D. Khả năng phát sinh sự cố, tình trạng khẩn cấp: Hệ số
H. Mức độ tiêu hao tài nguyên: hệ số
VII.2 KIẾN NGHỊ HỆ THỐNG QUẢN LÝ MÔI TRƯỜNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001 CHO NHAØ MÁY
VII.2.1 Tổ chức hệ thống quản lý mơi trường
VII.2.1.1 Sơ đồ tổ chức HTQLMT
Hình 7.2: Sơ đồ tổ chức HTQLMT ISO 14001:2004
Liên tục nâng cao
Xem xét lại quá trình quản lý Kế hoạch: - Những nhân tố thuộc phạm vi mơi trường - Những yêu cầu - Nhiệm vụ và mục đích chương trình quản lý mơi trường.
Chính sách mơi trường
Quản lý mơi truờng
Kiểm tra và điều chỉnh - Giám sát và đánh giá - Đánh giá sự tuân thủ - Hiệu chỉnh và ngăn chặn những việc sai nguyên tắc - Ghi lại - Giám sát HTQLMT Điều hành và hoạt động: - Xác định trách nhiệm khả năng - Huấn luyện nhận thức - Soạn tài liệu về hệ thống - Quản lý mơi truờng - Quản lý tài liệu - Quản lý hoạt động
- Chuẩn bị xử lý những tình trạng khẩn cấp.
Chuẩn bị thiết lập nhiệm vụ và mục tiêu của bộ phận cho phù hợp
Lên chương trình quản lý mơi trường dựa vào bảng điều kiện mục tiêu và nhiệm vụ (theo thứ tự ưu tiên và khơng ưu tiên)
Kiểm tra:
Bộ phận chịu trách nhiệm. Phương tiên và phương pháp Mục tiêu đạt được
Sự phân bố thời gian kiểm tra tiền trình
Xác nhận
Thảo luận:
Chú ý: Kiểm tra các dự án mới hay đã thay đổi và ghi vào những mục kiểm tra
Xác nhận
Thơng báo cho tất cả nhân viên sơ đồ tổ chức
Thúc đẩy hoật động tất cả các bộ phận và tồn thể nhân viên
Kiểm tra tiến độ mỗi tháng
Các phịng, ban trong Nhà máy Như trên Thực hiện Trưởng ban điều hành quản lý mơi trường Điều hành cao nhất HTQLMT Bộ phận thúc đẩy việc QLMT
H
ình 7.3 : Sơ đồ quản lý mơi trường cho tồn bộ nhà máy
1.Đang hồn thành từng bước 2.Tiếp tục kế hoạch
3.Chương trình cĩ thích hợp
Xác nhận
Báo cáo tiến trình tại cuộc họp được tổ chức bởi bộ phận thúc đẩy việc quản lý mơi trường
Thúc đẩy hoạt động tất cả các bộ phận và yịan thể nhân viên
Hiệu chỉnh
Như trên Yes
VII.2.1.3 Sơ đồ quản lý mơi trường trong một bộ phận
Chuẩn bị thiết lập nhiệm vụ và mục tiêu của bộ phận cho phù hợp
Lên chương trình quảnh lý mơi trường dựa vào bảng điều kiện mục tiêu và nhiệm vụ (theo thứ tự ưu tiên và khơng ưu tiên)
Kiểm tra:
1.Bộ phận chịu trách nhiệm 2.Phương tiện và phương pháp 3.Mục tiêu đạt được
4.Sự phân bố và thời gian kiểm tra tiến hành
5.Tạo và xem chương trình nếu cĩ
Xác nhận
Gởi bản photo đến bộ phận QLMT và các bộ phận khác
Thơng báo thúc đẩy hoạt động trong bộ phận
Kiểm tra tiến trình mỗi tháng
No Yes
Hình 7.4 : Sơ đồ quản lý mơi trường trong một bộ phận 1.Đang hồn thành từng bước 2.Tiếp tục kế hoạch 3.Chương trình cĩ thích hợp Xác nhận Hiệu chỉnh
