7. Kết cấu của luận văn
1.2.5. Quy trình tuyển dụng công chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh
1.2.5.1. Xác định nhu cầu cần tuyển dụng
Có thể khẳng định rằng, đây chính là khâu quan trọng đầu tiên của quá trình tuyển dụng. Nếu không xác định đúng nhu cầu nhân lực cần tuyển dụng, khó có thể có nguồn nhân lực cần thiết đáp ứng nhu cầu nhân sự của cơ quan, tổ chức.
Việc xác định nhu cầu nhân sự tổ chức để thu hút và tuyển dụng đòi hỏi áp dụng nhiều phương pháp khác nhau. Trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước nói riêng và các cơ quan Nhà nước nói chung, xác định nhu cầu nhân sự là một trong những vấn đề phức tạp, nhưng trong nhiều trường hợp, các bộ phận nhân sự thường ít dành thời gian và nguồn lực để tiến hành các hoạt động cần thiết cho quá trình đầu tiên này của quy trình tuyển chọn.
Số lượng và loại nhân sự cần bổ sung cho tổ chức theo yêu cầu của sự phát triển phải được coi là một công việc quan trọng của công tác nhân sự trong tổ chức.
Xác định nhu cầu nhân sự cần bổ sung đòi hỏi phải đi từ các bộ phận nhỏ cấu thành cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, nghĩa là đi từ cấp cơ sở. Mỗi một đơn vị cần mô tả lại công việc của tổ chức một cách chi tiết trên cơ sở nhiệm vụ được phân công - tức chức năng, nhiệm vụ cụ thể của tổ chức, đơn vị. Đồng thời xác định được những công việc sẽ phát sinh trong tương lai.
Trong giai đoạn này, đòi hỏi phải trả lời được các câu hỏi sau: - Đòi hỏi những vị trí cần thay thế những người mới. - Những vị trí mới cần phải được tuyển thêm (bổ sung).
Nếu hai câu hỏi trên không được trả lời một cách khoa học, chỉ căn cứ vào tính "gia tăng" một cách cơ học của tổ chức như đã làm trong nhiều năm trước đây thì biên chế tổ chức ngày một tăng thêm, trong khi đó công việc không được hoàn thiện và củng cố. Do thiếu xác định được cụ thể công việc, nhiều trường hợp một công việc chỉ cần một người đảm nhận lại chia ra nhiều người thực hiện.
Theo đó, mỗi một đơn vị nhỏ trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cần tiến hành xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức mình như sau:
- Tên phòng, ban, đơn vị cần có nhu cầu nhân sự thay đổi.
- Việc làm cần có sự thay đổi về nhân sự (yêu cầu cần có sự thay thế). - Những thông tin chi tiết về công việc cần tuyển bao gồm cả việc mô tả công việc, các điều kiện và những thông tin về những lợi ích vật chất và tinh thần mà nhân sự có thể nhận được khi vào làm ở các vị trí đã nêu trên.
Các cơ quan Nhà nước thường ít quan tâm đến việc xác định ban đầu nhu cầu nhân sự mới của mình một cách chiến lược. Số lượng nhân sự mới được tuyển vào thường được phân bổ "theo chỉ tiêu biên chế" từ các cơ quan quản lý nhân sự cấp trên. Theo quy định hiện nay, Bộ Nội vụ tham mưu Thủ tướng Chính phủ phân bổ chỉ tiêu biên chế cho các bộ, ngành, tỉnh; Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh phân bổ số chỉ tiêu biên chế được Thủ tướng Chính phủ giao cho các địa phương. Trong khi đó, các cơ quan, đơn vị có nhu cầu nhân sự ít chịu tác động của quá trình phân bổ này.
Các tổ chức nhiều khi không áp dụng ngay từ ban đầu phương pháp phân tích công việc và mô tả vị trí nhân sự cần đưa vào bổ sung. Chính vì vậy công tác tuyển dụng bổ sung nguồn nhân lực cho tổ chức thường mang tính
gia tăng, tức là năm nào cũng xin thêm biên chế. Trong khi đó, nhu cầu thực sự của công việc chưa đặt ra về bổ sung nhân sự. Điều này cũng làm cho bộ máy hành chính Nhà nước luôn bị “phình to” ra [19, tr.137-141].
