Môi trường lao động, lĩnh vực hoạt động hình thành nên văn hóa, tác phong làm việc của người lao động. Lĩnh vực làm việc mới, đối tượng quản lý mới cũng yêu cầu người công chức, viên chức phải thay đổi lề lối, tác phong làm việc sao cho phù hợp. Trong thời đại công nghệ số và cụ thể ở đây trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là quản lý văn bản điện tử, văn hóa, tác phong làm việc của người công chức, viên chức cũng cần được thay đổi theo hướng:
Xây dựng tác phong làm việc lấy hiệu quả công việc là mục tiêu, giảm thiểu tối đa thời gian lãng phí, các hoạt động không đem lại giá trị cho công việc. Việc quản lý văn bản điện tử giúp cho người công chức, viên chức tiết
kiệm được nhiều thời gian trong công việc, tuy nhiên có thêm quỹ thời gian không có nghĩa là sử dụng quỹ thời gian đó vào những việc vô bổ, việc cá nhân mà cần sử dụng quỹ thời gian một cách khoa học tập trung phục vụ mục tiêu của đơn vị, của tổ chức, phục vụ lợi ích của nhân dân.
-Khuyến khích tính đổi mới, sáng tạo, khích lệ người lao động đưa ra những sáng kiến có giá trị ứng dụng
-Xử lý công việc nhanh gọn, tránh bệnh quan liêu, hách dịch, tránh các thủ tục, quy trình rườm rà không cần thiết
-Ứng dụng khoa học công nghệ một cách tối ưu -Xây dựng văn hóa học tập, chia sẻ tri thức
Tiểu kết chƣơng 3
Trên cơ sở lý luận khoa học được trình bày tại chương 1, những đánh giá, phân tích sâu sắc thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, Chương 3 của luận văn đã đưa ra một số giải pháp nhằm từng bước tháo gỡ những khó khăn, hạn chế và yếu kém trong công tác quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm, phát huy tốt hơn nữa những kết quả, điểm mạnh đáng ghi nhận nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm. Các giải pháp tác giả đưa ra không chỉ dựa trên trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cá nhân mà còn dựa trên kết quả khảo sát thực trạng quản lý văn bản điện tử với các số liệu hết sức khách quan, chính xác, phản ánh chân thực thực trạng và các vấn đề đang tồn tại trong quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm. Những giải pháp đưa ra trong chương 3 cũng là những giải pháp khả thi với điều kiện thực tế của UBND quận Hoàn Kiếm
KẾT LUẬN
Ứng dụng, sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật trong đời sống kinh tế xã hội là một xu hướng tất yếu trong bối cảnh đất nước ta đang tiến gần hơn đến Cách mạng công nghiệp 4.0, nhà nước với vai trò là chủ thể duy nhất có quyền quản lý đất nước và xã hội sẽ trở thành tổ chức đi tiên phong trong xu hướng này, với tư cách là cánh tay nối dài của nhà nước, là đại diện cho quyền lực nhà nước, là bộ máy phục vụ đất nước, phục vụ nhân dân, chính quyền địa phương các cấp phải là lá cờ đầu trong tiến trình hiện đại hóa nền hành chính, thực hiện công cuộc chuyển đổi số trong tổ chức và hoạt động của mình. Quản lý văn bản điện tử chỉ là một trong số rất nhiều các nội dung quan trọng liên quan đến cải cách nền hành chính, hiện đại hóa nền hành chính, tuy nhiên đây lại là nội dung hết sức quan trọng thể hiện một cách sâu sắc nhất quyết tâm chính trị của nhà nước và chính quyền các cấp trong việc xây dựng một nền hành chính thực sự minh bạch, hoạt động hiệu lực, hiệu quả và mang tính phục vụ, bên cạnh đó còn là việc tiết kiệm thời gian, công sức và các chi phí không đáng có.
