vào quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước tại UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang
Để việc áp dụng quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Hàm Yên đạt được chất lượng và hiệu quả tốt nhất thì việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và xử lý văn bản là một việc làm vô cùng quan trọng. Lãnh đạo các phòng, ban cần rà soát, thống kê danh sách các cán bộ thuộc diện được đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật soạn thảo văn bản để đưa đi đào tạo. Việc đào tạo này cần phải được tiến hành theo định kỳ từ hai đến ba năm một lần. Vì các CBCC làm công tác văn bản cần phải được bồi dưỡng thường xuyên các kỹ năng và cập nhật, tập huấn những nội dung, những quy định mới về công tác văn bản của nhà nước. Quá trình được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn thường xuyên sẽ tạo động lực, sự tự tin trong công việc đối với các CBCC. Do vậy, lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát sao để công tác này được thực hiện tốt hơn.
3.3.1. Tăng cường giáo dục, nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Thực tế cho thấy, ở rất nhiều cơ quan, đơn vị nói chung và ở UBND huyện Hàm Yên nói riêng vẫn có một bộ phận không nhỏ cán bộ công chức thường làm theo thói quen, làm theo kinh nghiệm và ít chịu thay đổi, ngại thay đổi…Cũng chính vì những tư tưởng trì trệ, cố hữu ở một số CBCC này nên trong công tác văn bản, việc họ cố tình làm theo thói quen, theo nếp cũ mà ít quan tâm đến việc phải làm đúng, làm chuẩn theo quy định của nhà nước là một thực tế thường gặp. Chính vì thế, cần phải tuyên truyền, giáo dục ý thức đối với CBCC để họ nhận thấy rằng công tác văn bản là một trong những công việc rất quan trọng và việc soạn thảo văn bản cần tuân thủ đúng kỹ thuật, đúng quy trình, vì điều này sẽ có tác dụng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của cơ quan, đơn vị, đồng thời đó còn là bộ mặt của cơ quan đơn vị khi văn bản được gửi ra bên ngoài. Việc giáo dục ý thức đối với CBCC một cách đầy đủ sẽ góp phần thúc đẩy chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản, tránh được tình trạng làm cho có làm, làm theo thói quen, làm theo kinh nghiệm, ngại thay đổi,…
Cán bộ, công chức tại UBND huyện, đặc biệt là cán bộ, công chức phụ trách công tác văn bản cần liên tục cập nhật thông tin văn bản mới để phổ biến, hướng dẫn kịp thời đến các phòng, ban giúp cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Hàm Yên tránh được những sai sót, đặc biệt là những sai sót do không cập nhật thông tin quy định mới của đất nước.
Thể chế hóa trách nhiệm kỷ luật thực thi các quy định về quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đối với cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định. Nếu làm được điều này, các cán bộ, công chức, viên chức sẽ tăng dần trách nhiệm của mình khi làm nhiệm vụ thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà nước.
Xây dựng kế hoạch định kỳ tiến hành rà soát văn bản đã ban hành có lỗi sau về quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản để có biện pháp xử lý kịp thời cũng như rút ra bài học kinh nghiệm trong thực hiện và xem đây là một trong những tiêu chí để xét thi đua khen thưởng cuối năm của cán bộ, công chức, viên chức.
3.3.2. Tuyển dụng CBCC đã qua đào tạo về công tác văn bản
Có thể thấy, không riêng gì một số CBCC ở huyện Hàm Yên mà ở rất nhiều cơ quan, tổ chức khác còn có rất nhiều các CBCC được giao nhiệm vụ làm công tác văn bản nhưng lại chưa được đào tạo về văn bản. Đây là một thực tế, về cơ bản, số CBCC này cũng đáp ứng tốt yêu cầu của công việc soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, do không được đào tạo bài bản nên khi được giao nhiệm vụ này, họ phải rất vất vả để tìm tòi học hỏi, mất rất nhiều thời gian mới có thể hiểu và thực hiện tốt được. Cũng có nhiều CBCC không tiếp cận được tốt những yêu cầu về soạn thảo văn bản nên việc vẫn còn tồn tại nhiều văn bản sai về thể thức, sai về nội dung, sai về thẩm quyền cũng là điều dễ hiểu. Thực tế này đòi hỏi lãnh đạo UBND huyện Hàm Yên cần sớm có giải pháp về việc tuyển dụng CBCC có trình độ chuyên môn phù hợp, được đào tạo bài bản về kỹ thuật soạn thảo văn bản để họ đảm nhận những nhiệm vụ trong công tác soạn thảo văn bản đạt được kết quả tốt hơn.
3.3.3. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước
Theo Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/204/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư thì công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Như vậy, người thực hiện công tác văn thư là tất cả những người làm các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ chứ không chỉ có cán bộ văn thư chuyên trách. Chính vì vậy, để nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà nước tại UBND huyện Hàm Yên thì việc tất yếu phải làm là tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức học tập nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ hành chính, đặc biệt là công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản quản lý nhà nước theo nhiều hình thức khác nhau từ chính quy tập trung đến bồi dưỡng theo chuyên đề,... Đối tượng trực tiếp liên quan đến công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước tại UBND huyện Hàm Yên chính là tham gia vào quy trình soạn thảo văn bản quản lý nhà nước và các công chức, viên chức công tác tại Phòng Hành chính - Tổ chức tại UBND huyện Hàm Yên, có thể những công chức, viên chức này trên thực tế không tham gia trực tiếp vào quy trình ban hành văn bản quản lý nhà nước đó là bước kiểm tra thể thức, lỗi chính tả trước khi phát hành, quản lý văn bản, nhân bản, đóng dấu và gửi đi...
Ngoài việc nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, cán bộ, công chức công tác tại UBND huyện Hàm Yên cần rèn luyện nhiều kỹ năng khác như kỹ năng văn phòng hiện đại, kỹ năng giao tiếp, ứng xử, kỹ năng sử dụng các phương tiện hiện đại trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa như sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy scan; hơn nữa, công chức, viên chức cũng cần rèn luyện phẩm chất đạo đức chính trị, nhanh nhẹn, cẩn thận, chính xác, có trách nhiệm cao trong công việc; thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới, các văn bản liên quan tới công tác chuyên môn và các quy định pháp luật khác có liên quan tới công tác văn bản hành chính.
Kiểm tra, rà soát các bước trong quy trình soạn thảo văn bản:
Để quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện một cách bài bản và có chất lượng thì việc kiểm tra rà soát, các bước trong quy trình là một việc vô cùng quan trọng. Các CBCC khi được giao thực hiện các bước trong quy trình soạn thảo cần ý thức sâu sắc nhiệm vụ của mình để làm việc một cách trách nhiệm và hiệu quả. Để làm được điều này, mỗi CBCC được giao nhiệm vụ soạn thảo cần rà soát, kiểm tra văn bản thật kĩ để tránh những lỗi sai sót không đáng có. Đối với lãnh đạo các phòng ban cần ý thức rõ trọng trách của mình và kiểm tra, rà soát văn bản trước khi kí nháy, kí chính thức hoặc trình lên lãnh đạo cấp trên. Mỗi CBCC, chuyên viên được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản mà ý thức tốt được điều này thì sẽ khó tồn tại những văn bản không đạt yêu cầu. Vì thế, việc kiểm tra rà soát văn bản từ các khâu cho đến khi văn bản được ban hành là một việc rất quan trọng nhằm nâng cao chất lượng và tính khả khi của của văn bản.