nhiệm vụ quản lý văn bản điện tử
Giải pháp quan trọng đầu tiên cần triển khai để nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ quản lý văn bản đó là xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin. Hạ tầng công nghệ thông tin là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất đối với việc hiện đại hóa nền hành chính nói chung và số hóa văn bản hành chính nói riêng. Hệ thống mạng máy tính, hệ thống phần cứng, phần mềm phục vụ công tác xây dựng, soạn thảo, gửi và nhận văn bản cùng với các phần mềm phụ trợ khác trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng xây dựng văn bản điện tử. UBND quận Hoàn Kiếm cần tiến hành kiểm tra, rà soát và đánh giá toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin và hạ tầng cơ sở, tiến hành điều chỉnh, nâng cấp, cải tiến hệ thông trang thiết bị, phần cứng và phần mềm máy tính. Đối với các trang thiết bị máy tính đã cũ, hoạt động kém hiệu quả cần thực hiện thanh lý, thay đổi theo quy định của pháp luật theo quy định của pháp luật. UBND quận cần có kế hoạch thực hiện bảo mật thông tin nội bộ, bảo mật các tài
liệu được số hóa, cổng thông tin điện tử của cơ quan. Hiện nay nền tảng cơ sở hạ tầng thông tin của UBND quận hoàn Kiếm được đánh giá là tương đối tốt với việc các trang thiết bị được mua mới và bảo dưỡng định kỳ, tuy nhiên nếu so sánh với tốc độ phát triển của khoa học công nghệ hiện nay đặc biệt là hệ thống phần mềm thì hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin còn cần được thay đổi, hiện đại hóa trên nhiều phương diện.
Về công tác phối hợp giữa các đơn vị, bộ phận, tiến hành hoàn thiện quy chế phối hợp hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị trong cơ quan, đẩy mạnh việc sử dụng văn bản điện tử đến đơn vị cấp phòng và tiến tới triển khai toàn bộ địa bàn quận. UBND quận có phương án hỗ trợ đối với mỗi đơn vị để khắc phục những khó khăn, tồn tại trong việc sử dụng văn bản điện tử. UBND quận Hoàn Kiếm thường xuyên tổ chức các đợt tập huấn bồi dưỡng về công nghệ thông tin kết hợp bồi dưỡng kiến thức kỹ năng về văn thư, lưu trữ cho đội ngũ cán bộ, công chức, từng bước thực hiện chuyển đổi số trong cơ quan, đơn vị. Quản lý văn bản điện tử là một trong những nội dung cơ bản của việc thực hiện chuyển đổi số trong cơ quan hành chính nhà nước, đây là bước đầu để hướng tới một nền hành chính hiện đại, hoạt động minh bạch và hiệu quả.
Thực hiện việc phát triển và đổi mới hệ thống phần mềm ứng dụng đang sử dụng trong cơ quan, đơn vị. Hiện nay hệ thống phần mềm trong các phòng ban, đơn vị thuộc UBND quận Hoàn Kiếm vẫn hoạt động tương đối riêng lẻ, dừng lại ở việc sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản là chủ yếu, để việc quản lý văn bản điện tử được diễn ra hiệu quả hơn cần xây dựng một hệ thống các phần mềm ứng dụng hỗ trợ cho công tác soạn thảo, sử dụng, gửi và tiếp nhận văn bản điện tử, các giai đoạn từ xây dựng, ban hành đến lưu trữ cần đượct tích hợp với nhau, xây dựng các hồ sơ dữ liệu chung đối với các mảng công việc có liên quan đến nhiều phòng ban, đơn vị. Ứng dụng và sử dụng các phần mềm hỗ trợ như phần mềm kiểm soát lỗi văn bản, phần mềm chống virut…
Nâng cao hiệu quả công tác tham mưu xây dựng văn bản điện tử, về cơ bản nội dung của văn bản điện tử không khác so với văn bản bằng giấy, tuy nhiên bên cạnh công tác tham mưu về nội dung, các đơn vị cũng cần thực hiện
tham mưu về tính pháp lý, các yêu cầu cần thiết của văn bản điện tử cho lãnh đạo, cơ quan có thẩm quyền khi ban hành. Các cán bộ, công chức, đơn vị làm công tác tham mưu cần nắm rõ các quy định mới của nhà nước về việc sử dụng, quản lý, lưu trữ, khai thác văn bản điện tử, tính pháp lý của văn bản điện tử. Thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra, rà soát đánh giá chất lượng của văn bản điện tử, đề cao công tác hậu kiểm, văn bản điện tử được số hóa hoặc xây dựng trên các phần mềm song không vì thế mà công tác kiểm tra, đánh giá bị xem nhẹ, dù được xây dựng trên các phần mềm máy tính có độ chính xác cao song những sai sót, khiếm khuyết là không thể tránh khỏi, chính vì vậy đối với văn bản điện tử thì công tác kiểm tra, rà soát vẫn là một khâu hết sức quan trọng. Đối với hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin, UBND quận Hoàn Kiếm cần có kế hoạch tiến hành bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp thường xuyên hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin của UBND quận, đảm bảo hệ thống mạng nội bộ, kết nối internet và cổng thông tin điện tử của quận hoạt động bình thường, đảm bảo dung lượng và tốc độ truyền dẫn thông tin. Nâng cao chất lượng sử dụng và hoạt động của cổng thông tin điện tử, kết hợp tăng cường tính bảo mật của địa chỉ email.
UBND quận Hoàn Kiếm cần phát động phong trào đổi mới sáng tạo, khuyến khích các giải pháp, cách làm mới hiệu quả trong quản lý văn bản điện tử, thường xuyên tổng kết các giải pháp mới, các sáng kiến, có đánh giá và đưa vào thực hiện đối với các giải pháp có tính khả thi cao, dễ làm, dễ thực hiện và tiết kiệm ngân sách.