Thông tin hiện nay được coi là một nguồn lực, một loại tài nguyên quan trọng của mọi tổ chức, tuy nhiên thông tin cũng là loại tài sản dễ bị đánh cắp và giả mạo nhất đặc biệt trong bối cảnh khoa học công nghệ tiếp tục có những bước phát triển vượt bậc. Văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy, được lưu trữ trên không gian số đã và đang phải đối mặt với những nguy cơ mất an toàn, an ninh, đặc biệt đối với các văn bản mang tính chất bí mật quốc gia. Hiện nay các hệ thống thông tin nội bộ ở các cơ quan, tổ chức, đơn vị được quản lý và bảo vệ còn khá sơ sài, chưa có sự đầu tư đúng mức và cần thiết đối với hệ thống bảo mật an toàn thông tin, điều này rất nguy hiểm nếu mạng thông tin nội bộ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị trở thành mục tiêu cho tội phạm công nghệ cao. Trên thế giới đã thống kê và ghi nhận hàng chục nghìn lượt tấn công của tội phạm vào các hệ thống thông tin của các cơ quan công quyền nhiều quốc gia, trong đó có cả những quốc gia có nền khoa học hiện đại bậc nhất như Mỹ, Anh, Nhật Bản…
Ở Việt Nam việc quan tâm đến hệ thống bảo mật thông tin mới được chú trọng ở cấp trung ương và cấp tỉnh, đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị từ cấp huyện đều chưa chú trọng đến việc tăng cường bảo mật và an toàn thông tin đặc biệt là bảo mật an toàn đối với văn bản điện tử. Đây là một lỗ hổng lớn gây nhiều khó khăn cho công tác quản lý văn bản điện tử và là một vấn đề cần sớm khắc phục. Hiện nay theo thống kê các trang web, các cổng thông tin điện tử các các cơ quan nhà nước từ trung ương đến địa phương có hàng triệu lượt xem và truy cập mỗi ngày, trong đó nhiều đợt truy cập với mục tiêu tìm kiếm thông tin, tìm kiếm văn bản, chính vì vậy việc đảm bảo an toàn, an ninh thông tin không chỉ hướng đến hiệu quả hoạt động của cơ quan nhà nước mà còn xuất phát từ lợi ích của công dân.
Tiểu kết chƣơng 1
Chương 1 của luận văn đã khái quát toàn bộ nền tảng lý luận có liên quan đến văn bản điện tử và quản lý văn bản điện tử. Tác giả đã tập trung làm rõ nội hàm của các khái niệm về văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử cũng như vai trò, tầm quan trọng của văn bản điện tử. Thông qua việc thu thập tài liệu, tham khảo các văn bản, tài liệu pháp lý tác giả đã nêu bật được những nội dung quan trọng phân biệt văn bản điện tử và văn bản thông thường. Trong chương 1 luận văn cũng đã chỉ ra những yếu tố tác động, chi phối và ảnh hưởng đến hoạt động quản lý văn bản điện tử, những rào cản, nguy cơ và cả những khó khăn. Nền tảng lý luận tại chương 1 là cơ sở khoa học vững chắc và tin cậy để tác giả tiếp tục đi sâu nghiên cứu thực trạng quản lý văn bản điện tử tại quận Hoàn Kiếm
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀN KIẾM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 2.1. Khái quát về Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
2.1.1. Vị trí địa lý, điều kiện kinh tế xã hội của quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội phố Hà Nội
Hoàn Kiếm là quận nằm ở vị trí trung tâm của Kinh thành Thăng Long xưa và thủ đô Hà Nội ngày nay, có vị trí địa lý:
Phía bắc và tây bắc giáp quận Ba Đình với ranh giới là các phố Hàng Đậu và Phan Đình Phùng
Phía tây giáp các quận Ba Đình và Đống Đa với ranh giới là các phố Lý Nam Đế, Trần Phú, đường tàu, Nguyễn Thái Học, Lê Duẩn
Phía nam giáp quận Hai Bà Trưng với ranh giới là các phố Trần Hưng Đạo, Hàn Thuyên, Lê Văn Hưu, Nguyễn Du
Phía đông giáp quận Long Biên với ranh giới là sông Hồng.