Trong giai đoạn từ năm 2015-2020, UBND quận Hoàn Kiếm đã nỗ lực huy động sức mạnh của cả hệ thống chính trị trên địa bàn quận thực hiện nghiêm túc những chỉ đạo mang tính định hướng của UBND thành phố Hà Nội trong việc tăng cường quản lý văn bản điện tử, tập thể cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức UBND quận Hoàn Kiếm đã thực hiện có hiệu quả việc quản lý văn bản điện tử thể hiện trong kết quả công việc, những thành công ban đầu này đã được xã hội, nhân dân và cấp trên ghi nhận. Tuy nhiên trong thực tiễn công tác do những nguyên nhân chủ quan và khách quan vẫn còn tồn tại một số mặt hạn chế, yếu kém trong quản lý văn bản điện tử cần UBND quận Hoàn Kiếm tiếp tục nhận diện, phân tích và đưa ra các giải pháp khắc phục. Trong khuôn khổ một luận văn thạc sĩ chuyên ngành quản lý công, một công trình nghiên cứu khoa học, vấn đề về quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm đã được tác giả nghiên cứu, phân tích và đánh giá cả trên phương diện lý luận và thực tiễn, thông qua quá trình nghiên cứu tác giả đã làm rõ những vấn đề cả về lý luận và thực tiễn từ đó đề
xuất những giải pháp khả thi để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản điện tử. Trong các giải đoạn tiếp theo 2020-2025, 2025-2030, tốc độ phát triển của khoa học công nghệ sẽ diễn ra với nhịp độ nhanh chưa từng có, các cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc bộ máy nhà nước tiếp tục phải có những thay đổi cải cách mang tính chiến lược đầy táo bạo để hướng đến sự phát triển và thịnh vượng chung của đất nước và xã hội.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ban chấp hành trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam (2014), Nghị quyết số 36/NQ-TW ngày 01/07/2014 về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.
2. Bộ Nội vụ (2019), Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
3. Bộ Thông tin và Truyền thông (2016), Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01/4/2016 ban hành “Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và các định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống quản lý văn bản và điều hành”
4. Bộ Thông tin và Truyền thông (2017), Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19/12/2017 quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản trong cơ quan nhà nước
5. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
6. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
7. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
8. Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/7/2007 về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
9. Chính phủ (2019), Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến 2025
10.Chính phủ (2020), Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư
11.Chính phủ (2020), Nghị định số: 45/2020/NĐ-CP ngày ngày 08/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử
12.Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2018), Kỷ yếu Tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ”.
13.Học viện Hành chính (2005), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước, Nxb Giáo dục, Hà Nội
14.Học viện Hành chính (2009), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nxb Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội
15.Học viện Hành chính (2009), Giáo trình văn phòng, văn thư lưu trữ trong cơ quan nhà nước, Nxb. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội
16.Học viện Hành chính (2009), Tài liệu bồi dưỡng về quản lý hành chính nhà
nước (Chương trình chuyên viên), Nxb. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội
17.Hội đồng nhân dân Thành phố Hà Nội (2012), Nghị quyết số 24/NQ- HĐND ngày 07/12/2012 phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin Thành phố Hà Nội đến năm 2020, định hướng đến năm 2030.
18.Vũ Thị Mai Lan (2011), Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý công
tác văn thư lưu trữ của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Luận văn Thạc sĩ
Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính, Hà Nội.
19.Lưu Kiếm Thanh (2008). “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay”, Đề tài khoa học cấp bộ, Bộ Nội vụ.
20.Lưu Kiếm Thanh (2000), Hướng dẫn văn bản quản lý nhà nước, Nxb
Thống kê, Hà Nội
21.Lưu Kiếm Thanh (2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội
22.Từ Thị Kim Ngân (2018), Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Luận văn Thạc sĩ Quản lý
công, Học viện Hành chính, Hà Nội
23.Tạ Tuyết Nhung (2015), Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ, Luận văn Thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính, Hà Nội
24.Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử 25.Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin 26.Quốc hội (2015), Luật An toàn thông tin mạng
27.Quốc hội (2015) Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
28.Nguyễn Văn Thâm (2001), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội.
hành văn bản, Nxb Giáo dục, Hà Nội.
30.Nguyễn Hữu Thân (2004), Quản trị hành chính văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội
31.Văn Tất Thu (1998), Học tập cách viết của Bác Hồ nhằm nâng cao chất lượng văn bản quản lý hành chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức nhà nước,
(số 05/1998).
32.Văn Tất Thu (2013), Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội
33.Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
34.Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số: 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”
35.Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội (2020), Quyết định số 12/2020/QĐ- UBND ngày 12/06/2020 về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội
36.Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm (2017), Công văn số 1219/UBND-VP ngày 25/9/2017 về việc triển khai gửi về việc triển khai gửi, nhận văn bản điện tử giữa UBND quận Hoàn Kiếm với các cơ quan thuộc thành phố Hà Nội
37.Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm (2019), Công văn số 1023/UBND-VP ngày 21/6/2019 về việc triển khai thực hiện ứng dụng văn bản điện tử có chữ ký số Chuyên dùng Chính phủ
38.Văn phòng Chính phủ (2020), Công văn số Số: 775/VPCP-KSTT ngày 04 /02/2020 Về việc danh mục văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy.
