6. Tổng quan tài liệu nghiên cứ u
1.2.5. Đào tạo theo tiếp cận hệ thống
a. Đánh giá nhu cầu đào tạo
Nếu không có sự phân tích kỹ lưỡng về sự cần thiết phải tiến hành đào tạo hay không thì có khả năng không hiệu quả và lãng phí tiền bạc. Hơn nữa,
đào tạo không thích hợp cũng có thể gây nên thái độ tiêu cực ở người được
đào tạo và được tài trợ bởi tổ chức và làm giảm thiểu mong muốn được tham gia vào các chương trình đào tạo trong tương lai.
Cần phải đánh giá nhu cầu để loại trừ những chương trình đào tạo không thích hợp, để nhận biết những nhu cầu đào tạo thích hợp còn chưa được đáp
ứng và để xác định mục tiêu đào tạo cho các chương trình được vạch ra.
Xác định nhu cầu đào tạo là xác định khi nào, ở bộ phận nào cần phải
đào tạo, đào tạo kỹ năng nào, cho loại lao động nào, bao nhiều người.
Một lợi thế quan trọng được tạo ra trong giai đoạn đánh giá nhu cầu này là có được sự tiếp cận với một số lượng lớn giám sát viên và những học viên tiềm tàng nhờ đó tạo ra sự tham gia hợp tác sớm và có thể sẽ gia tăng mức độ
chấp nhận và cam kết đối với sản phẩm đào tạo cuối cùng.
Để xác định nhu cầu đào tạo đối với nhân viên hiện tại chúng ta cần xuất phát từ việc đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên như
sau:
• Đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên: Dựa vào những tiêu chuẩn mẫu được xây dựng trước nhà quản lý tiến hành kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên, từ đó phát hiện ra những vấn đề
trục trặc, thiếu sót và yếu kém của nhân viên trong khi thực hiện công việc. Qua đó nhà quản lý biết được những nhân viên nào đáp ứng được yêu cầu của công việc, và những ai còn thiếu sót cần phải đào tạo huấn luyện.
• Phân tích và đánh giá nguyên nhân sai sót của nhân viên: Không phải bất cứ trục trặc nào trong công việc cũng đều xuất phát từ nguyên nhân trình
độ tay nghề, nghĩa là từ nguyên nhân “chưa biết làm”, mà nhiều khi người nhân viên có đầy đủ kỹ năng để làm tốt điều đó nhưng đơn giản là họ “không muốn làm”.
Để xác định nguồn gốc của sai sót thì người phân tích cần trả lời được những câu hỏi sau: Nhân viên có biết họ cần phải làm gì và nhà quản trị mong
đợi gì ở họ không? Họ có làm được công việc đó nếu họ muốn hay không? Nhân viên có muốn làm và thực hiện tốt công việc đó hay không?
• Áp dụng các giải pháp nhằm khắc phục các nhân tố chủ quan: Đối với những nhân viên “không muốn làm”, nhu cầu đào tạo huấn luyện không đặt ra mà vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm ở đây là rà xét lại chính sách khen thưởng, kỷ luật và những chính sách thúc đẩy động cơ nhằm làm cho họ xuất hiện mong muốn làm việc. Đối với những người “không làm được” không nhất thiết là do họ không biết làm mà đôi khi do họ không hiểu biết được là họ cần phải làm gì, hoặc là do sự trục trặc trong tổ chức kỹ thuật của doanh nghiệp gây ra. Trong các trường hợp này doanh nghiệp cần nghiên cứu lại vấn
đề tổ chức lao động, phân công nhiệm vụ rõ ràng.
• Nhu cầu đào tạo thực tế: Đối với nhân viên “không biết làm” được xác định do thiếu kỹ năng và trình độ lúc đó mới đưa ra yêu cầu phải đào tạo. Tuy nhiên để đi đến quyết định đào tạo hay không doanh nghiệp cần dựa trên cơ sở cân nhắc, so sánh giữa lợi ích thu được nhờ khắc phục các trục trặc thông qua đào tạo so với công việc, thời gian và chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để đào tạo cho họ. Trong trường hợp xét thấy việc triển khai đào tạo là không hiệu quả doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp khác như bố trí lại công việc cho phù hợp với khả năng, trình độ hiện có của nhân viên hoặc cho thuyên chuyển và nghỉ việc.
