1.2. Quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ
1.2.3. Trách nhiệm quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
a) Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các ngành, lĩnh vực, trong đó có văn thư, lưu trữ nhà nước với các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Xây dựng các đề án, dự án về công tác văn thư, sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý nhà nước công tác văn thư, bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản, văn bản điện tử và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư;
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện các quy định về quản lý nhà nước công tác lưu trữ;
- Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về sưu tầm, thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ thực hiện giải mật, công bố, giới thiệu và tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia;
- Thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước; - Lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ quốc gia theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức kiểm tra và cấp Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ; quản lý, phát hành phôi chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ; thống kê, tổng hợp tình hình cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước.
4
Nội vụ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp ộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước; quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia và thực hiện các dịch vụ công về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
- Trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ xem xét, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật; chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia; đề án, dự án; quy hoạch, kế hoạch dài hạn; tiêu chuẩn, quy trình, quy định và định mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ;
- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, đề án, dự án, quy hoạch, kế hoạc dài hạn; tiêu chuẩn, quy trình, quy định và định mức kinh tế - kỹ thuật về văn thư, lưu trữ khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- an hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng công tác văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước.
- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ tổ chức kiểm tra và Cấp Chứng nhận kết quả kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ để được cơ quan có thẩm quyền cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ, quản lý, phát hành phôi Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ , tổng hợp tình hình cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trong phạm vi cả nước;
4
lý, xác định giá trị tài liệu, bảo vệ, thống kê, bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ; tổ chức giải mật, công bố, giới thiệu, triển lãm, trưng bày và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; quyết định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng đối với tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; tổ chức thực hiện lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quốc gia theo quy định của Luật Lưu trữ; thực hiện cung cấp dịch vụ công về văn thư, lưu trữ;
- Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện lưu trữ thông tin số trong các cơ quan nhà nước;
- Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng và kiểm tra công tác đào tạo, bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ;
- Hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ, nghiên cứu khoa học, ứng dụng và chuyển giao công nghệ về văn thư, lưu trữ; hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật công tác văn thư, lưu trữ, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cải cách hành chính nhà nước đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, công tác bảo vệ chính trị nội bộ;
- Tổ chức quản lý bộ máy , sử dụng và quản lý công chức; tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức, người lao động;
- Quản lý tài sản, tài chính và đầu tư xây dựng cơ bản.
c) Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương, trong đó có văn thư, lưu trữ nhà nước với các nhiệm vụ sau:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
4
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;
- Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;
- Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ: giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật;
4
điều kiện theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật. d) Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND cấp tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh; trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật với các nhiệm vụ sau:
- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh”;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ; - Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;
4
d) Phòng Nội vụ
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về nhiều lĩnh vực, trong đó có công tác văn thư, lưu trữ với các nhiệm vụ sau
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.