6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức kiểm soát việc thực hiện dự toán
a. Hoàn thiện tài khoản chi tiết theo dõi doanh thu và chi phí từng hạng phòng
Để xác định đƣợc hạng phòng nào thƣờng đƣợc du khách lựa chọn từ đ c chính sách phục vụ tốt hơn cũng nhƣ thay đổi chính sách giá cho hạng phòng ít đƣợc chọn và doanh thu thấp thì các tài khoản doanh thu cần đƣợc thiết kế chi tiết hơn nữa.
Hiện nay Khách sạn c 6 hạng phòng tuy nhiên c 2 hạng phòng chính: phòng thƣờng bao gồm Superior, Deluxe, Deluxe Plus c 16 phòng và phòng Villa gồm Supreme Deluxe, Excutive Suite, Imperial Suite c 12 phòng.
Ta c thể thiết kế tài khoản chi tiết cho doanh thu, chi phí cho 2 hạng phòng này để thấy đƣợc hiệu quả kinh doanh của ch ng. Tài khoản doanh thu và chi phí chi tiết c thể đƣợc thiết kế nhƣ sau:
Đối với các chi phí phát sinh chung thì cần tiến hành phân bổ theo doanh thu
Bảng 3.6. Một số tài khoản theo dõi doanh thu
Mã tài
khoản Tên tài khoản
Mã tài
khoản Tên tài khoản
511 Doanh thu bán hàng 511324 DT Thuê thiết bị
5111 Doanh thu bán hàng hoá 511326 DT Điện thoại Fax Internet 511102 Doanh thu ăn sáng từ tiền
phòng 511329 Doanh thu khác-BC
511103 Doanh thu ăn sáng trả tiền 511332 Doanh thu Giặt là 511104 Doanh thu ăn trƣa 511339 Doanh thu giặt khác 511106
Doanh thu ăn tối 511342
DT Vận chuyển-Xe của khách sạn
511110 Doanh thu uống sáng 511344 DT Vận chuyển-Xe thuê ngoài 511112 Doanh thu uống trƣa 511349 DT Vận chuyển-khác
511114 Doanh thu uống tối 511352 Doanh thu Massage
511116 Doanh thu thuốc lá 511354 Doanh thu Hội viên Fitnees
511117 Doanh thu tiệc 511356 DT Dịch vụ làm đẹp
511119 DT FB khác 511357 Doanh thu vật lý trị liệu 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ 511358 Doanh thu bán lẻ đồ Spa 511301 Doanh thu phòng Villa 511359 DT khác
511302 Doanh thu phòng thƣởng 511362 Doanh thu hàng của khách sạn 511304 Doanh thu phòng-VPĐH CĐT 511364 Doanh thu hàng ký gửi
511309 Doanh thu phòng khác 511369 DT Shop khác
511312 ĐT Quốc tế 511372 DT các Tour
511314 ĐT đƣờng dài trong nƣớc 511373 DT trò chơi, giải trí
511316 ĐT nội hạt 511374 Doanh thu Karaoke
511318 DT Internet 511379 Doanh thu dịch vụ khác
511319 Doanh thu ĐT khác 5114 Doanh thu trợ cấp trợ giá 511322 DT Dịch thuật, đánh máy,
Bảng 3.7. Một số tài khoản theo dõi chi phí
Mã tài
khoản Tên tài khoản
Mã tài
khoản Tên tài khoản
627 Chi phí sản xuất kinh doanh 627422 Khấu hao - Sơn, trang trí 6271 Chi phí nhân công 627424 Khấu hao - Đồ đạc 627102 Lƣơng cơ bản 627426 Khấu hao - Bể bơi 627104 Phụ cấp lƣơng
627428
Khấu hao - Phƣơng tiện vận tải
627106 Lƣơng ngoài giờ
627430
Khấu hao - Hệ thống điện thoại
627108 Lƣơng nhân viên thời vụ
627432
Khấu hao - Hệ thống phòng cháy