Khi đào tạo được thiết kế cho nhân viên mới tuyển dụng, phương pháp sử dụng có thể khác biệt một ít. Đào tạo được thiết kế dựa trên cơ sở của phân
tích kỹ càng về nội dung công việc và các đặc điểm không có thật của người
được đào tạo. Nếu người được đào tạo chưa được tuyển dụng, thực sự là khó
để đánh giá mức độ kiến thức hiện tại của họ. Vì vậy các chuyên gia đào tạo phải hợp tác chặt chẽ với giới quản trị ngay sau khi thiết lập tiêu chuẩn lựa chọn và đánh giá nhân viên.
Ba cấp độ của đánh giá nhu cầu: Không xem xét đến phương pháp cụ
thể nào được sử dụng để đánh giá nhu cầu, bất kỳ nỗ lực đánh giá nhu cầu xuyên suốt nào phải chú tâm đến 3 lĩnh vực chính yếu: tổ chức, công việc và nhiệm vụ và cá nhân.
Phân tích tổ chức:Đánh giá nhu cầu ở mức độ tổ chức đòi hỏi sự đánh giá rộng lớn về hiệu quả của toàn tổ chức và các nhu cầu duy trì tổ chức. Ví dụ: Doanh nghiệp thiết kế lại công việc có thể dẫn tới nhu cầu về đào tạo; Doanh nghiệp thay đổi các qui trình đểđảm bảo sức khỏe và an toàn lao động cũng có thể dẫn tới việc phải đào tạo; Kế hoạch nhân sự chỉ ra khi nào doanh nghiệp cần tới các chương trình đào tạo để đảm bảo các nhu cầu tương lai của doanh nghiệp về nhân lực.
Phân tích công việc: Phân tích công việc sẽ xác định các kỹ năng và hành vi cần thiết cho nhân viên thực hiện tốt công việc. Phân tích công việc chú trọng xem nhân viên cần làm gì để thực hiện công việc tốt. Một vài cách tiếp cận cho phân tích công việc đã được trình bày kỹ ở chương phân tích công việc. Trong số các phương pháp thì “hồ sơ về công việc và phương pháp sự kiện điển hình” là đặc biệt hữu ích cho việc đánh giá nhu cầu đào tạo. Hồ
sơ công việc có thể xác định các phần việc cụ thể được thực hiện tại công việc, và phương pháp sự kiện điển hình hỗ trợ trong việc xác định những phần việc mà không được thực hiện một cách chính xác.
Phân tích nhân viên: Loại phân tích này chú trọng đến các năng lực và đặc tính cá nhân của nhân viên, được sử dụng để xác định ai là người cần
thiết được đào tạo và những kỹ năng, kiến thức cần thiết được lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo. Các chương trình đào tạo chỉ nên chú trọng
đến các đối tượng thật sự cần đào tạo. Phân tích nhân viên đòi hỏi phải đánh giá đúng khả năng của cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên. Người
đào tạo có thể lựa chọn cá nhân đểđào tạo dựa trên thành tích quá khứ của họ
hoặc lựa chọn một nhóm làm việc hoặc tất cả những người thực hiện công việc với một vị trí công việc cụ thể. Sau đó người đào tạo đánh giá hoặc ít nhất ước đoán mức độ kỹ năng và kiến thức của học viên được lựa chọn để đào tạo không quá đơn giản hoặc phức tạp.
b. Xác định mục tiêu và đối tượng đào tạo
- Xác định mục tiêu đào tạo
Mục tiêu đào tạo là cơ sở để xác định các chương trình, nội dung đào tạo, các hình thức tiến hành, thời gian và đối tượng tham dự các khóa đào tạo. Các mục tiêu gồm:
+ Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt là nhân viên nhận công việc mới hoặc chưa đáp ứng được yêu cầu công việc.
+ Cập nhật các kỹ năng, kiến thức cơ bản cho nhân viên, giúp họ có thể
áp dụng thành công những thay đổi của công nghệ, kỹ thuật trong doanh nghiệp.
+ Tránh tình trạng lỗi thời.
+ Hướng dẫn công việc cho nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng thích
ứng với môi trường làm việc tại doanh nghiệp.
+ Chuẩn bịđội ngũ quản lý, đội ngũ nhân viên kế cận. + Thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên.
- Xác định đối tượng đào tạo
Lựa chọn đối tượng phải căn cứ vào nhu cầu đào tạo và phải đánh giá chất lượng lao động hiện có, đánh giá việc thực hiện công việc của từng lao
động, qua đó xác định đối tượng đào tạo là những người chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc. Lựa chọn đối tượng phải đảm bảo tính công bằng và hiện quả, kịp thời đối với lao động, đối với yêu cầu công việc.
c. Xây dựng chương trình đào tạo
- Xác định nội dung chương trình đào tạo:
Căn cứ vào nhu cầu đào tạo, đối tượng đào tạo mà xây dựng nội dung chương trình đào tạo cho phù hợp. Trong một chương trình có thể áp dụng nhiều phương pháp đào tạo khác nhau cho những đối tượng khác nhau.
- Lựa chọn phương pháp đào tạo
+ Đào tạo trong công việc: Là phương pháp đào tạo cho người học trực tiếp tại nơi làm việc thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn của những người lành nghề hơn. Việc đào tạo thường được phân công theo kế
hoạch đào tạo giữa người hướng dẫn hoặc các nhân viên lành nghề có kỹ năng cao với những nhân viên có trình độ tay nghề thấp.
Nhóm này bao gồm các phương pháp đào tạo sau:
• Đào tạo theo chỉ dẫn công việc
• Đào tạo theo kiểu học nghề • Kèm cặp và chỉ dẫn
• Luân chuyên và thuyên chuyển công việc
+ Đào tạo ngoài công việc: là phương pháp đào tạo trong đó người học
được tách khỏi sự thực hiện các công việc
Nhóm này bao gồm các phương pháp đào tạo sau:
• Học tại các cơ sởđào tạo
• Đào tạo thông qua bài giảng, hội nghị, hội thảo
• Sử dụng các chương trình hóa với sự giúp đỡ của máy vi tính
• Đào tạo từ xa
• Mô hình hóa hình vi
• Đào tạo kỹ năng công văn giấy tờ
- Xác định ngân sách đào tạo: + Những chi phí vềđào tạo
• Tiền lương của những người quản lý trong thời gian họ quản lý bộ
phận học việc
• Tiền thù lao cho giáo viên hay những nhân viên đào tạo và bộ phận giúp việc của họ
• Chi phí bất biến và chi phí khả biến của một trung tâm đào tạo
• Chi phí cho dụng cụ giảng dạy
• Những khoản phải trả thù lao cho cố vấn, cho các tổ chức liên quan và bộ phận bên ngoài khác
d. Tổ chức thực hiện
Sau khi xây dựng được kế hoạch đào tạo và phát triển, việc tổ chức thực hiện kế hoạch này là rất quan trọng. Như đã phân tích, đào tạo và phát triển phải dựa trên những gì mà nhà quản lý muốn nhân viên của mình phải biết.
Để đào tạo có hiệu quả cần sự nỗ lực của cả hai bên, nhân viên phải quyết tâm nâng cao khả năng làm việc và nhà quản lý phải tạo điều kiện về
mặt thời gian và kinh phí để nhân viên nâng cao khả năng làm việc và phải kiểm soát được việc họđã áp dụng các kiến thức đã học được vào công việc.
Mọi quá trình đào tạo và phát triển dù diễn ra tại nơi làm việc hay ngoài nơi làm việc, đều là các quá trình giảng dạy và học tập. Do đó ở bất cứ
hình thức đào tạo nào, giáo viên cũng lưu ý các nguyên tắc cơ bản sau đây: + Nêu rõ lợi ích khóa học
+ Nội dung khóa học
+ Sự tham dự của học viên + Công nhận và khuyến khích + Cung cấp thông tin phản hồi + Nhắc lại
+ Nhiệt tình
e. Đánh giá chương trình đào tạo
- Đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo qua hai giai đoạn:
+ Giai đoạn 1: Học viên tiếp thu, học hỏi được gì sau khóa đào tạo? + Giai đoạn 2: Học viên áp dụng kiến thức, kỹ năng đã học hỏi vào trong thực tếđể thực hiện công việc như thế nào?
- Các phương pháp đánh giá hiệu quả chương trình đào tạo
+ Phân tích thực nghiệm: Chọn hai nhóm thực hiện, ghi lại kết quả thực hiện công việc của mỗi nhóm trước khi áp dụng chương trình đào tạo
+ Đánh giá sự thay đổi của học viên theo các tiêu thức: Phản ứng, học thuộc hành vi và mục tiêu
+ Đánh giá định lượng hiệu quả đào tạo: Đào tạo cũng là hình thức đầu tư, giống như khi đầu tư vào cải tiến, nâng cao trình độ trang bị kỹ thuật và mở rộng sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần tính toán đến hiệu quả của việc đầu tư.