1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thƣ, lƣu trữ
1.1.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến chất lượng và hiệu quả công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập đầy đủ, chất lượng hồ sơ cao sẽ lựa chọn được những hồ sơ, tài liệu có giá trị để bảo quản và sử dụng, tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để làm tốt các nghiệp vụ công tác lưu trữ, từ đó “bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ” theo tinh thần văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X. Ngược lại,
nguyên liệu đầu vào của lưu trữ là các hồ sơ công việc ở giai đoạn văn thư nếu không được lập đầy đủ, thiếu khoa học, chất lượng không bảo đảm sẽ không giữ lại được những thông tin quá khứ, thông tin lịch sử, ảnh hưởng đến các nghiệp vụ lưu trữ, giảm vai trò và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ và kết quả đầu ra của công tác lưu trữ.
Ngoài ra, quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin từ các tài liệu đã xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Đây cũng là vòng đời khép kín và liên tục của thông tin tài liệu, được vận hành và kiểm soát bằng các quy trình nghiệp vụ.
4
làm hai giai đoạn là giai đoạn văn thư và giai đoạn lưu trữ. Chính vì vậy, làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo gìn giữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ sau này vì đây là nguồn tài liệu chủ yếu, thường xuyên cho công tác lưu trữ là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức được nộp vào lưu trữ theo đúng quy định.
Như vậy, giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động và thúc đẩy lẫn nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, lập hồ sơ đến các hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, tổ chức sử dụng và sử dụng tài liệu tại lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử.