1.2. Quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ
1.2.4. Trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong cơ
trữ trong cơ quan
Công tác VTLT không chỉ do người làm VTLT thực hiện mà ở mỗi một vị trí, ở mỗi cương vị khác nhau, các cá nhân khác trong cơ quan sẽ tham gia vào công tác này với các nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể.
a) Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác VTLT
Theo quy định của pháp luật hiện hành, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm:
- Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác VTLT theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác VTLT đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác VTLT theo thẩm quyền.
Công tác VTLT của cơ quan có làm tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào lãnh đạo cơ quan. Để làm được nhiệm vụ này, người đứng đầu cơ quan có thể giao cho chánh văn phòng tổ chức quản lý công tác VTLT trong phạm vi trách nhiệm của mình.
4
thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức và phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. Lãnh đạo cơ quan phải ký những văn bản thuộc thẩm quyền theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan.
Tuỳ vào điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan mà lãnh đạo cơ quan có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản…
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm ban hành quy chế công tác VTLT của cơ quan và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc chấp hành quy chế.
b) Trách nhiệm của chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính Chánh văn phòng là người trực tiếp giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ công tác VTLT của cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở của cơ quan, tổ chức cấp dưới.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác VTLT tại cơ quan, tổ chức; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác VTLT cho cơ quan, tổ chức và đơn vị trực thuộc.
Chánh văn phòng thực hiện việc kiểm tra, chịu trách nhiệm về thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành; chỉ đạo xây dựng quy chế công tác VTLT, xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan trình người đứng đầu cơ quan ban hành; tổ chức thực hiện quy chế, tổ chức việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Tùy thuộc vào quy chế làm việc của mỗi cơ quan mà chánh văn phòng có thể trực tiếp làm các công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến để phân công cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo cơ quan về những công việc quan trọng; ký thừa lệnh lãnh đạo của cơ quan một số văn bản được
4
lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành; tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo của cơ quan.
c) Trách nhiệm của trưởng đơn vị, công chức, viên chức
Tất cả cán bộ, CCVC trong các cơ quan, tổ chức phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác VTLT có liên quan đến phần việc của mình, cụ thể là: - Trưởng các đơn vị chức năng vụ, phòng, ban...), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về VTLT.
Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
- Trách nhiệm của mỗi cá nhân CCVC
Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác VTLT, mỗi cán bộ, CCVC phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về VTLT.
Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan; soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình; bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản.
Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ giải quyết công việc hằng ngày.
d) Trách nhiệm của bộ phận, người làm văn thư, lưu trữ
- Văn thư cơ quan có trách nhiệm thực hiện các nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ
ối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến: Tiếp nhận văn bản đến;
4
chuyển giao văn bản đến; giúp chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến.
ối với việc quản lý văn bản đi: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn
bản; ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi; viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu; quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản.
ối với việc lập hồ sơ và n p lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Giúp chánh
văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính xây dựng danh mục hồ sơ; sao gửi danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ, CCVC; chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ; phối hợp với lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.
ối với việc quản lý và sử dụng con dấu: Bảo quản an toàn con dấu của cơ
quan; trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức; quản lý và trực tiếp sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật và chứng thư số của cơ quan, tổ chức.
- Văn thư đơn vị là cá nhân trong đơn vị của cơ quan, tổ chức, được người đứng đầu đơn vị giao thực hiện một số nhiệm vụ của công tác văn thư, có trách nhiệm thực hiện các công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản, quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu