6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.5 Hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu
Hình 1.5. Quy trình quản trị cung ứng NVL trong doanh nghiệp [2]
(Nguồn: GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân, TS.Nguyễn Xuân Minh, Th.s Kim Ngọc Đạt (2011), Quản trị cung ứng, NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh)
a. Hoạch định nhu cầu cung ứng nguyên vật liệu
Hoạch định nhu cầu cung ứng NVL là một phần quan trọng và là phần khởi đầu trong chuỗi cung ứng. Để có đƣợc các hoạt động liên tục của chuỗi cung ứng thì cần phải có một kế hoạch xuyên suốt quá trình hoạt động của chuỗi cung ứng. Dựa vào kế hoạch này, các bộ phận có liên quan trong chuỗi cung ứng cân đối nhu cầu NVL, KHSX sao cho tối ƣu với chi phí thấp nhất để SX sản phẩm với chất lƣợng cao và giao hàng đúng hạn cho khách hàng
Hoạch định nhu cầu cung ứng
nguyên vật liệu Quản trị cung ứng NVL Đánh giá hoạt động cung ứng NVL Tìm kiếm nhà cung ứng NVL Đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng NVL Thu mua, vận chuyển NVL Quản lý tồn kho nguyên vật liệu
Phƣơng pháp MRP (Material Reqirement Planning):
Hình 1.6. Luồng thông tin kiểm soát và hoạch định với MRP [3]
(Nguồn: Nguyễn Thanh Liêm, Nguyễn Quốc Tuấn, Nguyễn Hữu Hiễn, Quản trị sản xuất , NXB Tài Chính ,2011).
MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu NVL thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc.
MRP là một kỹ thuật ngƣợc chiều quy trình công nghệ để tính nhu cầu nguyên vật liệu. Phƣơng pháp này xác định số lƣợng, thời gian cần có các bộ
Kế hoạch kinh doanh
Dự báo
Điều kiện hiện thời
Kiểm tra sơ bộ NLSX
Các giao dịch tồn kho
Kế hoạch sản xuất
Dự thảo kế hoạch tiến độ sản xuất chính
Kế hoạch tiến độ sản xuất chính
Số liệu tồn kho và tình trạng dự kiến
MRP
Nhu cầu sản xuất nội bộ
Phản hồi từ nhà cung cấp
Đặt hàng Nhu cầu NVL mua
ngoài
Dữ liệu kỹ thuât
Hoạch định nhu cầu năng lực
Kế hoạch sản xuất chi tiết
Kiểm soát các hoạt động sản xuất và tình trạng hiện
phận, chi tiết và thời gian cần đặt hàng để chúng sẵn sàng khi cần đến.
Mục đích của việc hoạch định cung ứng NVL là nhằm xây dựng một quy chế đồng bộ về việc cung ứng NVL đảm bảo toàn bộ việc cung ứng NVL đƣợc thực hiện gắn liền với lợi ích cao nhất của công ty.
Lập ế oạ : là một phần quan trọng và là phần khởi đầu trong hoạt động cung ứng. Lƣợng NVL đầu vào cần cung ứng, dựa trên nhu cầu SX của bộ phận lập kế hoạch. Nhu cầu cung ứng NVL xuất phát từ KHSX.
Việc xác định cụ thể từng loại NVL để giúp quá trình lựa NCU, phƣơng thức cung ứng nhằm đáp ứng đúng nhu cầu SXKD của DN.
Cần phân biệt rõ lƣợng NVL cần dùng và lƣợng NVL cần cung ứng. Lƣợng hàng hóa NVL cần cung ứng bao gồm lƣợng cần dùng để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất khối lƣợng sản phẩm theo yêu cầu thị trƣờng và lƣợng cần dự trữ cuối kỳ. Lƣợng hàng hóa NVL vật tƣ cần cung ứng đƣợc xác định theo công thức sau:
Vcm = Vcd + (Vd2 - Vd1)
Trong đó:
Vcm : Lƣợng hàng hoá vật tƣ thực cung ứng vào trong toàn bộ kỳ sản xuất kinh doanh.
