6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.5. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THU MUA VÀ VẬN
CHUYỂN NGUYÊN VẬT LIỆU
3.5.1 Mụ đí
Đảm bảo công tác cung ứng NVL đủ số lƣợng, kịp thời, chất lƣợng theo đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu của Công ty. Hoàn thiện công tác thƣơng lƣợng, mua hàng đƣợc giá cả tốt để tiết kiệm chi phí.
Hoạt động vận chuyển NVL đảm đúng thời gian, đảm bảo chất lƣợng vận chuyển với chi phí vận chuyển phù hợp với giá cả thị trƣờng.
3.5.2. Nộ ung
- Tác giả đề xuất quy trình để bộ phận cung ứng hoàn thiện kỹ năng khi tiến hành thƣơng lƣợng đặt hàng, đảm bảo công tác mua hàng phù hợp với giá mặt bằng thị trƣờng, tiết kiệm chi phí trong việc cung ứng NVL đầu vào, phù hợp với điều kiện tài chính của công ty.
- Thiết lập bảng thu thập thông tin, đánh giá chất lƣợng dịch vụ đơn vị vận chuyển. Thƣơng lƣợng với đối tác vận chuyển, hoạch định chiến lƣợc vận chuyển để đạt đƣợc sự cân đối giữ chi phí và chất lƣợng dịch vụ.
3.5.3 Cá t ứ t ự ện
Giải pháp đặt ra, trƣớc hết Công ty cần đa dạng hóa NCU nhằm giảm thiểu rủi ro khi có NCU gặp sự cố rủi ro thì công ty có NCU mới dự phòng để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng NVL kịp thời, không làm ngƣng trệ sản xuất do thiếu hụt NVL.
Thứ hai, công ty có kế hoạch mua hàng dài hạn theo năm, theo quý cần cung cấp thông tin cho NCU để NCU ổn định giá cả và chuẩn bị nguồn NVL đáp ứng nhu cầu của công ty kịp thời.
Thứ ba, bộ phận cung ứng phải cải tiến cách thức lựa chọn NCU cũ và mới nhằm tạo ra sự cạnh tranh giữa các NCU để có đƣợc bảng báo giá tốt nhất cho công ty.
Thứ tƣ, cần đào tạo và bổ sung kỹ năng cho đội ngũ nhân lực. Đối với công tác thƣơng lƣợng và đặt hàng, con ngƣời đóng một vai trò rất quan trọng. Công ty có thể lựa chọn và gởi một số nhân viên tham gia các khóa đào tạo phát triển kỹ năng thƣơng lƣợng và đàm phán.
Hiện tại, đối với công tác vận chuyển NVL hầu hết Công ty thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài công ty, tuy nhiên công tác theo dõi tiến độ giao nhận hàng của đơn vị vận tải bộ phận cung ứng chƣa có đánh giá đầy đủ về chất lƣợng dịch vụ của đơn vị vận tải.
Để nâng cao chất lƣợng tác giả đề xuất mẫu đánh giá nhƣ sau:
Bảng 3.5. Bảng thu thập thông tin, đánh giá chất lượng dịch vụ đơn vị vận chuyển
STT Đơn vị vận tả Số ợp đồng Số lô hàng T ự tế g o àng T á độ p ụ vụ Đán giá Đúng ạn Đủ hàng Tình trạng hàng hóa Tốt C ƣ tốt 1 2 ....
Việc đánh giá này nên tiến hành vào cuối mỗi lô hàng và làm căn cứ để xác định trách nhiệm của mỗi bên.
Trong công tác mua hàng, công tác thƣơng lƣợng hợp đồng rất quan trọng. Tác giả đề xuất quy trình thƣơng lƣợng để nhân viên chuẩn bị các điều kiện trƣớc khi tiến hành thƣơng lƣợng và đặt hàng nhƣ sau:
Hình 3.5. Quy trình thực hiện thương lượng
Bên cạnh việc tập trung vào những lợi ích trong của thƣơng lƣợng về đơn giá, bộ phận cung ứng NVL có thể lƣu ý thêm việc tăng giá trị cho công ty bằng các lợi ích khác nhƣ việc làm mẫu miễn phí hay đàm phán việc giao hàng tận nơi. Đây chính là những lợi ích mà các NCU có thể gia tăng lên mà không phải giảm trực tiếp trên giá bán. Sau khi làm tốt công tác thƣơng lƣợng thì cần cho các đơn vị phòng ban biết những lợi ích mà bộ phận cung ứng NVL đã thực hiện đƣợc bằng cách cải thiện truyền thống nhƣ định kỳ cập nhật trong các cuộc họp của công ty về kết quả tiết kiệm, những sáng kiến, những sản phẩm mới mà NCU mang lại cho công ty thông qua các cuộc họp của các bộ phận phòng ban.
Định kỳ trao đổi thông tin với các nhà sản xuất về tình hình thị trƣờng, phản hồi kịp thời chất lƣợng NVL, chính sách về giá của các NCU khác trên thị trƣờng để có thể đàm phán tiếp hay xem xét và quyết định có tiếp tục duy trì các NCU này hay lựa chọn NCU khác.
Cần ổn định nguồn cung hiện có, nắm rõ kế hoạch sản xuất của các NCU, phối hợp về kế hoạch sản xuất và kế hoạch đặt hàng, thực hiện việc giám sát thực hiện hợp đồng.
Ngoài những tiêu chí đánh giá, lựa chọn NCU để mua hàng nêu trên thì công ty cũng nên xem xét thêm các tiêu chí khác cũng không kém phần quan trọng trong việc theo dõi, đo lƣờng hiệu quả hoạt động mua hàng nhƣ: Gửi chứng từ chính xác, thông báo kịp thời tình trạng lô hàng, đáp ứng đúng quy cách sản phẩm, tỉ lệ hàng bị lỗi, giải quyết vấn đề và trả lời có thiện chí...
Trong giải pháp này, tác giả cũng đề xuất giải pháp thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế trong công tác quản lý và cung ứng NVL. Công ty cần giữ các mối quan hệ hợp tác kinh tế, kỹ thuật trong công tác quản lý và cung ứng NVL với các đối tác cung ứng NVL cho công ty một cách thƣờng xuyên để từ đó tiến hành trao đổi thông tin, ký kết các hợp đồng kinh tế. Dựa vào các mối quan hệ kinh tế và nghiên cứu thị trƣờng công ty có thể xây dựng các mối quan hệ kinh tế với các đối tác khác để nâng cao hoạt động của công tác quản lý và cung ứng NVL cho công ty. Đối với các đối tác khi có những điều thắc mắc hoặc không thỏa mãn với những điều khoản trong hợp đồng kinh tế thì công ty cần có các biện pháp giải quyết hợp lý, thỏa đáng để đối tác hiểu đƣợc và để hai bên cùng có lợi; đây là một việc làm công ty thƣờng xuyên làm tốt để thắt chặt thêm mối quan hệ với các đối tác.
3.6. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU 3.6.1 Mụ đí 3.6.1 Mụ đí
Đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu phải đƣợc thực hiện một cách liên tục, chính xác, xác định các chỉ tiêu đo lƣờng, thiết lập tiêu chuẩn so sánh để so sánh kết quả hoạt động cung ứng NVL với tiêu chuẩn nhằm xác định mục tiêu cung ứng NVL hiệu quả và thực hiện hành động điều chỉnh quá trình hoạt động cung ứng.
3.6.2 Nội dung
Tác giả đề xuất Công ty thiết lập bảng khảo sát sự hài lòng của khách hàng nội bộ trong việc thực hiện hoạt động cung ứng NVL của Công ty theo định kỳ 6 tháng/lần. Việc đƣợc khách hàng nội bộ đánh giá hài lòng sẽ quyết
định sự thành công của hoạt động cung ứng NVL.
Nội dung đánh giá bao gồm các hoạt động hoạch định nhu cầu, tìm kiếm NCU, đánh giá lựa chọn NCU, hoạt động mua hàng, vận chuyển NVL đến khâu tiếp nhận NVL, tổ chức cấp phát, công tác bảo quản, dự trữ, tình hình dự trữ, tồn kho NVL....
Bên cạnh đó, tác giả cũng đề xuất chƣơng trình phát động chính sách tiết kiệm nguyên vật liệu tại Công ty.
3.6.3 Cách thức thực hiện
Xây dựng các tiêu chí đánh giá sự hài lòng về hoạt động cung ứng NVL của P.KH-KD từ các phòng ban phân xƣởng trong Công ty, đồng thời gởi đánh giá các chỉ tiêu hoạt động cung ứng NVL gởi đến các bộ phận, đơn vị phòng ban phân xƣởng trực tiếp sử dụng NVL để đánh giá.
Kết quả đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu đƣợc mặt tốt, mặt khiếm khuyết và phƣơng hƣớng trong thời gian tới cũng nhƣ những kiến nghị để rút kinh nghiệm và đƣa ra những biện pháp cải tiến hoạt động cung ứng NVL kịp thời. Làm tốt công tác này, công ty sẽ đánh giá đƣợc hiệu quả sử dụng nguồn lực, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những thiếu sót trong quá trình quản lý hoạt động cung ứng NVL.
