thường tại UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang
2.4.1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường tại UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường tại UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang, cụ thể như sau:
Bước 1: Nghiên cứu và dự thảo văn bản
Cán bộ, công chức, viên chức được phân công của các phòng, ban chức năng liên quan nghiên cứu, soạn thảo văn bản theo nội dung yêu cầu và thể thức quy định, chuyển phụ trách đơn vị kiểm tra, ký nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn bản, chuyển cho Văn phòng trình duyệt. Phụ trách đơn vị được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung và tính pháp lý của văn bản đó.
- Dự thảo văn bản:
a) Lập đề cương
Đề cương là bản dàn ý của văn bản, trong đó những nội dung chính được bố cục theo một trật tự nhất định và theo chủ định của người soạn thảo. Lập đề cương là việc phối hợp các thao tác hình thành ý, lựa chọn và sắp xếp các ý theo một trật tự nhất định nhằm tạo ra một bản dàn ý đầy đủ các phương diện nội dung, kết cấu hợp lý và hoàn chỉnh.
Đối với một số loại văn bản có tính khuôn mẫu cao như các loại phiếu, các loại giấy, các loại văn bản chuyên môn… lập đề cương là bước không nhất thiết phải tiến hành. Còn đối với các loại văn bản hành chính khác, lập đề cương lại có một vai trò hết sức quan trọng trong quy trình soạn thảo. Công đoạn này giúp cho việc triển khai nội dung văn bản tránh được việc bị lệch lạc chủ đề, tránh được tình trạng trùng lặp ý, thừa hay thiếu ý, đồng thời còn giúp cho nội dung văn bản được sắp xếp theo một trình tự logic chặt chẽ và hợp lý nhất trong điều kiện cho phép.
Trước hết, người viết cần căn cứ vào lĩnh vực hữu quan để tiến hành các thao tác tư duy nhằm tìm ra các luận điểm ở tầng bậc ý cao nhất, những luận điểm sẽ phục vụ trực tiếp cho chủ đề nội dung. Sau đó sẽ tiến hành việc phân xuất hoặc triển khai các luận điểm, luận chứng, luận cứ; Trong cùng một tầng bậc nội dung phải luôn đảm bảo yêu cầu về tính liên kết và tính hệ thống. Vì vậy, người soạn thảo văn bản phải xác lập đầy đủ các thành tố nội dung, vừa phải sắp xếp các thành tố đó theo một quan hệ nhất định nào đó nhằm tạo nên
một trật tự thích hợp nhất cho việc làm sáng tỏ chủ đề toàn văn bản. Có thể nói rằng lập đề cương là một thao tác có tầm ảnh hưởng rất lớn đến tính khoa học của văn bản được xây dựng.
b) Viết dự thảo, trao đổi, chỉnh lý dự thảo
Trong khi viết bản thảo, cần chú ý luôn luôn phải dựa vào đề cương và tuân theo các yêu cầu về bố cục, văn phong, ngôn ngữ hành chính. Bản thảo viết xong phải được kiểm tra từng chi tiết cả về nội dung và hình thức. Trong khi viết, kiểm tra bản thảo, người viết vẫn có thể điều chỉnh lại trật tự các luận điểm cho thật hợp lý, khoa học. Đánh máy dự thảo văn bản theo đúng thể thức của Thông tư số 01/2011/TT-BNV; Bản dự thảo được gửi đến Lãnh đạo Văn phòng để kiểm tra, trình ký.
Trong trường hợp cần thiết, đơn vị soạn thảo văn bản có quyền đề xuất với người đứng đầu cơ quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để điều chỉnh nhằm hoàn thiện bản thảo trước khi thông qua.
Cần lưu ý rằng: Việc hoàn thiện văn bản về mặt nội dung phải có sự xem xét chỉ đạo của trưởng đơn vị chuyên môn. Và người đứng đầu bộ phận văn phòng, hành chính trong cơ quan có thể tư vấn về phương diện thể thức, ngôn ngữ, trình bày văn bản nếu cá nhân hoặc đơn vị chức năng chủ trì soạn thảo có nhu cầu.
Bước 2: Kiểm tra, trình ký
Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng kiểm tra về thể thức và nội dung. Nếu dự thảo văn bản đạt yêu cầu, đầy đủ hồ sơ thì Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng được phân công ký nháy vào nơi nhận và ghi rõ ý kiến trình Phó Chủ tịch phụ trách ký ban hành, hay xin ý kiến để trình Chủ tịch. Văn bản đúng thể thức được trả ra trong ngày làm việc.
Nếu văn bản chưa đủ điều kiện trình Chủ tịch ký ban hành thì Chánh văn phòng hoặc Phó Chánh văn phòng ghi rõ lý do và chuyển lại cho người soạn thảo, yêu cầu sửa lại đúng quy định.
Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện những văn bản đã có đủ chữ ký xác nhận về nội dung và thể thức văn bản.
Bước 3: Duyệt, ký văn bản
Duyệt, ký văn bản là bước hết sức quan trọng trong việc tạo ra giá trị pháp lý của văn bản, điều kiện để văn bản có khả năng đi vào đời sống quản lý và điều chỉnh các mối quan hệ xã hội. Bước này có sự tham gia của nhiều chủ thể
trong cơ quan, tổ chức, và sự tham gia này phải đảm bảo tuân theo quy định của pháp luật Nhà nước.
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện (người có thẩm quyền ký) xem xét và ký chính thức theo quy định phân công của Lãnh đạo Văn phòng (người đã duyệt bản thảo). Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được phê duyệt phải trình người duyệt xem xét và quyết định.
Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;
- Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.
Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi rõ ràng; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
Bước 4: Phô tô, in ấn văn bản
Sau khi đăng ký vào sổ công văn đi, Văn thư có trách nhiệm thông báo cho cơ quan, đơn vị đến nhận văn bản và mang đi phô tô, in ấn. Trước khi nhân bản thì người làm công tác tổng hợp phải đăng ký vào sổ công văn đi của đơn vị. Văn bản phô tô, in ấn phải đúng với số lượng mà lãnh đạo đã phê duyệt.
Bước 5: Đóng dấu văn bản
Sau khi các văn bản đã được phô tô, in ấn xong, đơn vị soạn thảo chuyển văn bản cho Phòng Văn thư để đóng dấu, bao gồm cả dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn.
Chỉ đóng dấu văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người đúng thẩm quyền.
Bước 6: Ban hành văn bản
Văn thư hoặc đơn vị soạn thảo soạn thảo gửi văn bản theo nơi nhận; ngoài bì văn bản phải ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân nhận, địa chỉ nơi nhận. Văn bản có mức độ khẩn, mật thì phải đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn bản và bì thư.
Những văn bản trao cho người nhận trực tiếp thì nguời nhận đó phải ký vào sổ giao nhận văn bản.
Văn bản có mức độ “khẩn” gửi ngay trong ngày làm việc. Các văn bản khác gửi chậm nhất là sau 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày ký.
Bước 7: Lưu văn bản
Theo các Nghị định của Chính phủ đã ban hành về công tác văn thư, mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản: một bản gốc được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký lưu tại phòng Văn thư của UBND huyện Hàm Yên và một bản lưu trong hồ sơ.
2.4.2. Quy trình soạn thảo và ban hành một số loại VBHCTT cụ thể (báo cáo, công văn) của huyện Hàm Yên
2.4.2.1. Quy trình soạn thảo báo cáo a) Khái niệm
Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới cho thích hợp.
b) Yêu cầu của báo cáo
- Báo cáo phải trung thực, khách quan, chính xác: Thực tế như thế nào thì viết như thế ấy, không thêm thắt, suy diễn. Người viết báo cáo không được che giấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế.
- Báo cáo cụ thể, trọng tâm: Báo cáo là cơ sở để các cơ quan cấp trên và người có thẩm quyền tổng kết, đánh giá tình hình và ban hành các quyết định quản lý, vì vậy không được viết chung chung tràn lan, vụn vặt mà phải cụ thể và có trọng tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của văn bản báo cáo cũng như yêu cầu của đối tượng cần nhận báo cáo.
- Báo cáo phải kịp thời, nhanh chóng: Mục đích chính của báo cáo là phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ cho kinh doanh cho nên phải nhanh chóng và kịp thời.
c) Phân loại báo cáo
Căn cứ vào nội dung, báo cáo được chia thành các loại sau:
- Báo cáo công tác: Gồm báo cáo sơ kết (báo cáo khi công việc còn tiếp tục thực hiện) và báo cáo tổng kết (báo cáo công việc qua một năm, đợt, nhiệm kỳ công tác).
- Báo cáo chuyên đề: Báo cáo đi sâu vào một vấn đề trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp. Mục đích của báo cáo chuyên đề là tổng hợp, phân tích, nhận xét và đề xuất giải pháp cho vấn đề được nêu trong báo cáo.
- Báo cáo chuyên môn: Báo cáo được thành lập theo yêu cầu của ngành hoặc cơ quan đơn vị sử dụng (như các loại báo cáo tài chính, thống kê, thuế..).
- Báo cáo chung: Báo cáo đề cập khái quát tất cả các mặt của toàn bộ vấn đề. - Báo cáo thực tế: Báo cáo trình bày thực tế làm rõ một nhận định hoặc trình bày thực tế công tác đề xuất biện pháp giải quyết vấn đề.
d) Phương pháp soạn thảo
Báo cáo không có mẫu trình bày hay bố cục nhất định. Nếu báo cáo được viết theo mẫu quy định của cơ quan, đơn vị thì người soạn thảo chỉ cần thu thập dữ liệu rồi điền vào chỗ quy định. Nếu báo cáo không có mẫu thì phải tiến hành các bước sau:
Bước chuẩn bị:
- Xác minh mục đích của bản báo cáo theo yêu cầu của cấp trên hoặc do tính chất của công việc đang thực hiện quyết định.
- Thu thập dữ liệu cần báo cáo. Những dữ liệu này có thể lấy từ nhiều nguồn như từ việc khảo sát thực tế trong hoạt động của các phòng ban; từ số liệu qua báo cáo bằng văn bản của chính các phòng ban, đơn vị; từ ý kiến nhận định, phản hồi của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, của những người có liên quan, của báo chí…. Cần đối chiếu các thông tin đã thu thập được để kiểm chứng độ chính xác của các thông tin (ví dụ so sánh những thông tin thu thập được từ các tài liệu, báo cáo… với các thông tin thu thập được từ khảo sát thực tế).
- Sắp xếp, tổng hợp các dữ liệu theo một trật tự nhất định để đưa vào báo cáo. - Dự kiến đánh giá tình hình, rút kinh nghiệm, đề xuất ý kiến lên cấp trên.
Bước viết báo cáo:
- Báo cáo sơ kết: kiểm điểm việc đã làm được, chưa làm được, ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân, những biện pháp cần có để tiếp tục thực hiện những nhiệm vụ còn lại.
- Báo cáo tổng kết: yêu cầu cũng như báo cáo sơ kết nhưng chi tiết hơn, cụ thể hơn, tổng hợp toàn bộ sự việc, nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành. Trên cơ sở đó đề ra phương hướng nhiệm vụ cho công việc sắp tới.
e) Cấu trúc của báo cáo
- Mở đầu: nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện (những khó khăn thuận lợi có ảnh hưởng chi phối đến kết quả thực hiện);
- Phần nội dung: kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhân đánh giá phương hướng;
- Phần kết thúc: nêu những mục tiêu, nhiệm vụ mới những biện pháp thực hiện, những kiến nghị, đề nghị sự giúp đỡ hỗ trợ của cấp trên.
Với những báo cáo quan trọng, người soạn thảo cần dựa trên để viết thành bản dự thảo báo cáo, sau đó tổ chức góp ý để điều chỉnh, sửa chữa, bổ sung, biên tập hoàn chỉnh rồi trình lãnh đạo phê duyệt.
f) Quy trình soạn thảo và ban hành báo cáo
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
- Phải xác định được mục đích yêu cầu của bản báo cáo, báo cáo thường kỳ hay báo cáo chuyên đề, từ đó mới có cơ sở để xây dựng đề cương báo cáo.
- Xây dựng đề cương khái quát.
- Tùy theo mỗi loại báo cáo mà người soạn thảo lựa chọn một bố cục cho thích hợp, ngoài những phần tiêu đề, tên cơ quan, tên báo cáo… phần nội dung thường có ba phần nhỏ:
Phần 1:
- Đánh giá tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
Phần 2:
- Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
Phần 3:
- Nêu những phương hướng, nhiệm vụ chính để tiếp tục giải quyết các biện pháp tổ chức thực hiện, những tồn tại đang cần giải quyết, những nhiệm vụ tiếp tục đặt ra.
- Thu thập tài liệu, số liệu để đưa vào báo cáo.
- Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.
- Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát. - Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
Bước 2: Soạn thảo báo cáo
Nội dung của báo cáo thường nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, cách hành văn rõ ràng, mạch lạc, thiết thực, không nên dùng lối hành văn cầu kỳ. Khi đánh giá tình hình, cần dùng các sự kiện, số liệu khách quan và công bằng. Không nên dùng từ ngữ thể hiện tính chủ quan một chiều hoặc quá khoa trương mà không có căn cứ sẽ làm cho người đọc thiếu tin tưởng. Đối với các báo cáo chuyên đề, có thể dùng bảng phụ lục để tổng hợp các số liệu liên quan đến nội dung báo cáo, có thể lập bảng thống kê các biểu mẫu so sánh, các tài liệu tham khảo trong phần phụ lục.
Đối với các báo cáo quan trọng cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp, bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.
Bước 4: Duyệt, ký báo cáo
Lãnh đạo văn phòng xem xét nội dung, hình thức báo cáo.
Nếu dự thảo báo cáo thể hiện đúng thể thức, hình thức, nội dung, đầy đủ hồ sơ thì Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng được phân công ký tắt vào báo cáo và ghi rõ ý kiến trình Phó Chủ tịch phụ trách ký ban hành,