Việc áp dụng các quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan tổ
chức hiện nay đang được thực hiện một cách phổ biến. Đây là một quy trình quản lý rất hiệu quả trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Để công tác soạn thảo văn bản cũng như quy trình này của UBND huyện Hàm Yên được thực hiện một cách khoa học thì việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 là một việc cần phải được tiến hành sớm. Việc quản lý tài liệu các văn bản pháp quy, quy phạm pháp luật, quy định, công văn, giấy tờ và hồ sơ tại các đơn vị chưa thực sự hợp lý và khoa học. Hầu như các đơn vị chưa có danh mục các văn bản quy phạm pháp luật thường xuyên sử dụng cho công việc chuyên môn hàng ngày để giúp theo dõi, cập nhật nhanh và chính xác. UBND chưa có đầy đủ các quy trình quy định thống nhất phương pháp thực hiện các quá trình tác nghiệp trong các đơn vị thuộc. Tính khả thi của các văn bản đã ban hành chưa cao. Thời hạn xử lý văn bản đôi khi còn chậm so với quy định. Thể thức văn bản quản lý nhà nước đôi khi chưa đúng theo mẫu quy định. Lãnh đạo các đơn vị chưa kiểm soát được toàn bộ quá trình cũng như tiến độ xử lý văn bản của chuyên viên thuộc quyền.
Giải pháp này được thực hiện nhằm giải quyết các công việc một cách khoa học, hiệu quả, tạo điều kiện cho lãnh đạo thực hiện kiểm soát một cách dễ dàng, thuận tiện quá trình thực hiện nhiệm vụ của các CBCC trong UBND huyện thuộc phạm vi thẩm quyền của lãnh đạo, qua đó nâng cao hiệu quả của công tác quản lý, tạo điều kiện tốt nhất để cán bộ, công chức hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Tiểu kết chương 3
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản QLNN của UBND cấp huyện có vai trò quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ QLNN của chính quyền địa phương. Văn bản ban hành có chất lượng sẽ góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lý nhà nước đạt hiệu lực, hiệu quả. Vì vậy, nâng cao chất lượng công tác xây dựng và ban hành văn bản của chính quyền cấp huyện là đòi hỏi tất yếu, khách quan trong quản lý nhà nước hiện nay. Để nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản đòi hỏi chúng ta phải có những giải pháp như sau:
- Định hướng và triển khai thực hiện đúng các quy định quy phạm pháp luật về soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước
- Xây dựng và ban hành quy chế quản lý văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu hiện nay
- Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp tham gia vào quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước tại UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại UBND huyện Hàm Yên
- Áp dụng hệ thống quản lý theo chất lượng ISO 9001:2015.
Các giải pháp này cần được tiến hành đồng bộ và luôn có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động đến nhau để hướng tới mục tiêu nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước.
KẾT LUẬN
Công tác văn bản có một vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức. Đối với UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang, công tác này cũng đã thu được những kết quả đáng kể, góp phần không nhỏ vào công cuộc cải cách hành chính của toàn bộ hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước. Việc soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước của UBND huyện Hàm Yên đã dần đi vào quy củ, được ban hành ngày một chất lượng hơn, phù hợp và đáp ứng với yêu cầu của công tác quản lý nhà nước. Văn bản quản lý nhà nước có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý Nhà nước, là loại văn bản được sử dụng để truyền đạt các quyết định, các thông tin trong hoạt động quản lý. Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác văn bản cũng như vai trò rất thiết thực của nhóm văn bản này nên các cán bộ, công chức, chuyên viên làm công tác soạn thảo văn bản của UBND huyện Hàm Yên đã luôn nỗ lực để nâng cao chất lượng những văn bản được ban hành. Do vậy, trong những năm qua, đặc biệt là giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017, các văn bản được UBND huyện Hàm Yên ban hành về cơ bản đều đạt được những tiêu chí, những yêu cầu của công tác văn bản. Các văn bản được soạn thảo và ban hành qua các bước rất chặt chẽ, thống nhất, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND huyện. Chất lượng văn bản được nâng lên, số lượng văn bản được soạn thảo và ban hành nhiều nhưng số lượng văn bản bị mắc các lỗi sai rất ít.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác văn bản cũng vẫn còn có những hạn chế, bất cập cần phải được thực hiện bằng những giải pháp như: cần nâng cao ý thức của CBCC trong công tác soạn thảo văn bản, cần có chiến lược trong việc tuyển dụng những CBCC được đào tạo về công tác văn bản, cần kiểm tra rà soát kỹ các bước trong quy trình soạn thảo văn bản, đẩy mạnh công nghệ thông tin và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 trong công tác văn bản. Có như vậy, công tác soạn thảo văn bản sẽ ngày một chất lượng, đáp ứng tốt nhất yêu cầu của cải cách hành chính, của quản lý nhà nước trên mọi phương diện./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I - VĂN QUẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT
1. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BVN ngày 19/01/2011 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
2. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
3. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 về Quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ
4. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 về Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư
5. Chính phủ (2001), Nghị định của số 58/2001/NĐCP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
6. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư
7. Chính phủ (2008), Nghị định 172/2008NĐ-CP quy định cơ cấu tổ chức của các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.
8. Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư
9. Chính phủ (2016), Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 về quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
10.Chính phủ (2018), Nghị định số 25/2018/NĐ-CP, ngày 28 tháng 02 năm 2018 sửa đổi, bổ sung một số điều của nghị định số 60/2014NĐ-CP ngày 19 tháng 6 năm 2014 của chính phủ quy định về hoạt động in
11.Đảng cộng sản Việt Nam (2005), Nghị quyết số 48-NQ/TW ngày 24 tháng 5 về chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến năm 2020
12.Quốc hội (2011), Luật lưu trữ số 01/2011/QH13
13.Quốc hội (2015), Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015
II – SÁCH THAM KHẢO VÀ TÀI LIỆU KHÁC
14.Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật soạn thảo và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, Nxb, Khoa học xã hội, Hà Nội
15.Cuốn sách “Tìm hiểu thẩm quyền ban hành của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân”,nhà xuất bản Lao động
16.Đinh Thị Hoa (2014), Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý hành chính nhà nước cấp xã, tỉnh Ninh Bình, Luận văn tốt nghiệp, Học viện Hành chính Quốc gia
17.Học viện Hành chính (2009), Giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật
18. Học viện Hành chính quốc gia, Tập bài giảng “Kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản”
19. Nguyễn Thị Thúy Oanh (2015), Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND huyện Lạc Thủy, tỉnh Hòa Bình, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện Hành chính Quốc gia
20. Phạm Ngọc Huyền (2014), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường tại Bộ Nội vụ, Luận văn tốt nghiệp, Học viện Hành chính Quốc gia
21.PGS. TSKH Nguyễn Văn Thâm (1997), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB chính trị Quốc gia
22.PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (2001), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, NXB chính trị Quốc gia
23.PGS.TS Lưu Kiếm Thanh chủ biên (2012), Tập bài giảng kỹ thuật xây dựng văn bản
24.PGS. TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS Lưu Kiếm Thanh, Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản (đào tạo Đại học Hành chính)
25.PGS. TSKH Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia
26.Từ điển tiếng Việt (1997), Nxb, Hà Nội
27.TS. Lưu Kiếm Thanh (2000), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý nhà nước, NXB Thống kê
29.Tạ Hữu Ánh (2009), Soạn thảo, ban hành và quản lí văn bản hành chính nhà nước, NXB chính trị Quốc gia
30.TS. Lưu Kiếm Thanh (2010), Ngôn ngữ văn bản quản lý hành chính nhà nước, NXB Khoa học và Kỹ Thuật
31.TS. Lưu Kiếm Thanh, Quản lý văn bản quản lý hành chính nhà nước,
Nxb nhà xuất bản thống kê, Hà Nội
32.TS. Lưu Kiếm Thanh, Hướng dẫn soạn thảo văn bản quy lập quy, nhà xuất bản thống kê
PHỤ LỤC
Sơ đồ 1: Quy trình soạn thảo và ban hành quyết định của UBND huyện Hàm Yên
Các bước Nội dung Trách nhiệm
Bước 1 Đơn vị soạn thảo
Bước 2 Cơ quan tư pháp
Bước 3 - Thủ trưởng đơn vị
chuyên môn
Bước 4 - Chủ tịch, Phó Chủ
tịch UBND huyện
Bước 5 Đơn vị soạn thảo
Bước 6 Phòng Văn thư
Bước 7 - Phòng Văn thư,
- Đơn vị chuyên môn Soạn thảo quyết định
Thẩm định dự thảo quyết định
Xem xét, thông qua dự thảo quyết định
Ký quyết định
Phô tô, in ấn
Phát hành và lưu hồ sơ Đóng dấu quyết định
Sơ đồ 2: Quy trình soạn thảo và ban hành báo cáo của UBND huyện Hàm Yên
Các bước Nội dung Trách nhiệm
Bước 1
Đơn vị soạn thảo
Bước 2 Bước 3 - Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng - Thủ trưởng đơn vị chuyên môn Bước 4 - Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện - Chánh Văn phòng
Bước 5 Đơn vị soạn thảo
Bước 6 Phòng Văn thư
Bước 7 - Phòng Văn thư,
- Đơn vị chuyên môn Chuẩn bị soạn thảo báo cáo
Soạn thảo báo cáo
Trình duyệt bản thảo
Duyệt, ký báo cáo
Phô tô, in ấn
Phát hành và lưu hồ sơ Đóng dấu báo cáo
Sơ đồ 3: Quy trình soạn thảo và ban hành công văn của UBND huyện Hàm Yên
Các bước Nội dung Đơn vị thực hiện
Bước 1
Đơn vị soạn thảo
Bước 2
Bước 3 - Thủ trưởng đơn vị
chuyên môn Bước 4 - Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng - Thủ trưởng đơn vị chuyên môn Bước 5 - Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện - Chánh Văn phòng
Bước 6 Đơn vị soạn thảo
Bước 7 Phòng Văn thư
Bước 8 - Phòng Văn thư,
- Đơn vị chuyên môn Chuẩn bị soạn thảo
công văn
Soạn thảo công văn
Ban hành và lưu hồ sơ Kiểm tra công văn trước khi ban hành
Phô tô, in ấn
Đóng dấu văn bản Ký chính thức Trình duyệt bản thảo
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
Số.../QĐ - …….
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ..., ngày ... tháng... năm…… QUYẾT ĐỊNH Về việc ... THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ ...; Căn cứ ...; Theo đề nghị của ..., QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Tuyển dụng Ông (Bà): ..., sinh ngày...,
quê quán...về công tác tại ... kể từ ngày...
Điều 2. Ông (Bà) được hưởng ...% mức lương khởi điểm của
ngạch...mã số...hệ số…...và các điều khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà)..
.….... .. chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Nơi nhận: - ... - ... - Lưu: ... THẨM QUYỀN KÝ (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
Số.../QĐ - ……..
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ..., ngày ... tháng... năm…… QUYẾT ĐỊNH Về việc ... THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ ...; Căn cứ ...; Theo đề nghị của ..., QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Công nhận hết thời gian tập sự kể từ ngày ... đối với Ông (bà):
... sinh ngày..., hiện đang công tác tại...
Điều 2. Ông (Bà) được hưởng ...% mức lương khởi điểm của
ngạch...mã số...hệ số…...và các điều khoản phụ cấp theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông
(Bà)...…...chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Nơi nhận: - ... - ... - Lưu: ... THẨM QUYỀN KÝ (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
Số.../QĐ - ……
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ..., ngày ... tháng... năm…… QUYẾT ĐỊNH Về việc ... THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ ...; Căn cứ ...; Theo đề nghị của ..., QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ông (bà, tập thể, đơn vị)... có thành tích cao (xuất sắc) trong
quá trình ... (danh sách kèm theo - nếu là tập thể)
Điều 2. Ông (bà, tập thể, đơn vị) được hưởng ... theo chế độ quy
định của Nhà nước.
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà, tập thể, đơn vị)...…... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Nơi nhận: - ... - ... - Lưu: ... THẨM QUYỀN KÝ (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
Số.../QĐ - ……..
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ..., ngày ... tháng... năm…… QUYẾT ĐỊNH Về việc ... THẨM QUYỀN BAN HÀNH Căn cứ ...; Căn cứ ...; Theo đề nghị của ...; QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Kỷ luật Ông (bà, tập thể, đơn vị)... đã vi phạm nội quy (quy
định, pháp luật) trong quá trình ... (danh sách kèm theo - nếu là tập thể)
Điều 2. Ông (bà, tập thể, đơn vị) bị xử lý vi phạm mức...
Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có liên quan và Ông (Bà, tập thể, đơn vị)...…... chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Nơi nhận: - ... - ... - Lưu: ... THẨM QUYỀN KÝ (Ký tên, đóng dấu) Họ tên đầy đủ
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH
Số.../ BC - ....
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ..., ngày ... tháng... năm… BÁO CÁO ……... Phần mở đầu - Nêu đặc điểm tình hình. - Nêu nhiệm vụ được giao.
- Nêu những khó khăn, thuận lợi có ảnh hưởng chi phối kết quả việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Phần nội dung:
- Kiểm điểm những việc đã làm được và những tồn tại (nêu cụ thể ). - Đánh giá kết quả (cụ thể bằng ….% so với chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao).
- Nêu nguyên nhân. Phần kết luận:
- Nêu mục tiêu, nhiệm vụ sắp tới.