6. Tổng quan tài liệu
2.2.3. Hệ thống báo cáo của các trung tâm trách nhiệm tại Công ty CP
CP lâm sản xuất khẩu Đà Nẵng
Các bộ phận trong công ty tùy thuộc vào phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình sẽ quản lý và kiểm soát các thông tin kinh tế, tài chính từ đó các bộ phận thực hiện các kế hoạch do Công ty giao và có nhiệm vụ cung cấp thông tin để lập các báo cáo tổng hợp phục vụ cho việc phân tích, đánh giá toàn bộ hoạt động của Công ty.
Các báo cáo dự toán được lập trên cơ sở dựa vào kết quả thực hiện của năm trước, kỳ trước để lập kế hoạch cho năm sau hay cùng kỳ năm sau. Từ đó, người quản lý bộ phận có thể so sánh kết quả thực hiện của những nhân viên trong bộ phận so với dự toán và đồng thời cũng so sánh được kết quả thực hiện năm này với năm trước, kỳ này với kì trước. Việc xây dựng các báo cáo dự toán được thực hiện từ sự kết hợp giữa các phòng tài vụ, phòng kế
hoạch – XNK thực hiện, trình Ban giám đốc phê duyệt và sau đó giao cho các “trung tâm trách nhiệm”.
Hằng tháng, hằng quý, các bộ phận có trách nhiệm lập các báo cáo thực hiện gửi về Công ty.
a. Báo cáo của trung tâm chi phí a1. Báo cáo kế hoạch, dự toán
Đối với trung tâm chi phí định mức (trung tâm chi phí tiêu chuẩn)
Để xác định trách nhiệm quản lý chi phí sản xuất của các quản đốc phân xưởng, như chi phí NVLTT, chi phí NCTT, chi phí SXC, phòng Tài vụ lập dự toán chi phí và trình Tổng Giám đốc phê duyệt sau đó giao cho quản đốc từng phân xưởng. Thông thường, việc sản xuất sản phẩm được tiến hành theo đơn đặt hàng, mà chủ yếu là các đơn hàng xuất khẩu.
Để minh họa cho công tác lập dự toán tại Công ty, tác giả trình bày một số báo cáo dự toán chi phí sản xuất của đơn đặt hàng số 18 ngày 20 tháng 9 năm 2013 của Công ty EROFA, đơn hàng bao gồm 1.500 ghế VIP, 2.000 gác VIP và 1.000 bàn Cadiff 50 x 50.
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trên cơ sở định mức tiêu hao nguyên vật liệu và đơn giá nguyên vật liệu dự tính, Phòng Tài vụ lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Bảng 2.1. Bảng định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Xem phụ lục 1)
Bảng dự toán nguyên vật liệu trực tiếp được trình bày với các nội dung về từng loại nguyên vật liệu được sử dụng để sản xuất, giá trị mỗi loại sẽ được sử dụng tương ứng với từng mặt hàng. Sau đây là bảng dự toán NVL TT cho đơn đặt hàng 18.
Bảng 2.2. Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ĐĐH 18
Đvt: đồng
Nội dung Ghế Vip Bàn Cadiff
50 x 50 Gác Vip Tổng cộng - Sản lượng ( cái ) 1.500 1.000 2.000 - Chi phí NVLTT 525.128.175 263.766.360 356.312.814 1.145.207.349 + Gỗ bạch đàn ( đồng ) 425.205.000 213.576.000 288.512.400 927.284.400 + Vật tư, kim khí ( ốc vít..) ( đồng ) 53.150.625 26.697.000 36.064.050 115.911.675 + Bao bì ( đồng ) 46.772.550 3.493.360 31.736.364 102.002.274
(Nguồn: Phòng Tài Vụ - Công ty CP Lâm Sản Xuất Khẩu Đà Nẵng )
Với bảng dự toán này, nhà quản lý của từng phân xưởng sẽ biết được định mức NVL cho mỗi loại sản phẩm mà mình sản xuất. Cụ thể, trong ĐĐH này, loại sản phẩm là Ghế Vip, với sản lượng là 1500 cái thì dự toán NVL gỗ bạch đàn tiêu hao là 425,205 triệu đồng, đối với ốc vít sử dụng là 53,15 triệu đồng, đối với bao bì là 46,77 triệu đồng. Tương tự cho các loại sản phẩm khác sẽ có dự toán chi phí tương ứng, từ đó quản đốc phân xưởng tổ chức sản xuất theo dự toán này. Điều này giúp cho việc sản xuất được thực hiện theo kế hoạch và nó cũng đo lường được trách nhiệm của quản đốc phân xưởng đối với việc quản lý chi phí NVL phát sinh trong quá trình sản xuất.
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Tiền lương công nhân được tính dựa vào sản lượng của đơn đặt hàng và định mức đơn giá tiền lương của từng phân xưởng.
BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ: được tính 10% dựa trên lương công nhân trực tiếp sản xuất.
Bảng 2.3. Bảng định mức đơn giá tiền lƣơng công nhân trực tiếp sản xuất (xem phụ lục 2)
Căn cứ vào bảng định mức đơn giá lương các sản phẩm của từng phân xưởng, kế toán lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp cho đơn đặt hàng 18 như sau:
Tiền lương CNTT sản phẩm i = Sản lượng Sản phẩm i x tổng đơn giá lương sản phẩm i
Ví dụ: để tính lương công nhân trực tiếp sản xuất cho từng sản phẩm trong đơn đặt hàng 18 như sau:
Ghế Vip = 1.500 x 76.600 = 114.900.000 đồng
Bàn Cadiff 50 x 50 = 1.000 x 80.500 = 80.500.000 đồng Gác Vip = 2.000 x 71.900 = 143.800.000 đồng
Tương tự như với việc lập báo cáo dự toán cho NVLTT, thì việc lập dự toán cho chi phí nhân công trực tiếp cũng được trình bày với những đặc điểm như sau:
- Phải thể hiện được sản lượng từng sản phẩm của ĐĐH. - Thể hiện từng khoản mục chi phí thuộc chi phí nhân công
- Giá trị chi phí tiêu hao cho mỗi loại sản phẩm tương ứng với sản lượng đã cho sẵn.
Sau đây là bảng dự toán chi phí nhân công trực tiếp của ĐĐH số 18
Bảng 2.4: Dự toán chi phí nhân công trực tiếp ĐĐH số 18
Nội dung Ghế Vip Bàn Cadiff
50 x 50
Gác Vip Tổng cộng
- Sản lượng ( cái ) 1.500 1.000 2.000
- Chi phí NCTT 126.390.000 88.550.000 158.180.000 373.120.000
+ Tiền lương công
nhân ( đồng ) 114.900.000 80.500.000 143.800.000 339.200.000 + BHXH,BHYT,
KPCĐ, BHTN (đồng ) 11.490.000 8.050.000 14.380.000 33.920.000
Trong bảng dự toán này, ta sẽ thấy được giá trị chi phí dự toán tiêu hao cho mỗi loại sản phẩm. Tổng chi phí nhân công tiêu hao cho 1500 ghế Víp là 126,39 triệu, trong đó, tiền lương công nhân trực tiếp sản xuất là 114,9 triệu, và các khoản trích theo lương là 11,49 triệu đồng. Tương tự như đối với các sản phẩm khác. Như vậy, từ bảng dự toán này, quản đốc phân xưởng sẽ có kế hoạch cụ thể cho từng đơn vị sản phẩm sẽ sử dụng bao nhiêu chi phí nhân công là vừa đủ để thực hiện đơn hàng. Điều này sẽ đo lường trách nhiệm của quản đốc phân xưởng với việc sản xuất sản phẩm, giúp cho nhà quản lý cao hơn tiết kiệm được chi phí, đảm bảo chi phí được tiêu hao theo kế hoạch đã giao.
- Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán chi phí sản xuất chung bao gồm dự toán các chi phí như: chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân viên phân xưởng, chi phí điện, nước, chi phí CCDC, chi phí bốc xếp dùng cho sản xuất…cho từng đơn đặt hàng.
- Dự toán chi phí nhân viên quản lý phân xưởng được tính trên 15% tiền lương công nhân sản xuất trực tiếp.
Lương NVPX của ĐĐH = Lương CNTT của ĐĐH x 15%
- BHXH, BHYT, BHTN,KPCĐ được tính 22% trên lương cơ bản của nhân viên phân xưởng.
Các khoản trích nộp theo lương = Tổng hệ số lương NVPX x Mức lương tối thiểu x 22% - Dự toán chi phí khấu hao TSCĐ: công ty trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng, căn cứ vào giá trị tài sản cố định có trong kỳ và tình hình biến động tài sản cố định trong năm kế hoạch, kế toán xác định mức khấu hao dự kiến cho 1m3
là 90.000 đ/m3. Công thức tính như sau: Mức khấu hao TSCĐ
tính trên 1 đơn vị m3 = Mức khấu hao dự kiến của năm
Khối lượng m3 gỗ dự kiến sản xuất trong năm = 406.800.000/ 4520 = 90.000 đ/m3
- Dự toán về chi phí điện sản xuất: Công nghệ sản xuất dùng máy móc là chính nên năng lượng điện chiếm tỷ trọng cao trong tổng chi phí sản xuất chung. Công ty căn cứ vào công suất của máy móc thiết bị nơi sản xuất đã ghi trên máy móc thiết bị, kết hợp với thống kê thực tế qua những kỳ sản xuất trước. Năm 2013, định mức về lượng điện sử dụng cho máy móc thiết bị là 75.000 đồng/m3.
- Chi phí công cụ dụng cụ được tính 0,5% trên nguyên vật liệu chính
Tương tự như bảng dự toán các chi phí NVLTT, hay NCTT, chi phí SXC cũng được lập dự toán theo các đặc điểm đó.
Bảng 2.5: Dự toán chi phí sản xuất chung cho ĐĐH 18 (xem phụ lục 3)
Dựa vào bảng dự toán phân bổ chi phí sản xuất chung của đơn đặt hàng 18, kế toán tính chi phí sản xuất chung cho từng sản phẩm sản xuất của ĐĐH 18 như sau:
Chi phí SXC tính trên
1m3 gỗ của ĐĐH =
Tổng chi phí sản xuất chung của ĐĐH
Tổng khối lượng gỗ sản xuất của ĐĐH ( m3
) Chi phí SXC của từng sản phẩm ĐĐH = Chi phí SXC tính trên 1m3 của ĐĐH x Tổng khối lượng gỗ sản xuất của từng sản phẩm Chi phí SXC tính trên 1 m3 = 100.068.539/140,499 = 712.237 đồng/m3
Bảng 2.6: Dự toán chi phí SXC cho từng sản phẩm của ĐĐH 18
Nội dung Sản lƣợng ( Cái ) Định mức tiêu hao gỗ M3 gỗ CP SXC tính trên 1 m3 Chi phí SXC ( đồng ) Ghế Vip 1.500 0,04295 64,425 712.237 45.885.869 Bàn Cadiff 1.000 0,03236 32,36 712.237 23.047.989 Gác Vip 2.000 0,021857 43,714 712.237 31.134.728 Cộng 140,499 100.068.539
Bảng dự toán chi phí SXC cho đơn đặt hàng quá tổng hợp nên quản đốc PX khó kiểm soát, vì vậy bảng 2.7 này chi tiết theo từng m3 gỗ, từng sản phẩm sản xuất để trưởng bộ phận có thể dễ dàng kiểm soát, so sánh chi phí SXC phát sinh cho từng mặt hàng cụ thể. Từ đó có thể xác định trách nhiệm kiểm soát các chi phí như điện, nước, điện thoại, chi phí bốc xếp,...
