Kiến nghị đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu

3.2.4. Kiến nghị đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình. Hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, nó không chỉ đơn thuần là chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả nhân lực của đơn vị đó. Chính con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành nó. Một hệ thống KSNB tốt không chỉ được thiết kế tốt mà còn được vận hành tốt.

Hệ thống KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được vì khi vận hành hệ thống KSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người. Một nguyên tắc cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát. Giữa các đơn vị có sự khác biệt đáng kể về việc tổ chức và xây dựng hệ thống KSNB do phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu …Tuy nhiên, bất kỳ một hệ thống KSNB nào cũng bao gồm 5 yếu tố: (1) Môi trường kiểm soát; (2) Đánh giá rủi ro; (3) Hoạt động kiểm soát; (4) Thông tin và truyền thông; 5) Giám sát.

Như vậy hệ thống KSNB của các địa phương, đơn vị quản lý ngân sách được thanh tra có ảnh hưởng rất lớn đến quá trình điều hành ngân sách, một hệ thống KSNB tốt sẽ giúp các cấp chính quyền địa phương điều hành ngân sách tốt hoặc ngược lại. Chính điều đó có ảnh hưởng rất lớn đến công tác thanh tra, kiểm tra thu chi NSNN.

Để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, Thanh tra tỉnh Quảng Nam nên thiết kế bảng câu hỏi trong quy trình thanh tra. Bảng câu hỏi này nên được thiết kế cho phù hợp với từng loại hình đơn vị HCSN và thực hiện các câu hỏi mở để có thể đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ một cách chính xác hơn.

Minh họa bảng câu hỏi đánh giá HTKSNB tại xã XYZ như sau:

Bảng 3.2: Bảng câu hỏi đánh giá HTKSNB tại xã XYZ

CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG KSNB Có Không Tham chiếu đến tài liệu mô tả hoa ̣t đô ̣ng kiểm soá t Đánh giá về thiết kế và triển khai

1. MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

Giá tri ̣ đa ̣o đức và tính chính trực của các nhà lãnh đạo

1.1BLĐ có thể hiện sự quan tâm đến tính chính trực và các giá tri ̣ đa ̣o đức không? Đơn vị có Quy chế ứng xử và/hoă ̣c đa ̣o đức và chính sách này có được truyền đa ̣t đúng đắn không? Quy chế làm việc, hợp đồng lao động Hữu hiệu

1.2 Cam kết của BLĐ đối với tính chính trực và sự ứng xử đa ̣o đức có được truyền đa ̣t có hiệu quả đến khắp đơn vi ̣, cả bằng lời và văn bản không? Quy chế làm việc, hợp đồng lao động Hữu hiệu

1.3 BLĐ có hành đô ̣ng để loa ̣i bỏ hoă ̣c giảm bớ t các đô ̣ng lực hoă ̣c cám dỗ có thể xúi giu ̣c nhân viên tham gia vào các hành vi không đa ̣o đức, bất hợp pháp hoă ̣c không trung thực không? Khen thưởng, kỷ luật kịp thời Hữu hiệu

1.4 BLĐ có những biê ̣n pháp kỷ luâ ̣t ki ̣p thời đối với những hành vi vi pha ̣m các chính sách đã được phê duyê ̣t hoă ̣c vi pha ̣m Quy chế ứng xử không? Các QĐ kỷ luật đối với các trường hợp vi phạm Hữu hiệu

môn và năng lực của cán bộ

1.5Cán bộ có đủ năng lực và đào ta ̣o cần thiết cho mứ c đô ̣ trách nhiê ̣m công viê ̣c được giao hoặc phù hợp đă ̣c điểm và tính phức ta ̣p của hoạt đô ̣ng của đơn vi ̣ không?

Quy chế làm

việc

Hữu hiệu

1.6BLĐ có đủ kinh nghiê ̣m chuyên môn cần thiết không? Hồ sơ lý lịch BLĐ Hữu hiệu

1.7Mức đô ̣ bố trí nhân sự ở các bô ̣ phâ ̣n có phù hợp không? (lưu ý đến kiến thức và kinh nghiệm của người đứng đầu và người giám sát trong bộ phâ ̣n kế toán, hê ̣ thống thông tin và BCQT)

Phỏng vấn

Hữu hiệu Cơ cấu tổ chức, phân đi ̣nh quyền ha ̣n và

trá ch nhiê ̣m

1.8Đơn vi ̣ có các chính sách và thủ tu ̣c cho việc uỷ quyền và phê duyê ̣t các nghiê ̣p vu ̣ ở từ ng mức đô ̣ phù hợp không?

Quy chế chi tiêu nội bộ Hữu hiệu

1.9BLĐ có thường xuyên soát xét và tiến hành các sửa đổi đối với cơ cấu tổ chức khi các điều kiê ̣n hoa ̣t đô ̣ng của đơn vi ̣ thay đổi không?

Phỏng

vấn Hữu hiệu

1.10 Có sự giám sát và kiểm tra phù hợp đối vớ i những hoa ̣t đô ̣ng được phân quyền cho cán bộ không? (bao gồm bộ phận kế toán và hệ thống thông tin)

Phỏng

vấn Hữu hiệu

1.11 Sự bất kiêm nhiê ̣m có được thực hiê ̣n phù hợp trong đơn vi ̣ không? (ví du ̣, tách biê ̣t vị trí kế toán và thủ quỹ)

Phỏng vấn, quan sát Hữu hiệu Chính sách nhân sự

1.12 Đơn vi ̣ có chính sách và tiêu chuẩn cho việc tuyển du ̣ng, đào ta ̣o, đánh giá, đề ba ̣t, chuyển giao và sa thải cán bộ cho các bô ̣ phâ ̣n không? Phỏng vấn, Quy chế làm việc Hữu hiệu

1.13 Các chính sách nhân sự có rõ ràng, và chú ng có được thường xuyên xem xét điều chỉnh ki ̣p thời không?

Phỏng vấn

1.14 Kết quả công viê ̣c của mỗi cán bộ có được đi ̣nh kỳ đánh giá và kiểm tra không?

Phỏng vấn

Hữu hiệu

1.15 Mức đô ̣ thay đổi cán bộ ở những vi ̣ trí chủ chốt có hợp lý không?

Phỏng vấn

Hữu hiệu

2. ĐÁNH GIÁ RỦI RO

2.1BLĐ có xây dựng các mu ̣c tiêu trên pha ̣m vi toàn đơn vị rõ ràng và các mu ̣c tiêu này có nhất quát với các dự toán và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vi ̣ không?

Phỏng vấn

2.2BLĐ có xác đi ̣nh các nguồn lực và các nhân tố chủ chốt đóng vai trò quan tro ̣ng trong việc thực hiê ̣n các mu ̣c tiêu của đơn vi ̣ (ví du ̣: tài chính, văn phòng, tiếp dân, v.v...) không?

Phỏng vấn

Hữu hiệu

2.3BLĐ có xin ý kiến tư vấn của đơn vị cấp trên trướ c những ảnh hưởng của những thay đổi mới về luâ ̣t pháp không?

Phỏng

vấn Hữu hiệu

2.4Những cán bộ mới trong những vi ̣ trí chủ chốt có được giám sát đúng đắn để đảm bảo rằng ho ̣ hiểu và thực hiê ̣n theo đúng các quy định của pháp luật và của đơn vị không?

Phỏng vấn

Hữu hiệu

2.5BLĐ có biết những thay đổi của các chính sách kế toán hoă ̣c lâ ̣p BCQT và ảnh hưởng củ a những thay đổi đó đến công tác lâ ̣p BCQT củ a đơn vi ̣ không?

Phỏng vấn

3. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

3.1Đơn vi ̣ có cơ chế phù hợp để thu thâ ̣p các thông tin bên trong mang tính chất ảnh hưởng quan tro ̣ng đến hoạt động của đơn vị không?

