Các phòng ban, đơn vị đã thực hiện một cách khoa học việc thu thập, xử lý và sàng lọc thông tin trước khi thực hiện xây dựng văn bản điện tử. Trong hoạt động quản lý, thông tin đóng vai trò là nguyên liệu đầu vào và quyết định quản lý và sản phẩm đầu ra, các quyết định quản lý, nội dung quản lý được cụ thể hóa dưới dạng các văn bản, chính vì vậy yếu tố thông tin quyết định chất lượng văn bản điện tử và cũng quyết định việc hoàn thành hay không hoàn thành quản lý văn bản điện tử. Theo quan niệm truyền thống quản lý văn bản là quản lý từ khi một văn bản được ra đời, có hiệu lực, có giá trị đến khi văn bản hết hiệu lực, tuy nhiên quản lý văn bản điện tử phải hiểu theo phạm vi rộng đó là quản lý từ nguyên liệu đầu vào. Các nguồn thông tin, các văn bản quy phạm pháp luật phải được tìm kiếm, nghiên cứu và phân tích kỹ càng, các phòng ban, đơn vị đều có công chức chuyên trách mảng công việc này, mọi hoạt động đều nhằm đảm bảo thông tin đúng, đủ, kịp thời và dễ sử dụng trong xây dựng văn bản điện tử.
2.2.6. Thực trạng sử dụng các công cụ, phương pháp quản lý văn bản điện tử điện tử
Việc sử dụng các công cụ, phương pháp quản lý văn bản điện tử dựa trên nền tảng công nghệ thông tin về cơ bản được cán bộ, công chức tại UBND quận Hoàn Kiếm đồng tình ủng hộ, cán bộ công chức đều có mong muốn tiếp tục được nâng cấp, trang bị thêm các phương tiện kỹ thuật, hệ thống phần mềm hiện đại để quản lý tốt hơn khối lượng văn bản điện tử đang ngày một gia tăng. Hạ tầng công nghệ thông tin tại trụ sở Quận ủy; trụ sở HĐND và UBND quận; trụ sở Đảng ủy, HĐND và UBND các phường và các đơn vị được quan tâm đầu tư mạng LAN, đường truyền internet tốc độ cao kết nối vào mạng diện rộng của Thành phố. Trang bị máy tính đồng bộ với việc triển khai các ứng dụng nội bộ như hệ điều hành tác nghiệp, quản lý đơn thư...cho đối tượng là lãnh đạo quận, thủ trưởng các phòng, ngành, lãnh đạo 18 phường thuộc quận. Để đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các đơn vị thuộc quận, tạo ra môi trường làm việc điện tử chuyên nghiệp, nhanh chóng , chính xác; tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ, công chức...góp
phần thực hiện cải cách hành chính. UBND quận đã triển khai nghiên cứu, nâng cấp tích hợp phần mềm quản lý công văn đi và đến, phần mềm chuyển nhận văn bản (Quận Hoàn Kiếm xây dựng và triển khai năm 2006) thành phần mềm “Điều hành tác nghiệp). Phần mềm này được triển khai chính thức đến 157 đơn vị; tạo lập 1305 tài khoản cho lãnh đạo và cán bộ, công chức các đơn vị thuộc quận sử dụng phần mềm “Điều hành tác nghiệp”. Phần mềm giúp lãnh đạo quận, các đơn vị xử lý văn bản, truy xuất dữ liệu, theo dõi tiến độ thực hiện của cán bộ, công chức mọi lúc bằng máy tính hoặc thiết bị thông minh có kết nối mạng; đồng thời giúp cán bộ, công chức quản lý được công việc, cũng như thuận lợi trong công tác báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo của các cấp lãnh đạo khi cần thiết. Công tác đảm bảo an toàn- an ninh thông tin được quan tâm. Đang xây dựng quy chế đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động ứng dụng CNTT của UBND quận. 100% máy chủ, máy tính tại trụ sở HĐND và UBND quận và UBND 18 phường đã được cài phần mềm phòng chống virus, mã độc; hoàn thành việc triển khai mô hình mạng LAN 3 lớp và cải tạo nâng cấp hệ thống wifi tại trụ sở HĐND và UBND quận nhằm tăng cường đảm bảo an toàn – an ninh mạng. Tiếp tục triển khai nhiệm vụ lắp đặt thiết bị Firewall cho toàn quận đề nâng cao hiệu quả công tác đảm bảo an toàn – an ninh mạng. Thực trạng về chất lượng các công cụ, phương tiện kỹ thuật phục vụ quản lý văn bản điện tử được khảo sát đánh giá cụ thể thông qua lấy ý kiến của đội ngũ cán bộ công chức làm việc tại các phòng ban, đơn vị.
Bảng 2.4. Đánh giá chất lƣợng hệ thống trang thiết bị, phần cứng phần mềm phục vụ quản lý văn bản điện tử tại UBND quận Hoàn Kiếm
Tiêu chí đánh giá
Chất lƣợng tốt, đáp ứng đƣợc yêu cầu đối với quản lý văn bản điện tử, thƣờng xuyên đƣợc thay mới, bảo dƣỡng, mua sắm Chất lƣợng đáp ứng một phần, ít đƣợc bảo dƣỡng, mua sắm mới Chất lƣợng kém, thƣờng xuyên hỏng hóc, hiệu quả quản lý văn bản không cao Số lượng cán bộ công chức bình chọn trên tổng số phiếu 56/100 32/100 12/100 Tỉ lệ 56% 32% 12%
Dựa trên kết quả khảo sát 100 cán bộ, công chức đang làm việc tại các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND quận Hoàn Kiếm có thể thấy, bên cạnh con số 56% cán bộ, công chức đánh giá tốt về chất lượng hệ thống trang thiết bị vần còn 32% cán bộ, công chức đánh giá chất lượng trang thiết bị ở mức trung bình, đặc biệt có 12% cán bộ, công chức đánh giá thấp về chất lượng hệ thống trang thiết bị. Thực tế được biểu hiện qua những con số trên là khách quan và phản ánh đúng về thực trạng chất lượng hệ thống trang thiết bị phục vụ quản lý văn bản điện tử hiện nay tại UBND quận Hoàn Kiếm. Giữa các phòng, ban, đơn vị có sự không đồng đều về chất lượng trang thiết bị, máy móc, việc mua sắm, trang bị chưa diễn ra đồng bộ, mức độ đánh giá tốt tuy chiếm trên 50% nhưng chưa phải là một con số chiếm tỉ lệ lớn.
Kết quả quá trình khảo sát cùng với thực tiễn công tác tại UBND quận Hoàn Kiếm đã khẳng định vai trò hết sức quan trọng của hệ thống máy móc, trang thiết bị và phương tiện hiện đại trong quá trình thực hiện quản lý văn bản điện tử. Quản lý văn bản điện tử là sự kết hợp một cách triệt để giữa phương pháp quản lý mới dựa trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin, do đó vai trò của thiết bị là rất quan trọng, việc chuyển đổi, nâng cấp, mua sắm mới trang thiết bị quyết định tiến độ chuyển đổi từ quản lý văn bản truyền thống sang quản lý văn bản điện tử.