thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước
Tiếp tục định hướng và quán triệt tổ chức nghiêm việc hướng dẫn, thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011, Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức, ý thức trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ.
Rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành; xây dựng các văn bản nghiệp vụ gồm: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; Danh mục hồ sơ cơ quan; Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Tổ chức thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh theo quy định tại Điều 9 và Điều 19 Luật Lưu trữ; các cơ quan, tổ chức có tài liệu tồn đọng, hàng năm chủ động lập kế hoạch, dự toán kinh phí thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, tổ chức mình; đồng thời chuẩn bị hồ sơ,
tài liệu thuộc danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
Bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong tổng biên chế được giao, đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 và Thông tư số 14/2014/TT- BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ; thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp độc hại đối với công chức, viên chức ngành lưu trữ theo quy định. Các cơ quan, đơn vị bố trí kho lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; tổ chức khai thác tài liệu lưu trữ có hiệu quả. Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử về văn thư, lưu trữ.
Tăng cường hướng dẫn, tập huấn, kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ, đảm bảo cho tất cả các cán bộ, công chức, viên chức khi xử lý công việc phải thực hiện được kỹ năng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan để quản lý theo quy định. Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và công chức, viên chức đối với lập hồ sơ công việc; đưa việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm. Thực hiện tốt chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ.
Quán triệt Nghị quyết số 48-NQ/TW ngày 24 tháng 5 về chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam đến năm 2010, định hướng đến năm 2020 nhằm nâng cao chất lượng ban hành văn bản tại địa phương với mục tiêu góp phần tạo ra những văn bản QLNN tốt, kịp thời, mang tính khả thi cao, thúc đẩy sự phát triển của xã hội; xây dựng được một quy trình ban hành văn bản QLNN khoa học, xác định rõ thẩm quyền, trách nhiệm từng cơ quan, tổ chức trong xây dựng và ban hành văn bản QLNN.
Việc triển khai thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, xử lý văn bản chưa thực sự đáp ứng yêu cầu, kết quả kiểm tra văn bản chưa phản ánh đầy đủ, toàn diện chất lượng văn bản đã ban hành; việc tự kiểm tra văn bản ở nhiều địa phương, đơn vị thực hiện chưa tốt; Uỷ ban nhân dân cấp huyện, xã chưa thường xuyên gửi văn bản về cơ quan Tư pháp cấp trên để kiểm tra; một số kiến nghị xử lý văn bản trái pháp luật chậm được tiếp thu, xử lý. Bên cạnh đó nhiều cơ quan đơn vị chưa phối hợp chặt chẽ với ngành Tư pháp trong việc tổ chức thẩm định
văn bản quy phạm pháp luật, thực hiện chưa đúng, chưa hết trách nhiệm theo quy định của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Nguyên nhân cơ bản của những tồn tại, hạn chế trên là do một số đơn vị chưa nhận thức đầy đủ và quán triệt sâu sắc về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, chưa coi đó là trách nhiệm, nhiệm vụ của mình nên thiếu sự quan tâm đúng mức; quy trình xây dựng, thẩm định, kiểm tra, xử lý văn bản chưa được chấp hành nghiêm chỉnh; đội ngũ cán bộ và các điều kiện đảm bảo cho công tác kiểm tra văn bản chưa đáp ứng yêu cầu.
Để tăng cường công tác kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, góp phần bảo đảm kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động ban hành văn bản quy phạm pháp luật, tại địa bàn huyện cần thực hiện các nội dung sau:
- Các cấp, các ngành tiếp tục tổ chức tuyên truyền, phổ biến, quán triệt sâu sắc các nội dung, yêu cầu và các văn bản có liên quan nhằm nâng cao nhận thức, xác định rõ trách nhiệm của mỗi cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức trong hoạt động kiểm tra, tự kiểm tra, xử lý văn bản.
- Thực hiện tốt công tác quản lý ban hành văn bản; tự kiểm tra, xử lý văn bản. Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện tốt công tác quản lý ban hành văn bản theo lĩnh vực, địa bàn quản lý nhà nước của mình, khi phát hiện có dấu hiệu trái pháp luật hoặc không còn phù hợp kiến nghị, thông báo ngay bằng văn bản cho cơ quan đã ban hành để thực hiện tự kiểm tra, xử lý (đồng gửi văn bản cho Sở Tư pháp để theo dõi). Chấn chỉnh, khắc phục tình trạng không gửi, chậm gửi văn bản để kiểm tra. Trong thời hạn chậm nhất là 03 (ba) ngày, kể từ ngày ký ban hành, văn bản phải được gửi đến cơ quan có thẩm quyền kiểm tra theo địa chỉ sau:
- Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp huyện gửi văn bản do mình ban hành đến sở Tư pháp; Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã gửi văn bản do mình ban hành đến Phòng Tư pháp;
Cơ quan ban hành văn bản phải thường xuyên tổ chức rà soát, tự kiểm tra các văn bản do mình ban hành, định kỳ 6 tháng, 1 năm tổng hợp báo cáo UBND và cơ quan tư pháp cấp trên. Khi có thông báo của cơ quan có thẩm quyền kết luận kiểm tra, xử lý văn bản, cơ quan đã ban hành văn bản phải khẩn trương tiến hành tự kiểm tra, xử lý theo đúng thời hạn đã quy định
- Nâng cao hơn nữa vai trò của cơ quan tư pháp trong việc giúp Uỷ ban nhân dân cùng cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác kiểm tra văn bản.
Hàng năm, cơ quan tư pháp có trách nhiệm giúp Uỷ ban nhân dân cùng cấp xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra văn bản ở địa phương; đôn đốc, chỉ đạo, sơ, tổng kết công tác kiểm tra văn bản; tổ chức mạng lưới thông tin, xây dựng và quản lý hệ cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc kiểm tra văn bản.
- Đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giới thiệu văn bản đã ban hành tạo điều kiện để nhân dân biết, thực hiện và giám sát hoạt động ban hành văn bản. Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, xã phải tiến hành niêm yết công khai văn bản do mình ban hành tại trụ sở cơ quan và gửi cơ quan thông tin đại chúng ở địa phương để thông tin tuyên truyền.
Kiểm tra và xử lý văn bản là công tác rất quan trọng nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước trên địa bàn. Yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện nghiêm túc các nhiệm vụ đã phân công.