D. Khả năng phát sinh sự cố, tình trạng khẩn cấp: Hệ số
VI.4 NHỮNG YÊU CẦU CẦN THIẾT CHO QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MƠI TRƯỜNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001 TẠ
H. Mức độ tiêu hao tài nguyên: hệ số
VI.4 NHỮNG YÊU CẦU CẦN THIẾT CHO QUÁ TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ MƠI TRƯỜNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001 TẠ
NHÀ MÁY SỮA CẦN THƠ
VI.4.1 Các yêu cầu về văn bản hố cho ISO 14001
VI.4.1.1 Lợi ích của hệ thống văn bản
Thiết lập hệ thống quản lý mơi trường (EMS) chính thức và văn bản hố.
Đảm bảo việc áp dụng nhất quán hệ thống quản lý mơi trường (EMS) trong tổ chức.
Bằng chứng cụ thể về sự cam kết của lãnh đạo.
Phát huy nổ lực trong vấn đề giao tiếp.
Giúp cho việc đào tạo các nhân viên hiện hữu và mới được dễ dàng.
Cung cấp cơ sở cho bên đánh giá thứ 3
VI.4.1.2 Nguyên tắc 6C của hệ thống văn bản hố
Nhất quán (Consistency)
Liên tục (Continuity)
Phù hợp (Conformity)
Rõ ràng (Clarity)
Chính xác (Cincise)
Tham khảo chéo (Cross – reference)
VI.4.1.3 Các nguyên tắc trong hệ thống văn bản
Ai?
Vấn đề gì?
Khi nào?
Ở đâu?
Như thế nào
VI.4.1.4 Những quy trình hướng dẫn cơng việc cần phải văn bản hố
Được quy định bởi hệ thống quản lý mơi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001
Các tác vụ và hoạt động lien quan đến vấn đề mơi trường quan trọng phải được tiến hành trong các điều kiện được kiểm sốt
Các quy trình được xây dựng để đảm bảo việc thực hiện các chính sách mơi trường, chương trình, chủ đích, mục tiêu mơi trường khơng bị sai lệch
Cách tiếp cận hệ thống quản lý mơi trường
VI.4.2 Vẽ lưu đồ các quy trình theo yêu cầu của ISO 14001
VI.4.2.1 Mục đích các quy trình
− Cung cấp một hình ảnh rõ rang hợp lý của quy trình
− Cung cấp các nền tảng để viết các quy trình của mơi trường − Làm sang tỏ các giao diện (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
− Nhận dạng các quy trình hoạt động cĩ liên quan với nhau, các hồ sơ được văn bản hố
VI.4.2.2 Lợi ích của việc vẽ lưu đồ
− Dễ theo dõi và kiểm tra quy trình − Xác định các tiềm năng để cải thiện
− Phân tích các thực hành hiện hành để kiển tra xem chúng cĩ đáp ứng yêu cầu hay khơng
− Hỗ trợ cho việc đào tạo
VI.4.3 Xây dựng các quy trình mơi trường
VI.4.3.1 Giới thiệu các quy trình mơi trường
− Tạo thành khối lượng tài liệu
− Mơ tả làm sao thực hiện các chính sách và mục tiêu
− Đảm bảo một tiến trình nhất quán, lập lại, cĩ hệ thống các hoạt động EMS − Thiết lập giao diện giữa các phịng ban
VI.4.3.2 Mục đích của các quy trình mơi trường
− Xác định mục đích và phạm vi hoạt động − Mơ tả phương pháp thực hiện
− Xác định trách nhiệm − Thiết lập các kiểm sốt
VI.4.3.3 Cách tiếp cận để viết quy trình: Cĩ 2 cách
• Cách tiếp cận theo các phịng ban
Một số các thủ tục mơ tả các hoạt động của một phịng ban. Thường được viết trong một phịng ban khơng cĩ nhiều giao diện.
Lợi ích:
Một bộ phận duy nhất các quy trình trong mỗi phịng ban
Kiểm sốt dễ dàng hơn
Được viết tronh thời gian ngắn hơn
Nhanh hơn dễ thích ứng cho một phịng ban
Bất lợi:
Khĩ khăn để tham khảo chéo cho bất kỳ điều khoản ISO nào
Các giao diện tẻ nhạt
Một số lượng tối thiểu các tiến trình được lập lại hoặc chức năng hệ thống khơng tránh khỏi.
• Cách tiếp cận theo chức năng:
Các quy trình được viết xung quanh mỗi yếu tố hoặc điều khoản của hệ thống. Thơng thường cần nhiều giao diện giữa hai hay nhiều phịng ban.