VII.2.2 Mơ hình chương trình xây dựng HTQLMT cho nhà máy Sữa Cần Thơ Sơ đồ chương trình xây dựng HTQLMT theo tiêu chuẩn ISO 14001
Lãnh đạo đưa ra cam kết thực hiện
Lập nhĩm chuyên trách
Tìm hiểu yêu cầu của tiêu chuẩn
Tiến hành đánh giá mơi trường sơ bộ(EIA, ISO 14031)
Xác định các khía cạnh mơi truờng, mục tiêu, chỉ tiêu, chính sách mơi trường
Xây dựng chương trình quản lý mơi trường
Xác định cơ cấu trách nhiệm
Xây dựng hệ thống văn bản về HTQLMT
Thực hiện chương trình quản lý mơi trường
Nâng cao nhận thức về mơi truờng cho cơng nhân
Đánh giá nội bộ
Đánh giá của bên thứ 3
VII.2.2.1 Diễn giải các bước thực hiện
VII.2.2.1.1 Lãnh đạo cam kết thực hiện
Một hệ thống quản lý mơi truờng tốt phải dựa trên một chính sách mơi trường vững mạnh do người lãnh đạo cao nhất của tổ chức đưa ra và tiêu chuẩn ISO 14001 đã quy định người lãnh đạo cao nhất, chịu trách nhiệm viết chính sách cho mơi trường cho nhà máy như một lời cam kết.
Lãnh đạo ở đây được hiểu là lãnh đạo cao nhất của nhà máy. Tuy nhiên lãnh đạo cao nhất phải là người hoặc những người cĩ thẩm quyền về tài chính và các nguồn lực hỗ trợ để đạt được các mục tiêu của chính sách.
Chính sách mơi trường nhà máy phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
1. Phù hợp với điều kiện tự nhiên, hồn cảnh tác động mơi trường của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ của một tổ chức.
2. Cĩ cam kết cải tiến liên tục và ngăn ngừa ơ nhiễm
3. Cam kết tuân thủ các quy định và luật mơi trường và các yêu cầu khác mà nhà máy mơ tả.
4. Đưa ra một cơ câu để thiết lập và xem xét các mục tiêu và chỉ tiêu mơi trường. 5. Được lập thành văn bản, thực hiện và duy trì.
6. Được phổ biến cho tồn bộ cơng nhân viên. 7. Cĩ giá trị đối với cơng đồng xung quanh nhà máy
VII.2.2.1.2 Thành lập các nhĩm chuyên trách ISO
Để cĩ nhân lực thực hiện việc xây dựng hệ thống, nhà máy phải thành lập nhĩm mơi trường EST (Environmental Steering Team) là những người sẽ trực tiếp làm việc nhằm thúc đẩy quá trình xây dựng và thực hiện HTQLMT. Nhĩm này sẽ là đầu mối hoạt động, cĩ trách nhiệm thúc đẩy các thành viên khác trong nhà máy, hướng dẫn và giúp đỡ họ trong quá trình thực hiện.
Thơng thường, thành viên của nhĩm là trưởng các phịng ban của các lĩnh vực hoạt động khác nhau trong nhà máy nhưng số lượng khơng nên quá lớn. Đối với nhà máy thì chỉ cần 5 – 8 người, trong đĩ cần một nhĩm trưởng đại diện cho lãnh đạo nhà máy chuyên trách về HTQLMT được gọi là đại diện mơi trường (Environmental Management Representative EMR) cĩ trách nhiệm theo dõi, kiểm sốt việc xây dựng HTQLMT của nhà máy để kịp thời đưa ra các giải pháp phù hợp.