1.2.5.2. Thông báo tuyển dụng và tiếp nhận hồ sơ
Theo quy định, các cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức phải thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng là báo viết, báo nói, báo hình; đồng thời phải đăng trên trang thông tin điện tử và niêm yết công khai tại trụ sở làm việc của cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức trong thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển quy định.
Nội dung thông báo bao gồm: - Điều kiện đăng ký dự tuyển dụng;
- Số lượng vị trí việc làm cần tuyển dụng theo từng ngạch công chức; nội dung hồ sơ đăng ký dự tuyển; thời gian nhận hồ sơ và địa điểm nộp hồ sơ dự tuyển; số điện thoại liên hệ…
- Hình thức và nội dung thi tuyển hoặc xét tuyển; thời gian và địa điểm ôn thi (đối với tổ chức thi tuyển); thời gian và địa điểm thi tuyển hoặc xét tuyển; lệ phí thi tuyển hoặc xét tuyển.
Thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển ít nhất 30 ngày, kể từ ngày thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng, cơ quan tuyển dụng phải lập danh sách thí sinh đủ điều kiện dự tuyển, không đủ điều kiện dự tuyển và niêm yết công khai tại trụ sở làm việc chậm nhất là 7 ngày trước ngày tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển.
1.2.5.3. Tổ chức việc tuyển dụng
Khi hết thời hạn nhận hồ sơ của người đăng ký dự tuyển, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức quyết định thành lập Hội đồng tuyển dụng để tổ chức tuyển dụng công chức. Trong trường hợp số
lượng đăng ký dự tuyển từ 30 người trở xuống thì có thể không thành lập Hội đồng tuyển dụng.
Hội đồng tuyển dụng có những nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
- Thành lập bộ phận giúp việc gồm: Ban đề thi, Ban coi thi, Ban phách, Ban chấm thi… trong trường hợp tổ chức thi tuyển và Ban kiểm tra, sát hạch trong trường hợp tổ chức xét tuyển, Ban phúc khảo…;
- Tổ chức thu phí dự tuyển và dự sử dụng theo đúng quy định; - Tổ chức chấm thi.
Theo đó, chậm nhất sau 15 ngày, kể từ ngày tổ chức chấm thi xong, Hội đồng tuyển dụng phải báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển để xem xét, quyết định công nhận kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo (nếu có) trong quá trình tổ chức thi tuyển hoặc xét tuyển;
Trong trường hợp không thành lập được Hội đồng tuyển dụng người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức giao bộ phận tổ chức cán bộ của cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức để thực hiện việc tuyển dụng.
1.2.5.4. Thông báo kết quả tuyển dụng
Theo quy định của pháp luật trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo kết quả thi tuyển hoặc xét tuyển của Hội đồng tuyển dụng, cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức phải niêm yết công khai kết quả tuyển dụng công chức cho người dự tuyển công chức trên trang thông tin điện tử của cơ quan.
Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày niêm yết kết quả tuyển dụng, người dự tuyển có quyền gửi đơn đề nghị phúc khảo kết quả tuyển dụng hoặc xét tuyển. Sau khi thực hiện những quy định trên người đứng đầu cơ quan có
thẩm quyền tuyển dụng công chức báo cáo cơ quan quản lý công chức phê duyệt kết quả tuyển dụng công chức, gửi thông báo công nhận kết quả trúng tuyển bằng văn bản tới người dự tuyển công chức theo địa chỉ mà người dự tuyển đã đăng ký.
1.2.5.5. Thời hạn ra quyết định tuyển dụng công chức và nhận việc
- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày có quyết định phê duyệt kết quả tuyển dụng của cơ quan quản lý công chức, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức phải gửi thông báo công nhận kết quả trúng tuyển bằng văn bản tới người dự tuyển theo địa chỉ mà người dự tuyển đã đăng ký.
- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo công nhận kết quả trúng tuyển của cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức, người trúng tuyển phải đến cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức để hoàn thiện hồ sơ dự tuyển. Hồ sơ dự tuyển phải được bổ sung để hoàn thiện trước khi ký quyết định tuyển dụng bao gồm:
+ Bản sao các văn bằng, chứng chỉ và kết quả học tập theo yêu cầu của vị trí dự tuyển, được cơ quan có thẩm quyền chứng thực;
+ Phiếu lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp nơi thường trú cấp.