- Dự toán giá thành sản phẩm
Trên cơ sở các khoản mục chi phí sản xuất đã lập dự toán, kế toán tổng hợp lập bảng dự toán giá thành cho đơn vị sản phẩm của đơn đặt hàng 18 như sau:
Bảng 2.7: Dự toán giá thành của Đơn đặt hàng 18
ĐVT: Đồng Sản phẩm Sản lƣợng (cái) CPNVLTT CPNCTT CPXSC Tổng giá thành Giá thành đơn vị/SP Ghế Vip 1500 525.128.175 126.390.000 45.885.869 697.040.044 464.936 Bàn Cadiff 50 x 50 1.000 263.766.360 88.550.000 23.047.989 375.364.349 375.364 Gác Vip 2.000 356.312.814 158.180.000 31.134.728 545.627.542 272.814 Cộng 1.145.207.349 373.120.000 100.068.539 1.618.359.935
(Nguồn: Phòng Tài Vụ - Công ty CP Lâm Sản Xuất Khẩu Đà Nẵng )
Bảng dự toán giá thành của ĐĐH được lập dựa trên dự toán của các chi phí NVLTT, NCTT, CP SXC. Bảng báo cáo dự toán này sẽ đánh giá được một cách tổng quát tình hình kiểm soát chi phí trong quá trình sản xuất, có kiểm soát tốt từng khoản mục chi phí sản xuất thì giá thành sản phẩm sản xuất mới đảm bảo theo dự toán. Từ ý nghĩa đó, phòng Tài vụ kết hợp với phòng kế hoạch – XNK và tình hình thực tế của các phân xưởng đã báo cáo ở kì trước tiến hành lập các dự toán chi phí sản xuất và giá thành nhằm đánh giá trách
nhiệm kiểm soát chi phí của từng quản đốc phân xưởng theo từng đơn đặt hàng cũng như chi phí của một thời kì sản xuất nhất định.
Đối với trung tâm chi phí linh hoạt (trung tâm chi phí tự do) Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc lập dự toán chi phí bán hàng căn cứ vào tỷ lệ % dự kiến theo chi phí bán hàng thực tế kỳ trước và biến động tăng giảm của kỳ kế hoạch. Đối với dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp ở Công ty thường sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm, trên cơ sở tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp trên chi phí trực tiếp trong và ngoài khâu sản xuất của các kỳ kế toán trước để xác định tỷ lệ chi phí quản lý bình quân giữa các kỳ.
Bảng dự toán phải thể hiện được khoản mục chi phí cụ thể và số tiền dự toán là bao nhiêu. Có bảng dự toán như sau:
Bảng 2.8: Bảng dự toán CPBH và CP QLDN Quý 4/2013
Đvt: đồng
TT Nội dung Dự toán
I Chi phí bán hàng 140,000,000
1 Chi phí vận chuyển ,bốc xếp 110,000,000
2 KCS 30,000,000
II Chi phí QLDN 372.500.000
1 Lương 326.522.500
3 Điện thoại, fax, internet 25,500,000
4 Văn phòng phẩm 7,500,000
...
(Nguồn: Phòng Tài Vụ - Công ty CP lâm sản xuất khẩu Đà Nẵng )
Bảng dự toán chi phí linh hoạt này giúp cho việc đánh giá trách nhiệm của các trưởng bộ phận sau khi thực hiện công việc trong một kỳ báo cáo. Bởi
giá trị chi phí tiêu hao sau quá trình thực hiện sẽ được so sánh với dự toán đã lập, từ đó có thể xác định trách nhiệm của những bộ phận cá nhân có liên quan, tìm ra nguyên nhân để kỳ sau có thể kiểm soát tốt hơn.
