TT Loại tài liệu
Đvt Số
lượng Ghi chú I Dạng giấy
1 Bản đồ địa chính Tờ 210 Hiện trạng vùng
2 Sổ địa chính Quyển 85 Người SDĐ và tình trạngvề thửa đất
3 Sổ mục kê Quyển 21 Thông tin toàn bộ về thửa đất và các
công trình thủy lợi
4 Sổ cấp GCN Quyển 1 Tình hình cấp GCN
5 Sổ theo dõi BĐ Quyển 1 Tình hình ĐKBĐ về SDĐ
II Dạng số
1 Bản đồ địa chính File 160 4/9 phường, xã đã nghiệm thu năm
2016
4.3.3.4. Ứng dụng công nghệ tin học trong việc cung cấp thông tin, số liệu địa chính
Việc xây dựng một hệ thống thông tin minh bạch và cơ sở dữ liệu đầy đủ là điều kiện cần cho bất cứ hoạt động nào khi thực hiện nhiệm vụ tại chi nhánh VPĐKĐĐ. Ứng dụng tin học tại chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp đang từng bước được hoàn thiện. Thực chất đây là vấn đề hiện đại hóa hệ thống thu thập và cập nhật thông tin đất đai dưới dạng số, tổ chức hệ thống mạng máy tính để sử dụng, trao đổi, cập nhật và cung cấp thông tin. Để có thể xây dựng một cơ sở dữ liệu thông tin đất đai thống nhất, cần phải có hệ thống bản đồ địa chính chính quy và quy trình cập nhật thường xuyên các biến động về đất đai lên bản đồ địa chính.
Thông tin địa chính hiện nay được thu thập thông qua bản đồ địa chính, sổ sách địa chính và một số thông tin phụ khác từ hệ thống quản lý. Do hệ thống quản lý được phân cấp thành 2 cấp: cấp tỉnh (đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư tại Việt Nam và người nước ngoài) và cấp thành phố (đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư và người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam) nên vấn đề thống nhất cập nhật và cung cấp thông tin giữa 2 cấp quản lý là rất phức tạp.
Trên thực tế, chưa có được sự thống nhất về phương pháp quản lý và khai thác, phương pháp lưu trữ, cập nhật và chỉnh lý các thông tin khi có biến động về sử dụng đất, thửa đất. Hạn chế nhiều nhất trong khi hoạt động của các tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất là thông tin không thống nhất, thiếu chính xác thiếu sự phối hợp nhiệm vụ theo quy định giữa cơ quan thành phố và cán bộ địa chính cấp xã.
Thực tế, chưa có được sự thống nhất về phương pháp quản lý và khai thác, phương pháp lưu trữ, cập nhật và chỉnh lý các thông tin khi có biến động về sử dụng đất, thửa đất. Hạn chế nhiều nhất trong hoạt động của tổ chức đăng ký quyền sử dụng đất là thông tin không thống nhất, thiếu chính xác thiếu sự phối hợp nhiệm vụ theo quy định giữa cơ quan thành phố và cán bộ địa chính cấp xã, phường.
Những năm gần đây, mặc dù thành phố Tam Điệp đã và đang đầu tư thiết bị, công nghệ mới (bao gồm máy vi tính, hệ thống mạng internet,…) phục vụ cho công tác thu nhận, xử lý dữ liệu phục vụ cung cấp thông tin địa chính với. Tuy nhiên, việc khai thác, sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác cung cấp
thông tin còn nhiều hạn chế. Hơn nữa, vấn đề thu những loại phí khi cung cấp thông tin tại chi nhánh VPĐKĐĐcòn đang lúng túng trong khâu thực hiện.
Hình 4.4. Ứng dụng tin học cung cấp thông tin số liệu hồ sơ địa chính
Nguồn: Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp (2018) Trong giai đoạn 2014 - 2017, Chi nhánh VPĐKĐĐ đã cung cấp thông tin liên quan đến hồ sơ địa chính là 36 thông tin. Trong đó năm 2017là cao nhất: 11 thông tin hồ sơ địa chính được cung cấp và thấp nhất là năm 2014 với 6 thông tin hồ sơ địa chính được cung cấpNhưng do phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính còn chưa hoàn thiện, việc tra cứu còn gặp nhiều khó khăn.
