6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.6. ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU
3.6.1 Mụ đí
Đánh giá hoạt động cung ứng nguyên vật liệu phải đƣợc thực hiện một cách liên tục, chính xác, xác định các chỉ tiêu đo lƣờng, thiết lập tiêu chuẩn so sánh để so sánh kết quả hoạt động cung ứng NVL với tiêu chuẩn nhằm xác định mục tiêu cung ứng NVL hiệu quả và thực hiện hành động điều chỉnh quá trình hoạt động cung ứng.
3.6.2 Nội dung
Tác giả đề xuất Công ty thiết lập bảng khảo sát sự hài lòng của khách hàng nội bộ trong việc thực hiện hoạt động cung ứng NVL của Công ty theo định kỳ 6 tháng/lần. Việc đƣợc khách hàng nội bộ đánh giá hài lòng sẽ quyết
định sự thành công của hoạt động cung ứng NVL.
Nội dung đánh giá bao gồm các hoạt động hoạch định nhu cầu, tìm kiếm NCU, đánh giá lựa chọn NCU, hoạt động mua hàng, vận chuyển NVL đến khâu tiếp nhận NVL, tổ chức cấp phát, công tác bảo quản, dự trữ, tình hình dự trữ, tồn kho NVL....
Bên cạnh đó, tác giả cũng đề xuất chƣơng trình phát động chính sách tiết kiệm nguyên vật liệu tại Công ty.
3.6.3 Cách thức thực hiện
Xây dựng các tiêu chí đánh giá sự hài lòng về hoạt động cung ứng NVL của P.KH-KD từ các phòng ban phân xƣởng trong Công ty, đồng thời gởi đánh giá các chỉ tiêu hoạt động cung ứng NVL gởi đến các bộ phận, đơn vị phòng ban phân xƣởng trực tiếp sử dụng NVL để đánh giá.
Kết quả đánh giá phải làm rõ tình hình, nêu đƣợc mặt tốt, mặt khiếm khuyết và phƣơng hƣớng trong thời gian tới cũng nhƣ những kiến nghị để rút kinh nghiệm và đƣa ra những biện pháp cải tiến hoạt động cung ứng NVL kịp thời. Làm tốt công tác này, công ty sẽ đánh giá đƣợc hiệu quả sử dụng nguồn lực, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những thiếu sót trong quá trình quản lý hoạt động cung ứng NVL.
Bảng 3.6. Thang bảng điểm đánh giá hoạt động cung ứng định kỳ
Stt T ng đ ểm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Trung bình
1 Kế hoạch cung ứng
NVL sát với thực tế
2 Việc tìm kiếm NCU
mới thƣờng xuyên
3 Hệ thống thông tin NCU có độ tin cậy cao 4 Việc đánh giá lựa chon
Stt T ng đ ểm 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Trung bình NCC thực hiện tốt 5 Công tác thƣơng lƣợng đặt hàng đạt hiệu quả 6 Chất lƣợng NVL đầu vào ổn định 7 Công tác vận chuyển NVL đảm bảo 8 Dự trữ tồn kho đảm bảo cho sản xuất
9 Công tác bảo quản NVL thực hiện tốt 10
Việc truy vết nguồn gốc NVL đƣợc thực hiện nhanh chóng Tổng cộng Chú thích thang điểm Rất không hài lòng Không hài lòng Trung bình Hài lòng Rất hài lòng
Thang điểm đánh giá trong phiếu khảo sát từ 1 - 10 đƣợc chia làm 5 mức độ từ mức độ rất không hài lòng đến mức rất hài lòng. Với kết quả trung bình các tiêu chí đều từ 8 điểm trở lên, bộ phận cung ứng đã thực hiện hoạt động cung ứng NVL đạt yêu cầu của khách hàng nội bộ với mức hài lòng trở lên.
Kết quả điều tra nhóm nhân tố tiết kiệm chi phí NVL của công ty thể hiện hệ số Cronbach’s alpha = 0,626, kết quả thống kê mô tả nhƣ sau:
Bảng 3.7. Kết quả điều tra nhóm nhân tố tiết kiệm chi phí sử dụng NVL
Stt Chỉ tiêu
Kết quả đ ều tra Số phiếu Thấp nhất Cao nhất Trung bình Độ lệch chuẩn 1
Hàng năm công ty đều có kế hoạch tiết kiệm chi phí sử dụng NVL tại mỗi bộ phận
30 3 5 4.00 .743
2
Mỗi phòng ban, phân xƣởng đều đăng ký đề tài, giải pháp hữu ích mang lại giá trị làm lợi cho công ty.
30 3 5 3.60 .621
Chƣơng trình tiết kiệm chi phí sử dụng NVL của Công ty đƣợc phổ biến rộng rãi và có chính sách khen thƣởng kịp thời cho NLĐ
30 3 5 3.87 .776
3
Anh/Chị thích thú tham gia vào các kế hoạch tiết kiệm chi phí tại đơn vị của mình
30 3 5 3.63 .615
Điểm số trung bình 3.77
(Nguồn: Số liệu điều tra của tác giả, tháng 6 năm 2017)
Nhận xét: Qua kết quả điều tra nhóm nhân tố tiết kiệm chi phí, hàng năm công ty nên có kế hoạch tiết kiệm chi phí sử dụng NVL tại mỗi bộ phận, đồng thời có chế độ khen thƣởng kịp thời đối với những sáng kiến kỹ thuật, giải pháp hữu ích về tiết kiệm chi phí sử dụng NVL mang lại giá trị làm lợi cho Công ty.
Hằng năm dựa vào dự báo khối lƣợng cung ứng NVL. P.KH-KD giao chỉ tiêu bộ phận cung ứng NVL, đƣa mục tiêu tiết kiệm: từ 2 - 5% trên tổng trị giá cung ứng NVL.
Mục tiêu tiết kiệm đƣợc thực hiện từ những chỉ tiêu sau:
Chỉ tiêu tiết kiệm đo bằng tiền: từ phát triển những dự án cải tiến NVL, dùng NVL thay thế với giá thành thấp hơn, từ kết quả đàm phán giá thành năm nay so với năm trƣớc, từ phát triển đƣợc NCU với giá cạnh tranh hơn...
Chỉ tiêu liên quan tới dòng tiền: Bằng việc thƣơng lƣợng với nhà cung cấp về thời hạn thanh toán tốt hơn.
Chỉ tiêu liên quan hoạt động ung ứng và giao nhận: đo lƣờng thông qua khả năng đảm bảo cung ứng liên tục không xảy ra việc thiếu NVL, đúng về mặt chất lƣợng, đủ về số lƣợng, đúng thời gian, đúng địa điểm.
Đƣợc tiến hành theo quy trình sau:
Hình 3.6. Quy trình kiểm soát hoạt động cung ứng NVL