Hoàn thiện và sử dụng hiệu quả bản mô tả công việc với vị trí cần tuyển Như phân tích trên hoàn thiện bản mô tả công việc có một ý nghĩa quan trọng đặc biệt không chỉ trong hoạt động tuyển dụng mà còn ảnh hưởng tới các hoạt động khác như đánh giá thực hiện công việc. Trong khi thực tiễn hoạt động tuyển dụng tại Công ty lại chưa sử dụng hiệu quả ứng dụng của các bản này cho hoạt động tuyển dụng. Vì vậy trước khi tuyển mới cho một vị trí ta cần hoàn thiện bản mô tả công việc cho vị trí cần tuyển đó dựa trên các nguyên tắc sau:
Đảm bảo nhu cầu hài hòa giữa các thông tin như mô tả, các tiêu chuẩn và sự năng động.
Mô tả công việc cần chỉ ro cho người thực hiện biết cần phải làm gì, trong bối cảnh nào và kết quả cuối cùng là gì.
Mô tả các kiến thức kĩ năng: phần kiến thức kĩ năng tập trung vào những gì cần thiết nhất đối với vị trí đang mô tả bao gồm từ những tiêu chuẩn đầu vào như học vấn, chứng chỉ, trình độ, ngoại ngữ cho đến các kiến thức kĩ năng chuyên môn, các kiến thức kĩ năng mềm. Nếu có thể mô tả chi tiết các thành phần kiến thức, những khả năng thực hiện ở các mức độ khác nhau cho những cấp độ vị trí công việc khác nhau.
Một bản mô tả công việc đầy đủ thường bao gồm những nội dung chính sau đây:
• Chức danh công việc; • Người quản lí trực tiếp; • Mức lương;
• Các nhiệm vụ trách nhiệm chính của công việc: người lao động phải làm gì, thực hiện nhiệm vụ như thế nào, tại sao phải thực hiện nhiệm vụ đó;
• Các điều kiện làm việc: thời gian làm việc, điều kiện vật chất, vệ sinh, an toàn lao động;
• Yêu cầu học vấn kinh nghiệm; • Những phẩm chất kĩ năng cần thiết;
Bên cạnh việc hoàn thiện bản mô tả công việc thì một yêu cầu không thể thiếu trong hoạt động tuyển dụng đó là việc thực hiện hoàn thiện bản yêu cầu công việc đối với người thực hiện. Điều này sẽ tránh sự chủ quan cảm tính và không chính xác trong sự lựa chọn các ứng viên trong quy trình tuyển dụng. Do đó, Công ty cần hoàn thiện cho mình một tiêu chuẩn tuyển dụng ro ràng hiệu quả cụ thể thông qua sản phẩm của phân tích công việc là bản mô tả công việc. Đối với mỗi vị trí cần tuyển ứng viên cần biết ro yêu cầu khi thực hiện công việc đó là gì. Cần thiết phải có những kĩ năng, kinh nghiệm gì để hoàn thành công việc đó. Đây là yếu tố không thể thiếu trong bản thông báo tuyển dụng của Công ty. Tuy nhiên hiện nay công việc này thực hiện chưa được bài bản, các yêu cầu nêu ra chưa ro ràng cho ứng viên biết nội dung công việc. Các nội dung chính trong bản yêu cầu công việc với người thực hiện thường là các yêu cầu về số lượng, chất lượng, doanh thu…. sản phẩm đối với công nhân sản xuất trực tiếp. Với người quản lý gián tiếp thì đó là các yêu cầu về khả năng chuyên môn, khả năng phối hợp với các bộ phận trong tổ chức, có kỹ năng lãnh đạo nhóm, huấn luyện nhân viên, tạo động lực…
3.2.2 Hoàn thiện quy trình tuyển dụng