Vcd : Lƣợng hàng hóa NVL cần dùng trong toàn bộ kỳ SXKD Vd1 : Lƣợng dự trữ hàng hóa vật tƣ đầu kỳ.
Vd2 : Lƣợng dự trữ hàng hóa vật tƣ cuối kỳ.
Việc xác định nhu cầu cung ứng NVL sẽ giúp DN có đƣợc lƣợng hàng tối ƣu mà DN cần, từ đó mới có thể tìm và lựa chọn NCU phù hợp.
Dự báo n u ầu: Dự báo nhu cầu NVL có vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng khi DN chƣa có đƣợc số liệu chính xác về KHSX, giúp lập đƣợc kế hoạch cung ứng NVL và tính toán đƣợc lƣợng dự trữ NVL cần thiết từ đó giảm đƣợc chi phí cho hoạt động cung ứng. Dự báo thƣờng dựa trên dữ liệu lịch sử đơn hàng của khách hàng hoặc thông qua dịch vụ của các
công ty nghiên cứu thị trƣờng. Doanh nghiệp có thể vận dụng kỹ thuật dự báo định tính hoặc định lƣợng trong công tác dự báo của mình. Để có thể chọn lựa phƣơng pháp dự báo phù hợp và chính xác nhất.
Các nguồn thông tin cho dự báo:
- Nguồn thông tin sơ cấp. - Nguồn thông tin thứ cấp.
Địn mứ sử ụng NVL: là lƣợng hao phí NVL cần thiết cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lƣợng quy dịnh, trong các điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch.
Công thức chung để biểu diễn thành phần mức sử dụng NVL là:
M = P + H
Trong đó:
M: Mức sử dụng NVL
P: Trọng lƣợng tịnh của sản phẩm
H: Các hao phí liên quan đến điều kiện sản xuất ra sản phẩm.
[2] (Quản trị cung ứng, GS.TS. Đoàn Thị Hồng Vân, TS. Nguyễn Xuân Minh, Th.S. Kim Ngọc Đạt (2011), NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh)
Xá địn n u ầu NVL: Xác định nhu cầu NVL là quá trình xác định chính xác nhu cầu NVL cho sản xuất sản phẩm, nhu cầu vật tƣ cho dự trữ, nhu cầu vật tƣ cho các hoạt động khác,…. Để xác định đƣợc nhu cầu, công ty cần phải thu thập dữ liệu, phân tích những dữ liệu đó. Mỗi khâu trong chuỗi cung ứng cần phải có dự báo trƣớc về nhu cầu tƣơng lai và kế hoạch của khâu này sẽ là dữ liệu cho các khâu tiếp theo của chuỗi để lập kế hoạch cho bộ phận của mình.
Ta có công thức chung nhƣ sau [2]:
N = Q x M
Trong đó:
Q: số sản phẩm sản xuất trong kỳ kế hoạch
M: mức sử dụng NVL để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm
b. Tìm kiếm nhà cung ứng
Có nhiều nguồn thông tin để tìm kiếm những nguồn cung ứng, chẳng hạn qua các trang vàng, danh mục điện thoại, các trang điện tử, qua các cuộc hội chợ triển lãm mà các nhà cung cấp cần vận dụng một cách sáng tạo nguyên tắc“không nên chỉ có một nhà cung cấp”.
Xét về mặt hình thức thì có hai loại nhà cung cấp chủ yếu là nhà cung cấp đã có sẵn trên thị trƣờng và nhà cung cấp mới xuất hiện.
Đối với DN những nhà cung cấp cũ đã quen thuộc, hai bên đều đã hợp tác ổn định và am hiểu về nhau. Vì vậy DN có lợi thế là lựa chọn chắc chắn, ít rủi ro nhƣng cũng có nhƣợc điểm là ít có sự thay đổi về phƣơng thức, chất lƣợng NVL hoặc sự thay đổi chƣa đủ độ cần thiết.
