1.4.2.1. Đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc
Hoạt động này sẽ giúp cho viên chức hiểu rõ những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến công việc của mình. Đồng thời, viên chức cũng hiểu rõ những tiêu chí cụ thể về số lượng và chất lượng công việc để biết mình có hoàn thành công việc được giao hay không?
Hoạt động này không những có tác động rất lớn đến hầu hết các hoạt động quản trị nhân sự tại tổ chức như: đánh giá thực hiện công việc là cơ sở tính tiền lương, tiền công... ngoài ra nó còn giúp tạo động lực cho viên chức, giúp viên chức nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
Các nhà quản lý cần phải xác định một cách rõ ràng nhiệm vụ công việc, tiêu chuẩn thực hiện công việc. Nếu công việc được giao có tiêu chuẩn thực hiện rõ ràng, có thể đánh giá đúng đắn được mức độ thực hiện công việc của viên chức. Kết quả thực hiện công việc này là cơ sở để tổ chức thực hiện các biện pháp khuyến khích vật chất và tinh thần hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công việc được giao của nhân viên.
Để xây dựng tiêu chuẩn vị trí công việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc các nhà quản lý cần phải thực hiện đầy đủ 2 vấn đề cơ bản sau: - Xác định rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức và làm cho viên chức hiểu rõ được mục tiêu đó. Viên chức cũng cần hiểu rằng, những nhiệm vụ mà họ được giao thực hiện là hướng tới việc hoàn thành tốt các mục tiêu đó. Nếu họ hoàn thành tốt những nhiệm vụ đó, họ sẽ nhận được thù lao và khen thưởng xứng đáng với công sức họ bỏ ra.
- Xác định các vị trí việc làm cụ thể cho từng bộ phận trong tổ chức và tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí việc; với vị trí công việc đó đỏi hỏi nhân lực có trình độ thế nào; cần có những kỹ năng cần thiết nào... từ đó lựa chọn và bố trí nhân sự một cách phù hợp. Điều này không những giúp cho viên chức
có thể hoàn thành công việc nhanh chóng với hiệu quả cao do phù hợp năng lực sở trường của họ mà còn tạo ra hiệu quả hoạt động cao cho toàn tổ chức.
1.4.2.2. Bố trí, sử dụng nhân lực phù hợp
Bố trí, sử dụng nhân lực là hoạt động giao việc cho viên chức, phân công công việc cho viên chức bao gồm phân công công việc thường xuyên và phân công công việc đột xuất. Những nguyên tắc của bố trí, sử dụng nhân lực:
- Xem xét năng lực và trình độ viên chức: phân công công việc phải tạo cơ sở, nền tảng cho viên chức phát huy được khả năng, tiềm năng và óc sáng tạo của mình;
- Nghiên cứu nhu cầu của viên chức: nghiên cứu nhu cầu của viên chức để xác định mong muốn, nguyện vọng, định hướng phát triển nghề nghiệp trong tương lai của nhân viên, từ đó phân công công việc hợp lý và khoa học;
- Bố trí, sử dụng lao động phù hợp với kiến thức, kỹ năng hiện có của viên chức và khả năng phát triển của viên chức trong tương lai;
- Trong phân công công việc, phải quy định rõ tiến độ thực hiện công việc và có lịch trình kiểm tra, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện công việc theo tiến độ thực hiện công việc đã định.
Bố trí, sử dụng nguồn nhân lực phù hợp là nhiệm vụ quan trọng trong tạo động lực lao động, bố trí được đúng người, đúng việc, đúng khả năng sẽ phát huy được lợi thế của viên chức, tạo sự hăng say, sẵn sàng trong lao động.
Tóm lại, các nhà quản lý cần biết phân công công việc sao cho phù hợp với năng lực, giao việc đúng người, đúng việc thì sẽ mang lại kết quả cao đồng thời phải tìm cách lôi kéo họ tham gia vào các hoạt động quan trọng của tổ chức để họ nhận thấy mình là thành viên quan trọng của tổ chức đó.