- Trường hợp người trúng tuyển có lý do chính đáng mà không thể đến hoàn thiện hồ sơ dự tuyển thì phải làm đơn xin gia hạn trước khi kết thúc thời hạn hoàn thiện hồ sơ dự tuyển gửi cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức. Thời gian xin gia hạn không quá 15 ngày, kể từ ngày kết thời hạn hoàn thiện hồ sơ dự tuyển theo quy định.
- Sau khi người trúng tuyển hoàn thiện đủ hồ sơ dự tuyển theo quy định, trong thời hạn 15 ngày, người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức phải ra quyết định tuyển dụng đối với người trúng tuyển; trường hợp người trúng tuyển không hoàn thiện đủ hồ sơ dự tuyển theo quy
định thì người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền tuyển dụng công chức ra quyết định hủy kết quả trúng tuyển.
1.2.5.6. Tập sự
Người được tuyển dụng vào công chức phải thực hiện chế độ tập sự để làm quen với môi trường công tác, tập làm những công việc của vị trí việc làm được tuyển dụng. Đồng thời cũng là quá trình để người mới tuyển vào hiểu được cách thức hoạt động cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ chức. Và tập sự cũng là cách thức để người mới tuyển có thể bổ sung thêm những kiến thức cần thiết mà họ chưa có hoặc trước đó họ thấy không cần thiết. Trong quá trình tập sự, người mới tuyển cần được các nhà quản lý, người cùng làm việc trong cơ quan giúp đỡ, để hoà nhập vào môi trường trong tổ chức.
Theo đó, thời gian tập sự được quy định cụ thể như sau: 12 tháng đối với trường hợp tuyển dụng vào công chức loại C; 06 tháng đối với trường hợp tuyển dụng vào công chức loại D; thời gian nghỉ sinh con theo chế độ bảo hiểm xã hội và thời gian nghỉ ốm đau, bị tạm giam, tạm giữ, tạm đình chỉ công tác theo quy định của pháp luật không được tính vào thời gian tập sự.
1.2.5.7. Kết thúc tập sự
Tập sự được coi là giai đoạn cuối cùng của việc tuyển dụng công chức và chỉ sau khi kết thúc giai đoạn tập sự, cơ quan quản lý hành chính Nhà nước mới chính thức có nguồn nhân sự được bổ sung. Bản thân cả hai phía, người sử dụng lao động và người lao động mới chính thức phụ thuộc lẫn nhau, mặc dù sau này cả hai bên mới chấm dứt hợp đồng. Ở một số nước, do sự cạnh tranh, có thể nhiều người chỉ tham dự kỳ thi tuyển và làm thử ở các các cơ quan Nhà nước để tìm kiếm kinh nghiệm để sau đó là làm việc cho các tổ chức khác. Trong trường hợp đó, việc tuyển dụng không thành công.
dứt hợp đồng sau tập sự. Do đó, cần tìm hiểu đầy đủ thông tin cần thiết để tránh sự ra đi của người cần ở lại hoặc phải đưa những người phải ra đi do không đủ điều kiện.
Ở Việt Nam, pháp luật quy định có thể sau khi hết tập sự để được trở thành công chức như sau:
- Hết thời gian tập sự, người tập sự phải báo cáo kết quả tập sự bằng văn bản, người hướng dẫn tập sự phải có bản nhận xét đánh giá kết quả đối với người tập sự bằng văn bản, gửi cơ quan sử dụng công chức.
- Người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức đánh giá phẩm chất chính trị, đạo đức và kết quả công việc của người tập sự. Trường hợp người tập sự đạt yêu cầu của ngạch công chức đang tập sự thì có văn bản đề nghị cơ quan quản lý công chức ra quyết định bổ nhiệm vào ngạch và xếp lương cho công chức được tuyển dụng.
- Trong trường hợp người tập sự không hoàn thành nhiệm vụ hoặc bị xử lý kỷ luật từ khiển trách trở lên trong thời gian tập sự, thì người đứng đầu cơ quan sử dụng công chức đề nghi cơ quan có thẩm quyền quản lý công chức huỷ bỏ quyết định tuyển dụng.
- Sau thời gian tập sự, nếu người tập sự không được bổ nhiệm vào ngạch, thì được trợ cấp 01 tháng lương hiện hưởng và tiền tàu xe về nơi thường trú [5].