6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3. Kiến nghị vận dụng kỹ thuật kiểm kê
Kỹ thuật kiểm kê gần như không được các thanh tra viên thực hiện vì thời kỳ thanh tra thường không trùng với thời điểm thanh tra, do đó theo Thanh tra tỉnh Quảng Nam thì kỹ thuật kiểm kê không mang lại hiệu quả như những kỹ thuật khác. Tuy nhiên, theo nhận định của Tác giả, kỹ thuật kiểm kê vẫn có thể vận dụng được và mang lại bằng chứng có độ tin cậy rất cao nếu thời điểm thanh tra trùng hoặc gần sát với thời kỳ thanh tra. Với hiểu biết của mình, sau đây Tác giả xin đưa ra một chương trình kiểm kê để công việc kiểm kê thu thập bằng chứng mang lại hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho cuộc thanh tra. Đối với mỗi khoản mục khác nhau thì công việc kiểm kê cũng được thực hiện khác nhau. Sau đây là mô tả quá trình kiểm kê một số khoản mục nhằm hoàn thiện công tác kiểm kê.
❖ Chuẩn bị kiểm kê
Trước khi tiến hành kiểm kê, người ra quyết định thanh tra hoặc Trưởng Đoàn thanh tra ra thông báo kiểm kê tài sản gồm các nội dung như: Thời gian tiến hành kiểm kê, nội dung kiểm kê, công cụ kiểm kê, nguồn lực thực hiện kiểm kê…
Giai đoạn này thanh tra viên tiến hành thực hiện niêm phong lại những hiện vật có ảnh huởng trực tiếp đến quá trình kiểm kê tại đơn vị: như niên phong két sắt, kho của đơn vị…..để đảm bảo tính trung thực của nó. Tiến hành lập biên bản đảm bảo việc quy trách nhiệm với các bên liên quan tại thời điểm tiến hành niêm phong.
Chuẩn bị nguồn lực về con người trong quá trình thực hiện kiểm kê, tùy thuộc vào quy mô của đơn vị để bố trí nguồn lực phù hợp. Với những đơn vị có quy mô lớn, nhận thấy tài sản và tiền mặt tồn quỹ có khả năng lớn nhận thấy công việc thực hiện là nhiều thì cần bố trí lực lượng kiểm kê và thời gian phù hợp.
❖ Thực hiện kiểm kê
Đối với những khoản mục khác nhau thì sử dụng những phương pháp kiểm kê khác nhau:
- Đối với khoản mục tiền mặt:
Tiến hành mở niêm phong két sắt, thực hiện đánh giá phân loại tiền trong két sắt của đơn vị. Thực hiện tính toán số học và ghi chép lại.
- Đối với tài sản cố định và công cụ dụng cụ:
Đối với việc kiểm kê tài sản cố đinh, công cụ dụng cụ tại đơn vị cần phải kiểm tra tính hiện hữu tài sản, xem xét tới việc quyền sở hữu tài sản đó có phải là của đơn vị hay không. Khi tiến hành kiểm kê kết hợp với việc ghi chép để đảm bảo tính đầy đủ giảm thiểu sai sót khi tiến hành thanh tra.
Khi tiến hành thực hiện kiểm kê đối với tất cả các khoản mục: tiền mặt, tài sản cố đinh, công cụ dụng cụ thì đều thực hiện dưới sự chứng kiến của cả hai bên: bên là Đoàn thanh tra và bên là đơn vị bị thanh tra.
❖ Kết thúc kiểm kê
Khi kết thúc cuộc kiểm kê thì thanh tra viên tiến hành lập các biên bản như: biên bản kiểm kê quỹ, biên bản kiểm kê tài sản cố đinh, công cụ dụng cụ.
Biên bản được lập dưới sự chứng kiến của Đoàn thanh tra và đại diện đơn vị như kế toán trưởng, kế toán bộ phận liên quan, thủ kho, thủ quỹ, ban lãnh đạo,…
Khi thống kê xong, dựa vào số liệu trên biên bản kiểm kê, thanh tra viên so sánh giữa số liệu trên biên bản với sổ sách, báo cáo của đơn vị xác đinh chênh lệch và nguyên nhân của nó (nếu có).
Sau khi thống nhất số liệu giữa hai bên thì thu thập chữ ký của những người liên quan.
Minh họa quy trình kiểm kê đối với khoản mục tiền mặt tại xã XYZ:
Bước 1: Công tác chuẩn bị kiểm kê
- Trưởng Đoàn thanh tra ra thông báo kiểm kê tài sản tại xã XYZ với nội dung:
+ Nội dung kiểm kê: Tiền mặt tại quỹ
+ Người thực hiện kiểm kê: Đoàn thanh tra theo Quyết định thanh tra công tác quản lý kinh tế, ngân sách tại xaXYZ; Đại diện lãnh đạo, Kế toán và thủ quỹ xã XYZ.