PHỤ LỤC 1. DANH MỤC VĂN BẢN ĐIỆN TỬ KHÔNG GỬI KÈM GIẤY
Văn bản quy phạm pháp luật Nghị quyết của HĐND Thành phố
Nghị Quyết của HĐND cấp huyện, cấp xã Quyết định của UBND Thành phố, cấp huyện, cấp xã
Văn bản hành chính Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị, Quy chế, Quy định, Thông báo, Hướng dẫn, Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án, Dự báo, Báo cáo, Tờ trình, Công văn, Công điện, Giấy ủy quyền, Giấy mời, Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Phiếu báo.
PHỤ LỤC 2. PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN HOÀN KIẾM
PHIẾU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND QUẬN HOÀN KIẾM
Ngƣời xây dựng phiếu: Chuyên ngành nghiên cứu Số phiếu phát ra:
Cơ sở đào tạo: Lớp:
Trình độ :
Người trả lời phiếu: Đơn vị công tác:
A. KHẢO SÁT VỀ THÁI ĐỘ, QUAN ĐIỂM, HIỂU BIẾT CỦA ĐỘI NGŨ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC QUẬN HOÀN KIẾM VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Câu 1: Anh (Chị) có hiểu và nắm rõ khái niệm về văn bản điện tử, quản lý văn bản điện tử không?
Có Không
Đã biết những chưa nắm rõ
Câu 2: Anh (Chị) có ủng hộ việc thực hiện quản lý và sử dụng văn bản điện tử không? Có ( Nếu chọn có vui lòng chuyển xuống câu số 3)
Không ( Nếu chọn không vui lòng chuyển xuống câu số 4)
Câu số 3: Theo anh (chị) việc quản lý văn bản điện tử đem lại những ích lợi gì? Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu giấy tờ
Hạn chế nhầm lẫn, tăng cường tính bảo mật Dễ dàng trong lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu
Nâng cao hiệu quả quản lý, thuận tiện trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành Lợi ích khác
Câu 4: Lý do anh (chị) không ủng hộ việc quản lý và sử dụng văn bản điện tử? Khó khăn trong sử dụng trang thiết bị và phần mềm
Nhận thấy việc áp dụng văn bản điện tử có nhiều bất tiện, không hiệu quả Hạn chế về năng lực, trình độ
Lý do khác
………
………
B. KHẢO SÁT VỀ THỰC TIỄN TRIỂN KHAI QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ Câu 1: Anh (chị) hiện đang công tác tại phòng, ban, đơn vị nào thuộc UBND Quận Hoàn Kiếm? Câu 2: Tại cơ quan, đơn vị anh (chị) công tác hiện nay văn bản đang được quản lý bằng công cụ, phương tiện gì? Quản lý văn bản thông qua hệ thống phần mềm máy tính, lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu, văn bản trong máy tính Quản lý bằng hồ sơ sổ sách, lưu trữ văn bản trong các tủ đựng hồ sơ, chỉ sử dụng máy tính để soạn thảo Áp dụng hệ thống phần mềm máy tính để quản lý văn bản, một số văn bản vẫn quản lý theo phương pháp truyền thống Phương pháp khác đang được cơ quan áp dụng ………
………
………
………
Câu 3: Anh (chị) đánh giá như thế nào về chất lượng máy móc, trang thiết bị tại đơn vị phục vụ quản lý văn bản điện tử?
Chất lượng tốt, đáp ứng được yêu cầu đối với quản lý văn bản điện tử, thường xuyên được thay mới, bảo dưỡng, mua sắm
Chất lượng đáp ứng một phần, ít được bảo dưỡng, mua sắm mới
Chất lượng kém, thường xuyên hỏng hóc, hiệu quả quản lý văn bản không cao
Câu 4: Anh (chị) có thường xuyên được tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin cũng như kỹ năng nghiệp vụ quản lý văn bản không?
Định kỳ tham giá các khóa đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin tại cơ quan, kỹ năng nghiệp vụ quản lý văn bản chủ yếu học qua kinh nghiệm của đồng nghiệp
Định kỳ tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin tại cơ quan, kỹ năng nghiệp vụ quản lý văn bản được bồi dưỡng thường xuyên
nghiệp vụ văn thư lưu trữ
Ít được đào tạo, bồi dưỡng về công nghệ thông tin, thiếu kỹ năng nghiệp vụ về quản lý văn bản điện tử
Câu 5: Anh (chị) đánh giá như thế nào về hiệu suất sử dụng các trang thiết bị phần cứng và phần mềm tại cơ quan, đơn vị trong quản lý văn bản điện tử ?
Hiệu suất đạt trên 80%
Hiệu suất đạt trong khoảng dưới 80 đến 50 % Hiệu suất dưới 50 %