6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.4. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN NHÀ
cung ứng
- Bƣớc 3: Bộ phận cung ứng P.KH-KD có trách nhiệm phân tích, tổng hợp nguồn thông tin về NCU để tham mƣu Lãnh đạo Công ty khi ra quyết định mua nguyên vật liệu kịp thời, chính xác.
- Bƣớc 4: Sau khi phân tích, đánh giá các NCU từng thời điểm, hồ sơ thông tin về các NCU phải đƣợc lƣu trữ riêng biệt. Việc lƣu trữ đầy đủ thông tin về NCU sẽ giúp Công ty tìm kiếm NCU, nắm bắt NCU đƣợc nhanh chóng, nhận định đƣợc giá cả thị trƣờng, từng thời kỳ.
- Bƣớc 5: Hoàn thiện thông tin NCU đầy đủ hồ sơ gởi Ban lãnh đạo Công ty xem xét lựa chọn NCU hoặc cung cấp đầu đủ nguồn thông tin cho bộ phận đánh giá lựa chọn NCU.
3.4. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ, LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG CUNG ỨNG
3.4.1 Mục tiêu
Kiểm soát hoạt động đánh giá lựa chọn nhà cung ứng hàng hóa, vật tƣ, NVL, thiết bị phục vụ SXKD của Công ty. Xét đầy đủ các khía cạnh để lựa chọn đƣợc NCU vừa đảm bảo về chất lƣợng, thời gian, vừa đảm bảo đƣợc chi phí mua sắm và vận chuyển.
3.4.2 Nội dung
Nội dung của giải pháp này chính là dựa trên các tiêu chí đã đƣợc Công ty sử dụng, đồng thời mở rộng thêm các tiêu chí và biện pháp khác để các phòng ban có thể lựa chọn nhà cung ứng ổn định về nguồn hàng, chất lƣợng hàng hoá tốt, giá cả hợp lý... đƣợc sát hơn, phản ánh năng lực của NCU để Công ty không bỏ qua những NCU tiềm năng và lựa chọn đƣợc NCU chất lƣợng.
3.4.3 Cách thức thực hiện
- Đối với nhà cung cấp truyền thống (cũ):
Ký hợp đồng từng năm với các NCU để giảm rủi ro trong việc tăng giá, đồng thời cũng ổn định giá cả các sản phẩm trong thời gian dài.
Thƣờng xuyên liên lạc, cập nhật thông tin với gặp gỡ các nhà NCU về tình hình NVL để từ đó có hƣớng và có kế hoạch phát triển trong tƣơng lai.
Thực hiện chính sách ƣu tiên mua hàng đối với các NCU truyền thống nếu giá cả bằng hoặc chênh lệch không đáng kể cho các mặt hàng cùng chất lƣợng.
- Đối với nhà cung ứng mới:
Tìm và lựa chọn đƣợc NCU ổn định về nguồn hàng, chất lƣợng hàng hoá tốt, giá cả hợp lý... công ty có thể căn cứ vào các tiêu thức cơ bản sau:
Đảm bảo chất lƣợng NVL đáp ứng yêu cầu sản xuất. Đảm bảo giá cả và phƣơng thức thanh toán hợp lý.
Đủ năng lực và độ tin cậy về chất lƣợng cũng nhƣ thời gian cung ứng. Đảm bảo khả năng giao hàng: Thời gian vận chuyển, phƣơng tiện vận chuyển.
Vị trí địa lý của NCU: Ảnh hƣởng đến khả năng giao hàng của nhà cung ứng và giảm chi phí vận chuyển.
Những ƣu đãi mà NCU có thể dành cho Công ty: Ƣu đãi về giá, vận chuyển (miễn phí), thanh toán (cho hƣởng tín dụng hay không), kho bãi (có thể tồn kho tại NCU)...
