh thu tiêu thụ ở Công ty được thể hiện qua số dự toán và số thực hiện.
(Bảng 3.6, trang sau).
Trách nhiệm của nhà quản trị trung tâm doanh thu được biết đến với việc đảm bảo thực hiện theo doanh thu kế hoạch. Trong bảng báo cáo này thể hiện giá trị của cả doanh thu dự toán và doanh thu thực hiện, số chênh lệch của kế hoạch và thực hiện, từ đó đánh giá được mức độ trách nhiệm kiểm soát của nhà quản trị trung tâm doanh thu. Trách nhiệm này được thể hiện ở cả việc kiểm soát doanh thu của từng mặt hàng cụ thể, từng đơn giá cụ thể và cả doanh thu tổng cộng của một kỳ báo cáo.
Bảng 3.6: Báo cáo doanh thu tiêu thụ của trung tâm doanh thu Quý 4/2013
Sản phẩm
Doanh thu
(đồng) Sản lƣợng tiêu thụ (chiếc)
Đơn giá bán bình quân (đồng/chiếc) DT TH DT TH DT TH Bàn remmington 574.000.000 493.500.000 280 235 2.050.000 2.100.000 Bàn Cork 687.500.000 685.800.000 550 540 1.250.000 1.270.000 Bàn bát giác BX 102 240.000.000 289.000.000 300 340 800.000 850.000 Ghế susex 92.000.000 122.550.000 460 570 200.000 215.000 ... ... Cộng 3.557.000.000 4.218.600.000
c. Báo cáo của trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư
c1. Báo cáo dự toán
Bên cạnh việc thực hiện nhiệm vụ bảo toàn vốn, vấn đề phát triển vốn, đầu tư vốn vào đâu để có lợi và mang lại hiệu quả kinh tế cao nhất luôn được Công ty quan tâm. Để có cơ sở đánh giá hiệu quả đầu tư, Công ty cần thiết lập các dự toán đầu tư và lợi nhuận.
Dự toán trung tâm đầu tư và lợi nhuận được lập tại cấp Công ty, chịu trách nhiệm chính về các dự toán này là Tổng Giám đốc Công ty.
Dự toán trung tâm đầu tư và lợi nhuận được lập căn cứ vào chỉ tiêu doanh thu thuần và chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty. Dự toán này cần được lập theo mô hình số dư đảm phí, phù hợp với yêu cầu về thông tin trong điều kiện cơ chế thị trường hiện nay
Các trung tâm lợi nhuận cần cung cấp thông tin về tình hình thực hiện lợi nhuận thông qua đó đánh giá trách nhiệm cũng như kết quả đạt được về kế hoạch lợi nhuận. Bảng dự toán cho trung tâm đầu tư và lợi nhuận ở cấp Công ty như sau:
Bảng 3.7: Báo cáo dự toán trung tâm đầu tƣ và lợi nhuận Quý 4/2013
Đvt: triệu đồng
STT Chỉ tiêu Số tiền
1 Doanh thu thuần 3.557
2 Biến phí sản xuất 2.583
3 Số dư đảm phí sản xuất (3)=(1)-(2) 974
4 Biến phí quản lý và bán hàng 243
5 Tổng số dư đảm phí (5)=(3)-(4) 731
6 Tổng định phí 424
7 Lợi nhuận trước thuế (7)=(5)-(6) 307
8 Vốn đầu tư bình quân 2.041
9 ROI mục tiêu 12%
10 Chi phí sử dụng vốn bình quân (10)=(8)x(9) 244,92 11 Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) (11)=(7)/(8) 15,04% 12 Lợi nhuận để lại (RI)
(12)=(7)-(10)
62,08
(Nguồn: Phòng Tài Vụ - Công ty CP Lâm sản xuất khẩu Đà Nẵng)
c2. Báo cáo thực hiện
Đối với trung tâm lợi nhuận và trung tâm đầu tư, thì cuối mỗi kỳ báo cáo, căn cứ vào doanh thu, chi phí phát sinh trong kỳ, kế toán tiến hành lập bảng báo cáo với hình thức, nội dung tương tự như dự toán, từ đó thể hiện cột chênh lệch theo giá trị và tỷ lệ phần trăm giữa dự toán và thực tế.
Báo cáo thực hiện lợi nhuận và đầu tư đánh giá trách nhiệm không chỉ của Ban giám đốc trong việc đảm bảo thực hiện các chỉ tiêu về lợi nhuận, của chủ tịch hội đồng quản trị trong việc đảm bảo các chỉ tiêu về vốn đầu tư mà còn đánh giá được trách nhiệm cả đối với nhà quản trị của nhà quản trị chi phí và doanh thu. Bởi vì kết quả của một trung tâm doanh thu bao gồm nhiều trung tâm chi phí và trung tâm doanh thu.