627110 Lƣơng tháng 13 627434 Đồ d ng cho nhà bếp 627112 Thƣởng, bồi dƣỡng đột xuất 627436 Cây lâu năm, động vật nuôi 627114 Phí phục vụ đƣợc chia 627438 Quyền sử dụng đất
627116 Chi phí khám chữa bệnh,
thuốc men 627499 TSCĐ khác
627118 Bảo hiểm xã hội 6277 Chi phí dịch vụ mua ngoài
627120 Bảo hiểm y tế 627702 Điện
627122 Bảo hiểm thất nghiệp 627704 Nƣớc
627124 Quỹ công đoàn 627706 Dầu Diezel
627126 Ph c lợi cho hoạt động tập thể 627708 Than
627128 Thuế TNCN 627709 Nhiên liệu khác
627130 Tiền ăn ca, nƣớc uống 627712 Chi phí cấp phép 627199 Chi phí nhân viên khác 627714 Thuê kênh truyền hình
6272 Chi phí nguyên, vật liệu 627716 Vận chuyển khách
627202 Văn phòng phẩm 627718 Chi phí thuyên chuyển khách 627204 Báo chí & ấn phẩm 627720 Hoa hồng đại lý
627206 In vé, h a đơn, thực đơn đồ
uống 627722 Phí đặt phòng
627208 Vật dụng cho khách 627724 Chi phí âm nhạc 627210 H a chất tẩy rửa 627726 Dịch vụ thuê ngoài 627212 Hoa, Đồ trang trí
627728
Thiết bị thuê ngoài thiết bị, TS)
627214 Vật liệu hoạt động
627730
Bảo hiểm xe cộ, thể thao, khác
627216 Vật liệu, hoá chất Giặt là 627732 Bảo trì, bảo dƣỡng xe cộ 627218 Chi phí giặt là
627734
Nhiên liệu cho động cơ, PT vận tải
Mã tài
khoản Tên tài khoản
Mã tài
khoản Tên tài khoản
627219 Phân bổ chi phí giặt là cho các
BP 627736 Ăn uống, tiếp khách
627220 Quà cáp mi n phí cho khách
627738
Chi phí đi lại hàng ngày (taxi, thuê xe)
627222 Chi phí bổ sung mi n phí 627740 Chi phí công tác 627224 Nhiên liệu đun nấu Gas 627742 Chi phí đào tạo
627299 Chi phí vật liệu khác 627744 Điện thoại, Fax, Bƣu phẩm 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất 627746 Nƣớc - Giặt là
627302 Trang phục nhân viên 627748 Điện - Giặt là 627304 Giặt - Trang phục nhân viên 627798 Chi phí hủy 627306 Vật dụng & đồ d ng cho bếp 627799 Chi phí khác 627308 Đồ thay thế - Đồ d ng vải v c 632 Giá vốn hàng bán 627310 Đồ thay thế - Đồ sành sứ 632110 Thực phẩm 627312 Đồ thay thế - Đồ thủy tinh 632120 Đồ uống 627314 Đồ thay thế - Đồ d ng kim
loại 632125 Giá vốn thuốc lá
627316 Đồ thay thế - Đồ d ng khác 632130 Giá vốn HH&DV FB khác 627318 Thiết bị văn phòng, phần mềm 632140 Giá vốn giặt là
627320 Đồ đạc, dụng cụ văn phòng 632150 Giá vốn điện thoại 627329 Chi phí CCDC khác 632152 Giá vốn Internet
6274 Chi phí khấu hao TSCĐ 632154 Giá vôn BC khác 627402 Khấu hao - Nhà cửa vật kiến
trúc 632160 Giá vốn hàng lƣu niệm - KS
627404 Khấu hao - Mành, rèm
632165
Giá vốn hàng lƣu niệm - Ký gửi
627406 Khấu hao - Máy lạnh, điều hòa 632180 Giá vốn dịch vụ Du lịch 627408 Khấu hao - Hệ thống bếp 632190 Giá vốn vận chuyển 627410 Khấu hao - Hệ thống máy giặt 632195 Giá vốn hàng Spa 627412 Khấu hao - Thiết bị kỹ thuật,
điện 632199 Giá vốn hàng h a khác
627414 Khấu hao - Hệ thống cấp thoát
nƣớc Sƣởi
627416 Khấu hao - Hệ thống Thang
máy
627418 Khấu hao - Thảm, nền 627420 Khấu hao - Cây xanh, cảnh
- Mã hóa các bộ phận trong công t
Để theo d i một cách chính xác doanh thu, chi phí của từng bộ phận, từng đơn vị hoạt động
Bảng 3.8. Bảng mã hóa các bộ phận trong Chi Nhánh
Mã bộ
phận Tên bộ phận
Mã bộ
phận Tên bộ phận
100 Bộ phận buồng phòng 440 Vận chuyển
110 L tân 450 Spa & Fitness Center
120 Buồng phòng HSKP 455 Aun Spa
200 Bộ phận nhà hàng 460 Cửa hàng lƣu niệm
210 Nhà hàng 470 Bộ phận du thuyền
220 Nhà hàng Osen 490 Bộ phận doanh thu khác 230 Nhà hàng Bar 500 Bộ phận bán hàng Sales 240 Nhà hàng TAPPANZAKY 510 Bộ phận bán hàng
270 Room Service 520 Bộ phận sales khác
280 Banquet 600 Bộ phận hành chính
290 Minibar 610 Ban giám đốc KS
300 Bộ phận chung nhà hàng 640 Kế toán 310 Hành chính nhà hàng 650 Bảo vệ 320 Bộ phận bếp 700 Bộ phận Nhân sự 321 Bộ phận Buffe 710 Nhân sự 322 Bếp Phở 720 Canteen 323 Bếp Tepanyaki 800 Bộ phận Kỹ thuật
390 Bộ phận lau rửa Stewarding 810 Bộ phận Kỹ thuật 400 Bộ phận hoạt động khác 820 Năng lƣợng
410 Điện thoại 830 Bộ phận chung
420 Business Center 430 Giặt là
b. Kiểm soát tình hình sử dụng phòng
Để nhà quản trị c thể nắm đƣợc tình hình kinh doanh của Công ty một cách thƣờng xuyên, liên tục, kế toán cần phải lập báo cáo hàng ngày về tình
hình sử dụng phòng, bao nhiêu phòng rãnh,… xem Bảng 3.9).
Với sự trợ gi p của phần mềm Smile thì việc lập báo cáo hàng ngày không kh khăn do c sự liên kết thông tin giữa bộ phận l tân, bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán Bảng 3.9. Báo cáo tình hình sử dụng phòng Ngày: Tháng: Mùa: Chỉ tiêu Hôm nay Lũy kế t đầu tháng Kế hoạch BQ tháng Tháng trƣớc Cùng kỳ năm trƣớc 1. Tổng số phòng thực c a. Số phòng sử dụng - Superior - Deluxe - Deluxe Plus - Supereme Deluxe - Excutive Suite - Imperial Suite b. Số phòng còn lại - Số phòng rãnh - Số phòng c sẵn 2. % phòng sử dụng - Superior - Deluxe - Deluxe Plus - Supereme - Deluxe - Excutive Suite - Imperial Suite 3. Giá phòng BQ
Xác định nhân tố tác động đến việc thực hiện doanh thu
- Xác định các nhân tố tác động đến việc thực hiện doanh thu do giá hay do lƣợng
Đối với dịch vụ lƣu tr do c nhiều loại phòng và hạng phòng với giá khác nhau nên để xác định đƣợc các nhân tố ảnh hƣởng đến doanh thu trƣớc hết ta phải quy đổi tất cả loại và hạng phòng về phòng đơn tiêu chuẩn.
= ∑ x
Sau khi đã xác định đƣợc tổng số phòng quy đổi đƣợc sử dụng trong tháng, ta xác định giá bán phòng bình quân cho toàn bộ bộ phận lƣu tr , từ đ ta xác định doanh thu thực tế:
Doanh thu = Giá bán BQ * Tổng số phòng sử dụng
Thông qua công thức này ta c thể xác định đƣợc yếu tố nào ảnh hƣởng đến việc thực hiện doanh thu so với dự toán bằng cách lần lƣợt thay thế giá bán bình quân dự toán và dự toán số phòng sử dụng. Từ đ xác định yếu tố nào ảnh hƣởng đến việc thực hiện doanh thu là giá bán hay số phòng sử dụng để c chính sách điều chỉnh ph hợp.
