8. Tổng quan các nghiên cứu liên quan tới đề tài
1.1.2. Vaitrò của BSC
Vai trò của BSC đƣợc phát triển cùng với quá trình nghiên cứu và phát triển của lý thuyết BSC. Năm 1992, khi BSC đƣợc giới thiệu lần đầu, BSC đƣợc sử dụng nhƣ là một công cụ đo lƣờng các mục tiêu chiến lƣợc dƣới nhiều khắa cạnh. Sau đó, cách thức quản lý chiến lƣợc đƣợc cung cấp một cách toàn diện hơn thông qua các bản đồ chiến lƣợc nhƣ một hƣớng dẫn về cách mô tả chiến lƣợc có thể đo lƣờng đƣợc. Đến năm 2000, chức năng thứ 3 của BSC đƣợc đƣa ra và làm rõ vai trò truyền thông của BSC trong tổ chức.
Về cơ bản, BSC có 3 hệ thống chắnh: hệ thống đo lƣờng, hệ thống quản lý chiến lƣợc, công cụ trao đổi thông tin.
a.BSC là một hệ thống đo lường
Rất nhiều tổ chức đã cố gắng truyền đạt những viễn cảnh và quán triệt các chiến lƣợc, nhƣng thƣờng không liên kết đƣợc các hoạt động của ngƣời lao động với định hƣớng chiến lƣợc của tổ chức. BSC cho phép tổ chức làm rõ những viễn cảnh và chiến lƣợc của tổ chức bằng cách đƣa ra một khuôn khổ mới. Khuôn khổ này cho thấy toàn bộ câu chuyện về chiến lƣợc của tổ
chức thông qua các mục tiêu và các phép đo đã đƣợc chọn. Thay vì tập trung vào việc kiểm soát tài chắnh để đạt đƣợc chiến lƣợc thì việc sử dụng các phép đo nhƣ thế nào rất quan trọng đối với việc đạt đƣợc chiến lƣợc. Các mục tiêu đo lƣờng đƣợc có ý nghĩa rất quan trọng để biến chiến lƣợc thành hiện thực.
Kaplan và Norton cho rằng: Ộ Mọi phép đo của BSC cần phải là một chuỗi các mối quan hệ nguyên nhân và kết quả thông suốt trong chiến lƣợc từ các phòng ban tới toàn thể tổ chức.Ợ Những phép đo này cho thấy rất rõ những gì đã xảy ra trong quá khứ, nhƣng lại không phù hợp với việc nhấn mạnh vào cách thức tạo giá trị thực của ngày hôm nay của tổ chức - Đó là những tài sản vô hình nhƣ kiến thức, mạng lƣới các mối quan hệ ... Chúng ta có thể gọi các phép đo tài chắnh là những Ộchỉ số trễỢ. BSC bổ sung cho những Ộchỉ số trễỢ này bằng những định hƣớng hiệu quả kinh tế trong tƣơng lai, BSC sử dụng các phép đo nhƣ là ngôn ngữ mới để mô tả các yếu tố hay còn gọi là Ộchỉ số sớmỢ. Nhƣng những phép đo hiệu quả này (bao gồm cả chỉ số trễ và chỉ số sớm) xuất phát từ chiến lƣợc của tổ chức. Các thƣớc đo đóng vai tr nhƣ những thiết bị giám sát mạnh mẽ. Các bản đồ chiến lƣợc truyền đạt điểm đắch chiến lƣợc, trong khi thƣớc đo bên trong BSC giám sát cả tiến trình, cho phép tổ chức biết chắc chắn rằng họ đang đi đúng hƣớng.
b.BSC là hệ thống quản lý chiến lược
Trong khi mục đắch ban đầu của BSC là cân bằng các số liệu tài chắnh quá khứ với những yếu tố định hƣớng giá trị tƣơng lai của công ty, ngày càng nhiều tổ chức thử nghiệm khái niệm này và nhận thấy nó là công cụ quan trọng trong việc điều chỉnh các hoạt động ngắn hạn bằng chiến lƣợc.
BSC giúp định hƣớng bằng cách giải thắch các chiến lƣợc
BSC đƣợc đƣa ra với lý tƣởng là chia sẻ những hiểu biết và chuyển chiến lƣợc của tổ chức thành những mục tiêu, phép đo và những chỉ tiêu cụ thể và thể hiện trong mỗi khắa cạnh của BSC. Việc giải thắch định hƣớng
chiến lƣợc phải xác định cụ thể những gì còn mập mờ, mơ hồ trong định hƣớng chiến lƣợc của tổ chức? Vắ dụ: ỘDịch vụ số một!Ợ, ỘTạo ấn tƣợng với khách hàngỢ... Thông qua quá trình triển khai hệ thống thẻ cân bằng, có thể làm rõ: ỘDịch vụ số 1!Ợ có nghĩa là 100% lắp đặt đúng hạn, ỘTạo ấn tƣợng với khách hàngỢ có nghĩa là 80% khách hàng sẽ quay trở lại với doanh nghiệp Ầ Nhƣ vậy toàn thể nhân viên của tổ chức giờ đây có thể tập trung nỗ lực trong các công việc hàng ngày của họ nhằm đạt đƣợc ỘDịch vụ số 1!Ợ, ỘTạo ấn tƣợng với khách hàngỢ . Khi sử dụng BSC nhƣ là cơ sở để giải thắch rõ ràng chiến lƣợc, các tổ chức sẽ tạo ra một ngôn ngữ mới để thực hiện đo lƣờng nhằm hƣớng dẫn tất cả mọi ngƣời hƣớng tới việc đạt đƣợc những định hƣớng đã đƣợc công bố.
BSC phổ biến và truyền đạt Thẻ điểm đến toàn bộ tổ chức
Để thực hiện thành công mọi chiến lƣợc, thì bản thân những chiến lƣợc đó cần phải đƣợc hiểu rõ và thực hiện tại mọi cấp của tổ chức. Phổ biến và truyền đạt thẻ điểm cân bằng có nghĩa là đƣa chúng đến mọi bộ phận phòng ban của tổ chức và tạo cho ngƣời lao động có cơ hội liên hệ giữa công việc hàng ngày của họ với chiến lƣợc của tổ chức. Mọi cấp độ của tổ chức sẽ nhận ra các hoạt động tạo giá trị của họ thông qua mối liên hệ giữa việc triển khai những thẻ điểm của họ với các mục tiêu của cấp cao hơn.
Giúp phân bổ nguồn lực hữu hiệu đúng mục tiêu chiến lƣợc
Nguồn lực là một vấn đề rất quan trọng của tổ chức. Gần nhƣ chúng ta luôn phải thực hiện các chiến lƣợc trong hoàn cảnh không đủ các nguồn lực. Vậy các nguồn lực cần và nên đƣợc phân chia nhƣ thế nào? Khi bàn về rào cản này cần lƣu ý rằng hầu hết các công ty đều có quá trình hoạch định chiến lƣợc và hoạch định ngân sách riêng biệt. Xây dựng thẻ điểm cân bằng (Balanced Scorecard) cung cấp cơ hội rất tốt để gắn kết các quá trình quan trọng này với nhau. Khi đƣa ra thẻ điểm cân bằng BSC các tổ chức không chỉ
nghĩ về những mục tiêu chung, chỉ số đo lƣờng, từng chỉ tiêu cụ thể cho bốn khắa cạnh mà còn phải xem xét một cách cẩn thận các ý tƣởng và kế hoạch hành động sẽ phục vụ cho các mục tiêu của thẻ điểm. Nếu chúng ta đƣa ra mục tiêu dài hạn cho các chỉ số đo lƣờng, chúng ta có thể thấy những bƣớc phát triển trên suốt chặng đƣờng đi đến thành công. Nguồn nhân lực và tài chắnh cần thiết để đạt đƣợc các mục tiêu của thẻ điểm phải thực sự tạo nền tảng cho việc xây dựng quá trình dự toán ngân sách hàng năm. Chi phắ cần thiết (và lợi nhuận) kết hợp với các mục tiêu cụ thể của thẻ điểm cân bằng phải đƣợc nêu rõ ràng trong các văn bản và đƣợc đƣa ra xem xét.
Việc xây dựng BSC cũng tạo cho các tổ chức cơ hội rất tốt để kiểm tra một cách nghiêm túc những ý tƣởng hiện có trong tổ chức. Nhiều ngƣời quản lý có các chƣơng trình và dự án hay thông thƣờng ắt nghĩ đến ý nghĩa chiến lƣợc của chúng. Sẽ có nhiều khó khăn khi các ý tƣởng trái ngƣợc xuất phát từ các bộ phận chức năng khác nhau. Các ý tƣởng từ mỗi cấp, từng bộ phận chức năng đều đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức, nhƣng mối quan hệ giữa chúng, việc phân bổ nguồn lực cho chúng sẽ nhƣ thế nào? Câu trả lời có trong BSC: khi xây dựng BSC, chúng ta phải xem xét tất cả các ý tƣởng hiện tại trong tổ chức và quyết định ý tƣởng nào sẽ thực sự phù hợp với chiến lƣợc của mình, ý tƣởng nào chƣa phù hợp và tại sao. Tiết kiệm nguồn lực là rất tốt, nhƣng còn một điều quan trọng khác Ờ chắnh các thành viên trong tổ chức sẽ biết đƣợc các thông số đánh giá ý tƣởng, mối quan hệ giữa chúng với chiến lƣợc từ đó thực hiện mục tiêu với trách nhiệm cao hơn, cũng nhƣ không phàn nàn về việc phân bổ các nguồn lực .
BSC giúp liên kết chặt chẽ các phép đo với mục tiêu chiến lƣợc Thẻ điểm cân bằng BSC chuyển chiến lƣợc và tầm nhìn thành một loạt các phép đo có liên kết chặt chẽ với nhau. Ngay lập tức chúng ta có nhiều thông tin hơn là các dữ liệu tài chắnh cần phải đƣợc xem xét. Khi xem xét
toàn bộ các mối liên hệ mật thiết, kết quả việc đo lƣờng hiệu quả của thẻ điểm mô tả rõ ràng chiến lƣợc đến từng chi tiết nhỏ và tạo cơ sở cho việc đặt câu hỏi liệu kết quả thu đƣợc có đƣa chúng ta tới gần việc đạt đƣợc chiến lƣợc hay không? Chúng ta thấy bất kỳ chiến lƣợc nào chúng ta theo đuổi đều ở dạng giả thuyết hoặc phỏng đoán làm thế nào để có thể thành công. Để chứng minh ý nghĩa của những phép đo, trong thẻ điểm phải liên hệ tất cả các thông tin với nhau để có bức tranh toàn cảnh về chiến lƣợc của tổ chức. Vắ dụ, nếu tin tƣởng vào việc đầu tƣ đào tạo cho nhân viên sẽ làm cho thời gian phát triển sản phẩm mới đƣợc rút ngắn, thì cần phải kiểm tra giả thuyết qua những phép đo đƣợc thể hiện trong thẻ điểm. Nếu tăng việc đào tạo cho nhân viên để đáp ứng mục tiêu nhƣng thực tế việc phát triển sản phẩm lại bị chậm, nhƣ vậy có lẽ giả định này không phù hợp và chúng ta nên tập trung vào (vắ dụ) cải tiến việc truy cập những thông tin quan trọng của nhân viên. Sẽ mất khá nhiều thời gian để thu thập đầy đủ dữ liệu nhằm kiểm tra những mối tƣơng quan này, nên thông thƣờng các nhà quản lý bắt đầu đƣa vấn đề giả định theo chiến lƣợc là cải tiến cơ bản về việc ra quyết định dựa trên hoàn toàn những con số tài chắnh.
c.BSC là công cụ trao đổi thông tin
BSC đƣợc sử dụng nhƣ một công cụ truyền thông nhằm truyền tải chiến lƣợc một cách rõ ràng, ngắn gọn tới tất cả các thành viên liên quan cả bên trong và bên ngoài tổ chức thông qua bản đồ chiến lƣợc. BSC giúp các tổ chức diễn giải chiến lƣợc thành các mục tiêu, thƣớc đo cụ thể.
Mục tiêu là một lời tuyên bố ngắn gọn, mô tả nội dung cần thực hiện trong cả bốn khắa cạnh để thực thi kế hoạch của mình. Các mục tiêu có thể là tăng lợi nhuận, cải thiện thời gian lắp đặt thiết bị, giảm thời gian đáp ứng xử lý sự cố, thu hẹp lỗ hổng kỹ năng. Các mục tiêu này đƣợc sắp xếp trong bản đồ chiến lƣợc và đƣợc liên kết với nhau bằng mối quan hệ nhân quả. Các
thƣớc đo là công cụ định lƣợng, dùng để giám sát tiến trình và theo dõi sự thành công của các mục tiêu đề ra.