nước tại UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang (từ năm 2015 đến năm 2017)
Theo báo cáo đánh giá kết quả công tác 3 năm từ 2015 đến năm 2017 số 206/BC-UBND ban hành tháng 12 năm 2017 của UBND huyện Hàm Yên đã công bố số lượng văn bản ban hành như sau:
Bảng 2.5.1: Bảng thống kê số lượng văn bản quản lý nhà nước ban hành từ năm 2015 đến năm 2017 của UBND huyện Hàm Yên
Năm Tổng số VBQLNN được ban hành Ghi chú
2015 8096 Số liệu chính thức
2016 8493 Số liệu chính thức
2017 6262 Số liệu điều tra sơ bộ
Năm 2015, UBND huyện Hàm Yên đã ban hành 8096. Năm 2016, số văn bản được ban hành là 8493.
Trong những năm qua, mặc dù các cán bộ, công chức của UBND huyện Hàm Yên đã rất cố gắng, nỗ lực trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng. Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: văn bản ban hành sai thể thức, sai nội dung…Tính từ năm 2015 đến năm 2017, số văn bản được ban hành tại UBND huyện Hàm Yên khoảng hơn 20000 (hai mươi nghìn) văn bản các loại. Do hạn chế về mặt thời gian cũng như phạm vi nghiên cứu nên luận văn chỉ tiến hành khảo sát một số lượng văn bản nhất định (khoảng 100 VBQLNN). Kết quả khảo sát như sau:
Bảng 2.5.2: Tỷ lệ phần trăm (%) các văn bản của UBND huyện Hàm Yên khi ban hành có sai xót về lỗi
Tổng số Công văn Báo cáo Quyết định Số văn bản khảo sát 100 69 21 10 Số văn bản sai 12 3 1 Tỉ lệ (%) 17 14 10
Nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể thấy, các văn bản mắc các lỗi sai về thể thức và nội dung cũng vẫn còn mặc dù con số này không nhiều so với lượng văn bản khảo sát. Các lỗi sai chủ yếu thường gặp ở thể loại công văn, đây cũng là loại văn bản được soạn thảo và ban hành nhiều nhất của UBND huyện Hàm Yên, do đó chiếm tỉ lệ sai nhiều hơn cả.
Bảng 2.5.3: Tỷ lệ phần trăm (%) số văn bản ban hành sai thể thức và nội dung (Từ năm 2015 đến năm 2017) của UBND huyện Hàm Yên
Văn bản Số lượng Sai thể thức Sai nội dung Tỷ lệ (%) Sai thể thức Sai nội dung Công văn 32 24 8 75 25 Báo cáo 6 4 2 66,7 33,3 Quyết định 3 3 0 100 0 Tổng số 41 31 10 75,6 24,4
Nhìn vào bảng số liệu trên đây có thế thấy rằng vẫn còn có những văn bản sai về thể thức và nội dung. Số văn bản sai về nội dung tuy ít hơn số văn bản sai về thức nhưng cũng chiếm đến 24,4% tổng số văn bản được tiến hành khảo sát. Điều đó cho thấy rằng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản vẫn cần phải được chú trọng. Do đó, yêu cầu đặt ra đối với quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là cần phải xác định được rõ nội dung soạn thảo và phải đảm bảo sự chính xác về nội dung, đúng thẩm quyền ban hành. Làm tốt được điều này thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản QLNN tại UBND huyện Hàm Yên sẽ đạt được những kết quả tốt đẹp.
2.5.1. Những kết quả đạt được trong quy trình soạn thảo và ban hành VBQLNN của huyện Hàm Yên
Với sự quan tâm và chỉ đạo sát sao của lãnh đạo UBND huyện Hàm Yên, các cán bộ, công chức thuộc các phòng ban trong huyện đã cố gắng thực hiện khá tốt quy trình soạn thảo và ban hành văn bản theo đúng quy định của nhà nước. Quá trình này đã góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý nhà nước của UBND huyện Hàm Yên. Những kết quả đó là:
Thứ nhất, việc soạn thảo văn bản của UBND huyện Hàm Yên đã phản ánh đúng đắn các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, của cơ quan cấp trên. Việc truyền đạt thông tin trong cơ quan, tổ chức nói chung và cơ quan hành chính nhà nước nói riêng là vô cùng cần thiết, quan trọng nhằm góp phần đưa ra các quyết định quản lý phù hợp, đưa các chính sách của Đảng, Nhà nước sớm đi vào thực tiễn cuộc sống.
