2.2. Thực trạng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
2.2.1. Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ
Thời gian qua, UBND huyện đã chỉ đạo các cơ quan nghiêm túc triển khai thực hiện công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ mới về công tác VTLT như: tiến hành sao gửi các văn bản đến bộ phận chuyên môn để nghiên cứu thực hiện, lồng ghép phổ biến trong các cuộc họp cơ quan, tổ chức tập huấn VTLT. Từ đó góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm của đội ngũ làm công tác VTLT và sử dụng làm cơ sở pháp lý để thực hiện các hoạt động về VTLT.
4
nước trên các lĩnh vực kinh tế, xã hội..., U ND huyện đã chú trọng công tác quản lý nhà nước về VTLT và xác định đây là nhiệm vụ then chốt, trọng tâm của chính quyền các cấp do đó huyện đã tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc các cơ quan, tổ chức như:
Công văn số 1429/UBND-NV ngày 02/07/2018 của UBND huyện Cư M’gar về việc thống kê tình hình tài liệu lưu trữ tồn đọng, tích đống.
Công văn số 394/UBND-VP ngày 02/03/2018 của UBND huyện Cư M’gar về việc triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018 trên địa bàn huyện.
Công văn số 3553/UBND-NV ngày 20/11/2016 của UBND huyện Cư M’gar về việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2017.
Kế hoạch số 39/KH-UBND ngày 09/3/2018 của UBND huyện Cư M’gar về việc triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2018.
Kế hoạch số 112/KH-UBND ngày 28/8/2018 của UBND huyện Cư M’gar tập huấn công tác văn thư, lưu trữ năm 2018.
Phòng Nội vụ huyện là cơ quan được giao nhiệm vụ tham mưu cho UBND huyện quản lý nhà nước về VTLT của huyện, thường xuyên chủ động phối hợp với Văn phòng HĐND - UBND huyện thực hiện nhiệm vụ hướng dẫn về nghiệp vụ hành chính văn phòng, VTLT, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước trong toàn huyện. Bên cạnh những văn bản kể trên, Phòng Nội vụ tham mưu cho U ND ban hành các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư cho các cơ quan, tổ chức thuộc UBND huyện theo Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Trên cơ sở các quy định về VTLT, Văn phòng HĐND - U ND đầu mối thực hiện công tác VTLT của khối cơ quan UBND huyện Cư M’gar, có các
4
của Văn phòng HĐND - UBND huyện Cư M’gar.
Bên cạnh đó, huyện cũng đã cử CCVC tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến Luật lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về VTLT do Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Đăk Lăk TC..
Công tác báo cáo thống kê VTLT: Hằng năm, UBND huyện chỉ đạo các cơ quan nghiêm túc thực hiện chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác VTLT, trên cơ sở đó tiến hành tổng hợp thành báo thống kê tổng hợp công tác VTLT và tài liệu lưu trữ gửi Sở Nội vụ theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác VTLT và tài liệu lưu trữ và hiện nay là Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành nội vụ; đồng thời thực hiện đầy đủ những báo cáo định kỳ và đột xuất, đúng yêu cầu và thời gian quy định. Mỗi năm, UBND huyện đều thành lập đoàn kiểm tra công tác VTLT tại UBND các xã, thị trấn và các cơ quan, tổ chức thuộc huyện.
Đến nay, huyện chưa ban hành các văn bản quy định về công tác VTLT như: ảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của cơ quan, tổ chức, hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quy chế công tác VTLT mà chủ yếu phổ biến, chỉ đạo áp dụng các văn bản pháp luật như Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Qua đó cho thấy UBND huyện đã thực hiện một số nội dung hướng dẫn, chỉ đạo về công tác VTLT việc như ban hành văn bản triển khai, tổ chức hướng dẫn thực hiện các quy định của cơ quan có thẩm quyền; tiến hành kiểm tra việc
4
khoa học công nghệ thông tin vào công tác VTLT; phối hợp với Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ cử CCVC tham gia các lớp bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến Luật lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật về VTLT; bố trí, sử dụng cán bộ VTLT; tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác VTLT và bố trí nguồn kinh phí trang bị cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác VTLT tại các cơ quan trực thuộc UBND huyện. Tuy nhiên, kết quả thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước còn chưa thật sự đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác.