2.2. Thực trạng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
2.2.2. Tổ chức, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ
Đối với tổ chức, cán bộ làm công tác văn thư:
Tổ chức văn thư: Hiện nay, bộ phận văn thư ở Văn phòng HĐND - UBND huyện là văn thư cơ quan, thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư của khối cơ quan U ND huyện. Các cơ quan chuyên môn như: Phòng Nội vụ, Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Phòng Y tế, Phòng Tư pháp, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra huyện, Phòng Dân tộc, Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Phòng Kinh tế và Hạ tầng, Phòng Tài chính – Kế hoạch, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Phòng Văn hóa và Thông tin đều có công chức kiêm nhiệm làm văn thư đơn vị.
Tại các tổ chức trực thuộc, văn thư cơ quan được giao cho 01 viên chức kiêm nhiệm.
Về trình độ chuyên môn nghiệp vụ: Bộ phận văn thư ở Văn phòng HĐND - UBND huyện có 01 nhân viên văn thư có chuyên môn nghiệp vụ trình độ đại học VTLT; tại các cơ quan chuyên môn, tổ chức trực thuộc UBND huyện còn lại, các CCVC có trình độ chuyên môn đại học, cao đẳng chuyên ngành khác được tham gia các lớp bồi dưỡng sơ cấp (tập huấn ngắn hạn) về công tác VTLT. Trên thực tế, nhân sự làm VTLT chủ yếu mới làm các nghiệp
4
Như vậy, việc bố trí nhân sự làm công tác VTLT tại Văn phòng HĐND -UBND, các tổ chức trực thuộc UBND huyện vẫn còn chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ; số lượng CCVC làm kiêm nhiệm là nhiều hơn số lượng người làm chuyên trách, đặc biệt là đối với các tổ chức trực thuộc phải có bộ phận văn thư cơ quan và lưu trữ cơ quan. Trong quá trình quản lý và sử dụng, các cơ quan cũng chưa thật sự quan tâm nhiều đến công tác đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước.
Đối với tổ chức, cán bộ làm công tác lưu trữ:
- Về tổ chức bộ máy: sau khi Luật lưu trữ năm 2011 có hiệu lực, hiện nay không tổ chức lưu trữ lịch sử cấp huyện. Đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ, Phòng Nội vụ huyện phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh để tiến hành giao nộp tài liệu bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Đối với khối tài liệu bảo quản có thời hạn thì các lưu trữ cơ quan trực tiếp quản lý. Do vậy, hiện nay, tổ chức bộ máy lưu trữ tại UBND huyện có lưu trữ cơ quan thuộc Văn phòng UBND-HĐND huyện làm nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Văn phòng HĐND – UBND huyện, chưa thực hiện được các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu của các phòng chuyên môn thuộc khối cơ quan U ND huyện; còn tại các tổ chức trực thuộc, bộ phận VTLT thực tế chỉ có một chức danh văn thư, chủ yếu thực hiện các nghiệp vụ văn thư mà chưa có người hoặc không làm các nghiệp vụ lưu trữ theo quy định.
- Về nhân sự làm công tác lưu trữ: với thực trạng như trên, nhân sự làm lưu trữ là rất ít ỏi. Hiện nay, biên chế kiêm nhiệm làm việc tại lưu trữ cơ quan UBND huyện là 01 người, có trình độ đại học chuyên ngành khác.