Lợi ích:
Trách nhiệm được hcỉ rõ
Tham khảo chéo về ISO 14001 dễ dàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giao diện giữa các phịng ban rõ ràng hơn
Bất lợi:
Khĩ kiểm sốt tài liệu
Nhiều phịng ban bị ảnh hưởng bởi một sự thay đổi
Tiến trình phê diệt trở nên phức tạp hơn
VI.4.3.4 Nội dung của các quy trình mơi trường
− Tên của quy trình
− Số danh mục các tài liệu
− Tình trạng sốt xét/ ngày thực hiện − Số trang − Người viết và chữ ký − Mục đích − Phạm vi − Các định nghĩa − Trách nhiệm − Quy trình − Đính kèm phục lục (nếu cần)
VI.4.3.5 Cơng tác chuẩn bị để viết một quy trình
− Xác định tiến hành sau cùng theo lưu đồ cơng việc hơp lý
− Quyết định xem ai, cái gì, khi nào và làm thế nào thực hiện từng cơng việc − Xác định các kiểm sốt cần thiết
− Nhận diện bất cứ biểu mẫu nào hoặc thiết bị đặc biệt cần thiết − Xác định mọi nhân viên liên quan
− Xác định mục đích, phạm vi
VI.4.4 Các hướng dẫn cơng việc
VI.4.4.1 Đặc tính các hướng dẫn cơng việc
− Mơ tả cách thực hiện các cơng việc chuyên biệt
− Giao diện đặc thù cho một người hay một nhĩm người − Xác định các bước tiến trình, phương pháp, thiết bị sử dụng − Phải dễ sử dụng
− Ngơn ngữ rõ ràng dễ hiểu
− Việc mơ tả cĩ thể dùng bản vẽ hình ảnh
VI.4.4.2 Hình dạng và cấu trúc của hướng dẫn cơng việc
− Khơng cĩ hình dạng và cấu trúc nhất định − Hình dạng lựa chọn phải dễ sử dụng − Thường ở dạng câu ngắn
− Phải tương thích với tổ chức − Phải được kiểm sốt
− Dễ sử dụng và truy cập để tham khảo
VI.4.4.3 Cơng tác chuẩn bị viết một hướng dẫn cơng việc
− Nhận diện mỗi cơng tác hoạt động đặc thù và chọn cái tên cơng việc − Thảo luận hướng dẫn cơng việc với nhân viên liên quan
− Xác định cơng tác từng bước một trên một lưu đồ đơn giản, xác định tất cả các điểm cần kiểm sốt
VI.4.5 Áp dụng EMS
VI.4.5.1 Tổng quan các thành phần chính cần cho việc chứng nhận ISO 14001
Hình 6.1: Các thành phần chính cần cho việc chứng nhận ISO 14001 VI.4.5.2 Cam kết lãnh đạo (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cơ bản để áp dụng thành cơng
Thực hiện cam kết
Cung cấp nguồn lực
VI.4.5.3 Hoạch định dự án
Phác thảo kết hoạch hành động
Liệt kê các bước phải theo
Ước lượng thời gian hồn tất
Thiết lập bổ nhiệm ban quản lý dự án Đánh giá các tác
động và luật lệ Đánh giá các tác
động và luật lệ Chính sách mơi trường Chính sách mơi
trường EMS, chủ đích mục tiêu EMS, chủ đích mục tiêu
Hệ thống tổ chức Hệ thống tổ chức
Các quy trình tối thiểu hố các tác động và các quy trình phù hợp với pháp luật
Các quy trình tối thiểu hố các tác động và các quy trình phù hợp với pháp luật Quy trình xử lý chất thải Quy trình xử lý chất thải Tiến trình/ quy trình phê diệt sử dụng hố chất Tiến trình/ quy trình phê diệt sử dụng hố chất Quy trình về trường hợp khẩn cấp Quy trình về trường hợp khẩn cấp Quy trình thơng tin Quy trình thơng tin
Đánh giá, giám sát, thử nghiệm, hồ sơ, và các quy trình kiểm sốt khác Đánh giá, giám sát, thử nghiệm, hồ sơ, và các quy trình kiểm sốt khác
Giám đốc dự án
Các thành viên của dự án
Trách nhiệm
Xúc tiến cuộc họp xây dựng kết hoạch đầu tiên
Ban lãnh đạo, giám đốc, các thành viên dự án
Chỉ định cơng tác
Sốt xét và cập nhật kết hoạch khi dự án phát triển
Xây dựng thời gian biểu để hồn tất tài liệu
Tiến hành cuộc họp ban điều hành theo kế hoạch
Xem xét tiến độ
Xem xét tài liệu
VI.4.5.4 Áp dụng EMS
Giao trách nhiệm và quyền hạn thích đáng
Giám đốc đốc các bộ phận và trưởng các phịng ban chịu trách nhiệm áp dụng EMS trong bộ phận mình
Cán bộ/ Cơng nhân viên ở mọi cấp, trong lĩnh vực cơng việc của mình cĩ trách nhiệm kiểm sốt các tác động mơi trường (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
VI.4.5.5 Những yêu cầu để xây dựng Hệ thống văn bản áp dụng thành cơng
Cam kết dài hạn, hậu thuẫn và tham gia của BLĐ tối cao
Hoạch định dự án thích hợp
Giao trách niệm và quyền hạn thích đáng
Phát triển các khả năng và cơ chế hỗ trợ cần thiết để đạt các chính sách, chủ đích và các mục tiêu mơi trường
Củng cố bằng cách đánh giá
Động viên khen thưởng và ghi nhận thành tích
Lưu giữ các hồ sơ mơi trường để chứng minh việc áp dụng và sự hoạt động của EMS
VI.4.5.6 Nâng cao nhận thức của nhân viên đào tạo
Đào tạo nhận htức về mơi trường
Các định nghĩa
Các vấn đề mơi trường
Những yêu cầu pháp lý
Tiến trình chứng nhận
Thuyết trình về việc áp dụng
Sổ tay mơi trường
Các quy trình mơi trường và các hướng dẫn cơng việc
Đào tạo ứng phĩ với trường hợp khẩn cấp
Các trường hợp khẩn cấp cĩ nguy cơ xảy ra
Đối phĩ với trường hợp khẩn cấp
Đánh giá mơi trường: phương pháp đánh giá
VI.4.5.7 Đánh giá thử (Pre – Certufication) và sốt xét
Sự đánh giá độc lập nhằm xác định
Sự phù hợp vĩi các qui định và ISO 14001
Việc áp dụng thích hợp
Xem xét của Ban lãnh đạo về EMS
CHƯƠNG VII: GIẢI PHÁP CHO QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG HỆ THƠNG QUẢN LÝ MƠI TRƯỜNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 14001