văn bản để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản tại UBND huyện Hàm Yên
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. ng dụng CNTT vào công tác văn thư và lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị.
Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư lưu trữ thì yêu cầu các tổ chức, cơ quan, đơn vị phải có những giái pháp như:
- Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công văn thư trong cả hệ thống công đoàn, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT.
- Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan.
- Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phương tiện máy ax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận.
- Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến. Tăng cường hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn trong điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến cơ sở.
- Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách công đoàn nói chung và cán bộ làm công tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng.
- Thường xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng CNTT cán bộ chuyên trách công đoàn toàn tỉnh.
Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải nhưng để tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải được quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thư, lưu trữ.
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý. Hiện nay công tác văn thư được triển khai như là toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản trong cơ quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội. Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Trong xu hướng hiện nay, khoa học công nghệ đang phát triển vượt bậc nên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo văn bản là một việc làm được tất cả các cơ quan, tổ chức thực hiện. Đối với huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang là một huyện vùng núi nên việc áp dụng công nghệ thông
tin cũng còn có những khó khăn nhất định. Khó khăn trong việc đầu tư trang thiết bị, khó khăn về năng lực trình độ tin học của CBCC còn hạn chế. Vì thế, nhiệm vụ đặt ra với các CBCC của UBND huyện Hàm Yên là phải học tập nâng cao hơn nữa trình độ tin học để có thể thích ứng với các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại, làm máy móc, giúp cho công tác văn bản được thuận tiện dễ dàng hơn. Để việc này được thực hiện một cách đồng bộ thì việc nâng cao nhận thức cho CBCC về công nghệ thông tin là một việc cần thiết. Khuyến khích mọi người áp dụng công nghệ để việc thực thi công vụ được thực hiện một cách chuyên nghiệp.
Tiếp tục tăng cường đầu tư cho công tác tin học quản lý hành chính nhà nước. Phải đầu tư đồng bộ hoàn chỉnh, không đầu tư nhỏ giọt, có như vậy, việc thực hiện mới đạt được kết quả cao.
Tại UBND huyện Hàm Yên, như em đã nêu ở trên với số lượng văn bản đến và văn bản đi ngày càng tăng lên. Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản là cực kỳ cần thiết. Có thể nói, việc ứng dụng công nghệ thông tin đã được Lãnh đạo UBND huyện quan tâm và ứng dụng quản lý từ năm 2004. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin và soạn thảo, ban hành chưa được phát huy hiệu quả. Chính vì vậy, ứng dụng công nghệ thông tin có thể áp dụng như sau:
- Mẫu hóa các văn bản và đưa vào cơ sở dữ liệu của mạng nội bộ, hướng dẫn cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức sử dụng thống nhất trong toàn cơ quan, đơn vị.
- Trong phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đang được áp dụng tại UBND huyện Hàm Yên có thể chuyển dự thảo văn bản cho Lãnh đạo UBND huyện xem, duyệt dự thảo, sau đó chuyển lại chuyên viên hoàn thiện, sửa lại (hoặc Lãnh đạo có thể sửa trực tiếp trên dự thảo). Sau đó chuyển lại chuyên viên các phòng hoàn thiện lại, tiếp tục các bước trình ký theo quy định.
Như vậy, nếu như mẫu hóa được các văn bản trên phần mềm và hoàn thiện lại quy trình, áp dụng vào phần mềm quản lý văn bản thì quy định sẽ được rút ngắn, văn bản được mẫu hóa trên phần mềm giúp chuyên viên các phòng, ban soạn thảo dễ dàng, nhanh chóng, tránh sai sót thể thức, đem lại hiệu quả cao trong công việc.