Những NCU mới xuất hiện thƣờng tự tìm đến và giới thiệu, xin đƣợc cấp hàng hóa mà DN có yêu cầu, DN cũng có thể tìm kiếm những ngƣời cấp hàng mới qua các tài liệu nhƣ tạp chí kinh tế, ấn phẩm quản cáo, gọi thầu,…
Phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng để tìm kiếm NCU: Để tìm kiếm NCU thì các DN thƣờng thu thập các thông tin về các NCU trên thị trƣờng.
Sau khi thu thập thông tin về các nguồn cung ứng tiềm năng, quản lý mua hàng phải bắt đầu sàng lọc thông qua và củng cố thông tin.
Thông tin chính là “nguồn dinh dƣỡng” cho hệ thống chuỗi cung ứng trong công ty. Nếu thông tin chuẩn xác, hệ thống chuỗi cung ứng sẽ đem lại những kết quả chuẩn xác. Ngƣợc lại, nếu thông tin không chính xác, hệ thống chuỗi cung ứng sẽ không thể phát huy tác dụng. Vì thế rất cần thiết để thông tin lƣu thông trong toàn chuỗi.
c. Đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng NVL
Đánh giá khả năng thực hiện của các nhà cung ứng, theo dõi quá trình thực hiện đơn đặt hàng của các nhà cung ứng nhằm tìm ra ƣu, nhƣợc điểm của từng NCU. Hầu hết các tổ chức đều đánh giá các nhà cung ứng của họ để đảm
bảo rằng họ tiếp tục cung cấp dịch vụ làm thỏa mãn mình. Hoạt động này đƣợc gọi là đánh giá các nhà cung ứng. [11] Van Weele, A., Rozemeijer, A., & Rietveld, G. (n.d.). Professionalising purchasing in organisations: towards a purchasing development model [pdf].
Đánh giá nhà cung ứng là nhằm đo lƣờng khả năng của nhà cung ứng có đáp ứng đƣợc các yêu cầu của công ty mua hay không trên cơ sở đó để lựa chọn đƣợc NCU tiềm năng.
Lựa chọn nhà cung ứng là một hoạt động diễn ra liên tục để xác định những khả năng cung ứng cần thiết để thực hiện kế hoạch và vận hành mô hình kinh doanh của công ty. Đây là hoạt động có tầm quan trọng đặc biệt liên quan đến lựa chọn của năng lực NCU: Mức phục vụ, thời gian giao hàng đúng thời hạn, hoạt động hỗ trợ kỹ thuật.
Khi lựa chọn nhà cung cấp phải dựa trên các tiêu chuẩn chọn lựa. Tiêu chuẩn chọn lựa nhà cung ứng có thể bao gồm:Chất lƣợng, giá cả, thời hạn giao hàng, phƣơng thức thanh toán, vận chuyển…
Một số tiêu chuẩn khác nhƣ: Khả năng kỹ thuật của nhà cung ứng, dịch vụ sau bán hàng, khả năng sản xuất và khả năng tài chính của nhà cung ứng.
Qua phân tích các nhân tố ảnh hƣởng đến cung ứng, so sánh và cân nhắc giữa những NCU cũ và mới, DN có thể tiến hành lựa chọn NCU cho mình, tuy nhiên cần lƣu ý nếu lựa chọn NCU quá ít thì cần khả năng cung cấp của mỗi NCU là lớn và các hạn chế rủi ro. Ngƣợc lại, nếu chọn quá nhiều NCU cho mình thì có thể tránh rủi ro, ép giá nhƣng lại có hạn chế là không đƣợc giảm giá, khó trở thành bạn hàng truyền thống.
Quy trình lựa chọn NCU sẽ đƣợc thực hiện ngay khi xác định đƣợc nhu cầu NVL cần mua, thƣờng trải qua bốn bƣớc cơ bản sau:
Hình 1.7. Bốn giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp [2]
Nguồn: Quản trị cung ứng, GS.TS. Đoàn Thị Hồng Vân, TS. Nguyễn Xuân Minh, Th.s Kim Ngọc Đạt (2011), NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh.
Giai đoạn khảo sát:
Thu thập thông tin về các NCU, xem lại hồ sơ lƣu trữ về các NCU.
Các thông tin trên báo, tạp chí, Internet, các trung tâm thông tin,..
Các thông tin có đƣợc qua các cuộc điều tra, phỏng vấn các NCU, ngƣời sử dụng NVL.
Xin ý kiến các chuyên gia,…
Giai đoạn lựa chọn:
Trên cơ sở những thông tin thu thập đƣợc, tiến hàng:
Xử lý, phân tích, đánh giá ƣu, nhƣợc điểm của từng NCU.
So sánh với tiêu chuẩn đặt ra những NCU đạt yêu cầu.
Đến thăm các NCU, thẩm định lại những thông tin thu thập đƣợc.
Giai đoạn đàm phán (thương lượng), ký kết hợp đồng:
Thống nhất tiêu chuẩn kỹ thuật các sản phẩm (độ dung sai sản phẩm, độ bền và phƣơng tiện kiểm tra).
Xác định giá cả, với những điều khoản xét lại giá cả khi giao hàng theo thời hạn nhƣ kiểm tra lại khi có biến động giá NVL, trị giá đồng tiền.
GIAI ĐOẠN KHẢO SÁT GIAI ĐOẠN LỰA CHỌN GIAI ĐOẠN ĐÀM PHÁN GIAI ĐOẠN THỬ NGHIỆM
Đạt yêu cầu Quan hệ lâu dài
Xác định hình thức trả tiền (nhƣ trả tiền mặt với sự giảm giá, trả vào ngày cuối tháng...).
Xác định điều kiện giao hàng
Thời hạn giao hàng và hình phạt khi giao hàng chậm.
Trách nhiệm của nhà cung cấp nếu sản phẩm không đạt yêu cầu
Hình phạt khi nhà cung cấp vi phạm hợp đồng.
Sau khi đã thoả thuận các điều kiện trong thƣơng lƣợng, nếu chấp nhận DN tiến hành ký hợp đồng với các NCU đã lựa chọn.
Giai đoạn thử nghiệm: Sau khi hợp đồng cung ứng đƣợc ký kết thì cần tiến hành theo dõi, đánh giá lại NCU đã chọn.
Nếu đạt yêu cầu thì đặt quan hệ hợp tác lâu dài.
Nếu thực sự không đạt yêu cầu thì chọn NCU khác.
d. Thu mua, vận chuyển nguyên vật liệu:
Thu mua
Dòng nguyên vật liệu đi vào tổ chức thƣờng đƣợc bắt đầu khi bộ phận phụ trách thu mua gởi một đơn mua hàng đến cho NCU. Điều này nghĩa rằng bộ phận phụ trách thu mua sẽ tìm NCU thích hợp, thƣơng lƣợng (đàm phán) về các nội dung và điều kiện mua hàng cũng nhƣ thanh toán, tổ chức việc phân phối, sắp xếp bảo hiểm và thanh toán và thực hiện tất cả các họat động cần thiết nhằm mua NVL cho tổ chức.
Trong nội dung này, DN sẽ phải tổ chức lựa chọn NCU ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện, nhập kho, bảo quản và cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu dựa trên cơ sở nhu cầu các nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, dịch vụ,… đã đƣợc xác định. Hợp đồng phải thể hiện tính chủ động trong cung ứng NVL và đảm bảo lợi ích hợp lý của cả hai bên cung ứng bán. Hợp đồng phải đƣợc ký kết trên cơ sở các quy định của pháp luật (pháp lệnh về hợp đồng kinh tế, luật dân sự, luật thƣơng mại...).
cung cấp nguyên liệu phục vụ cho nhà máy sản xuất. Việc xác định đúng thời gian đặt hàng và lƣợng đặt hàng nhằm đảm bảo cho hàng về kho đúng lúc đúng thời điểm, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn đồng thời giảm chi phí lƣu kho, chọn lựa nhà cung ứng NVL thích hợp và đồng thời thực hiện hoạt động mua hàng để phục vụ cho sản xuất.
Để có thể phát huy đƣợc cấc điểm mạnh của những mối quan hệ hợp tác thì cần thực hiện quản lý các NCU. Ngƣời mua sẽ nêu rõ những trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của các NCU. Nếu các NCU thực hiện tốt thì họ tiếp tục là các NCU chiến lƣợc, đƣợc hƣởng các ƣu đãi, ngƣợc lại họ sẽ bị loại khỏi danh sách các NCU tiềm năng.
Vận uyển:
NVL sau khi mua sẽ đƣợc vận chuyển từ NCU đến DN hoặc sản phẩm hoàn thành từ DN đến với khách hàng. Các nhân tố ảnh hƣởng đến quyết định vận chuyển là khối lƣợng, quãng đƣờng và đặc điểm đối tƣợng vận chuyển.
Có thể phân hoạt động vận tải của DN thành vận chuyển bên trong và vận chuyển bên ngoài. Ở một số công ty việc này thƣờng do bộ phận logistics thực hiện hoặc đôi khi đƣợc thực hiện bởi bên thứ 3 khi công ty không có đủ nhân lực và khả năng tài chính để đảm đƣơng công việc trong lĩnh vực này. Với các DN sản xuất vận chuyển bên ngoài bao gồm vận chuyển NVL từ nơi mua đến kho của DN và vận chuyển thành phẩm từ kho của DN đến nơi bán hàng,…Đây là yếu tố mà nhiều ngƣời hay gọi là “hậu cần”.
Vận chuyển có vai trò quan trọng trong hoạt động cung ứng và vai trò này sẽ ngày càng tăng thêm, bởi chi phí cho vận chuyển chiếm tỷ trọng ngày càng lớn trong tổng chi phí để mua NVL. Do đó, vận chuyển sẽ có ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động kinh doanh và khả năng cạnh tranh của tổ chức trên thƣơng trƣờng.
Trong nội địa, phổ biến có 3 điều kiện sau:
bán chịu rủi ro và phí tổn để mang hàng hóa đến địa điểm quy định. Trong điều kiện này, ngƣời bán chỉ định phƣơng tiện vận tải và trả cƣớc vận tải tới nơi đến.
(2) Ngƣời bán giao hàng cho ngƣời mua ngay tại cơ sở ngƣời bán. Trong điều kiện này, ngƣời mua tự đứng ra chỉ định phƣơng tiện vận tải, trả cƣớc vận tải và chịu mọi rủi ro.
(3) Ngƣời bán giao hàng cho ngƣời mua ngay tại cơ sở của ngƣời bán, nhƣng ngƣời bán đứng ra thuê phƣơng tiện vận tải và trả cƣớc; rủi ro dọc đƣờng do ngƣời mua chịu. Mỗi điều kiện giao hàng điều có những ƣu nhƣợc điểm của riêng nó, cần căn cứ vào điều kiện cụ thể để lựa chọn.
Có hai trƣờng hợp là tự vận chuyển và thuê ngoài vận chuyển. Các nhân tố cần xem xét khi lựa chọn tự vận chuyển hay thuê ngoài vận chuyển: Chi phí vận hành, chi phí vốn, kiểm soát, tính linh hoạt, quản lý…Nhìn chung, các DN có một xu hƣớng sử dụng thuê ngoài vận chuyển. Nhiều DN cố gắng