VII.2.2.1.3 Tìm hiểu yêu cầu tiêu chuẩn ISO 14001
Cán bộ nhân viên của tổ chức sẽ được đào tạo về “Nhận thức về các HTQLMT và ISO 14001” với một số nội dung như sau:
1. Giới thiệu hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000
2. Sự giống nhau cơ bản giữa ISO 9001:2000 và ISO 14001: 2004 3. Nội dung và yêu cầu của HTQLMT theo ISO 14001:2004 4. Hệ thống văn bản theo ISO 14001:2004
5. Hướng dẫn xây dựng chương trình cải thiện mơi trường cho nhà máy (các yêu cầu về pháp luật và các yêu cầu khác cĩ liên quan đến hoạt động của nhà máy)
VII.2.2.1.4 Tiến hành đánh giá mơi trường sơ bộ
Sau khi đã thành lập nhĩm chuyên trách các cơng việc quản lý mơi trường và cĩ được sự nhận thức về tiêu chuẩn ISO 14001, cơng việc đầu tiên của nhĩm là tiến hành đánh giá mơi trường sơ bộ cùng với chuyên gia tư vấn cơng việc đánh giá mơi trường gồm 2 nội dung chính:
1. Đánh giá hiện trạng mơi trường
2. Đánh giá hiện trạng hệ thống quản lý mơi trường Cơng việc này bao gồm một số hoạt động như:
Xác định dịng chất thải
Xác định các khía cạnh mơi trường
Xác định luật pháp về mơi trường và các yêu cầu khác cần tuân thủ
Xác định phương thức quản lý mơi trường hiện tại
Tất cả các cơng việc trên nhằm mục đích xác định hiện trạng mơi trường cũng như hiện trạng quản lý hệ thống mơi trường của nhà máy, từ đĩ đề ra những việc làm tiếp theo để xây dựng HTQLMT theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001.
VII.2.2.1.5 Mục tiêu và chỉ tiêu mơi trường, chính sách mơi trường
Xác định mục tiêu và chỉ tiêu.
Bước quan trọng tiếp theo là chuyển chính sách mơi trường và các khía cạnh mơi trường thành các chỉ tiêu và mục tiêu riêng biệt .
Mục tiêu và chỉ tiêu mơi trường được đặt ra nhằm biến định hướng thành hành động cụ thể. Mục tiêu và chỉ tiêu được đưa vào kết hoạch hoạt động của nhà
máy, tạo thuận lợi cho sự kết hợp việc quản lý mơi trường với các hoạt động sản xuất kinh doanh khác. Việc xác định các mục tiêu và chỉ tiêu thường địi hỏi phải đánh giá thơng tin. Ví dụ trong việc tiết giảm năng lượng, sau đĩ mới cĩ thể đưa ra các hành động cụ thể để thực hiện…
Trong việc xác định các mục tiêu và chỉ tiêu, nhà máy cần chú trọng tới các yếu tố sau:
Các yêu cầu về pháp luật và các yêu cầu khác nhà máy cần tuân thủ
Các khía cạnh mơi trường cĩ ý nghĩa như thế nào tới các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ và tổ chức của nhà máy
Các giải pháp cơng nghệ phù hợp
Khả năng tài chính, hoạt động, kinh doanh của nhà máy
Đặc biệt, cần lưu ý các mục tiêu và chỉ tiêu phải phản ánh được hoạt động thực tế của nhà máy và chỉ rõ kết quả đạt được sẽ là gì. Mục tiêu là mục đích chung về mơi trường, xuất phát từ chính sách mơi trường mà nhà máy tự đặt ra cho mình để đạt được. chỉ tiêu là yêu cầu thực hiện chi tiết, cĩ thể được lượng hố, xuất phát từ các mục tiêu và cần phải được đặt ra và đạt được để hồn thành mục tiêu đĩ.
