yêu cầu hiện nay
Xây dựng và ban hành quy chế xác định trách nhiệm cá nhân của người đứng đầu UBND cấp huyện và của cán bộ, công chức khi tham gia soạn thảo văn bản, quy định một cách cụ thể, chi tiết từng vị trí công tác, từng chức danh chuyên môn. Vì vậy, mỗi UBND cấp huyện cần xây dựng quy chế làm việc, quy chế văn thư, lưu trữ đạp ứng được yêu cầu hiện nay để công tác ban hành văn bản được rõ ràng, thống nhất.
Trách nhiệm cá nhân trong thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan nhà nước hiện nay
Văn bản quy phạm pháp; Văn bản hành chính; Văn bản chuyên ngành; Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội. Trong số các hình thức văn bản trên, chúng ta lưu ý thủ tục ban hành văn bản hành chính, vì hầu hết các cơ quan, tổ chức, đơn vị đều được phép ban hành các loại văn bản: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
Việc ban hành văn bản hành chính thường có các nội dung cơ bản như: thủ tục trình và ký văn bản; gửi văn bản và đình chỉ, sửa đổi, bãi bỏ hoặc hủy bỏ, thu hồi văn bản (nếu có).
- Về thủ tục trình và ký văn bản:
Trước khi trình, người có thẩm quyền ký văn bản. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành cần lưu ý những vấn đề sau:
- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
- Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.
Như vậy, trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính, trước khi văn bản được người có thẩm quyền trong cơ quan ký chính thức thì văn bản đó phải được ít nhất 02 (hai) đơn vị (hoặc bộ phận) trong cơ quan kiểm tra và chịu trách nhiệm:
Một là, Trưởng đơn vị hoặc cá nhân trực tiếp chủ trì soạn thảo kiểm tra về nội dung;
Hai là, Thực tế hiện nay, việc trình và ký văn bản hành chính tại các cơ quan, đơn vị thường xảy ra. Về chữ ký, chữ ký là dấu hiệu riêng biệt của một cá nhân cụ thể nào đó, cá nhân đó là chủ sở hữu chữ ký của mình và có quyền sử dụng. Trong một văn bản hành chính, có hai loại chữ ký: chữ ký tắt và chữ ký chính thức. Chữ ký tắt trên văn bản hành chính với tư cách cá nhân, nhân danh mình ký và chịu trách nhiệm cá nhân về nội dung văn bản và chữ ký xác nhận đã kiểm tra, đã duyệt. Chữ ký chính thức, gắn với một chức vụ, quyền hạn cụ thể được quy định chi tiết trong các văn bản, là dấu hiệu để thi hành văn bản.
Để nâng cao tính trách nhiệm của từng cá nhân trong thủ tục ban hành văn bản hành chính tại các cơ quan nhà nước hiện nay, thiết nghĩ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức trong cơ quan, đơn vị về công tác văn thư trong việc tuân thủ quy trình, trình tự soạn thảo văn bản hành chính, tập huấn nâng cao hơn nữa về kiến thức, kỹ năng soạn thảo văn bản, có thái độ nghiêm túc hơn đối với công tác này. Có như vậy, công tác soạn thảo văn bản nói chung và công tác soạn thảo văn bản hành chính nói riêng mới thể hiện được tính mục đích, công quyền, khả thi, trang trọng lịch sự, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của hoạt động công vụ và quản lý hành chính nhà nước.