Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một ngƣời từ khi sinh ra đến khi chết, nên, đăng ký, quản lý hộ tịch là một vấn đề quan trọng đối với mỗi cá nhân trong xã hội. Đăng ký hộ tịch thể hiện việc nhà nƣớc công nhận một cá nhân con ngƣời tồn tại với tất cả đầy đủ tính pháp lý của nó. Đăng ký và quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng luôn đƣợc các quốc gia quan tâm thực hiện. Hoạt động này còn là cơ sở để Nhà nƣớc công nhận và bảo hộ quyền con ngƣời, quyền, nghĩa vụ công dân, đồng thời có biện pháp quản lý dân cƣ một cách khoa học, phục vụ thiết thực cho việc xây dựng, hoạch định chính sách phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh của đất nƣớc.
Để công tác quản lý về hộ tịch đạt hiệu quả cần có hệ thống các quy định pháp luật tạo nền tảng pháp lý cho hoạt động của các chủ thể có trách nhiệm quản lý về hộ tịch. Pháp luật quản lý về hộ tịch thể hiện vai trò của mình ở các khía cạnh sau:
Thứ nhất, pháp luật quản lý về hộ tịch tạo hành lang pháp lý bảo đảm cho sự quản lý của Nhà nước về công tác hộ tịch.
Nếu nhƣ hoạt động quản lý dân cƣ đƣợc coi là nội dung quan trọng hàng đầu trong tổng thể hoạt động quản lý xã hội thì quản lý hộ tịch với các giá trị, lợi ích tiềm tang của nó đƣợc coi là khâu nằm ở vị trí trung tâm của hoạt động quản lý dân cƣ. Hoạt động quản lý hộ tịch là lĩnh vực thể hiện sâu sắc chức năng xã hội của Nhà nƣớc trên ba phƣơng diện cơ bản đó là:
Quản lý hộ tịch là cơ sở để Nhà nƣớc hoạch định các chính sách phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng…và tổ chức thực hiện có hiệu quả các chính sách đó. Một hệ thống quản lý dữ liệu hộ tịch đầy đủ, chính xác, đƣợc cập nhật kịp thời, thƣờng xuyên sẽ là nguồn tài sản thông tin hết sức quý giá luôn sẵn sang hỗ trợ đắc lực cho việc hoạch định các chính sách xã hội một cách chính xác, có tính khả thi, tiết kiệm chi phí xã hội.
Hoạt động quản lý và đăng ký hộ tịch thể hiện tâp trung nhất, sinhđộng nhất sự tôn trọng của Nhà nƣớc đối với việc thực hiện một số quyền nhân than có bản của công dân đã đƣợc ghi nhận trong Hiến pháp 2013, Bộ luật Dân sự 2015 nhƣ quyền đối với họ tên, quyền thay đổi họ tên, quyền xác định dân tộc, quyền đối với quốc tịch, quyền đƣợc kết hôn, quyền đƣợc nhận nuôi con nuôi ở phƣơng diện này, đăng ký hộ tịch chính là phƣơng tiện để ngƣời dân thực hiện, hƣởng thụ các quyền nhân than đó. Các dữ liệu về căn cƣớc của mỗi cá nhân thể hiện trên chứng thƣ hộ tịch là sự khẳng định có giá trị pháp lý về đặc điểm nhân than của mỗi ngƣời, mà qua đó các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có thể đánh giá ngƣời đó có khả năng điều kiện để tham gia vào các quan hệ pháp luật nhất định hay không.
Hành vi đăng ký khai sinh của cơ quan đăng ký hộ tịch đánh dấu điểm khởi đầu của hoạt động quản lý nhà nƣớc đối với từng ngƣời dân, đồng thời cũng là điểm khởi đầu cho mối quan hệ giữa công dân với Nhà nƣớc. Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm, ngày tháng năm sinh, giới tính, dân tộc, quốc tịch, quê quán, quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với giấy khai sinh của ngƣời đó.