VII.2.2.1.6 Xây dựng chương trình quản lý mơi trường
Nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đề ra, nhà máy cần đề ra chương trình quản lý mơi trường cụ thể để đạt đuợc cá mục tiêu, chỉ tiêu đĩ. Chương trình quản lý mơi trường cần liên quan trực tiếp đến các mục tiêu, chỉ tioêu của nhà máy. Bởi vậy, nĩ phải mơ tả cách thức biến đổi mong muốn này trhành hành động cụ thể để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đã đề ra.
Để đảm bảo chương trình quản lý mơi trường cần:
Chỉ định trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, cá nhân trong việc tiến hành các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu đề ra.
Xác định các phương tiện, cơng cụ, nguồn nhân lực cần thiết cũng như thời gian cụ thể để đạt được chúng.
Định rõ thời gian mà trong đĩ các mục tiêu, chỉ tiêu sẽ thực hiện theo kết hoạch.
Chương trình quản lý mơi trường khơng phải là chương trình cố định mà luơn thay đổi. Chương trình này sẽ phải thay đổi khi cĩ sự điều chỉnh của các mục tiêu,
chỉ tiêu mới, khi cĩ sự thay đổi về sản phẩm, cơng nghệ sản xuất, nguyên vật liệu sử dụng…
Chương trình quản lý mơi truờngcần được kết hợp với các kết hoạch kinh doanh, chiến lược phát triển và ngân sách hiện cĩ. Khi thay đổi dây chuyền sản xuất, nhà máy cần lưu tâm tới các vấn đề mơi trường liên quan.
VII.2.2.1.7 Xác định cơ cấu trách nhiệm
Để tiến hành cơng việc đã đề ra theo chương trình quản lý mơi trường, nhà máy cần xác định và để ra cơ cấu, trách nhiệm cụ thể cho từng người liên quan
Việc chỉ đại diện mơi trường (EMR) là một số các yêu cầu đầu tiên của tiêu chuẩn mà nhà máy bắt buộc phải tuân thủ. Đại diện mơi truờng cĩ trách nhiệm giúp lãnh đạo nhà máy trong việc xây dựng và thực thi hệ thống quản lý mơi truờng cĩ hiệu quả, thơng báo với lãnh đạo về tình hình hoạt động và cùng với những người khác trong nhà máy để điều chỉnh hệ thống quản lý mơi trường nếu cần thiết. Thực tế cho thấy người cĩ kiến thức về quản lý mơi trường là phải hiểu được việc quản lý dựa trên cách tiếp cận một cách hệ thống và cĩ khả năng làm việc với nhiều phịng ban chức năng trong nhà máy.
Để cho hệ thống quản lý mơi trường cĩ hiệu quả, vai trị và trách nhiệm của từng người trong nhà máy, sự cam kết của mọi người lại rất cần thiết.
Khơng cĩ định nghĩa cụ thể về cơp cấu trách nhiệm. Khái niệm này tuỳ thuộc vào tình hình của từng nhà máy cụ thể. Các yêu cầu liên quan đến cơ cấu và trách nhiệm trong ISO 14001:
Vai trị, trách nhiệm và quyền hạn phải được xác định rõ, lập thành tài liệu và được phổ biến trong tồn bộ tổ chức.
Ban giám đốc phải hỗ trợ các nguồn lực cần thiết để thực hiện và kiểm sốt HTQLMT.
Các nguồn lực bao gồm nhân lực, các kĩ năng đặc iệt, kĩ thuật và các nguồn tài chính.
Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định người đại diện, đứng đầu ban mơi trường để thiết lập, thực hiện duy trì HTQLMT.
Để xác định cơ cấu hợp lý cho việc quản lý mơi trường, nhà máy cần xem xét một số vấn đề sau:
Xem xét phạm vi của chương trình quản lý mơi trường nhằm xác định
Năng lực để vận hành chương trình quản lý mơi trường
Xác định người cần tham gia để hệ thống hoạt động hiệu quả
Xác định các nguồn lực cần thiết
Xem xét các tác động mơi trường đáng kể của nhà máy để các qua 1trình hoạt động cần thiết kiểm sốt.