4.4. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CỦA CHI NHÁNH VĂN PHÒNG ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ TAM ĐIỆP, NINH BÌNH KÝ ĐẤT ĐAI THÀNH PHỐ TAM ĐIỆP, NINH BÌNH
4.4.1. So sánh hoạt động của chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp, Ninh Bình giữa mô hình một cấp với mô hình hai cấp Ninh Bình giữa mô hình một cấp với mô hình hai cấp
4.4.1.1. So sánh hiệu quả về mặt thời gian
Văn phòng đăng ký đất đai theo mô hình 1 cấp đã khắc phục được nhược điểm về thời gian so với văn phòng đăng ký đất đai 2 cấp, ngoài ra, lượng hồ sơ bị trễ hẹn đã giảm dần cụ thể như sau:
Đối với trường hợp cấp Giấy chứng nhận lần đầu, giảm từ không quá 50 ngày xuống còn không quá 15 ngày làm việc.
Đối với trường hợp cấp Giấy chứng nhận khi được giao đất, được cho thuê đất, được cho thuê lại đất, được bố trí tái định, nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; cấp đổi Giấy chứng nhận mà có nhu cầu bổ sung chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc cấp lại Giấy chứng nhận bị mất, giảm từ không quá 30 ngày xuống còn không quá 10 ngày làm việc.
Đối với trường hợp cấp đổi Giấy chứng nhận không thuộc trường hợp trên giảm từ không quá 20 ngày xuống còn không quá 7 ngày làm việc.
4.4.1.2. So sánh hiệu quả về mặt quản lý hồ sơ
Việc quản lý hồ sơ tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất theo mô hình 1 cấp đã khắc phục được nhiều nhược điểm của mô hình cũ, hồ sơ sau khi được giải quyết sẽ được lưu trữ dưới 2 dạng là dạng số và dạng giấy, đảm bảo an toàn và dễ cập nhật, tìm kiếm.
4.4.1.3. So sánh về thủ tục hành chính
Hiện nay, trước khi chuẩn bị hồ sơ công dân có thể tìm hiểu về thủ tục và quy trình giải quyết công việc qua nhiều hình thức khác nhau. Những thông tin công dân có được khi tìm hiểu thủ tục, quy trình càng dễ tiếp cận, đầy đủ, dễ hiểu bao nhiêu thì việc chuẩn bị hồ sơ của công dân càng đầy đủ, chính xác và tiết kiệm thời gian bấy nhiêu.
Theo khảo sát ý kiến của người dân thì các thủ tục hành chính về đất đai đều được niên yết tại cơ quan, mọi công dân khi đến làm các thủ tục đều có thể tìm hiểu một cách dễ dàng và được tư vấn ngay tại Phòng 1 cửa tại UBND.
4.4.1.4. So sánh hiệu quả về ứng dụng công nghệ thông tin
Bên cạnh việc ứng dụng các phần mềm sử dụng cho công tác đo đạc hiện có, phần mềm ViLIS 2.0 Enterprise đã được thực hiện tại Văn phòng đăng ký một cấp và Chi nhánh phục vụ viết giấy chứng nhận và thực hiện đăng ký biến động đất đai. Đồng bộ hóa dữ liệu ViLIS của các Chi nhánh để thiết lập cơ sở dữ liệu tập trung toàn thành phố. Đây cũng là ưu điểm nổi trội của Văn phòng đăng ký đất đai một cấp so với mô hình 02 cấp trước đây. Trước khi thực hiện đăng ký đất đai theo mô hình một cấp, việc cập nhập dữ liệu và in giấy chứng nhận của các Văn phòng đều thực hiện thủ công trên phần mềm word.
Bên cạnh đó thì việc ứng dụng phần mềm “một cửa điện tử” cũng tạo được nhiều thuận lợi như việc quản lý đường đi và thời gian giả quyết hồ sơ cho công
dân chặt chẽ hơn, đi theo quy trình một cửa, việc luân chuyển, trao đổi hồ sơ cũng thuận tiện hơn.
