Trong những năm gần đây, ngành BHXH triển khai rất nhiều nhiệm vụ trọng tâm như: Nhập dữ liệu sổ BHXH để bàn giao sổ cho viên chức, cấp mã số BHXH (mã số định danh cá nhân ghi cả trên sổ BHXH, thẻ BHYT); phối hợp với cơ sở khám, chữa bệnh thực hiện liên thông dữ liệu nhằm quản lý thông tuyến và giám định điện tử kiểm soát chi phí khám, chữa bệnh BHYT; thực hiện giao dịch hồ sơ điện tử về thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT... Đặc biệt, các chính sách về BHXH, BHYT... thường xuyên có sự thay đổi, nhất là chế độ hưởng BHYT, giải quyết chế độ về hưu, lương hưu. Những người làm công tác BHXH thường xuyên tiếp xúc với người dân, doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị.
Tuy nhiên tại BHXH tỉnh Quảng Trị do hệ thống phân tích công việc, xác định nhu cầu của viên chức chưa cụ thể và rõ ràng; các nhiệm vụ, tiêu chuẩn đưa ra một cách khái quát, viên chức không nắm được các kỳ vọng về kết quả công việc mà đơn vị mong muốn ở họ, chưa quy định rõ trách nhiệm của viên chức cụ thể. Mức điểm đánh giá chưa lột tả hết được kết quả thực hiện công việc do đó nhiều viên chức cho rằng việc đánh giá chưa công bằng. Do đó, BHXH tỉnh Quảng Trị cần hoàn thiện các văn bản phân tích công việc nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn thực hiện công việc của viên chức.
Phân tích công việc là quy trình có tính hệ thống nhằm xác định các kỹ năng, nhiệm vụ và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc; tóm tắt các nhiệm vụ và quan hệ của nó với các phòng nghiệp vụ khác trong một phòng nghiệp vụ cũng như BHXH tỉnh.
Bước 1: kiểm tra toàn bộ các phòng nghiệp vụ và BHXH tỉnh về độ phù hợp của mỗi công việc (những công việc thường xuyên có mối quan hệ liên kết các nghiệp vụ, công việc độc lập hay những công việc không xảy ra thường xuyên...).
Bước 2: xác định thông tin phân tích công việc sẽ được sử dụng: các văn bản pháp quy về chế độ chính sách BHXH, BHYT, các văn bản triển khai nghiệp vụ do BHXH Việt Nam ban hành.
Bước 3: lựa chọn các công việc để phân tích.
Bước 4: thu thập dữ liệu về đặc điểm công việc, các hành vi được yêu cầu và đặc điểm mà một nhân viên cần để thực hiện công việc.
Bước 5: xây dựng mô tả công việc theo 13 vị trí việc làm tại BHXH tỉnh. Bước 6: chuẩn bị bản đặc điểm công việc. Có 5 lĩnh vực nghiệp vụ chủ yếu, trực tiếp cần được phân tích công việc là: công tác thu; công tác cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; công tác giải quyết chế độ BHXH, công tác giám định BHYT; công tác tiếp nhận và quản lý hồ sơ.
Ngoài ra, cần xây dựng bản mô tả công việc, trên cơ sở các thông tin thu thập được để xây dựng bản mô tả công việc. Bản mô tả công việc cần phải có các nội dung sau:
- Nhận diện công việc gồm có: tên công việc, mã số của công việc, cấp bậc công việc, nhân việc thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện, người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả công việc.
- Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt công việc thực chất đó là công việc gì, theo quy định nào của đơn vị có thể thực hiện được.
- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác trong và ngoài đơn vị.
- Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên liệt kê từng chức năng nhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ, trách nhiệm chính.
- Quyền hành của người thực hiệc công việc: nên xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành trong các quyết định về mặt tài chính và nhân sự.
- Các điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện về môi trường, máy móc trang thiết bị cần phải sử dụng, thời gian làm việc, các điều kiện vệ sinh, an toàn lao động và các điều kiện khác.
- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện: thể hiện rõ trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc như ghi chép tốc ký, khả năng đánh máy...; kinh nghiệm công tác, tuổi đời, sức khỏe, các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như: tính trung thực, khả năng làm việc nhóm, sở thích, nguyện vọng cá nhân.
Như vậy, cần khẩn trương xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng chức danh công việc một cách cụ thể và thể chế hóa các tiêu chuẩn này bằng các quy định trong văn bản; để BHXH tỉnh Quảng Trị cũng như bản thân các viên chức xác định được nhu cầu làm việc tại đơn vị.