Xét xem các hệ thống quản lý khác để biết vai trị và trách nhiệm của từng người trong các hệ thống đĩ và cĩ thể kết hợp với hệ thống quản lý mơi trường được khơng, nếu được thì như thế nào?
VII.2.2.1.8 Xây dựng hệ thống văn bản về hệ thống quản lý mơi trường
Nhằm đảm bảo hệ thống quản lý mơi trường được hiểu đầy đủ và được thực hiện như đã đề ra. Mọi người phải nắm được những thơng tin cần thiết trong quá trình làm việc. Hơn nữa, khơng chỉ đối với nhà máy mà cịn nhiều ở bên liên quan cần tìm hiểu hoạt động của HTQLMT của nhà máy như khách hang, cơ quan luật pháp, cộng đồng xung quanh…
Hệ thống văn bản, tài liệu của hệ thống quản lý mơi trường được xem xét những tài liệu giải thích về hoạt động của HTQLMT. Nĩ cũng cĩ thể được coi như những sơ đồ chỉ dẫn tới tồn bộ HTQLMT. Các tài liệu này cĩ thể được duy trì ở dạng điện tử hoặc giấy tờ, tuỳ thuộc vào nhà máy. Duy trì với dạng điện tử cĩ thể đem lại dễ cập nhật, kiểm tra được việc truy cập, tránh được việc sử dụng tài liệu đã lỗi thời.
Tài liệu cấp 1 - Sổ tay mơi trường
Sổ tay mơi trường được coi như là xương sống của HTQLMT của nhà máy. Nĩ kiểm sốt tất cả tài liệu khác và giúp chỉ ra các bên liên quanthấy rõ các nhà máy quản lý vần đề mơi trường của mình như thế nào? Sổ tay mơi trường bao gồm chính sách mơi trường các mục tiêu và cơ cấu tổ chức, chỉ ra các yêu cầu về tiêu chuẩn…
Tài liệu cấp 2 – Tài liệu về các thủ tục hoạt động của các phịng ban
Tài liệu thủ tục hoạt động về mơi trường bao gồm các thủ tục bắt buộc phải cĩ được nêu ra tại các yêu cầu khác nhau của tiêu chuẩn ISO 14001.
Tài liệu về kiểm sốt các quá trình hoạt động nhằm kiểm sốt các kía cạnh mơi trường, các hoạt động gây nên tác động đáng kể. Các nguồn tài liệu này chỉ rõ phải làm cái gì? Tại sao? Ai làm và làm khi nào? Ở đâu và làm như thế nào? Đối với các hoạt động cần kiểm sốt.
Tài liệu hướng dẫn cơng việc bao gồm các hướng dẩn cần thiết trong quá trình hoạt động liên quan đến vấn đề mơi trường. Nĩ chia các thủ tục, quy trình ra các phần liên biệt và chỉ dẫn từng bước cụ thể để tiến hành các quy trình đĩ.
Tài liệu cấp 3 - Hồ sơ mơi trường
Lưu giữ các kết quả, bảng biểu phát sinh trong quá trình vận hành của HTQLMT như hồ sơ về quan trắc dịng thải, hồ sơ đo đạt phát tán khí, hồ sơ đào tạo…
Để xây dựng hệ thống tài liệu, trước hết coi tài liệu là hệ thống của HTQLMT là một sơ đồ tồn cảnh về tồn bộ hệ thống được thực hiện, bởi vậy nên bắt đầu hình dung ra các khuơn khổ chung của hệ thống. Nhà máy cĩ thể bắt đầu cách xây dựng mục lục của sổ tay HTQLMT. Sau đĩ mơ tả chi tiết hơn về các thành phần khác nhau liên quan đến tiêu chuẩn ISO 14001.
Bên cạnh việc xây dựng HTQLMT bằng văn bản nhà máy cần tiến hành kiểm sốt tài liệu đĩ. Ví dụ cách thức kiểm sốt tài liệu: