2.2. Thực trạng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
2.2.5. Cơ sở vật chất, kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ
Đối với công tác văn thư: Việc xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc là nội dung và yêu cầu, nhiệm vụ cần thiết gắn liền với quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Vì vậy, UBND huyện đã đầu tư bố trí phòng làm việc, mua sắm trang thiết bị cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, của văn phòng trong đó có cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ hoạt động của bộ phận văn thư.
Hằng năm, trong dự toán chi ngân sách của huyện đều bố trí kinh phí để mua sắm, sữa chữa những trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn thư đáp ứng yêu cầu công việc hiện nay.
UBND huyện đã bố trí 01 phòng làm việc riêng biệt cho bộ phận văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện, được trang bị bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, kệ, hộp đựng hồ sơ, bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, kệ, hộp đựng hồ sơ… để phục vụ cho công tác văn thư.
Còn lại văn thư cơ quan chuyên môn khác và các tổ chức trực thuộc thì sử dụng kết hợp phòng làm việc, trang thiết bị như bàn ghế, tủ đựng hồ sơ… cho chuyên viên được giao nhiệm vụ làm công tác văn thư để phục vụ công tác văn thư.
Đối với công tác lưu trữ: Hiện nay, huyện chưa đủ kinh phí để bố trí xây kho lưu trữ chuyên dụng để bảo quản tài liệu lưu trữ, huyện đã bố trí được một phòng làm kho lưu trữ tạm thời, giao Phòng Nội vụ quản lý có diện tích 80 m2 với thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ chủ yếu là bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu theo quy định của ngành, bàn, ghế, quạt và đã trang bị được giá để tài liệu theo đúng quy định.
4
HĐND – UBND, không đủ lớn để lưu trữ tài liệu của các cơ quan trực thuộc làm cho việc lưu trữ tài liệu không tập trung, việc bảo quản tài liệu khó khăn, gây hư hỏng.
Ở các tổ chức trực thuộc: Chưa bố trí được phòng lưu trữ và thiết bị bảo quản chưa được đảm bảo theo đúng quy định. Vì vậy, tài liệu không được bảo quản tốt gây ra tình trạng hư hỏng.