Việc phân công bố trí đúng người, đúng việc sẽ giúp viên chức có cơ hội phát huy tối đa năng lực bản thân làm cho họ hăng say, gắn bó hơn với công việc mà họ đang đảm nhiệm. Viên chức được bố trí phù hợp với công việc sẽ
khai thác được tiềm năng của họ gây hứng thú thỏa mãn với công việc được giao, sẽ nâng cao được năng suất hiệu quả làm việc và ngược lại nếu bố trí không đúng sẽ tạo cho viên chức tâm lý chán nản không muốn làm việc.
1.4.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng viên chức
Đào tạo, bồi dưỡng là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của tổ chức, giúp cho viên chức thực hiện có hiệu quả công việc hiện tại của mình.
Đào tạo, bồi dưỡng giúp viên chức tăng tính thỏa mãn trong công việc hiện tại, việc nắm vững kiến thức và kỹ năng chuyên môn khiến cho cá nhân rất tự tin và lạc quan về công việc. Mặt khác, khi được đào tạo, bồi dưỡng cá nhân sẽ cảm thấy được tổ chức quan tâm và tin tưởng. Đây là một động lực để cá nhân gắn bó với tổ chức và sẵn sàng đón nhận những thử thách nghề nghiệp mới.
Đây còn là cơ hội để viên chức tự hoàn thiện bản thân, cơ hội phát triển nghề nghiệp. Vì thế, mọi tổ chức phải kết hợp tạo động lực thông qua đào tạo, bồi dưỡng với các hình thức khác như chăm lo đời sống tinh thần cho viên chức bằng các hoạt động văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao, thăm quan, du lịch...Chỉ khi đó mới có thể kết hợp kích thích sự thỏa mãn nhu cầu về mọi mặt cho viên chức.
Tổ chức cần có kế hoạc đào tạo, bồi dưỡng cho viên chức về văn hóa, chuyên môn, nghiệp vụ, áp dụng những hình thức thích hợp để ai có nhu cầu cũng có thể đáp ứng. Công tác đào tạo được thực hiện theo tiến trình sau:
- Ấn định nhu cầu đào tạo và phát triển.
- Xác định mục tiêu đào tạo cụ thể.
- Lựa chọn các phương pháp thích hợp.
- Lựa chọn các phương tiện thích hợp.
- Đánh giá chương trình đào tạo.
Trong thực tế, việc đào tạo một nhân sự thường tốn rất nhiều chi phí và thời gian của tổ chức. Kinh phí đào tạo của các tổ chức được hạch toán vào chi phí làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của tổ chức. Trong khi đó tổ chức rất khó khăn khi tính toán và định lượng các lợi ích do chương trình đào tạo mang lại. Các tổ chức vẫn lo lắng rằng mình sẽ bị mất nhân viên sau khi đào tạo, huấn luyện họ. Tuy nhiên, nâng cao hiệu quả về công tác đào tạo lại là sự đầu tư mang lại hiệu quả lâu dài cho tổ chức. Vì vậy, người sử dụng cần xây dựng một chiến lược chung về đào tạo và có các biện pháp để giữ chân viên chức sau khi đào tạo. Tùy thuộc vào từng mục tiêu cụ thể cũng như dựa vào đối tượng cần được đào tạo hay phát triển thì công ty có những hình thức đào tạo thích hợp.
1.4.2.4. Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi đối với viên chức
Các nhà tâm lý học đã nghiên cứu và có kết luận về sự ảnh hưởng của môi trường vật chất đến động lực, cũng như hiệu quả làm việc của viên chức. Cách bài trí máy móc, thiết bị, màu sắc, ánh sáng, vệ sinh, nơi làm việc… có ảnh hưởng rất lớn tới tâm trạng làm việc của viên chức.
Môi trường vật chất phù hợp, tiện lợi chắc chắn sẽ tạo điều kiện để viên chức tăng cường động lực lao động, giảm thiểu tai nạn lao động. Môi trường làm việc cũng cần chú ý về vấn đề tiếng ồn, nơi làm việc nếu cường độ âm thanh quá lớn cũng làm ảnh hưởng đến công việc cũng như năng suất của viên chức. Do đó để tăng hiệu quả làm việc cho viên chức cần phải cung cấp cho họ đầy đủ các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công việc, trang bị đầy đủ phương tiện bảo hộ lao động theo đúng quy định, nơi làm việc cần được thiết kế và bố trí một cách khoa học, không ô nhiễm, không tiếng ồn nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho viên chức hoàn thành nhiệm vụ.
