Đây là nhóm yếu tố xuất phát từ nơi người công chức làm việc. Vì vậy nó cũng là nhóm yếu tố quan trọng mà người quản lý, lãnh đạo phải khai thác, tạo động lực cho người công chức. Nhóm yếu tố này bao gồm:
- Văn hoá tổ chức: Văn hóa tổ chức là một hệ thống các niềm tin, các giá trị được chia sẻ và phát triển trong phạm vi nội bộ một tổ chức và hướng dẫn hành vi của những thành viên trong tổ chức. Văn hóa tổ chức được tạo thành từ tổng thể các mục tiêu, các chính sách quản lí, bầu không khí tâm lí của tập thể lao động, lề lối làm việc và các mối quan hệ nhân sự. Văn hóa tổ chức có tác động rất lớn đến các thành viên trong tổ chức. Nó chỉ cho thành viên thấy bằng cách nào để thỏa mãn các nhu cầu cá nhân.
Thông qua việc chia sẻ kinh nghiệm, các thành viên có thể phát triển các quan điểm chung nhằm chỉ dẫn cho các hoạt động hàng ngày của họ. Người cũ có thể giúp người mới hội nhập vào tập thể, cùng hiểu mục tiêu của tổ chức, xác lập trách nhiệm và phương pháp hành động thích hợp nhằm thể hiện mình với những người xung quanh. Văn hóa mạnh còn giúp người lãnh đạo và nhân viên xích lại gần nhau hơn. Người lãnh đạo sẽ hiểu nhân viên nghĩ gì, những định hướng chính sách của tổ chức đã hợp lí chưa để điều chỉnh kip thời, làm cho cấp dưới tự giác tuân thủ và giảm sự giám sát trong công việc. Từ đó sẽ tạo được sự nhất trí cao giữa các thành viên, tăng sự hợp tác, sự trung thành và cam kết của các thành viên với tổ chức.
- Phong cách lãnh đạo: Việc người lãnh đạo sử dụng phong cách lãnh đạo có phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của cơ quan, đơn vị hay không, có ảnh hưởng rất lớn đến công tác tạo động lực trong tổ chức.
- Các chính sách nhân sự và việc thực hiện các chính sách nhân sự đó: Các chính sách nhân sự rất đa dạng bao quát các khía cạnh từ tuyển dụng, bố trí, đào tạo, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động đến vấn đề bảo vệ lao động. Các chính sách này đưa ra các chỉ dẫn cho người quản lí cần làm gì đề phù hợp với mục tiêu của tổ chức và sự mong đợi của người công chức, chứ không phải là các luật lệ cứng nhắc. Các chính sách cần được sửa đổi cùng với quá trình phát triển của cơ quan, đơn vị. Bởi chúng có ảnh hưởng quan trọng tới việc thực thi của các cấp lãnh đạo và tác động lớn đến người công chức như: cung cấp nơi làm việc an toàn; trả lương cao với người có kết quả cao; đảm bảo sự thăng tiến cho những người có năng lực và thành tích tốt; khuyến khích công chức làm việc hết khả năng và trung thành khi họ thấy rõ sự công bằng.
- Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo và quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ quan có mục tiêu riêng nên cần phải có một cơ cấu phù hợp thể hiện sự bố trí, phối hợp các hoạt động của cá nhân nhằm đạt được mục tiêu đó. Có một số loại cơ cấu tổ chức cơ bản là: quản lí theo chức năng, trực tuyến, hỗn hợp trực tuyến - chức năng và quản lí theo dự án. Cơ cấu tổ chức làm rõ mức độ tập quyền hay phân quyền trong quản lí, quyền ra quyết định thuộc về ai và mức độ gắn kết nhân viên vào quá trình ra quyết định. Khi có một cơ cấu quản lí phù hợp với trách nhiệm rõ ràng, linh hoạt, gọn nhẹ, không chồng chéo thì chi phí quản lí giảm, thông tin phản hồi giữa cấp trên và cấp dưới sẽ nhanh chóng giúp giải quyết tốt các vấn đề phát sinh. Người công chức sẽ thấy rõ địa vị trong cơ quan, đơn vị và họ sẽ chủ động và cam kết trong công việc.
Tiểu kết chƣơng 1
Chương 1 tác giả đã trình bày đã đưa ra các khái niệm về công chức cấp xã, khái niệm về động lực làm việc và tạo động lực làm việc.“Trên cơ sở đó, tác giả đã tổng hợp 06 công cụ tạo động lực làm việc cho công chức cấp xã: (1) Tạo động lực thông qua tiền lương; (2) qua tiền thưởng và các phúc lợi khác; (3) qua bố trí và sử dụng nhân sự; (4) qua đánh giá thực hiện công việc; (5) qua đào tạo và cơ hội thăng tiến; (6) qua điều kiện, môi trường làm việc.
Việc phân tích, làm rõ các khái niệm, các yếu tố liên quan đến tạo động lực làm việc cho công chức cấp xã sẽ là cơ sở nền tảng quan trọng, định hướng cho tác giả đi sâu nghiên cứu thực trạng tạo động lực làm việc cho công chức cấp xã, từ thực tiễn huyện Phong Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế tại chương 2.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG TẠO ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC CHO CÔNG CHỨC CẤP XÃ – TỪ THỰC TIỄN HUYỆN PHONG ĐIỀN,
TỈNH THỪA THIÊN HUẾ