QLTC trong Trường ĐHCL dựa trên cơ sở hệ thống các nguyên tắc, các quy định, chế độ của Nhà nước mà hình thức biểu hiện là những văn bản pháp luật, pháp lệnh, nghị định…Nó còn thể hiện qua các quy chế, quy định của Trường đại học đối với các hoạt động quản lý tài chính, các quy định này phải tuân theo các văn bản pháp quy của Nhà nước liên quan đến hoạt động quản lý tài chính của trường đại học.
Hoạt động quản lý tài chính phải phân công và quy định chế độ trách nhiệm như sau:
- Hầu hết các trường đại học công lập là đơn vị dự toán cấp 3 vì vậy thủ trưởng cơ quan sẽ phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước cơ quan quản lý cấp
trên và trước pháp luật về các quyết định của mình trong quá trình quản lý tài chính của đơn vị. Trong đó, người thủ trưởng đơn vị là người chủ tài khoản, người trực tiếp đưa ra các quyết định quản lý việc huy động và sử dụng nguồn
- Thủ trưởng đơn vị tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê, quản lý tài sản theo đúng quy định của pháp luật, phản ánh đầy đủ, kịp thời toàn bộ
các khoản thu, chi của đơn vị trong sổ sách kế toán và thực hiện các quy định về chế độ thông tin, báo cáo hoạt động sự nghiệp của đơn vị theo quy định hiện hành.
- Trưởng phòng tài chính kế toán là cá nhân phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo và cơ quan tài chính, cơ quan quản lý cấp trên về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của đơn vị và phải trực tiếp bố trí nhân lực điều hành công tác của phòng Tài chính kế toán, tổ chức điều hành bộ máy kế toán đảm bảo thực hiện quản lý các khoản thu cũng như xây dựng các định mức chi và quản lý các khoản chi phát sinh trong tổ chức, thực hiện công tác kế toán và xây dựng báo cáo kế toán theo quy định của pháp luật, thực hiện việc phân tích giám sát các hoạt động tài chính của tổ chức.
- Phòng kế toán dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng phòng chịu trách nhiệm thực hiện công tác kế toán từ việc lưu trữ chứng từ kế toán đến việc hạch toán vào sổ kế toán và lập các báo cáo kế toán, thực hiện việc lập và thực hiện dự toán các khoản thu chi cũng như toàn bộ vật tư tài sản trong cơ quan.
1.2.4.1. Quản lý công tác lập dự toán
Quản lý tài chính trong các trường đại học thường được tiến hành bắt đầu từ việc quản lý việc lập dự toán thu chi tài chính sau đó là quản lý việc chấp hành dự toán, quyết toán thu chi tài chính và cuối cùng là việc thanh kiểm tra.
Đây là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu, chi tài chính hằng năm của đơn vị một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Các trường ĐHCL khi lập dự toán thu chi tài chính của đơn vị mình cần căn cứ vào định mức, chế độ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, căn cứ vào nhiệm vụ được giao của
đơn vị năm kế hoạch. Việc lập dự toán có thể đươc thực hiện theo một trong hai phương pháp: phương pháp lập dự toán dựa trên cơ sở quá khứ, dựa vào kết quả hoạt động thực tế của năm trước liền kề, có điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến và phương pháp lập dự toán dựa trên cơ sở nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch. Đối với các trường ĐHCL, dự toán chi có thể được xác định dựa trên cơ sở phân chia các nhóm mục chi (chi cho con người hay chi thanh toán cho cá nhân; chi nghiệp vụ chuyên môn; chi cho mua sắm, sửa chữa tài sản; và các khoản chi khác) và tiến hành tính toán số chi thường xuyên cho từng nhóm mục chi cụ thể dựa trên nhiệm vụ được giao và mức chi cho từng nhiệm vụ.
Hiện nay, dự toán của các đơn vị sự nghiệp công lập nói chung và các trường ĐHCL nói riêng được lập ở cả năm đầu thời kỳ ổn định phân loại sự nghiệp và 2 năm tiếp theo trong thời kỳ ổn định.
- Lập dự toán năm đầu thời kỳ ổn định phân loại đơn vị sự nghiệp:
Đơn vị lập dự toán thu, chi năm kế hoạch căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, nhiệm vụ năm kế hoạch, chế độ chi tiêu tài chính hiện hành, kết quả hoạt động sự nghiệp và tình hình thu chi tài chính của năm trước liền kề (có loại trừ các yếu tố đột xuất, không thường xuyên). Đồng thời, xác định loại đơn vị sự nghiệp theo quy định và số kinh phí đề nghị NSNN đảm bảo nhằm bảo đảm hoạt động thường xuyên (nếu là đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động).
Đối với dự toán thu: Đơn vị căn cứ vào đối tượng thu, mức thu và tỷ lệ được để lại chi theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền lập dự toán các khoản thu phí, lệ phí; căn cứ vào kế hoạch hoạt động dịch vụ và mức thu do đơn vị quyết định hoặc theo hợp đồng đơn vị đã ký kết để lập dự toán thu đối với các khoản thu sự nghiệp.
Đối với dự toán chi thường xuyên: Các trường ĐHCL thực hiện lập dự toán chi tiết cho từng loại nhiệm vụ theo quy định, như: chi thường xuyên thực hiện chức năng, nhiệm vụ nhà nước giao; chi phục vụ cho công tác thu phí và lệ phí; chi hoạt động dịch vụ. Việc lập dự toán các khoản chi thường xuyên phải căn cứ vào nhiệm vụ được giao năm kế hoạch, các chế độ, định mức, tiêu chuẩn chi ngân sách do Nhà nước quy định, quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và phải tính đến kết quả phân tích, đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ các năm trước, đặc biệt là năm báo cáo để xây dựng được dự toán chi phù hợp với thực tiễn của đơn vị.
Đối với dự toán các khoản chi không thường xuyên: đơn vị lập dự toán của từng nhiệm vụ chi theo quy định
Dự toán thu, chi của đơn vị phải có thuyết minh cơ sở tính toán, chi tiết theo từng nội dung thu, chi gửi cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp để xem xét tổng hợp gửi Bộ, ngành chủ quản (đối với các trường ĐHCL trực thuộc Bộ, ngành trung ương), gửi cơ quan chủ quản địa phương (đối với các trường ĐHCL địa phương) theo quy định của pháp luật.
- Lập dự toán 2 năm tiếp theo trong thời kỳ ổn định:
Đối với dự toán thu, chi hoạt động thường xuyên: Các trường căn cứ vào quy định của nhà nước để lập dự toán thu, chi hoạt động thường xuyên của năm kế hoạch. Trong đó: kinh phí NSNN đảm bảo hoạt động thường xuyên (đối với các trường tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động, các trường do NSNN đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động) theo mức kinh phí NSNN đảm bảo hoạt động năm trước liền kề, cộng (+) hoặc trừ (-) kinh phí của nhiệm vụ tăng hoặc giảm của năm kế hoạch do cơ quan có thẩm quyền quyết định.
Đối với dự toán chi không thường xuyên: đơn vị lập dự toán của từng nhiệm vụ theo quy định hiện hành.
Dự toán thu, chi của các trường gửi cơ quan quản lý cấp trên để xem xét, tổng hợp gửi Bộ, ngành chủ quản (đối với các trường ĐHCL trực thuộc Bộ, ngành trung ương), gửi cơ quan chủ quản địa phương (đối với các trường ĐHCL địa phương) theo quy định.
1.2.4.2. Quản lý việc chấp hành dự toán
Là quá trình vận dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính và hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi tài chính trong dự toán của đơn vị thành hiện thực. Các đơn vị căn cứ vào dự toán được giao, triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu, chi được giao; đồng thời có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả.
Sau khi được Bộ chủ quản (đối với các trường ĐHCL trực thuộc Bộ, ngành trung ương), cơ quan chủ quản địa phương (đối với các trường ĐHCL địa phương) giao dự toán thu, chi hoạt động thường xuyên và dự toán các khoản chi không thường xuyên, các trường triển khai thực hiện kế hoạch tài chính của đơn vị mình.
- Thực hiện dự toán thu:
Trong quá trình tổ chức thực hiện dự toán các khoản thu từ hoạt động sự nghiệp, đặc biệt là các khoản thu học phí, lệ phí, các trường ĐHCL phải đảm bảo thực hiện thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Các trường ĐHCL căn cứ vào khung mức thu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, đồng thời căn cứ vào nhu cầu chi phục vụ cho hoạt động, khả năng đóng góp của xã hội để xác định mức thu cụ thể phù hợp với từng loại hoạt động, từng đối tượng, nhưng không được vượt quá khung mức thu do cơ quan có thẩm quyền quy định.
Đối với các khoản thu về hàng hoá, dịch vụ do cơ quan nhà nước đặt hàng thì mức thu được xác định theo đơn giá do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Trường hợp các sản phẩm chưa được cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định giá, thì mức thu được xác định trên cơ sở dự toán chi được cơ quan tài chính cùng cấp chấp thuận thẩm định.
Đối với các hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, các hoạt động liên doanh, liên kết, đơn vị được quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc đảm bảo bù đắp chi phí và có tích luỹ.
- Thực hiện dự toán chi:
Đối với các khoản chi thường xuyên được cấp có thẩm quyền giao, đơn vị được điều chỉnh nội dung chi cho phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị; đồng thời gửi cơ quan cấp trên và Kho bạc nhà nước nơi đơn vị mở tài khoản giao dịch để theo dõi quản lý, thanh toán và quyết toán.
Trong quá trình chấp hành dự toán chi thường xuyên, các trường ĐHCL cần căn cứ vào định mức chi của từng chỉ tiêu đã được duyệt trong dự toán; khả năng nguồn kinh phí có thể dành cho nhu cầu chi thường xuyên trong mỗi kỳ báo cáo; đồng thời, dựa vào các chính sách, chế độ chi NSNN hiện hành và quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.
Cuối năm ngân sách, dự toán chi thường xuyên và các khoản thu sự nghiệp chưa sử dụng hết đơn vị được chuyển sang năm sau tiếp tục sử dụng.
Đối với các khoản chi không thường xuyên: việc điều chỉnh nội dung chi, nhóm mục chi; kinh phí cuối năm chưa sử dụng, hoặc sử dụng không hết thực hiện theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn hiện hành.
Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính tại đơn vị, để chủ động sử dụng kinh phí hoạt động thường xuyên được giao đúng mục đích, tiết
kiệm và có hiệu quả, các trường ĐHCL thực hiện tự chủ, tự chịu trách nhiệm về tài chính có trách nhiệm xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ làm căn cứ để cán bộ, viên chức thực hiện và KBNN thực hiện kiểm soát chi. Thủ trưởng đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi phí hoạt động và đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo một phần chi phí hoạt động được quyết định mức chi quản lý và chi nghiệp vụ cao hơn hoặc thấp hơn mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với các đơn vị sự nghiệp do NSNN đảm bảo toàn bộ kinh phí hoạt động, Thủ trưởng đơn vị được quyết định mức chi nhưng không vượt quá mức chi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.
Bên cạnh đó, có một số tiêu chuẩn, định mức và mức chi đơn vị sự nghiệp phải thực hiện đúng các quy định của nhà nước như: tiêu chuẩn, định mức sử dụng xe ô tô; tiêu chuẩn, định mức về nhà làm việc; tiêu chuẩn, định mức trang bị điện thoại công vụ tại nhà riêng và điện thoại di động; chế độ công tác phí nước ngoài; chế độ tiếp khách nước ngoài và hội thảo quốc tế ở Việt Nam; chế độ quản lý, sử dụng kinh phí các chương trình mục tiêu quốc gia; chế độ sử dụng kinh phí thực hiện nhiệm vụ đột xuất được cấp có thẩm quyền giao; chế độ chính sách thực hiện tinh giản biên chế (nếu có); chế độ quản lý, sử dụng vốn đối ứng dự án, vốn viện trợ thuộc nguồn vốn NSNN; chế độ quản lý, sử dụng vốn đầu tư xây dựng cơ bản, kinh phí mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố định phục vụ hoạt động sự nghiệp theo dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Đồng thời, căn cứ vào tính chất công việc, khối lượng sử dụng, tình tình thực hiện năm trước, thủ trưởng đơn vị quyết định phương thức khoán chi phí cho từng cá nhân, bộ phận, đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc sử dụng. Phần kinh phí tiết kiệm được đơn vị được xác định chênh lệch thu, chi và được phân phối, sử dụng theo chế độ quy định.
Trong quá trình tổ chức thực hiện các nội dung chi tài chính tại đơn vị, các trường ĐHCL cần quán triệt các nguyên tắc:
Thứ nhất, nguyên tắc quản lý theo dự toán. Theo đó, mọi nhu cầu chi thường xuyên dự kiến năm kế hoạch phải xác định trong dự toán. Đơn vị phải căn cứ vào dự toán kinh phí đã được duyệt để phân bổ và sử dụng các khoản, mục chi và phải hạch toán theo đúng mục lục NSNN đã quy định. Định kỳ, theo chế độ quyết toán kinh phí đã quy định, đơn vị khi phân tích, đánh giá kết quả thực hiện kỳ báo cáo phải lấy dự toán làm căn cứ đối chiếu.
Thứ hai, nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Đây là một trong những nguyên
tắc quan trọng hàng đầu của quản lý kinh tế, tài chính. Nguyên tắc này chỉ được đảm bảo khi đơn vị xây dựng được định mức, tiêu chuẩn chi tiêu phù hợp với từng đối tượng hay tính chất công việc và có tính thực tiễn; thiết lập được các hình thức cấp phát đa dạng và lựa chọn hình thức cấp phát phù hợp cho mỗi đơn vị, mỗi nhóm mục chi; lựa chọn thứ tự ưu tiên cho các loại hoạt động để sao cho với nguồn lực tài chính có hạn mà vẫn đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Thứ ba, nguyên tắc chi trực tiếp qua KBNN. Thực hiện nguyên tắc này
đơn vị sử dụng NSNN uỷ quyền cho KBNN trích tiền từ tài khoản của mình để chuyển trả vào tài khoản cho người được hưởng. Để thực hiện nguyên tắc này, tất cả các khoản chi NSNN phải được kiểm tra, kiểm soát một cách chặt chẽ trong quá trình cấp phát, thanh toán. Các khoản chi phải có trong dự toán NSNN được duyệt; đúng tiêu chuẩn, định mức, quy định của quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị và được thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN chuẩn chi. Mặt khác, đơn vị sử dụng NSNN phải mởi tài khoản tại KBNN, chịu sự kiểm tra, kiểm soát của cơ quan Tài chính và KBNN trong quá trình lập dự toán, phân bổ dự toán, cấp phát, thanh toán, hạch toán và quyết toán NSNN.
1.2.4.3. Quyết toán thu chi
Việc lập dự toán, chấp hành dự toán, hạch toán và quyết toán thu - chi NSNN đối với các trường ĐHCL thực hiện theo quy định của luật NSNN, luật kế toán, các văn bản hướng dẫn Luật và quy định tại Nghị định 43/2006/NĐ- CP ngày 25/04/2006 của Chính Phủ về việc quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập; hạch toán, quyết toán thu – chi theo quy định