Quận Hoàn Kiếm có diện tích 5,29 km2, là quận có diện tích nhỏ nhất tại thành phố Hà Nội.
Là một quận trung tâm của Hà Nội, lịch sử quận Hoàn Kiếm gắn liến với lịch sử nghìn năm xây dựng và gìn giữ Thăng Long - Hà Nội
Thời Tiền Lý, năm 545 Lý Nam Đế đã đóng quân, dựng bè gỗ trên sông Tô Lịch (đoạn mà thời bấy giờ chưa bị lấp) chống lại nhà Lương.
Từ thời Lý - Trần trở đi, đây là đất thuộc huyện Thọ Xương và là một trung tâm buôn bán trọng điểm của kinh thành Thăng Long.
Trong thời Pháp thuộc, diện tích quận Hoàn Kiếm ngày nay chiếm phần lớn thành phố Hà Nội cũ thuộc Pháp. Những con phố quy hoạch đồng đều, vuông vức là thành quả của người Pháp trong công cuộc cải tạo nơi đây từ một vùng nông thôn thành khu phố cho người châu Âu và giới thượng lưu bản xứ. Hầu hết các phố thuộc Hoàn Kiếm ngày nay đều đã từng mang tên tiếng Pháp.
Thời kỳ 1954 - 1961, khu vực này gồm toàn bộ khu phố Hoàn Kiếm, khu phố Đồng Xuân và một phần khu phố Hàng Cỏ với khu phố Hai Bà. Từ năm 1961 - 1981, các khu phố Hoàn Kiếm cũ, khu phố Đồng Xuân cũ, các khối 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 15, 16, 17 của khu phố Hàng Cỏ cũ và các khối 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41 của phu khố Hai Bà cũ hợp nhất thành khu phố Hoàn Kiếm.[3]
Tháng 1/1981, khu phố Hoàn Kiếm đổi tên thành quận Hoàn Kiếm, gồm 18 phường: Chương Dương, Cửa Đông, Cửa Nam, Đồng Xuân, Hàng Bạc, Hàng Bài, Hàng Bồ, Hàng Bông, Hàng Buồm, Hàng Đào, Hàng Gai, Hàng Mã, Hàng Trống, Lý Thái Tổ, Phan Chu Trinh, Phúc Tân, Trần Hưng Đạo, Tràng Tiền và giữ ổn định cho đến nay.
Nằm ở vị trí trung tâm của thủ đô, quận Hoàn Kiếm có nhiều điều kiện thuận lợi cho phát triển kinh tế xã hội. Dù là quận có diện tích nhỏ nhất trên địa bàn thành phố Hà Nội song quận Hoàn Kiếm lại là quận có bề dày về truyền thống văn hóa, lịch sử, truyền thống yêu nước và cách mạng. Trên địa bàn quận tập trung nhiều các trung tâm văn hóa, di tích lịch sử, trung tâm thương mại, danh lam thắng cảnh, đây là một lợi thế rất lớn để phát triển kinh tế đặc biệt là thương mại, dịch vụ và du lịch. Điều kiện cơ sở hạn tầng đô thị của quận hoàn Kiếm được đánh giá nằm trong nhóm có chất lượng cao nhất cả nước đó là nền tảng quan trọng để tiếp tục thực hiện thắng lợi các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội.
Trên địa bàn quận cũng có nhiều trụ sở của các cơ quan nhà nước của thành phố và của trung ương chính vì vậy Hoàn Kiếm còn có vai trò ý nghĩa rất lớn về mặt chính trị, hành chính. Đời sống dân cư ở mức cao so với cả nước, các công trình công cộng, dân sinh được xây dựng, cải tạo đổi mới đáp ứng đầy đủ nhu cầu đời sống văn hóa của cư dân trên địa bàn.