Tạo môi trường làm việc thân thiện, cởi mở giúp viên chức có được tâm trạng vui vẻ, thoải mái khi đến công ty và phấn chấn với công việc của họ. Tạo điều kiện cho viên chức tham gia các tổ chức chính trị xã hội, đoàn thể như tổ chức Đoàn, Đảng, hội phụ nữ, công đoàn... tham gia các hoạt động thể thao, văn nghệ, giải lao giải trí...
Như vậy, trong tổ chức luôn duy trì được bầu không khí làm việc thân thiện, mọi người tôn trọng lẫn nhau, thường xuyên giúp đỡ lẫn nhau, quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới không quá căng thẳng, phong cách làm việc chuyên nghiệp…. chắc chắn sẽ tạo tâm lý làm việc thoải mái cho viên chức, mỗi cá nhân luôn luôn có nỗ lực phấn đấu không ngừng và luôn duy trì được không khí vui vẻ, thân thiện trong suốt quá trình làm việc, tạo điều kiện nâng cao hiệu quả làm việc.
1.5. Các nhân tố ảnh hƣởng đến tạo động lực làm việc của viên chức
Động lực làm việc của viên chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố nhưng ta có thể thấy được nó gồm các nhân tố sau: nhân tố thuộc về cá nhân viên chức, nhân tố thuộc về môi trường bên trong, và nhân tố thuộc về môi trường bên ngoài.
1.5.1. Các nhân tố thuộc về bản thân viên chức
- Hệ thống nhu cầu cá nhân: hành vi của con người là hành động có mục đích nhằm thỏa mãn những nhu cầu nào đó của bản thân. Mỗi cá nhân khi tham gia vào làm việc trong một tổ chức đều có mong muốn thỏa mãn những nhu cầu của riêng mình. Các nhu cầu đó tạo thành hệ thống các nhu cầu của cá nhân, bao gồm cả nhu cầu vật chất và nhu cầu tinh thần như thu nhập cao, cơ hội thăng tiến, làm công việc phù hợp với năng lực và sở trường.
Nếu khi làm việc tại tổ chức các nhu cầu của họ được thỏa mãn họ sẽ tạo ra động lực lao động thúc đây họ làm việc hăng say, nhiệt tình hết lòng với công việc, gắn bó lâu dài với tổ chức, nhưng ngược lại nếu nhu cầu không
được thỏa mãn họ sẽ không có động lực để phấn đấu làm việc, hiệu quả lao động không cao và có xu hướng ra khỏi tổ chức để tìm nơi làm việc khác mà tại đó nhu cầu của họ được thỏa mãn.
Chính vì vậy trước hết người quản lý phải biết được những mong muốn của viên chức về công việc từ đó có các biện pháp nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ thì mới có thể tạo ra động lực lao động.
- Mục tiêu cá nhân:
+ Mục tiêu thu nhập đây là mục tiêu quan trọng nhất khiến viên chức làm việc bởi vì thu nhập giúp viên chức trang trải cuộc sống của bản thân họ và gia đình, đảm bảo cho sự sống và phát triển.
+ Mục tiêu phát triển cá nhân: đây là mục tiêu mà viên chức mong muốn tự làm hoàn thiện mình thông qua các hoạt độn đào tạo, phát triển, các hoạt động văn hóa xã hội. Mục tiêu này được nâng cao, chú trọng hơn khi viên chức đã có đủ thu nhập để đảm bảo cuộc sống.
+ Mục tiêu thỏa mãn các hoạt động xã hội là nhu cầu được tham gia vào các hoạt động xã hội để tự khẳng định mình.
Khi hai mục tiêu trên đã được đáp ứng nhu cầu thỏa mãn các hoạt động xã hội được viên chức chú trọng quan tâm hơn.
Mục tiêu cá nhân là cái đích hướng tới của mỗi cá nhân, nó định hướng cho mỗi cá nhân phải làm gì và làm như thế nào để có thể đạt được mục tiêu, đồng thời nó cũng tạo ra động lực thúc đẩy cá nhân cố gắng nỗ lực để theo đuổi mục tiêu.