Hiện nay, công tác đánh giá lựa chọn nhà cung ứng NVL hàng năm tại công ty vẫn thực hiện định kỳ hàng năm. Tuy nhiên, bộ phận cung ứng không thu thập thông tin NCU, theo dõi và ghi chép lại tình hình cung ứng NVL trong năm về số lƣợng, chất lƣợng, tiến độ giao hàng... của các NCC để có cơ sở so sánh đánh giá lựa chọn NCU cho năm kế tiếp.
P.KT-CN thực hiện chấm điểm lựa chọn NCU.
Bảng 3.3. Phiếu đánh giá nhà cung ứng nguyên vật liệu
PHIẾU ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU
Đơn vị:………... Tên nguyên vật liệu :…………...
Stt TÊN NHÀ CUNG ỨNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ TỔNG ĐIỂM THỨ TỰ ƢU TIÊN GHI CHÚ A B C D E (hệ số) 2.5 2.5 2.0 1.5 1 Nhận xét: ………... * T êu í đán g á:
A: Chất lƣợng B: Giá cả C:Đảm bảo kế hoạch giao hàng D : Tính ổn định về số lƣợng E : Thƣơng hiệu, hệ thống QLCL
* T ng đ ểm :
1: Rất kém 2: Kém 3: Đạt 4: Tốt 5: Rất tốt
* Tổng đ ểm tố t ểu để đạt o 5 t êu í là : 28.5 điểm . Trong đó điểm của các tiêu chí tối thiểu >1(lớn hơn 1) và điểm chất lƣợng không dƣới 3.
Bảng 3.4. Thang bảng điểm đánh giá lựa chọn nhà cung ứng
THANG BẢNG ĐIỂM CHI TIẾT CHẤM ĐIỂM
CÁC TIÊU CHÍ ĐỂ ĐÁNH GIÁ LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG
Cách thức cho điểm đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng đối với các tiêu chí đánh giá nhƣ sau:
A.CHẤT LƢỢNG SẢN PHẨM:
Điểm 1 : Chất lƣợng quá kém Điểm 2 : Chất lƣợng kém
Điểm 3 : Thỉnh thoảng chỉ tiêu không đạt nhƣng có khả năng khắc phục đựợc Điểm 4 : Đạt so với yêu cầu
Điểm 5 : Đạt tốt và luôn ổn định, đáp ứng tốt B. GIÁ CẢ Điểm 1 : Quá đắt Điểm 2 : Đắt Điểm 3 : Bình thƣờng Điểm 4 : Hơi rẻ Điểm 5 : Rẻ
C. ĐẢM BẢO KẾ HOẠCH GIAO HÀNG
Điểm 1 : Thƣờng xuyên trễ hẹn, không khắc phục đƣợc Điểm 2 : Nhiều lần trễ hẹn
Điểm 3 : Thỉnh thoảng trễ hẹn nhƣng khắc phục đƣợc Điểm 4 : Đáp ứng kế hoạch giao hàng
Điểm 5 : Đáp ứng tốt, kịp thời, nhanh chóng, dễ dàng
D. TÍNH ỔN ĐỊNH VỀ SỐ LƢỢNG
Điểm 1 : Thiếu hụt quá 3 lần với số lƣợng lớn (≥3%) Điểm 2 : Thiếu hụt từ 13 lần với số lƣợng lớn (≥3%)
Điểm 3 : Thỉnh thoảng có thiếu hụt với số lƣợng ( 0,3% ≤ số lƣợng thiếu ≤ 3%)
Điểm 4 : Thỉnh thoảng có thiếu hụt với số lƣợng (≤0,3%) Điểm 5 : Số lƣợng luôn ổn định (≥ trọng lƣợng đã tịnh)
E. THƢƠNG HIỆU, HỆ THỐNG CHẤT LƢỢNG
Điểm 1 : Không có chứng nhận ISO 9001
Điểm 2 : Có chứng nhận ISO 9001, nhƣng bị báo chí, công chúng…phàn nàn. Điểm 3 : Có chứng nhận ISO 9001, đáp ứng yêu cầu của khách hàng Điểm 4 : Có chứng nhận ISO: 9001, 14001, OHSAS 18001…. Điểm 5 : Có ISO: 9001:2000; 14001; 22.000, HACCP.