Việc lập dự toán chi phí giúp cho Công ty cổ phần lâm sản xuất khẩu Đà Nẵng định giá bán các loại sản phẩm, ký kết hợp đồng và so sánh kết quả đạt được với dự toán, các dự toán chi phí cũng là căn cứ để kiểm soát các chi phí thực tế phát sinh tại các bộ phận sản xuất, bán hàng và quản lý.
a2. Các báo cáo thực hiện
Đối với trung tâm chi phí tiêu chuẩn
Để có căn cứ đánh giá trách nhiệm quản lý chi phí sử dụng trong kỳ, phòng Tài vụ kết hợp với tình hình thực tế của từng phân xưởng sẽ tiến hành lập các báo cáo thực hiện chi phí của các phân xưởng. Căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho, lệnh xuất kho, các bảng tổng hợp,... kế toán lập các báo cáo liên quan đến chi phí NVL, NCTT, chi phí SXC. Từ các bảng tổng hợp chi phí theo lệnh sản xuất, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí theo đơn đặt hàng. Như vậy, đối với các báo cáo theo từng đơn đặt hàng, nhà quản lý bộ phận có thể nắm bắt rõ hơn về tình hình thực hiện chi phí, mức độ hoàn thành kế hoạch chi phí cho từng đơn đặt hàng, từ đó có biện pháp quản lý chặt chẽ chi phí sản xuất cho những đơn hàng sau. Một số báo cáo của “trung tâm chi phí tiêu chuẩn” như sau:
- Báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Căn cứ vào các lệnh sản xuất của phòng kế hoạch – XNK, phòng Kỹ thuật lên bản vẽ và lập phiếu cấp NVL định mức đã được quy định sẵn để gửi cho từng phân xưởng. Các phân xưởng sản xuất căn cứ vào KHSX trong tuần xác định nguyên vật liệu cần sử dụng làm giấy đề nghị xuất nhận vật tư và chuyển đến phòng kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp lý của chứng từ và lập phiếu xuất kho vật liệu để sản xuất.
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho để tổng hợp số lượng nguyên vật liệu xuất dùng, tính giá NVL xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước và lập bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo lệnh sản xuất trong tháng.
Bảng 2.9: Bảng tổng hợp chi phí NVLTT của LSX số 20/11-13 Ghế Vip: 1.500 cái
Ngày Số Nguyên vật liệu ĐVT Số
lƣợng Đơn giá (đồng ) Thành tiền ( đồng ) 09/9/13 102VLC Gỗ bạch đàn sấy m3 20.2 6.800.000 137.360.000 15/9/13 108VLP Dầu màu PM 208 Kg 30 45.000 1.350.000 18/9/13 123VLP Vis 4 x 20 Con 500 350 175.000 19/9/13 125VLP Keo sữa 3392 kg 45 225.000 10.125.000 ……… Cộng tháng 10/13 195.689.000 3/11/11 130VLC Gỗ bạch đàn sấy 25.45 6.800.000 173.060.000 ……… Cộng tháng 11/13 285.864.500 ……… Cộng tháng 12/13 252.713.600 Tổng cộng 734.267.100
(Nguồn: Phòng Tài Vụ - Công ty CP Lâm Sản Xuất Khẩu Đà Nẵng )
Từ bảng tổng hợp chi phí NVLTT của từng lệnh sản xuất, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí NVLTT của các lệnh sản xuất thuộc đơn đặt hàng 18. báo cáo này có những đặc điểm:
- Trình bày các sản phẩm được sản xuất theo ĐĐH - Sản lượng sản xuất của từng sản phẩm
- Chi phí NVLTT được chia thành 2 loại là vật liệu chính và vật liệu phụ, thể hiện giá trị từng loại vật liệu sử dụng cho từng mặt hàng.
Có bảng tổng hợp chi phí như sau:
Bảng 2.10: Bảng tổng hợp chi phí NVLTT của các LSX thuộc ĐĐH 18 ĐVT: đồng TT LSX Nội dung Sản lƣợng Chi phí NVLTT Tổng cộng NVL chính NVL phụ 1 20/11-12 Ghế Vip 1.500 579.925.500 154.341.600 734.267.100 2 21/11-12 Gác Vip 2.000 306.452.000 88.905.590 395.357.590