Ngoài mục tiêu cá nhân, viên chức còn phải có trách nhiệm làm việc để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Trong thực tế, nhiều khi mục tiêu cá nhân và mục tiêu của tổ chức mâu thuẫn nhau do đó nếu không có sự dung hòa thì sẽ không đạt được mục tiêu của cả hai bên. Vì vậy, vấn đề đặt ra đối với nhà quản lý là phải biết hướng mục tiêu của cá nhân theo kỳ vọng của tổ
chức, làm cho viên chức hiểu và thấy được khi thực hiện được mục tiêu của tổ chức cũng là để thực hiện được mục tiêu của cá nhân nhằm thúc đẩy cá nhân nỗ lực vì tổ chức.
- Khả năng và kinh nghiệm làm việc: nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng khả năng và kinh nghiệm của viên chức trong công việc càng cao thì viên chức cảm thấy tự tin trong công việc và mong muốn được chứng minh năng lực của mình qua kết quả thực hiện công việc. Ở những người này nhu cầu được cấp trên và đồng nghiệp tôn trọng, đánh giá cao, được sự chú trọng công việc chiếm vị trí khá quan trọng trong việc tạo ra động lực lao động. Vì vậy, người quản lý cần phải bố trí những công việc phù hợp với khả năng sở trường và kinh nghiệm của viên chức để tạo điều kiện cho viên chức phát huy lợi thế của mình.
- Đặc điểm cá nhân viên chức: giới tính, tuổi tác, tâm lý, tính cách, tôn giáo…. đều có ảnh hưởng tới hành vi làm việc của viên chức. Mỗi viên chức là những cá thể có đặc điểm cá nhân khác nhau do đó để sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức đòi hỏi người quản lý phải quan tâm, nắm bắt và hiểu rõ các yếu tố này từ đó xây dựng các chính sách quản lý phù hợp để nhằm phát huy được thế mạnh của mỗi cá nhân đồng thời tạo ra động lực lao động.
- Mức sống của viên chức: bất kỳ viên chức nào khi tham gia vào làm việc cho tổ chức nào trước hết đều mong muốn có một mức lương cao. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tình trạng kinh tế của mỗi cá nhân mà yếu tố "Lương cao" được đánh giá ở mức độ quan trọng khác nhau.
Đối với những lao động có mức thu nhập thấp, tình trạng kinh tế khó khăn thì họ luôn coi tiền lương là mục tiêu hàng đầu trong khi đó đối với những viên chức có tình trạng kinh tế khá giả, giàu có thì lương không phải là mục tiêu làm việc hàng đầu mà thay vào đó là các nhu cầu khác như công việc thú vị, cơ hội phát triển nghề nghiệp… Hiện nay, thu nhập bình quân đầu
người của Việt Nam vẫn còn ở mức thấp nên việc đi làm để có một mức lương cao đáp ứng nhu cầu sinh lý hàng ngày vẫn được coi là ưu tiên hàng đầu đối với phần lớn viên chức.
1.5.2. Các nhân tố thuộc về môi trường bên trong
- Công việc mà viên chức đảm nhận: viên chức có hứng thú, có động lực làm việc khi họ được bố trí làm những công việc phù hợp với năng lực sở trường, có cơ hội sử dụng kiến thức, kỹ năng vào trong công việc, được tự chủ trong công việc và nhận được phản hồi kết quả làm việc, được hưởng những quyền lợi xứng đáng khi hoàn thành tốt công việc được giao. Tuy nhiên, cùng với thời gian làm việc lâu dài, công việc trở nên quen thuộc với viên chức, nhiệm vụ lặp đi lặp lại sẽ làm xuất hiện sự nhàm chán dẫn đến làm giảm và triệt tiêu động lực của viên chức. Vì thế để công việc luôn tạo ra sự hứng thú cho viên chức thì người quản lý cần phải quan tâm tới hoạt động phân tích và thiết kế công việc sao cho các nhiệm vụ phải được thiết kế cụ thể, mang tính thách thức, trách nhiệm phải được xác định rõ ràng, bố trí công