Quản lý nhà nƣớc về hộ tịch có giá trị to lớn đối với việc bảo đảm trậttự xã hội. Hệ thống sổ hộ tịch có thể giúp việc truy nguyên nguồn gốc của cá nhân một cách dễ dàng. Các chứng thƣ hộ tịch do ngƣời có thẩm quyền lập theo thủ tục chặt chẽ có giá trị là sự khẳng định chính thức của Nhà nƣớc về vị thế của mỗi cá nhân trong gia đình và xã hội. Trong lĩnh vực hoạt động tƣ pháp khi cần đánh giá năng lực chủ thể của mỗi cá nhân các cơ quan tiến hành tố tụng luôn cần đến giấy khai sinh của cá nhân đó. Giấy khai sinh chứa đựng các dữ liệu quốc gia của cá nhân nhƣ ngày, tháng, năm, sinh, nơi sinh, dân tộc, quốc tịch, họ tên cha, mẹ… do đó khi đƣợc sử dụng với tính cách là chứng cứ, các thông tin thể hiện trên giấy khai sinh giúp cơ quan tiến hành tố tụng đánh giá nhiều vấn đề trong các vụ án hình sự, dân sự, hành chính…Bởi giá trị quan trọng nhƣ vậy, nên trong sự phát triển của mỗi quốc gia, vấn đề xây dựng và khai thác hiệu quả hệ thống quản lý hộ tịch phục vụ cho công tác quản lý Nhà nƣớc luôn đƣợc quan tâm.
Thứ hai, pháp luật quản lý về hộ tịch bảo đảm sự thống nhất trong toàn quốc và các Cơ quan đại diện trong việc thực hiện các văn bản pháp luật về hộ tịch;
Pháp luật và thực hiện pháp luật là hai mặt của một chỉnh thể thống nhất, có mối quan hệ gắn bó không thể tách rời. Pháp luật chỉ có ý nghĩa đích thực khi đƣợc thực hiện, các quy định của pháp luật trở thành những hành vi hoạt động thực tế của các chủ thể pháp luật. Thực hiện pháp luật là “cầu nối” để pháp luật đi vào cuộc sống, là sự tiếp tục ý chí của Nhà nƣớc thể hiện trong pháp luật. Với mục tiêu xây dựng Nhà nƣớc pháp quyền XHCN, nhà nƣớc quản lý xã hội bằng pháp luật, chúng ta cần có một hệ thống pháp luật đầy đủ và hệ thống pháp luật đó phải đƣợc mọi thành viên trong xã hội tôn trọng, đƣợc chấp hành nghiêm chỉnh, triệt để. Ở góc độ pháp lý, thực hiện pháp luật
là hành vi hợp pháp, phù hợp với quy định pháp luật, có lợi cho Nhà nƣớc, cho xã hội, cho mọi cá nhân và tổ chức.
Thực tế cho thấy, để thực hiện pháp luật hiệu quả thì một trong những yếu tố quan trọng là pháp luật phải đƣợc thực hiện một cách thống nhất. Việc pháp luật đƣợc thực hiện thống nhấtnhằm tạo dựng môi trƣờng pháp lý an toàn, minh bạch là một trong những yêu cầu tất yếu để xây dựng Nhà nƣớc pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân.
Quản lý về hộ tịch là hoạt động của nhiều cơ quan khác nhau trong bộ máy nhà nƣớc, mỗi cơ quan có nhiệm vụ, quyền hạn giới hạn bởi các quy định pháp luật. Tính thống nhất trong thực hiện pháp luật quản lý về hộ tịch đòi hỏi tất cả các chủ thể đó phải đƣợc nhận thức thống nhất và thực hiện thống nhất pháp luật quản lý hộ tịch trong phạm vi cả nƣớc. Đây là điều kiện quan trọng để thiết lập một trật tự quản lý về hộ tịch. Giúp loại trừ tƣ tƣởng cục bộ bản vị địa phƣơng, tự do vô chính phủ. Tạo điều kiện để thiết lập trật tự pháp luật và góp phần củng cố nguyên tắc tập trung dân chủ. Đảm bảo cho việc thực hiện các đƣờng lối chính trị của Đảng trong thực tế đạt hiệu quả cao.
Thứ ba, pháp luật quản lý về hộ tịch bảo đảm công khai, minh bạch về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết các yêu cầu đăng ký hộ tịch;
Theo từ điển tiếng Việt, công khai “là việc không giữ kín, mà để cho mọi ngƣời đều có thể biết”. Minh bạch là “rõ ràng, rành mạch”. Trong hoạt động của bộ máy nhà nƣớc, công khai nghĩa là mọi hoạt động của nhà nƣớc phải đƣợc công bố hoặc phổ biến, truyền tải trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, làm cho mọi ngƣời dân có thể tiếp cận đƣợc các quyết định của nhà nƣớc một cách dễ dàng; minh bạch nghĩa là không những phải công khai mà còn phải trong sáng, không khuất tất, không rắc rối, không gây khó khăn cho công dân trong tiếp cận thông tin.
Nhƣ vậy, có thể hiểu công khai, minh bạch trong quản lý hộ tịch là việc làm cho mọi ngƣời dân có thể biết và hiểu cơ quan nhà nƣớc có chức năng, nhiệm vụ gì, hoạt động nhƣ thế nào trong khuôn khổ phù hợp với thực tiễn và các quy định của pháp luật. Với hệ thống các cơ quan hành chính nhà nƣớc, một trong những chức năng chủ yếu là cung cấp dịch vụ hành chính (dịch vụ công) cho công dân, tổ chức, doanh nghiệp. Hoạt động này mang tính chất phục vụ nhân dân nhiều hơn, hiệu quả của hoạt động hành chính xét dƣới góc độ cung cấp dịch vụ công đƣợc đánh giá bằng mức độ hài lòng của ngƣời dân và chất lƣợng, hiệu quả cung cấp dịch vụ.
Ở Việt Nam, quản lý hành chính nhà nƣớc là một quá trình đƣợc xác định từ khâu ra quyết định quản lý nhà nƣớc, chỉ đạo việc tổ chức thực hiện đến khâu thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định đó. Trong hoạt động hành chính vẫn mang tính chất xin-cho; đội ngũ cán bộ, công chức trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc còn nhiều biểu hiện quan liêu, hách dịch, cửa quyền. Điều này gây khó khăn, phiền hà cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân mỗi khi có công việc cần giải quyết tại các cơ quan hành chính nhà nƣớc. Sự
quan liêu cùng với những thủ tục hành chính rƣờm rà, chồng chéo chính là những kẽ hở để một số cán bộ, công chức lợi dụng nhằm mƣu lợi ích riêng.
Chính vì thế, pháp luật quản lý về hộ tịch đã quy định rõ ràng về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết các yêu cầu đăng ký hộ tịch.
Thông qua đó, cá nhân có điều kiện sử dụng pháp luật nhƣ một công cụ hữu hiệu để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Chẳng hạn theo quy định tại Luật Hộ tịch năm 2014, thủ tục đăng ký hộ tịch gồm các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Công dân điền vào tờ khai đối với từng việc đăng ký hộ tịch, nộp tại cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền.
Bƣớc 2: Tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính, cán bộ tiếp nhận kiểm tra hồ sơ. Hƣớng dẫn công dân hoàn thiện hồ sơ còn thiếu. Trƣờng hợp hồ sơ đầy đủ, đúng theo quy định thì viết phiếu hẹn trả kết quả cho công dân.
Bƣớc 3: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính chuyển hồ sơ tới bộ phận chuyên môn xử lý theo quy định.
Bƣớc 4: Bộ phận chuyên môn xử lý hồ sơ, trả kết quả theo đúng thời gian quy định. Trƣờng hợp cần xác minh hoặc cần bổ sung hồ sơ, bộ phận chuyên môn thông báo để bộ phận tiếp nhận hồ sơ thông tin cho công dân hoặc hẹn lại thời gian trả kết quả (nếu cần) cho công dân.
Bƣớc 5: Sau khi nhận kết quả từ bộ phận chuyên môn, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành chính trả kết quả cho công dân theo phiếu hẹn.
Thứ tư, pháp luật quản lý về hộ tịch tạo điều kiện thuận lợi cho công dân khi có yêu cầu đăng ký hộ tịch;
Hộ tịch gắn liền với quyền nhân thân của công dân, nhiệm vụ của các cơ quan nhà nƣớc là bảo đảm cho quyền đó thành hiện thực. Pháp luật quản lý về hộ tịch đã tạo cơ sở pháp lý vững chắc để công dân thực hiện quyền của mình. Đặc biệt sự ra đời của Luật Hộ tịch 2014 có nhiều điểm mới tích cực và đƣợc đánh giá là một "cuộc cách mạng” trong công tác đăng ký, quản lý hộ tịch nói riêng và quản lý dân cƣ nói chung".
Luật có những quy định cải cách mạnh mẽ về trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch, tạo thuận lợi tối đa cho ngƣời dân (nhƣ: đơn giản hóa và cắt giảm nhiều giấy tờ không cần thiết khi đăng ký hộ tịch; cải tiến phƣơng thức nộp hồ sơ để ngƣời dân lựa chọn - nộp trực tiếp, gửi qua bƣu chính hoặc qua hệ thống đăng ký hộ tịch trực tuyến khi điều kiện cho phép; giảm thời hạn giải quyết đối với hầu hết các việc hộ tịch). Cùng với đó, Luật hộ tịch cũng đã quy định cá nhân có quyền lựa chọn cơ quan đăng ký hộ tịch cho mình mà không
phải phụ thuộc vào nơi cƣ trú nhƣ trƣớc đây. Theo quy định của Luật thì cá nhân có thể đƣợc đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thƣờng trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Đồng thời, Luật quy định khi đăng ký hộ tịch, ngƣời dân đƣợc cấp trích lục hộ tịch. Đối với một số việc hộ tịch quan trọng liên quan trực tiếp đến đời sống hàng ngày của ngƣời dân là khai sinh, kết hôn, Luật Hộ tịch quy định sau khi đăng ký ngƣời dân vẫn đƣợc cấp bản chính Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn.
Đây là điểm mới theo hƣớng đơn giản hóa thủ tục hành chính, minh bạch, hiện đại nhằm bảo đảm lợi ích của ngƣời dân. Thủ tục đăng ký hộ tịch đơn giản, cắt giảm tối đa các giấy tờ không cần thiết và tạo điều kiện thuận lợi cho ngƣời có quyền lựa chọn nơi đăng ký và phƣơng thức đăng ký các sự kiện hộ tịch. Theo đó, Luật quy định chỉ cấp 02 loại bản chính Giấy khai sinh và Giấy chứng nhận kết hôn, còn các sự kiện hộ tịch khác sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký ngƣời yêu cầu đăng ký hộ tịch đƣợc cấp Trích lục hộ tịch tƣơng ứng với từng sự kiện hộ tịch đã đăng ký. Bản chính trích lục hộ tịch đƣợc chứng thực bản sao.
Cá nhân có quyền lựa chọn cơ quan đăng ký hộ tịch cho mình mà không phải phụ thuộc vào nơi cƣ trú nhƣ trƣớc đây. Theo quy định của Luật, cá nhân có thể đƣợc đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thƣờng trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống và có quyền lựa chọn phƣơng thức đăng ký nhƣ nộp hồ sơ trực tiếp, qua bƣu chính hoặc thông qua hệ thống đăng ký trực tuyến trong điều kiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin cho phép.
Luật đề cao vai trò hết sức quan trọng của công tác đăng ký hộ tịch, nhất là đăng ký khai sinh, cấp Giấy khai sinh và Số định danh cá nhân cho ngƣời đƣợc khai sinh khi đăng ký khai sinh. Theo quy định của Luật hộ tịch thì cá nhân có quyền lựa chọn cơ quan đăng ký hộ tịch cho mình tại nơi
thƣờng trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống mà không phải phụ thuộc vào nơi cƣ trú nhƣ trƣớc đây.