Bảng 3.6. Thang bảng điểm đánh giá hoạt động cung ứng định kỳ
Stt T ng đ ểm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Trung bình
1 Kế hoạch cung ứng
NVL sát với thực tế
2 Việc tìm kiếm NCU
mới thƣờng xuyên
3 Hệ thống thông tin NCU có độ tin cậy cao 4 Việc đánh giá lựa chon
Stt T ng đ ểm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Trung bình NCC thực hiện tốt 5 Công tác thƣơng lƣợng đặt hàng đạt hiệu quả 6 Chất lƣợng NVL đầu vào ổn định 7 Công tác vận chuyển NVL đảm bảo 8 Dự trữ tồn kho đảm bảo cho sản xuất
9 Công tác bảo quản NVL thực hiện tốt 10
Việc truy vết nguồn gốc NVL đƣợc thực hiện nhanh chóng Tổng cộng Chú thích thang điểm Rất không hài lòng Không hài lòng Trung bình Hài lòng Rất hài lòng
Thang điểm đánh giá trong phiếu khảo sát từ 1 - 10 đƣợc chia làm 5 mức độ từ mức độ rất không hài lòng đến mức rất hài lòng. Với kết quả trung bình các tiêu chí đều từ 8 điểm trở lên, bộ phận cung ứng đã thực hiện hoạt động cung ứng NVL đạt yêu cầu của khách hàng nội bộ với mức hài lòng trở lên.
Kết quả điều tra nhóm nhân tố tiết kiệm chi phí NVL của công ty thể hiện hệ số Cronbach’s alpha = 0,626, kết quả thống kê mô tả nhƣ sau:
Bảng 3.7. Kết quả điều tra nhóm nhân tố tiết kiệm chi phí sử dụng NVL
Stt Chỉ tiêu
Kết quả đ ều tra Số phiếu Thấp nhất Cao nhất Trung bình Độ lệch chuẩn 1
Hàng năm công ty đều có kế hoạch tiết kiệm chi phí sử dụng NVL tại mỗi bộ phận
30 3 5 4.00 .743
2
Mỗi phòng ban, phân xƣởng đều đăng ký đề tài, giải pháp hữu ích mang lại giá trị làm lợi cho công ty.
30 3 5 3.60 .621
Chƣơng trình tiết kiệm chi phí sử dụng NVL của Công ty đƣợc phổ biến rộng rãi và có chính sách khen thƣởng kịp thời cho NLĐ
30 3 5 3.87 .776
3
Anh/Chị thích thú tham gia vào các kế hoạch tiết kiệm chi phí tại đơn vị của mình
30 3 5 3.63 .615
Điểm số trung bình 3.77
(Nguồn: Số liệu điều tra của tác giả, tháng 6 năm 2017)
Nhận xét: Qua kết quả điều tra nhóm nhân tố tiết kiệm chi phí, hàng năm công ty nên có kế hoạch tiết kiệm chi phí sử dụng NVL tại mỗi bộ phận, đồng thời có chế độ khen thƣởng kịp thời đối với những sáng kiến kỹ thuật, giải pháp hữu ích về tiết kiệm chi phí sử dụng NVL mang lại giá trị làm lợi cho Công ty.
Hằng năm dựa vào dự báo khối lƣợng cung ứng NVL. P.KH-KD giao chỉ tiêu bộ phận cung ứng NVL, đƣa mục tiêu tiết kiệm: từ 2 - 5% trên tổng trị giá cung ứng NVL.
Mục tiêu tiết kiệm đƣợc thực hiện từ những chỉ tiêu sau:
Chỉ tiêu tiết kiệm đo bằng tiền: từ phát triển những dự án cải tiến NVL, dùng NVL thay thế với giá thành thấp hơn, từ kết quả đàm phán giá thành năm nay so với năm trƣớc, từ phát triển đƣợc NCU với giá cạnh tranh hơn...
Chỉ tiêu liên quan tới dòng tiền: Bằng việc thƣơng lƣợng với nhà cung cấp về thời hạn thanh toán tốt hơn.
Chỉ tiêu liên quan hoạt động ung ứng và giao nhận: đo lƣờng thông qua khả năng đảm bảo cung ứng liên tục không xảy ra việc thiếu NVL, đúng về mặt chất lƣợng, đủ về số lƣợng, đúng thời gian, đúng địa điểm.
Đƣợc tiến hành theo quy trình sau:
Hình 3.6. Quy trình kiểm soát hoạt động cung ứng NVL
3.7. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ THỰC HIỆN ĐỊNH MỨC TRONG CÔNG TY MỨC TRONG CÔNG TY
3.7.1. Mục tiêu
Tiết kiệm NVL trong quá trình sản xuất, tăng hiệu suất thu hồi bán thành phẩm, nâng cao chất lƣợng và hạ giá thành sản phẩm. Nâng cao năng lực trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ xây dựng định mức và nhận thức công việc đối với công nhân tại bộ phận sản xuất.
Xác định chỉ tiêu đo lƣờng
Thiết lập tiêu chuẩn so sánh
Đo lƣờng kết quả mua hàng
Tiếp tục theo dõi việc mua hàng
Thực hiện hành động điều chỉnh
So sánh kết quả với tiêu
3.7.2 Nội dung
Tác giả đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác xây dựng định mức tiêu hao NVL dựa trên phƣơng pháp thực nghiệm kết hợp với phƣơng pháp thống kê kinh nghiệm hiện nay Công ty đang áp dụng tích hợp thêm phƣơng pháp tính toán phân tích trong xây dựng định mức.
Đề xuất công ty tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá, hoàn thiện định mức để tiết kiệm tối đa NVL, nâng cao hiệu quả sử dụng NVL. Liên tục nghiên cứu, cải tiến công tác tính định mức tiêu hao NVL cho từng sản phẩm. Thực hiện chế độ khuyến khích vật chất với công tác tiết kiệm định mức nguyên vật liệu.
3.7.3 Cách thức thực hiện
Để hoàn thiện lại hệ thống định mức tiêu dùng NVL cần phải xem xét cơ cấu của định mức. Để hạ thấp định mức ta cần đi vào việc giảm lƣợng NVL thuần tuý tạo nên sản phẩm và giảm bớt phần tổn thất.
Trƣớc hết, phải cử cán bộ xây dựng định mức đi học tập, nghiên cứu về xây dựng định mức theo phƣơng pháp phân tích.
Xem xét đánh giá thực trạng công nghệ kỹ thuật, trình độ tay nghề công nhân, lƣợng chi phí cần thiết để áp dụng phƣơng pháp này. Từ đó có hƣớng đầu tƣ thoả đáng nhƣ: Cải tiến quy trình công nghệ, bố trí lại mặt hàng sản xuất, mở các lớp đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân.
Giải pháp này cần thực hiện theo 3 bƣớc:
- Bƣớc 1: Thu thập và nghiên cứu các tài liệu về đặc tính kinh tế kỹ thuật của từng loại NVL.
- Bƣớc 2: Phân tích từng thành phần trong cơ cấu định mức và các nhân tố ảnh hƣởng tới nó, nhƣ tỷ lệ hao hụt ở các phân xƣởng, hàm lƣợng chất có ích kết tinh trong sản phẩm.
Các điều kiện để thực hiện giải pháp sau:
Cần có ngân sách cho việc tổ chức hoàn thiện để đƣợc chuẩn bị phƣơng tiện, dụng cụ và các chi phí khác. Nguồn tài chính này có thể trích từ quỹ đầu tƣ phát triển sản xuất hay quỹ dự phòng.
Công ty phải có đội ngũ cán bộ xây dựng định mức có năng lực với trình độ chuyên môn cao, cán bộ kiểm tra có kỹ năng, kinh nghiệm hiểu biết sâu về lĩnh vực mình phụ trách.
Công tác này có thể thành công nếu đƣợc sự quan tâm sâu sát của ban lãnh đạo công ty.
Cán bộ công nhân viên trong công ty phải có thái độ tích cực trong việc ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật mới, trong công tác thực hiện định mức, có tâm huyết, có trách nhiệm với Công ty.
Trong quá trình sản xuất, nhân viên tính định mức cần thƣờng xuyên theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện định mức đối với từng công đoạn, từng phân xƣởng sản xuất để phát hiện những tiêu cực còn tồn tại và nguyên nhân của những tiêu cực đó.
Công ty cần quan tâm đến vấn đề nâng cao trình độ quản lý, sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL. Dù là biện pháp hành chính, đổi mới máy móc thiết bị hay đào tạo lại trình độ chuyên môn, nâng cao tay nghề của cán bộ công nhân viên thì vẫn phải quan tâm đến công tác khuyến khích vật chất đối với tất cả công nhân viên. Chế độ khuyến khích vật chất đối với công tác tiết kiệm định mức NVL cần đƣợc thông báo, áp dụng rộng rãi và phổ biến. Nó là đòn bẩy kinh tế đƣợc dùng để kích thích ngƣời lao động thực hiện mục tiêu quản lý đề ra mà không cần sử dụng mệnh lệnh hành chính. Công ty phải thực hiện khuyến khích đối với tất cả các khâu của quá trình sản xuất:
Đề xuất mức thƣởng:
G á trị t ết ệm/năm Mứ t ƣởng
Lớn hơn 200 triệu đồng 5% giá trị tiết kiệm
Từ 100 ÷ 200 triệu đồng 4% giá trị tiết kiệm
Nhỏ hơn 100 triệu đồng 3% giá trị tiết kiệm
Điều kiện thực hiện.
Xây dựng đƣợc hệ thống các quy chế, quy định về thƣởng phạt dựa trên