2.1.2. Tổ chức bộ máy của UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
Nhìn vào cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND quận Hoàn Kiếm có thể thấy UBND quận Hoàn Kiếm mang đầy đủ những đặc trưng về cơ cấu tổ chức của chính quyền đô thị, các phòng ban chuyên môn được kiện toàn đầy đủ với chức năng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND về quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực. Số lượng các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND quận quản lý là 12 đơn vị, số lượng các phòng ban, đơn vị trực thuộc nhiều khiến cho khối lượng văn bản, giấy tờ cần xử lý, tìm kiếm và lưu trữ lớn. Điểm đáng quan tâm trong cơ cấu tổ chức của UBND quận Hoàn Kiếm đó là từ rất sớm Văn phòng UBND đã hợp nhất với Văn phòng HĐND, việc hợp nhất hai cơ quan giúp giảm đầu mối, tinh giản bộ máy xong cũng khiến cho khối lượng công việc đặc biệt là khối lượng văn bản vần xử lý sẽ nhiều hơn, chính vì vậy việc đưa ra một phương
pháp quản lý văn bản mới là vô cùng cần thiết. Hiện nay quận Hoàn Kiếm có 18 đơn vị hành chính cấp phường, xã trực thuộc bao gồm: Chương Dương, Cửa Đông, Cửa Nam, Đồng Xuân, Hàng Bạc, Hàng Bài, Hàng Bồ, Hàng Bông, Hàng Buồm, Hàng Đào, Hàng Gai, Hàng Mã, Hàng Trống, Lý Thái Tổ, Phan Chu Trinh, Phúc Tân, Trần Hưng Đạo, Tràng Tiền.
2.2. Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại Ủy ban Nhân dân quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội
2.2.1. Thực trạng văn bản điện tử hình thành trong quá trình hoạt động
Trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành hoạt động của UBND quận Hoàn Kiếm yêu cầu cấp thiết được đặt ra đó là phải nhanh chóng là chuyển đổi một cách có hiệu quả các văn bản truyền thống dưới dạng giấy sang các văn bản điên tử dưới dạng số hóa. Văn bản điện tử được hình thành dựa trên một số nội dung công việc như sau:
Thứ nhất, văn bản điện tử hình thành trong hoạt động chỉ đạo điều hành của UBND quận Hoàn Kiếm. Trong chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận cũng như của các phường trên địa bàn, UBND quận Hoàn Kiếm đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản, các văn bản này có sự đa dạng về nội dung, thể thức tùy vào mục đích, tầm quan trọng của nội dung công việc. Các văn bản hình thành trong hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của UBND quận Hoàn Kiếm được xây dựng trên cơ sở tuân thủ các quy định chặt chẽ của pháp luật và được thống nhất quản lý bằng hệ thống phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan. Trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của UBND quận Hoàn Kiếm, văn bản điện tử đặc biệt thể hiện ưu điểm so với văn bản giấy thông thường thể hiện qua thời gian xây dựng nhanh, thời gian chuyển tải ban hành nhanh, thông tin kịp thời tới đối tượng quản lý nhất là trong các tình huống, giải quyết các vụ việc cấp bách.
Thứ hai, văn bản điện tử xuất hiện trong quá trình giao dịch, làm việc với cá nhân, cơ quan, tổ chức và đơn vị khác. Trong hoạt động của mình, UBND quận Hoàn Kiếm có sự phối hợp trong công tác và thực hiện nhiệm vụ với nhiều các cơ quan khác, mối quan hệ công tác, nội dung công việc, trách nhiệm các
bên liên quan. Ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động giao dịch, hợp tác, trao đổi công việc giữa các cơ quan, đơn vị làm giảm thời gian lãng phí không cần thiết, giảm các cuộc họp, nội dung trao đổi ngắn gọn, tập trung, thời gian giải quyết công việc rút ngắn.
Theo công văn số 775/VPCP-KSTT ngày 04/02/2020 của Văn phòng Chính phủ thì danh mục văn bản điện tử được gửi, nhận không kèm văn bản giấy tại UBND quận gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư, Thông tư liên tịch, Nghị quyết của HĐND cấp tỉnh, huyện, xã, Quyết định của UBND cấp tỉnh, huyện xã.
- Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự án, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Công điện, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo.
Danh mục văn bản trên không áp dụng với các loại văn bản: Văn bản, hồ sơ thuộc dạng mật, tối mật theo quy định tại Luật Bảo vệ bí mật nhà nước; Văn bản, hồ sơ bắt buộc phải gửi bản giấy theo quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật mức Luật, Nghị định, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ; Văn bản, hồ sơ có thành phần phức tạp, khó khăn trong việc số hóa gồm bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, ấn phẩm, vật phẩm…; Văn bản, hồ sơ liên quan đến quy hoạch, tài chính, tổ chức, bộ máy, nhân sự và chế độ chính sách đối với công chức, viên chức.
Bảng 2.1. Số lƣợng văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm chia theo nguồn gốc hình thành giai đoạn 2015-2020
Năm Văn bản điện tử trong hoạt động quản lý nhà nƣớc, chỉ đạo, điều
hành
Văn bản điện tử trong phối hợp hoạt động, giao
dịch Ghi chú 2015 85 13 2016 112 40 2017 302 52 2018 316 59 2019 388 43 2020 423 63
Thông qua bảng thống kê có thể thấy số lượng văn bản điện tử hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước, công tác chỉ đạo điều hành chiếm đa số và tăng dần qua các năm, số lượng văn bản điện tử trong phối hợp hoạt động, giao dịch chiếm tỉ lệ ít hơn và có sự biến động tăng giảm không theo tuyến tính. Từ năm 2015 đến năm 2020, số lượng văn bản điện tử trong hoạt động quản lý nhà nước, trong hoạt động chỉ đạo điều hành tăng từ 85 lên 423 văn bản, như vậy số lượng này cho thấy UBND quận Hoàn Kiếm đã thực hiện chuyển đổi từ văn bản truyền thống sang văn bản điện tử một cách có hiệu quả, số lượng văn bản điện tử tăng lên không những phản ánh việc sử dụng công nghệ thông tin và các phần mềm quản lý văn bản có hiệu quả mà còn phản ánh việc quản lý văn bản điện tử đã thực sự đem lại những tiện ích và được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức ủng hộ.
2.2.2. Thực trạng các quy định pháp luật về quản lý văn bản điện tử
Hiện nay việc quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm được thực hiện dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật sau đây:
- Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 - Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005 - Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006 - Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015 - Luật An ninh mạng ngày 12 tháng 6 năm 2018
- Nghị định số: 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử
- Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác văn thư
- Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
- Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và các định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành”;
- Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ quan nhà nước;
- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ Kỹ thuật soạn thảo và Thể thức trình bày văn bản hành chính
- Nghị quyết số 24/NQ-HĐND ngày 07/12/2012 của Hội đồng nhân dân Thành phố phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin Thành phố Hà Nội đến năm 2020, định hướng đến năm 2030.
Về phía UBND Thành phố Hà Nội, ngày 17 tháng 12 năm 2013 UBND thành phố ban hành quyết định số 57/2013/QĐ-UBND Về việc ban hành quy định trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội. Quyết định đã nêu rõ các nội dung quan trọng bao gồm: Nguyên tắc quản lý các hệ thống thông tin để trao đổi văn bản điện tử, danh mục các văn bản trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng, quy trình tiếp nhận văn bản điện tử, tính hợp pháp của văn bản điện tử. Trong tám năm thực hiện quyết