Phỏng

vấn Hữu hiệu

3.2Thông tin có được cung cấp đến đúng người cần với chất lượng đúng đắn và kịp thời để ta ̣o điều kiê ̣n cho ho ̣ thực thi các trách nhiê ̣m của minh mô ̣t cách hiê ̣u quả không?

Phỏng

vấn Hữu hiệu

3.3Nhiệm vu ̣ và trách nhiê ̣m của cán bộ có được truyền đa ̣t có hiê ̣u quả đến mo ̣i người không?

Phỏng

vấn Hữu hiệu

không (ví du ̣, giữa bô ̣ phâ ̣n kế toán và bô ̣ phận văn phòng)? Các thông tin truyền thông này có đúng đắn, đủ và ki ̣p thời để giú p cho mo ̣i người hoàn thành trách nhiệm của mình có hiê ̣u quả không?

vấn hiệu

4 CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT

4.1 Đơn vi ̣ có các chính sách và thủ tu ̣c áp dụng cho các hoa ̣t đô ̣ng của đơn vi ̣ không? Các chính sách và thủ tu ̣c đó có dễ hiểu để áp du ̣ng không?

Phỏng vấn

Hữu hiệu

4.2 Các chính sách và thủ tu ̣c đang áp du ̣ng có đề câ ̣p đến sự phê duyê ̣t, sự uỷ quyền, kiểm tra, đối chiếu, bảo vê ̣ tài sản và bất phân nhiệm không?

Phỏng

vấn Hữu hiệu

4.3 BLĐ có các mu ̣c tiêu rõ ràng về dự toán thu, chi NSNN và hoa ̣t đô ̣ng khác không? Nếu có, những mu ̣c tiêu này:

Phỏng vấn

Hữu hiệu

• có được thể hiê ̣n trên văn bản không?

• có được truyền thông khắp đơn vi ̣ không?

• có được giám sát tích cực không? 4.4 BGĐ có xem xét các chỉ tiêu hoa ̣t đô ̣ng

chủ yếu (như thu, chi ngân sách) thường xuyên (như hàng tháng, hàng quý) và có xác đi ̣nh những biến đô ̣ng quan tro ̣ng không? BLĐ có tiến hành thẩm tra những biến đô ̣ng đó và có các hành đô ̣ng sử a chữa ki ̣p thời không?

Phỏng vấn

4.5 Những biến đô ̣ng so với dự toán có được báo cáo và thảo luâ ̣n với HĐND xã và/hoă ̣c Ban lãnh đạo ít nhất hàng quý không?

Phỏng vấn

4.6 Các BCQTcó được gửi cho BLĐ và HĐND xã không? Các phân tích có được gử i kèm theo các nhâ ̣n xét phân tích không?

Phỏng vấn

Hữu hiệu

4.7 BLĐ có thiết lâ ̣p các chính sách để đối chiếu thường xuyên tài sản thực tế (như tiền, máy móc thiết bi ̣) với số liê ̣u trên sổ

Phỏng vấn

kế toán không?

4.8 Dữ liê ̣u máy tính quan tro ̣ng có được lưu trữ đi ̣nh kỳ hàng ngày và lưu trữ ở ngoài đơn vi ̣ không?

Phỏng vấn

5 GIÁM SÁT

5.1 Đơn vi ̣ có chính sách xem xét la ̣i hệ thống KSNB đi ̣nh kỳ và đánh giá tính hiệu quả của hê ̣ thống không? Nếu có:

Phỏng

vấn Hữu hiệu

• Quá trình đánh giá này có sử du ̣ng bảng liê ̣t kê những mu ̣c lu ̣c cần kiểm tra, bảng câu hỏi hay công cu ̣ nào khác?

• Các đánh giá đó có được ghi nhâ ̣n thành văn bản không?

5.2 Đơn vi ̣ có các chính sách, thủ tu ̣c để đảm bảo các biê ̣n pháp sửa chữa được thực hiê ̣n ki ̣p thời ngay khi sai pha ̣m của kiểm soát diễn ra không?

Phỏng vấn

Hữu hiệu