3.2. Những giải pháp cơ bản hoàn thiện quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ
3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác văn thư, lưu trữ và ý thức chấp hành pháp
hành pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
4
hàng đầu của việc quản lý nhà nước và thực hiện các nghiệp vụ VTLT chưa hiệu quả. Nhận thức về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác VTLT trong thời gian gần đây tuy đã có một số chuyển biến tích cực nhưng một bộ phận không nhỏ CCVC vẫn không coi trọng công tác VTLT; coi đó chỉ là công việc của những người làm VTLT; chỉ là sự vụ đơn giản ai cũng có thể làm được, thậm chí không cần phải được đào tạo và nhất là không liên quan đến các đối tượng khác trong cơ quan. Nhận thức không đầy đủ, sự không quan tâm của cả đội ngũ CCVC lãnh đạo quản lý và CCVC chuyên môn đối với công tác VTLT làm cho các hoạt động quản lý, chỉ đạo và thực thi việc hình thành, tạo lập, quản lý và sử dụng văn bản, hồ sơ, tài liệu trong quá trình thực thi nhiệm vụ chưa đạt được kết quả cần phải có.
Để có nhận thức đúng đắn và đầy đủ về vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác VTLT, đặc biệt là nâng cao ý thức chấp hành pháp luật về VTLT, trước tiên cần phải tăng cường, đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến một số văn bản đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhưLuật lưu trữ năm 2011, Nghị định số 110 2004 NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09 2010 NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110 2004 NĐ-CP; các Thông tư của Bộ Nội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; về quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ giấy; quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ điện tử; về thu thập, bổ sung, xác định giá trị, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ…; các văn bản của UBND tỉnh, của UBND huyện, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư, Lưu trữ tỉnh quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT… Đặc biệt, thời gian sắp tới, Chính phủ ban hành Nghị định về công tác văn thư thay thế Nghị định số 110 2004 NĐ-CP và Nghị định số 09 2010 NĐ-CP, các cơ quan, tổ chức cần phải phổ biến, chỉ đạo, tổ chức triển khai thi hành để bảo đảm công tác văn thư
4
nhận và xử lý văn bản trên Trục liên thông văn bản quốc gia, Hệ thống quản lý tài liệu điện tử…., là tiền đề cho quản lý lưu trữ điện tử.
Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức thuộc và trực thuộc UBND huyện cần thấy rõ được vị trí, tầm quan trọng của công tác VTLT đối với hiệu quả hoạt động ngay chính của cơ quan mình; coi đây là công cụ để kiểm soát chất lượng hoạt động của cơ quan, từ đó chú trọng xây dựng và tổ chức thực hiện hiệu quả công tác này.
Đối tượng cần được tuyên truyền, phổ biến về pháp luật và nghiệp vụ công tác VTLT không chỉ là CCVC làm VTLT mà còn là lãnh đạo UBND; lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND, các phòng chuyên môn, các tổ chức trực thuộc, phòng hành chính và CCVC các phòng chuyên môn, tổ chức trực thuộc, để thấy rõ trách nhiệm của từng đối tượng trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, tổ chức thực hiện và tham gia vào từng công việc cụ thể của công tác VTLT theo quy định của pháp luật và quy trình nghiệp vụ.
Công tác tuyên truyền, phổ biến được thực hiện với nhiều hình thức như tổ chức hội nghị giáo dục pháp luật, hội thảo, tập huấn, bồi dưỡng hoặc lồng ghép vào các cuộc họp triển khai công tác, giao ban… của cơ quan, tổ chức.