Thứ hai, việc xác định được đúng các loại văn bản khi soạn thảo cũng đã giúp cho việc thể hiện nội dung được chính xác, logic và phù hợp với yêu cầu của mỗi loại văn bản.
Về nội dung: Các văn bản QLNN do UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang ban hành luôn đảm bảo các yêu cầu như sau:
- Yêu cầu về tính mục đích: Các văn bản được ban hành đã hướng đúng mục, nội dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân.
- Yêu cầu về đảm bảo tính khoa học: Nội dung, ý tưởng trong văn bản chính xác không, diễn đạt rõ ràng, ngắn gọn, không trùng lặp ý.
- Yêu cầu đảm bảo tính đại chúng: Văn bản ban hành đều được đảm bảo về các quyền và lợi ích hợp pháp của các tầng lớp nhân dân, phù hợp với lợi ích chung của toàn xã hội.
- Yêu cầu đảm bảo tính khả thi: Nội dung văn bản được ban hành đề cập đến các vấn đề gắn với thực tiễn cuộc sống nên điều kiện để thực hiện văn bản cũng rất thuận lợi, vì thế tính áp dụng thực tiễn cao.
Thứ ba, các loại VBQLNN của UBND huyện Hàm Yên, tỉnh Tuyên Quang được soạn thảo và ban hành ngày càng hoàn thiện về thể thức, tính pháp lý được đảm bảo, không còn tình trạng văn bản thiếu chữ ký, bỏ sót dấu, thiếu ngày, tháng, năm ban hành…Có được kết quả này là vì trong quá trình soạn thảo và ban hành VBQLNN các chuyên viên soạn thảo văn bản đã luôn chú ý và tuân thủ đúng theo các bước trong quy trình, từ khâu chuẩn bị soạn thảo văn bản cho đến khâu ban hành văn bản.
Thứ tư, việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản hành chính đã được đặc biệt chú trọng, vì thế số lượng văn bản mắc các lỗi sai về ngôn ngữ rất ít gặp.
Thứ năm, cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản tại UBND huyện Hàm Yên luôn có ý thức cập nhật những thông tin cũng như các văn bản quy phạm pháp luật mới có liên quan đến công tác văn bản nhằm đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của văn bản.
Thứ sáu, việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình soạn thảo văn bản đã được đặc biệt chú trọng. Lãnh đạo huyện đã rất quan tâm trang bị cho các phòng, ban hệ thống máy tính, máy in, máy scan, máy photo... nhằm hỗ trợ tốt nhất cho các cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo văn bản.
2.5.2. Những hạn chế, bất cập trong quy trình soạn thảo và ban hành VBQLNN của huyện Hàm Yên
2.5.2.1. Về nội dung văn bản
Kết quả khảo sát các văn bản cho thấy: Chất lượng văn bản được ban hành về cơ bản đã đạt được những yêu cầu về nội dung. Tuy nhiên, qua quá trình khảo sát vẫn còn tồn tại một số văn bản trình bày còn rườm rà, mâu thuẫn về nội dung, bố cục nội dung còn lộn xộn, không thống nhất. Rất nhiều các văn bản như: thông báo, công văn khi viện dẫn nội dung của một văn bản quy phạm pháp luật để làm căn cứ ban hành văn bản đó thì việc cần thiết là phải ghi rõ số và ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản… Tuy nhiên, ở một số văn bản khảo sát được cho thấy việc này vẫn chưa được làm tốt. Nhiều văn bản dưới dạng công văn, thông báo khi ban hành không ghi đầy đủ về số, ký hiệu của VBQPPL khi dẫn. Việc này làm ảnh hưởng không nhỏ đến nội dung văn bản, làm cho nội dung văn bản thiếu tính pháp lý, thiếu tính chính xác cần có trong văn bản.
2.5.2.2. Về thể thức văn bản
Các văn bản được soạn thảo mắc các lỗi sai chủ yếu về thể thức ở các phần, số, ký hiệu văn bản, phần trích yếu văn bản; kỹ thuật trình bày về phông chữ, kiểu chữ, định lề trang văn bản còn thiếu thống nhất. Nhiều văn bản mắc lỗi sai về cách thức trình bày không tuân thủ đúng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Cách viết hoa trong văn bản còn tùy tiện, nhiều văn bản còn không trình bày phần chữ in đậm, trang trí văn bản theo ngẫu hứng. Chẳng hạn văn bản mắc lỗi về trình bày như: không có đường kẻ chân dưới phần trích yếu nội dung.
Ví dụ: Thông báo số 22/TB-UBND ngày 27 tháng 4 năm 2016, thông báo về việc chấp nhận đăng ký Kế hoạch bảo vệ môi trường của Dự án đầu tư trồng, chăm sóc, bảo vệ rừng nguyên liệu giấy năm 2016-2022 của Công ty lâm nghiệp Tân Thành. (Có văn bản kèm theo ở phần Phụ lục)
Thông báo trên mắc một số lỗi như sau: - Phần trích yếu nội dung:
THÔNG BÁO
Về việc chấp nhận đăng ký Kế hoạch bảo vệ môi trường của
Dự án đầu tư trồng, chăm sóc, bảo vệ rừng nguyên liệu giấy năm 2016-2022 của Công ty lâm nghiệp Tân Thành
Tại Điều 10 của Thông tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính có quy định: “Bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ”. Như vậy, thông báo trên cần sửa lại như sau:
THÔNG BÁO
Về việc chấp nhận đăng ký Kế hoạch bảo vệ môi trường của
Dự án đầu tư trồng, chăm sóc, bảo vệ rừng nguyên liệu giấy năm 2016-2022 của Công ty lâm nghiệp Tân Thành
- Một lỗi thường gặp ở phần nơi nhận: - TT. Huyện ủy; - TT. HĐND Huyện;
Trong quy định về thể thức thì khi trình bày phần nơi nhận khi đề tên các tập thể hoặc cá nhân, sau mỗi mục thường để dấu chấm phẩy (;), và mục cuối cùng để dấu chấm (.). Tuy nhiên, khi khảo sát các văn bản ở đây cho thấy rất nhiều văn bản khi trình bày phần nơi nhận vẫn để dấu chấm phẩy (;)
theo đúng quy định về thể thức, tuy nhiên sau dấu chấm phẩy lại để một dấu gạch và viết đằng sau chữ báo cáo mà thông thường phải phải mở ngoặc và viết là (báo cáo).
Do đó, đối với văn bản trên cần phải sửa lại như sau: - TT. Huyện ủy; (báo cáo)
- TT. HĐND Huyện; (báo cáo)
Ví dụ: Báo cáo số 120/UBND-VX ngày 25 tháng 4 năm 2016, báo cáo kết quả 5 năm thực hiện Chỉ thị số 08-CT/TW ngày 21/10/2011 của Ban Bí thu Trung ương Đảng về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với vấn đề an toàn thực phẩm trong tình hình mới. (Có văn bản kèm theo ở phần Phụ lục)
- Lỗi sai của văn bản trên như sau: Tên loại văn bản là báo cáo nhưng ký hiệu văn bản là ký hiệu của công văn.
Số 120/UBND-VX
BÁO CÁO
Kết quả 5 năm thực hiện Chỉ thị số 08-CT/TW ngày 21/10/2011 của Ban Bí thu Trung ương Đảng về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng
đối với vấn đề an toàn thực phẩm trong tình hình mới
- Văn bản trên cần được sửa lại như sau:
Số 120/BC-UBND
BÁO CÁO
Kết quả 5 năm thực hiện Chỉ thị số 08-CT/TW ngày 21/10/2011 của Ban Bí thu Trung ương Đảng về tăng cường sự lãnh đạo của Đảng
đối với vấn đề an toàn thực phẩm trong tình hình mới
2.5.2.3. Về ngôn ngữ văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên được các cán bộ công chức và chuyên viên của các phòng, ban đảm nhiệm. Nội dung của văn bản được ban hành phụ thuộc vào nhiệm vụ và tình hình thực tế của các đơn vị. Trong quá trình soạn thảo,do văn bản của phòng, ban nào thì phòng, ban đó soạn thảo, vì thế việc mắc lỗi thường xuyên xảy ra nhất là lỗi về việc sử dụng ngôn ngữ. Việc dùng văn nói, dùng thừa từ, lặp từ, dùng từ không đúng phong cách, không đúng khả năng kết hợp, dùng từ địa phương, lỗi về viết hoa, viết tắt, lỗi sử dụng dấu câu vẫn còn tồn tại trong rất nhiều các văn bản khi ban hành.
Ví dụ: Công văn số 474/UBND-VP, về việc tham gia tập huấn công tác xử lý vi phạm hành chính. (Có văn bản kèm theo ở phần Phụ lục)
Công văn trên đã mắc phải một số lỗi như sau:
- Lỗi về việc dùng thừa từ trong Trích yếu của công văn: Số: 474/UBND-VP
V/v tham gia tập huấn công tác công tác xử lý vi phạm hành chính
Lỗi về việc dùng thừa từ “công tác” cần sửa lại trích yếu của công văn này như sau:
Số: 474/UBND-VP
V/v tham gia tập huấn công tác xử lý vi phạm hành chính
2.5.2.4. Về quy trình ban hành
Nhìn chung, công tác xây dựng và ban hành văn bản QLNN của UBND huyện Hàm Yên về cơ bản đã đáp ứng được các yêu cầu về quy trình theo quy định của Nhà nước. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
Thứ nhất, các cán bộ, công chức, chuyên viên được giao nhiệm vụ làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản vẫn chưa thực sự nghiêm túc trong quá trình nghiên cứu và sắp xếp nội dung, cách thức trình bày văn bản.
Thứ hai, khâu kiểm tra và trình ký văn bản vẫn chưa được thực hiện một cách kỹ càng. Do đó, việc rà soát về mặt nội dung cũng như về thể thức của các văn bản vẫn chưa được chú trọng đúng mức.
Thứ ba, khi văn bản đã được ký, phô tô và đóng dấu, ban hành thì việc thực hiện các khâu này vẫn chưa được đồng bộ, nhịp nhàng.
* Nguyên nhân của những hạn chế đó
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản QLNN của UBND huyện Hàm Yên cũng tồn tại những bất cập và hạn chế về nội dung, thể thức cũng như là về ngôn ngữ như đã trình bày ở trên. Nguyên nhân của những hạn chế đó là:
- Nguyên nhân chủ quan:
Đội ngũ cán bộ, công chức, chuyên viên làm công tác này trong các phòng, ban còn ít. Có những phòng, ban có từ ba đến bốn người chuyên đảm nhiệm công tác soạn thảo văn bản, nhưng có những phòng chỉ có từ một đến hai người làm
công tác này. Việc bố trí các cán bộ công chức, chuyên viên làm công tác soạn thảo văn bản chưa hợp lý cũng gây ra những bất cập, hạn chế như đã nói ở trên.
Tâm lý ngại thay đổi của một bộ phận cán bộ, công chức và chuyên viên làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Có rất nhiều văn bản được người soạn thảo đã đáp ứng được yêu cầu về nội dung, thể thức. Tình trạng này dẫn đến việc có những văn bản khi ban hành vẫn mắc phải những lỗi do chủ quan, do tâm lý ngại thay đổi của một số cán bộ, công chức.
- Nguyên nhân khách quan:
Nhìn chung, lãnh đạo UBND huyện Hàm Yên cũng đã rất quan tâm, chú trọng vào việc trang bị cơ sở vật chất cần thiết cho các cán bộ, công chức, chuyên viên tại các phòng, ban được làm việc trong một môi trường tốt nhất có thể. Tuy nhiên, việc đầu tư đó vẫn chưa thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu sử dụng và sự phù hợp với xu hướng chung của xã hội. Đối với công tác soạn thảo và ban hành văn bản thì rất cần phải được trang bị các máy móc và trang thiết bị hiện đại nhằm hỗ trợ tốt nhất cho các cán bộ làm công tác này. Nhưng do kinh phí hạn hẹp nên việc trang bị các máy móc như: Máy tính, máy in, máy phô tô, máy fax,…cũng chỉ dừng ở mức độ tương đối.
Tiểu kết chương 2
Văn bản QLNN là công cụ quan trọng không thể thiếu để đảm bảo hoạt