- Đối với Chi phí:
Bộ phận buồng phòng
- Xây dựng một quy trình chuẩn trong việc làm vệ sinh buồng phòng : Khách sạn cần đƣa ra một quy trình chuẩn trong việc làm vệ sinh buồng phòng mang lại hiệu quả cao vừa tiết kiệm thời gian vừa c thể tiết kiệm đƣợc chi phí nhân công do sử dụng ít lao động hơn. Từ đ sẽ xác định đƣợc định mức thời gian cần thiết để làm vệ sinh một phòng, ngoài thời gian vệ sinh cho từng phòng thì định mức phải cộng thêm thời gian di chuyển giữa các phòng, thời gian giải quyết nhu cầu cá nhân và thời gian nghỉ ngơi. Khi xây dựng định mức
Tổng số phòng đơn ngày đêm
tiêu chuẩn
Số phòng ngày đêm thực hiện của
phòng loại i
Hệ số quy đổi phòng loại i ra phòng đơn
giá nhân công cho một giờ làm việc cần phải căn cứ vào hợp đồng lao động đã ký, bảng lƣơng hiện tại và phải bao gồm cả các khoản phụ cấp lƣơng.
- Xây dựng định mức chi phí hàng đặt phòng cho từng loại phòng : đối với dịch vụ lƣu tr do c nhiều loại phòng khác nhau nên các loại hàng đặt phòng cũng sẽ khác nhau từ đ phải xây dựng định mức chi phí hàng đặt phòng cho từng hạng phòng. Mặc d Khách sạn c 6 hạng phòng nhƣng c thể chia ra làm 2 loại cơ bản đ là phòng thông thƣờng bao gồm Superior, Deluxe, Deluxe Plus và phòng Villa bao gồm Supereme Deluxe, Executive Suite và Imperial Suite bởi hàng đặt phòng c sự khác biệt r ràng giữa 2 loại phòng đ . Việc xây dựng định mức hàng đặt phòng cần phải dựa trên tiêu chuẩn cho khách sạn 4 sao theo Quy định về tiêu chuẩn xếp hạng khách sạn Ban hành k m theo Quyết định số 2 2 1 QĐ-TCDL ngày 27 tháng 4 năm 2 1 của Tổng cục Du lịch , số liệu chi phí của các khách sạn c ng hạng đƣợc công bố theo điều tra của Sở Du lịch để đƣa ra định mức chi phí ph hợp.
Bộ phận nhà hàng
- Xâ dựng định mức lượng ngu ên ật liệu : Việc đƣa ra định mức
chi phí nguyên vật liệu cho bộ phận thực phẩm là cực kỳ kh khăn bởi n không c một tiêu chuẩn nhất định, đặc biệt là các m n ăn đƣợc chế biến cho các bữa tiệc do c các mức giá khác nhau cho các đơn hàng. Và việc kiểm tra số NVL đã sử dụng cho một m n ăn, thức uống theo định mức cũng không d dàng. Chính vì vậy cần phải quản lý trên cơ sở chọn mẫu chính là những m n ăn, thức uống mang lại lợi nhuận cao so với mức trung bình và những m n ăn, thức uống thƣờng đƣợc khách hàng ƣa thích để kiểm soát quá trình chuẩn bị và cung cấp dịch vụ để đƣa ra định mức NVL.