Qua nghiên cứu, tác giả đề xuất hoàn thiện quy trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng NVL tại Công ty nhƣ sau:
Ghi chú:
: Quy trình cũ
: Quy trình mới Quy trình mới
Hình 3.4. Quy trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng
Phê duyệt danh sách NCU đƣợc lựa chọn Hồ sơ năng lực NCU
Danh sách NCU đủ điều kiện Kiếm tra, tổng hợp, kết quả đánh giá lựa
chọn NCU Lập danh mục NVL
cần mua và NCU Hệ thống thông tin
nhà cung ứng NVL Bảng tiêu chí đánh giá lựa chọn NCU
Đạt
Các bộ phận đánh giá (chuyên gia)
Đánh giá, lựa chọn NCU Không
đạt
Các bƣ c thực hiện quy trình
- Bƣớc 1. Cung cấp thông tin đầy đủ về nhà cung ứng NVL, lập danh mục NVL cần mua và NCU để lựa chọn, xây dựng phiếu đánh giá nhà cung ứng và thang bảng điểm chi tiết chấm điểm các tiêu chí để đánh giá lựa chọn NCU
- Bƣớc 2: Hoàn thiện hồ sơ năng lực NCU, phiếu theo dõi tình hình cung ứng NCU trong cùng kỳ.
- Bƣớc 3. Gởi toàn bộ hồ sơ năng lực NCU đến các bộ phận đánh giá. Dựa theo hồ sơ NCU, thang bảng điểm đánh giá các bộ phận đánh giá tiến hành đánh giá theo từng tiêu chí và lựa chọn NCU. Phƣơng pháp đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng là sử dụng phƣơng pháp phân phối trọng số để đánh giá các tiêu chí của NCU nhằm đo lƣờng đƣợc năng lực của NCU từ đó giúp cho việc ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng.
* T êu í đán g á và trọng số :
A: Chất lƣợng - Trọng số: 2,5
B: Giá cả - Trọng số: 2,5
C:Đảm bảo kế hoạch giao hàng - Trọng số: 2,0 D : Tính ổn định về số lƣợng - Trọng số: 1,5 E : Thƣơng hiệu, hệ thống QLCL - Trọng số: 1,0
* T ng đ ểm : Thang điểm tối đa cho một tiêu chí là 5 điểm. Tùy theo mức độ thỏa mãn yêu cầu của từng đơn vị đối với từng tiêu chí của NCU sẽ có thang điểm từ 1 đến 5 điểm.
1: Rất kém 2: Kém 3: Đạt 4: Tốt 5: Rất tốt
* Tổng đ ểm tố t ểu để đạt o 5 t êu í là : 28.5 điểm . Trong đó điểm của các tiêu chí tối thiểu >1(lớn hơn 1) và điểm chất lƣợng không dƣới 3.
- Bƣớc 4. P.KH-KD có trách nhiệm thu hồi kết quả đánh giá lựa chọn NCU tại các bộ phận đƣợc đánh giá, kiểm tra, tổng hợp chỉnh lý hồ sơ và báo cáo kết quả các NCU đƣợc lựa chọn.
đạo công ty phê duyệt. Thứ tự NCU đƣợc lựa chọn cung ứng đƣợc sắp xếp theo thứ tự ƣu tiên đối với NCU có số điểm đạt cao nhất.
Bƣớc 6: Lập cơ sở dữ liệu và lƣu hồ sơ về NCU
Sau khi đánh giá lại các NCU sau từng lần giao dịch, từng thời điểm, hồ sơ về các NCU phải đƣợc lƣu trữ. Việc lƣu trữ đầy đủ thông tin về NCU sẽ giúp DN bổ sung thêm vào nguồn thông tin thứ cấp phục vụ tốt cho việc đánh giá và lựa chọn NCU trong các lần giao dịch sau.