4.4.2. Đánh giá của người dân về hoạt động chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp, Ninh Bình Tam Điệp, Ninh Bình
4.4.2.1. Mức độ công khai thủ tục hành chính
Một trong những nguyên tắc của cải cách thủ tục hành chính là việc công khai thủ tục hành chính. Thực hiện tốt nguyên tắc này làm góp phần không nhỏ vào việc tăng chất lượng, hiệu quả giao dịch và tạo lòng tin của người dân đối với cơ quan nhà nước. Trong tiến trình cải cách thủ tục hành chính đối với lĩnh vực đất đai thì giải quyết công khai, rõ ràng thủ tục hồ sơ là cơ sở đảm bảo cho chi nhánh VPĐK vận hành theo đúng quy trình. Trước hết là niêm yết công khai tại các phòng tiếp nhận hồ sơ những văn bản pháp quy, tài liệu giúp cho người sử dụng đất biết (loại giấy tờ của hồ sơ, lịch tiếp nhận các loại hồ sơ, trình tự thủ tục đăng ký…). Tại chi nhánh VPĐK của thành phố đã niêm yết cả bản hướng dẫn lập hồ sơ cho người đến giao dịch, thời hạn nhận kết quả, các khoản phí, lệ phí giao nộp,… Mức độ công khai thủ tục hành chính tại chi nhánh VPĐK thành phố Tam Điệp được thể hiện ở bảng 4.8:
Bảng 4.8. Mức độ công khai thủ tục hành chính tại chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp
STT Mức độ công khai thủ tục hành chính Số phiếu Tỷ lệ(%)
1 Công khai 79 87,7
2 Không công khai 11 12,3
Tổng phiếu điều tra 90 100
Nguồn: Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp (2018) Qua phỏng vấn người sử dụng đất đến giao dịch tại chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố, về việc tiếp nhận, hiểu rõ được nội dung, trình tự thủ tục hành chính về đất đai được đầy đủ công khai có 87,7% ý kiến cho rằng việc công khai các thủ tục là minh bạch, rõ ràng và thuận lợi để nắm bắt được và thực hiện. Còn 12,3% ý kiến cho rằng là không công khai. Ý kiến của bộ phận người dân cho rằng các thủ tục hành chính là không công khai đầy đủ một phần là do ít tiếp xúc với môi trường công sở nên khó nắm bắt, nhìn nhận các văn bản hướng dẫn, mặt khác cán bộ chuyên môn đôi khi còn thiếu sự nhiệt tình trong việc chỉ dẫn người
dân đến làm thủ tục, kéo theo hồ sơ bị trả về bổ sung nhiều lần vô tình đã tạo cho người dân thái độ thiếu hài lòng.
Kết quả trên cho thấy mô hình chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố đang hướng tới đơn giản hóa, công khai, minh bạch thủ tục hành chính nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, đẩy nhanh tiến độ triển khai hoà cùng công tác cải cách thủ tục hành chính của thành phố.
Bảng 4.9. Đánh giá về việc niêm yết công khai tại chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp
STT Tài liệu được niêm yết công khai Tổng số phiếu điều tra Số phiếu chấp thuận Tỷ lệ (%) 1 Lịch tiếp nhận hồ sơ 90 90 100
2 Loại hồ sơ thuộc thẩm quyền
tiếp nhận 90 0 0 3 Trình tự thủ tục đăng ký 90 90 100 4 Bản hướng dẫn lập hồ sơ 90 90 100 5 Thời hạn nhận kết quả 90 90 100 6 Các khoản phí, lệ phí phải nộp 90 90 100
7 Danh mục thông tin
đất đai cung cấp 90 0 0
Nguồn: Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp (2018) Những tài liệu tại chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố được người đến giao dịch cho là được niêm yết công khai là: Lịch tiếp nhận hồ sơ; trình tự, thủ tục đăng ký; bản hướng dẫn lập hồ sơ; thời hạn nhận kết quả; các khoản phí, lệ phí phải nộp. Còn lại: Loại hồ sơ thuộc thẩm quyền tiếp nhận; danh mục thông tin đất đai cung cấp được người giao dịch cho là không được niêm yết công khai. Lý do một phần là do ít tiếp xúc với môi trường công sở nên khó nắm bắt, nhìn nhận các văn bản hướng dẫn.
4.4.2.2.Thái độ phục vụ và mức độ hướng dẫn của cán bộ Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp
Theo cơ chế: “một cửa”, vấn đề thái độ và năng lực của cán bộ nói chung là yếu tố quan trọng trong công tác đăng ký quyền sử dụng đất, nó đặt ra như một yêu cầu tiên quyết đối với nhiệm vụ này, nhất là năng lực của bộ phận tiếp nhận hồ sơ. Văn phòng một cửa là nơi trực tiếp tiếp xúc hướng dẫn người dân thực
hiệc các thủ tục hành chính. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải là người có năng lực tổng hợp, nắm vững các chính sách pháp luật, nhạy bén và có trách nhiệm cao với công việc được đảm nhận. Thái độ của cán bộ và mức độ hướng dẫn của cán bộ được người dân hết sức quan tâm.
Bảng 4.10. Đánh giá về thái độ và mức độ hướng dẫn của chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp
STT Thái độ và mức độ tiếp nhận hồ sơ Số phiếu Tỷ lệ(%)
1 Tận tình chu đáo, hướng dẫn đầy đủ 84 93,3
2 Không tận tình chu đáo, được hướng
dẫn nhưng không đầy đủ 6 6,7
Tổng phiếu điều tra 90 100
Nguồn: Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp (2018) Các cán bộ, viên chức tại VPĐKQSDĐ của thành phố đạt trình độ đại học chiếm tỷ lệ cao (trong đó có 02 cán bộ trình độ thạc sỹ). Với trình độ hiện có, cán bộ quản lý cũng như cán bộ chuyên môn có nhận thức sâu và am hiểu pháp luật, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đang ngày càng được nâng cao từng bước. Vì thế, việc hướng dẫn, giải thích những yêu cầu có liên quan cho người dân đến giao dịch ngày càng có tính thuyết phục và dần làm người dân hài lòng.
Kết quả điều tra cho thấy có 93,3% ý kiến cho rằng, thái độ của cán bộ VPĐK khi tiếp và làm việc với người dân đến giao dịch là nhiệt tình, hướng dẫn đầy đủ, dễ thực hiện.Còn lại 6,7% cho ở mức không tận tình chu đáo, không được hướng dẫn đầy đủ, không đầy đủ với lý do họ không am hiểu về pháp luật và lý do làm người dân không hài lòng nhất là cơ quan nhà nước yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần và trả kết quả không đúng hẹn.
Từ những thực tế cho thấy: Để mô hình chi nhánhVPĐKĐĐ hoạt động có hiệu quả trước hết phải giải quyết tốt vấn đề về thẩm quyền và trách nhiệm đã được phân cấp. Đồng thời, cán bộ và công chức nhà nước phải có trách nhiệm và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ giỏi để đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ theo hướng chuyên nghiệp và cải cách.
4.4.2.3. Thời gian giải quyết thủ tục hành chính
Thời gian giải quyết các vấn đề khi đến giao dịch tại chi nhánh VPĐKĐĐ là quy định quan trọng trong cải cách thủ tục hành chính. Việc thực hiện thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch về đất đai theo quy trình đã được Luật đất đai quy định tạo thuận lợi cho người sử dụng đất. (Hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu
thực hiện thủ tục hành chính về đất đai nếu ở xã thì nộp hồ sơ tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ một cửa của UBND xã, người sử dụng đất trên địa bàn thành phố thì nộp hồ sơ tại chi nhánh VPĐKĐĐ). Hiện tại người sử dụng đất đến giao dịch chỉ nhận phiếu hẹn và trả kết quả, phần còn lại do cơ quan chuyên môn thực hiện. Do vậy áp lực cho cán bộ làm việc rất lớn do hồ sơ gửi đến chi nhánh VPĐKĐĐ nhiều và phải giao dịch đến từng hộ dân gây phiền hà và mất thời gian thời gian giải quyết hồ sơ kéo dài, thủ tục rườm rà.
Từ những thực tiễn tại địa bàn điều tra cho thấy trong quá trình giải quyết hồ sơ đăng ký QSDĐ đã và đang có những tiến bộ rõ rệt, tạo được lòng tin trong nhân dân. Tuy nhiên, vẫn có ý kiến phàn nàn của người dân về tiến độ giải quyết (mặc dù không nhiều) mà nguyên nhân là do công việc quá tải, thiếu nhận lực. Một số đơn vị xử lý công việc thiếu tập trung, sai sót hồ sơ phải đi làm lại gây lãng phí tiền và thời gian của nhà nước và của người dân; vai trò lãnh đạo điều hành, phối hợp của chi nhánh VPĐKĐĐ lúc đầu triển khai mô hình còn lúng túng. Sự phối hợp của chính quyền địa phương còn hạn chế, bị động làm ảnh hưởng đến quá trình giải quyết nhất là về thời gian, tiến độ.
Bảng 4.11. Đánh giá thời gian giải quyết hồ sơ chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp
STT Thời gian giải quyết hồ sơ Số phiếu Tỷ lệ(%)
1 Đúng hẹn 81 90
2 Không đúng hẹn 9 10
Tổng số phiếu điều tra 90 100
Nguồn: Chi nhánh VPĐKĐĐ thành phố Tam Điệp (2018) Từ những thực tiễn tại địa bàn điều tra cho thấy trong quá trình giải