Nhƣ vậy danh sách những m n ăn, thức uống đƣợc chọn để đƣa ra định mức NVL tốt hơn bao gồm những m n ăn, thức uống đƣợc khách hàng ƣa thích và những m n ăn, thức uống mang lại nhiều lợi nhuận. Việc lựa chọn
những m n ăn, thức uống đƣợc khách hàng ƣa thích cũng không kh khăn do Khách sạn mới hoạt động nên cũng đã c những nhận định cơ bản về việc này. Để biết đƣợc những m n ăn, thức uống nào mang lại lợi nhuận cao theo từng m a thì cần phải lập bảng theo d i và tiến hành theo d i ít nhất là trong thời gian một năm. Bảng theo d i mức đ ng g p lợi nhuận của các m n ăn đã đƣợc lựa chọn sẽ gi p cho Khách sạn xác định đƣợc những m n ăn mang lại lợi nhuận cao cũng nhƣ c tốc độ tăng trƣởng cao xem Bảng 3.1 . Từ những nhận định đ c hƣớng đầu tƣ cũng nhƣ tập trung theo d i để đƣa ra các định mức chi phí ph hợp cho các m n ăn này.
Bảng 3.10. Bảng theo dõi mức đóng góp lợi nhuận của món ăn Ngày tháng:…. Nhà hàng:… Bữa ăn:… (A) (B) (C) (D) (E) (F) (G) (H) (L) (P) (R) (S) (T) Món ăn Số lƣợng bán Tỷ lệ trong thực đơn % Chi phí món ăn Giá bán Số dƣ đảm phí đơn vị (E-D) Tổng chi phí món ăn D*B Doanh thu món ăn E*B Tổng số dƣ đảm phí F*B Xếp loại số dƣ đảm phí Xếp loại số lƣợng bán Phân loại món ăn Yếu tố lợi nhuận Bò b p thấu 331 11.5 5.50 13 7.45 1821 4286 2466 L H Bò sữa
Súp cua 295 10.3 6.80 16 9.15 2006 4705 2699 H H Ngôi sao
Cá vƣợt hấp 320 11.1 3.25 7.95 4.70 1040 2544 1504 L H Bò sữa
Tôm x c tỏi 175 6.1 5.75 12.5 6.70 1006 2179 1173 L L Con chó
Xôi gói lá dong 452 15.7 5.95 17 11.00 2689 7661 4972 H H Ngôi sao
Cá hấp bia 307 10.7 5.70 13 7.25 1750 3976 2226 L H Bò sữa
Gỏi thập cẩm 254 8.8 4.20 11 6.75 1067 2781 1715 L H Bò sữa
Vịt nấu măng 314 10.9 5.05 12.5 7.40 1586 3909 2324 L H Bò sữa
Gà tiềm 246 8.6 6.10 14 7.85 1501 3432 1931 H H Ngôi sao
Thịt sƣờn chua ngọt 179 6.2 4.95 12.5 7.50 886 2229 1343 L L Con chó
Tổng N = 2873 ΣG=15352 ΣH=377 2 ΣL=22353
Quá trình xây dựng định mức cần sự hợp tác của các nhân viên bếp của Khách sạn và tham khảo ý kiến của các đầu bếp chuyên gia. Ngoài lƣợng NVL cần thiết để chế biến một m n ăn, thức uống thì định mức lƣợng NVL cần cộng thêm lƣợng các phụ gia cần thiết và mức hao hụt bình thƣờng.
Định mức giá ngu ên vật liệu
Căn cứ vào các nguồn cung cấp hàng, biến động giá cả thị trƣờng, các khoản chi phí c thể phát sinh trong quá trình thu mua, Khách sạn sẽ đƣa ra định mức giá cho từng loại NVL và tất nhiên định mức này phải trừ mọi khoản chiết khấu mua hàng dự kiến phát sinh. Do hiện nay vật giá liên tục thay đổi chủ yếu theo xu hƣớng tăng lên nên các khoản chi phí này phải đƣợc tính toán theo hiện tại, không đƣợc tính toán dựa trên một số tình huống quá khứ không còn phản ánh tình hình hiện tại. Trƣờng hợp c nhiều nhà cung cấp cho một loại NVL thì định mức giá sẽ tính theo giá bình quân gia quyền c trọng số.
Sau khi xây dựng định mức lƣợng và định mức giá sẽ xác định đƣợc định mức NVL d ng cho một m n ăn, thức uống:
Chi phí N L tiêu chuẩn = Định mức giá x Định mức lượng