+ Thời gian thực hiện kiểm kê: 29/9/2015.
+ Dụng cụ kiểm kê: Máy đém tiền, máy tính tay.
- Niêm phong két: Đoàn thanh tra tiến hành niêm phong két để bảo đảm tính trung thực cao của thủ quỹ cũng như các bộ phận liên quan. Việc thực hiện niêm phong két phải đảm bảo có ít nhất ba người tham gia (thủ quỹ, kế toán trưởng, nhân viên kiểm kê);
- Yêu cầu lập biên bản quy trách nhiệm với nội dung:
+ Với thủ quỹ: Cam đoan tiền mặt có tại két là của đơn vị; cam kết về biện pháp xử lý trong trường hợp thủ quỹ vi phạm để quy kết trách nhiệm và nó sẽ giúp thanh tra viên trong việc xử lý các sai phạm do lỗi cố ý hoặc không cố ý của thủ quỹ.
- Với kế toán: Cam đoan thực hiện việc ghi chép đầy đủ và có đủ chứng từ hợp lý, hợp pháp nhằm chứng minh tính trung thực hợp lý và tránh tình trạng khai khống của kế toán vì một mục đích nào đó.
Bước 2: Thực hiện kiểm kê
- Mở niêm phong két: công việc này được thực hiện bởi một thanh tra viên thực hiện kiểm kê có sự chứng kiến của thủ quỹ, kế toán hoặc lãnh đạo xã. Sau khi tiến hành mở niêm phong két, Đoàn thanh tra thực hiện công việc kiểm kê là phân loại tiền và đếm tiền.
+ Phân loại, đánh giá các loại tiền: việc phân loại và đánh giá các loại tiền (tiền mặt, trái phiếu chính phủ…) được thực hiện ngay tại nơi kiểm kê dưới sự chứng kiến của kế toán xã (hoặc lãnh đạo xã), thủ quỹ.
+ Đếm tiền: tiền được đếm theo từng loại và ghi chép theo từng loại riêng.
Bước 3: Kết thúc kiểm kê
Thanh tra viên ra biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt tồn quỹ thực tế đến thời điểm kiểm kê cụ như sau:
THANH TRA TỈNH QUẢNG NAM Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ĐOÀN THANH TRA Độc lập- Tự do - Hạnh phúc
BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT
Hôm nay, Vào lúc …. giờ …… ngày 29 tháng 9 năm 2015 Tại Phòng làm việc của UBND xã XYZ. Đoàn Thanh tra tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt tồn quỹ tính đến ngày 29/9/2015.
I/ Thành phần gồm có:
1/Đoàn thanh tra gồm:
- Bà: Võ Thị Thúy Hà - Trưởng Đoàn - Ông: Nguyễn Đức Dương - Thành viên - Ông: Nguyễn Văn Hoàng - Thành viên 2/ Đại diện đơn vị được thanh tra :
- Ông Trương Ngọc Minh - Chủ tịch UBND xã XYZ. - Bà Trần Thị Hoa - Kế toán ngân sách xã - Bà Lê Thị Diệu Linh - Thủ quỹ
Tiến hành kiểm kê tiền mặt do UBND xã XYZ quản lý, gồm:
Stt Loại tiền Số lượng (tờ) Số tiền (đ)
1. 500.000đ 209 104.500.000 2. 200.000đ 72 14.400.000 3. 100.000đ 85 8.500.000 4. 50.000đ 54 2.700.000 5. 20.000đ 8 160.000 6. 10.000đ 6 60.000 7. 5.000đ 2 10.000 8. 2.000đ 1 2.000 9. 1.000đ 1 1.000 10. 500 đ 11. 200 đ 12. 100 đ
Các loại giấy tờ khác (ngân phiếu, séc...)
Tổng cộng (1) 130.333.000
Số liệu theo sổ kế toán (2)
Đến Phiếu thu số 01321 Ngày 29/9/2015 Và Phiếu chi số 0325 Ngày 29/9/2015
130.333.035
Chênh lệch (1) – (2) 35
Lý do chênh lệch:. Do tiền lẻ...
Tiền mặt đã kiểm kê trên giao cho UBND xã XYZ quản lý. Việc kiểm kê kết thúc hồi…..giờ…..ngày…../…./… ...…
Biên bản kiểm kê tiền mặt đã được đọc lại cho những người có tên nêu trên nghe, và ký tên xác nhận.
UBND XÃ XYZ Đại diện Đoàn thanh tra
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên)