8. Tổng quan các nghiên cứu liên quan tới đề tài
1.3.5. Quy trình xây dựng KPIs cho bộ phận, chức danh công việc
cơ bản: (1) Xác định bộ phận/ngƣời xây dựng các KPI, (2) Xác định các KRA (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng, nhiệm vụ của bộ phận), (3) Xác định vị trắ chức danh và các trách nhiệm chắnh của vị trắ chức danh, (4) Xác định các chỉ số đánh giá KPI, (5) Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt đƣợc, (6) Liên hệ giữa kết quả đánh giá các KPI với lƣơng, thƣởng.
a.Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
Các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng KPIs: có thể do các bộ phận/phòng/ban chức năng trực tiếp xây dựng hệ thống KPIs cho các vị trắ chức danh trong bộ phận/phòng/ban đó dựa trên sự hƣớng dẫn, trợ giúp về mặt phƣơng pháp của những ngƣời có chuyên môn (bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn).
- Ƣu điểm của phƣơng pháp này: các chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tắnh khả thi cao và thể hiện đƣợc rõ nét chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
- Nhƣợc điểm của phƣơng pháp này: có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs nhƣ việc đặt mục tiêu quá thấp. Do đó, nếu xây dựng KPIs theo phƣơng pháp này thì cần có sự kiểm định, đánh giá của những ngƣời chuyên môn, am hiểu về công việc của bộ phận/phòng/ban.
Bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực, các nhà chuyên môn xây dựng KPIs: khác với phƣơng pháp trên, phƣơng pháp này đảm bảo đƣợc tắnh khách quan, khoa học về phƣơng pháp. Tuy nhiên các chỉ số KPIs đƣa ra có thể không thực tế, không thể hiện đƣợc đúng chức năng, nhiệm vụ của bộ phận/phòng/ban. Để khắc phục vấn đề này, hệ thống KPIs sau khi đƣợc xây dựng cần có sự góp ý, thẩm định, đánh giá của bộ phận chức năng.
b.Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ của Phòng).
Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trƣng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các KPIs đƣợc xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trƣng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.
c.Xác định vị trắ chức danh và các trách nhiệm chắnh của vị trắ chức
danh.
Với mỗi vị trắ chức danh thì ngƣời xây dựng KPIs cần chỉ ra một số trách nhiệm chắnh mà ngƣời đảm nhận vị trắ công việc này phải thực hiện (mô tả công việc). Các trách nhiệm chắnh này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs. Do đó, các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện đƣợc.
d.Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá)
Ờ KPIs của bộ phận: Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban ngƣời xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trƣng cho cả bộ phận. Những chỉ số KPIs này là cơ sở để xây dựng KPIs của từng vị trắ chức danh.
Ờ KPIs cho từng vị trắ chức danh:
Xây dựng KPIs để cho ngƣời lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPIs đƣợc xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chắnh của vị trắ chức danh nêu trên và các chỉ số KPIs của từng bộ phận.
Các chỉ số KPIs phải đảm bảo tiêu chắ SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tƣơng lai gần.
Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thƣờng áp dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào từng chỉ số KPIs, nội dung của các từng chỉ số sẽ có kỳ đánh giá khác nhau,
phù hợp và đem lại hiệu quả theo mục tiêu, chiến lƣợc của công ty.
Theo David Parmenter trong nghiên cứu ỘCác chỉ số đo lƣờng hiệu suấtỢ đã đƣa ra khuyến cáo về việc nhiều công ty đang sử dụng các chỉ số đo lƣờng không chuẩn, tác giả làm rõ hơn về 3 loại chỉ số đo lƣờng hiệu suất để ứng dụng thành công BSC [5, tr.18]
Có 3 loại chỉ số đo lƣờng hiệu suất nhƣ sau:
- Chỉ số kết quả cốt yếu: cho biết chúng ta đã làm đƣợc những gì với một chỉ tiêu: sự hài lòng khách hàng, lợi nhuận ròng trýớc thuế, sự hài lòng nhân viên, lợi nhuận trên vốn ... Đặc điểm chung của các chỉ số đo lƣờng này nằm ở chỗ chúng là kết quả của nhiều hoạt động, cho chúng ta thấy là chúng ta đã đi đúng hƣớng hay không? Tuy nhiên các chỉ số này lại không cho chúng ta biết cần phải làm gì để cải thiện những kết quả đạt đƣợc. Chỉ số kết quả cốt yếu thƣờng cần nhiều thời gian hơn chỉ số hiệu suất, chúng đƣợc theo dõi định kỳ hàng tháng hoặc quý chứ không phải theo ngày hay tuần.
- Chỉ số hiệu suất cho chúng ta biết chúng ta cần phải làm gì. Chúng biểu thị một tập hợp các chỉ số đo lƣờng hƣớng vào các phƣơng diện hoạt động của tổ chức. Các chỉ số này đóng vai trò hết sức quan trọng đối với thành công hiện tại cũng nhƣ tƣơng lai của tổ chức. Vắ dụ chỉ số hiệu suất của một nhân viên bán hàng không phải là doanh số mà là số lần chăm sóc điểm bán lẻ, số lƣợt tiếp xúc với khách hàng tiềm năng.
- Chỉ số hiệu suất cốt yếu cho biết chúng ta phải làm gì để tăng hiệu suất lên một cách đáng kể. Là các chỉ số đánh giá phi tài chắnh; đƣợc đánh giá thƣờng xuyên theo ngày hoặc tuần, đòi hỏi nhân viên phải hiểu chỉ số và có hành động điều chỉnh. [5, tr.20-25]
e.Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
Thông thƣờng điểm số đƣợc chia ra thành 2 - 5 mức độ điểm số tƣơng ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.
Càng nhiều mức độ điểm số thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nếu quá chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số.
f. Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng
Với mỗi khung điểm số cụ thể ngƣời xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể. Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động Ầ mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh hoạt trong các bƣớc.
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG ÁP DỤNG THẺ ĐIỂM CÂN BẰNG TRONG QUẢN TRỊ CHIẾN LƢỢC TẠI VNPT ĐẮK LẮK