6. Kết cấu của đề tài
1.2.3. Tầm quan trọng của lập dự toán tổng thể doanh nghiệp
a. Mục đích lập dự toán
Mục đích cơ bản của dự toán tổng thể doanh nghiệp là phục vụ cho việc hoạch định và kiểm tra hoạt động kinh doanh. Thông qua đó mà ngƣời quản lý đạt đƣợc mục tiêu của các tổ chức kinh doanh là tối đa hóa lợi nhuận.
Hoạch định:
Dự toán ngân sách buộc ngƣời quản lý phải dự tính những gì sẽ xảy ra trong tƣơng lai. Chẳng hạn nhƣ, thay vì chờ đợi việc bán hàng xảy ra, ngƣời quản lý cần biết trƣớc vấn đề, giải quyết vấn đề trƣớc khi có những biến cố xảy ra.
Kiểm tra
Kiểm tra là quá trình so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch và đánh giá việc thực hiện đó. Kiểm tra phụ thuộc vào kế hoạch, không có kế hoạch thì không có cơ sở để so sánh kết quả và đánh giá việc thực hiện. Nếu không kiểm tra, dự toán ngân sách sẽ không phát huy hết tác dụng vốn có của nó. Việc đánh giá các mục tiêu đề ra đƣợc cung cấp bởi các báo cáo thực hiện. Báo cáo thực hiện là tài liệu trình bày số liệu dự toán và kết quả thực hiện, so sánh để thấy đƣợc sự thay đổi giữa thực hiện và dự toán. Nếu sự thay đổi đó lớn, vƣợt quá mức cho phép, ngƣời quản lý sẽ điều tra nguyên nhân của sự thay đổi, thấy đƣợc những hoạt động đúng đắn cần phải phát huy và những hoạt động sai lầm cần loại bỏ.
Báo cáo thực hiện thông tin cho ngƣời quản lý thấy đƣợc những mặt hoạt động không xảy ra theo kế hoạch. Tuy nhiên trong nhiều trƣờng hợp, sai lầm nằm ngay trong dự toán, do dự toán không sát thực tế.
Tóm lại, so sánh kết quả thực hiện với dự toán ngân sách đƣợc xem là kỹ thuật kiểm soát trong quản lý. Ngƣời quản lý không chỉ biết dự tính cái gì mà còn phải biết những dự tính đó đƣợc hoàn thành nhƣ thế nào. Nếu kết quả xảy ra không theo dự tính, ngƣời quản lý phải có những biện pháp để điều chỉnh hoạt động ngày càng tốt hơn.
b. Vai trò
Dự toán là cơ sở định hƣớng và chỉ đạo mọi hoạt động kinh doanh cũng nhƣ phối hợp các chƣơng trình hành động ở các bộ phận, là cơ sở để kiểm tra
kiểm soát các nội dung chi phí cũng nhƣ nhiệm vụ từng bộ phận. Thực hiện chức năng này, kế toán quản trị phải tổ chức việc thu thập các thông tin cần thiết để lập dự toán gồm thông tin về tổ chức, về định mức, về chi phí tiêu chuẩn, các thông tin kế toán tài chính, thống kế cũng nhƣ kỹ thuật tính toán, ƣớc tính phục vụ cho việc lập dự toán ở doanh nghiệp. Qua các dự toán này, nhà quản trị dự tính đƣợc những gì sẽ xảy ra trong tƣơng lai, kể cả những điều bất lợi, thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình thực hiện dự toán. Các dự toán này đóng vai trò hạt nhân quan trọng trong việc thực hiện các chức năng hoạch định, kiểm tra, kiểm soát của quản trị. Thực hiện mục tiêu này, kế toán quản trị phải đảm bảo truyền đạt các thông tin dự toán và thông tin khác cho bộ phận liên quan trong nội bộ doanh nghiệp. Dự toán này phải đƣợc lập một cách toán diện, đầy đủ tất cả các bộ phận bao gồm cả dự toán tổng thể và dự toán đầu tƣ.
c. Sự hữu ích của công cụ lập dự toán
Trong các nghiên cứu trƣớc đây, sự hữu ích của công cụ lập dự toán đƣợc đo lƣờng thông qua nhận thức của ngƣời sử dụng, tức là nó đƣợc đo dựa trên cảm nhận của ngƣời đƣợc phỏng vấn về việc lập dự toán hỗ trợ trong hoạt động của mình (Chenhall và Langfield – Smith, 1998). Lợi ích dựa trên nhận thức trong những nghiên cứu này đƣợc đo lƣờng dựa trên thang đo Likert từ không có ích đến rất có ích. Kết quả các nghiên cứu này cho thấy rằng các công cụ KTQT truyền thống đƣợc nhận thức là đem lại nhiều lợi ích hơn các công cụ hiện đại ở Úc. Kết quả tƣơng tự nhƣ vậy trong một nghiên cứu của Joshi (2001) tại Ấn Độ.
Tuy nhiên, có một số nghiên cứu khác lại đƣa ra những kết luận khác về sự hữu ích của công cụ lập dự toán. Họ cho rằng việc lập dự toán có thể dẫn đến những hành vi bất thƣờng phục vụ cho lợi ích nhóm hoặc cá nhân, và tốn một lƣợng lớn thời gian quản lý. Ngoài ra, chúng còn cản trở doanh nghiệp về
sự linh động và thích nghi trong môi trƣờng ngày càng khó lƣờng, do đó không đồng bộ với yêu cầu cạnh tranh (Hope and Fraser, 2003)
Trong một cuộc khảo sát nghiên cứu về sự ích của việc lập dự toán ở Malaysia ( Nik Nazli Nik Ahmad và cộng sự, 2003), tác giả đã đƣa ra kết luận rằng nhiều công ty ở nƣớc này sử dụng nhóm công cụ lập dự toán. Nó là một phần quan trong trong khâu lập kế hoạch và kiểm soát. Theo nghiên cứu này thì dự toán sẽ trở nên không còn ý nghĩa quan trọng nữa khi doanh nghiệp ở trong môi trƣờng hoạt động có sự thay đổi nhanh chóng.