Hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội, đặc biệt là sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì việc ứng dụng CNTT vào các hoạt động của con ngƣời là hết sức cần thiết. Trong hoạt động QLNN nói chung và thực hiện TTHC nói riêng cũng hết sức cần thiết. Công nghệ thông tin và truyền thông là công cụ quan trọng hàng đầu để thực hiện mục tiêu thiên niên kỷ, hình thành xã hội thông tin, rút ngắn quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc. Ứng dụng rộng rãi CNTT và truyền thông là yếu tố có ý nghĩa chiến lƣợc, góp phần tăng trƣởng kinh tế, phát triển xã hội và tăng năng suất, hiệu suất lao động. Ứng dụng CNTT và truyền thông phải gắn với quá trình đổi mới và bám sát mục tiêu phát triển kinh tế xã hội, phải đƣợc lồng ghép trong các chƣơng trình, hoạt động chính trị, quản lý, kinh tế, văn hóa, xã hội, khoa học công nghệ và an ninh quốc phòng. TTHC liên quan trực tiếp và mật thiệt tới quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức. Vì vậy việc giải quyết TTHC nhanh chóng, thuận lợi sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các cá nhân, tổ chức. Để giải quyết TTHC nhanh chóng thì cần chú trọng việc ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC
Dựa trên khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin và khái niệm thủ tục hành chính tác giả đƣa ra định nghĩa khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính trong bài viết này nhƣ sau:
“Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính là
chính theo trình tự, cách thức thống nhất nhằm giải phóng sức lao động, tiết kiệm thời gian, tiền bạc, công sức lao động của đội ngũ cán bộ công chức và tăng hiệu quả công việc cũng như sự hài lòng của người dân”
1.2.5.Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính.
Dựa Theo Nghị định 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ, ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính bao gồm các nội dung cơ bản là:
- Xây dựng hạ tầng CNTT.
- Chuẩn hóa quy trình giải quyết TTHC.
- Ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan Nhà nước
- Ứng dụng CNTT phục vụ người dân và doanh nghiệp
- Phát triển nguồn nhân lực
- Đảm bảo an toàn thông tin
1, Xây dựng hạ tầng kỹ thuật CNTT.
Đây là nội dung quan trọng là nền tảng trong việc triển khai ứng dụng CNTT, nội dung là bao gồm các phƣơng tiện, nền tảng phục vụ cho ngƣời dùng nhƣ:
- Trang thiết bị ngƣời dùng (máy tính cá nhân, máy tính xách tay, các trang thiết bị hỗ trợ, các thiết bị phục vụ cho việc truy cập thông tin của ngƣời dân và doanh nghiệp).
- Hệ thống mạng: Giúp truyền đẫn dữ liệu, khai thác thông tin sử dụng là các máy tính đƣợc kết nốt mạng (Lan – mạng cục bộ; Wan – Mạng diện rộng; Man – mạng thành phố/Đô thị ; Mạng riêng ảo VPN; mạng Internet).
- Nền tảng máy chủ là các hệ điều hành, các máy chủ khác nhau trong hệ thống thông tin
- Hệ thống an ninh, bảo mật là hệ thống đƣợc xây dựng để đảm bảo dữ liệu ngƣời dùng, tránh xâm nhập phá hoại và lợi dụng đánh cắp dữ liệu.
2, Chuẩn hóa quy trình giải quyết TTHC.
Cần phải hiểu rõ rằng máy tính không hề nhƣ con ngƣời, máy tính sở hữu khả năng giải quyết công việc một cách nhanh gọn chính xác nhƣng lại không có đƣợc sự linh hoạt, không có khả năng nhận biết khi có sự thay đổi các trình tự, cơ chế chính sách hoặc các yêu cầu khác nhau. Chính vì vậy việc chuẩn hóa quy trình giải quyết TTHC đƣợc coi là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu.
Nội dung này đề cập tới việc hoàn thiện cơ chế trình sách, chuẩn hóa quy trình giải quyết các thủ tục hành chính một cách thống nhất, đồng bộ trong từng công đoạn. Tạo ra tiền đề ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính một cách hiệu quả.
Đối với bộ phận một cửa các cán bộ, công chức đƣợc cử ra phải bảo đảm trình độ chuyên môn thực hiện hƣớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ cho ngƣời dân, DN. Cần có sự tham gia của các đầu mối kiểm soát TTHC trong việc tổ chức, vận hành bộ phận một cửa, bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ của việc thực hiện các quy định của pháp luật. Đồng thời, chấn chỉnh việc giải quyết TTHC tại cơ quan, đơn vị, hạn chế tối đa việc ngƣời dân, doanh nghiệp phải đi lại nhiều lần.
Cần phối hợp chặt chẽ với Văn phòng UBND TP, Sở Thông tin và Truyền thông trong triển khai xây dựng cổng dịch vụ công trực tuyến và Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp Thành phố bảo đảm tính thống nhất, đồng bộ, thuận tiện, dễ sử dụng cho ngƣời dân, doanh nghiệp khi thực hiện các dịch vụ công trực tuyến. Chuẩn hóa, thống nhất quy trình nội bộ giải quyết TTHC trên địa bàn Thành phố trên tinh thần cải cách mạnh mẽ và tạo điều kiện cho ngƣời dân, doanh nghiệp, thực hiện đầy đủ, đúng tiến độ các nhiệm vụ.
3, Ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan Nhà nƣớc.
Nội dung này phản ánh việc triển khai ứng dụng CNTT vào hoạt động quản trị nội bộ của mỗi cơ quan nhà Nhà nƣớc. Cụ thể là ứng dụng CNTT phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin và xử lý công việc
tại mỗi cơ quan, thông qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, thƣ điện tử, các phần mềm quản lý về nhân sự, tài chính, đầu tƣ, tài sản và các phần mềm theo chuyên ngành khác; sử dụng, lƣu trữ, quản lý, khai thác văn bản điện tử thay thế văn bản giấy; ứng dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử. Đây là nội dung có tác động quan trọng đến việc thay đổi phƣơng thức làm việc, là công cụ để tăng năng suất lao động từ đó tăng hiệu quả , hiệu lực quản lý Nhà nƣớc. Để ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan Nhà nƣớc có hiệu quả, cần phải gắn với việc thực hiện cải cách hành chính, chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ trong các lĩnh vực hoạt động của cơ quan đó.
4, Ứng dụng CNTT phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp.
Nội dung này chú trọng cung cấp các dịch vụ công mức độ cao. Thông qua đó, ngƣời dân và doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin liên quan đến hoạt động của các cơ quan hành chính một cách nhanh chóng, dễ dàng và có khả năng trao đổi, đóng góp ý kiến với cơ quan Nhà nƣớc. Ngoài ra, các cơ quan Nhà nƣớc có thể ứng dụng CNTT khác phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp theo đặc thù của Bộ ngành, địa phƣơng .
Hiệu quả ứng dụng CNTT phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp một mặt đƣợc phản ánh thông qua khả năng cung cấp thông tin và dịch vụ của cơ quan Nhà nƣớc, mặt khác nó còn phụ thuộc vào mức độ sẵn sàng về phƣơng tiện và nhận thức của ngƣời dân và doanh nghiệp. Ngƣời dân, doanh nghiệp có nhu cầu nhƣng cơ quan Nhà nƣớc không cung cấp đầy đủ, hoặc cơ quan Nhà nƣớc đã cung cấp nhƣng ngƣời dân, doanh nghiệp chƣa sẵn sàng sử dụng thì đƣợc coi là nội dung này triển khai chƣa hiệu quả.
5, Phát triển nguồn nhân lực
Đây là các nội dung có vai trò rất quan trọng, quyết định đến hiệu quả ứng dụng CNTT trong cơ quan Nhà nƣớc.
Nguồn nhân lực là yếu tố trung tâm quyết định sự thành công của tất cả các hoạt động ứng dụng CNTT của cơ quan Nhà nƣớc, nguồn nhân lực ở đây
bao gồm số lƣợng, chất lƣợng đội ngũ chuyên trách về CNTT, ATTT và trình độ, kỹ năng về CNTT của đội ngũ CCVC của mỗi cơ quan.
Đầu tƣ cho ứng dụng CNTT có tác động quan trọng đến việc xây dựng, phát triển hạ tầng ứng dụng CNTT. Đầu tƣ cho CNTT không chỉ dừng lại ở việc đầu tƣ mua sắm đầy đủ số lƣợng trang thiết bị, mà phải đảm bảo có nguồn đầu tƣ để cập nhật, đổi mới công nghệ theo xu hƣớng phát triển. Nội dung này bao gồm: Tuyển dụng, bố trí, đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ CNTT cho đội ngũ CCVC của cơ quan; bố trí ngân sách đầu tƣ cho ứng dụng CNTT.
Để thúc đẩy và phát triển CNTT, yếu tố then chốt, có tính quyết định không phải máy móc mà chính là con ngƣời đóng vai trò chủ chốt trong việc nghiên cứu - sản xuất và phát triển cũng nhƣ ứng dụng các sản phẩm, dịch vụ CNTT phục vụ nhu cầu của các ngành, lĩnh vực quản lý Nhà nƣớc cũng nhƣ các hoạt động kinh tế xã hội. Do đó, phát triển nguồn nhân lực CNTT luôn đƣợc đặt lên hàng đầu, đòi hỏi phải nâng cao chất lƣợng đào tạo, đảm bảo chất lƣợng nguồn nhân lực đáp ứng đƣợc yêu cầu của xã hội, có kiến thức, kỹ năng hƣớng tới tiêu chuẩn quốc tế.
6, Đảm bảo an toàn thông tin.
Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 1/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT, đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế đã chỉ rõ phải “Gắn kết chặt chẽ việc ứng dụng, phát triển CNTT phải đi đôi với bảo đảm an toàn, an ninh và bảo mật hệ thống thông tin và cơ sở
dữ liệu quốc gia”, đặc biệt cần“phát huy vai trò các lực lượng chuyên trách
bảo vệ an toàn, an ninh thông tin và bí mật Nhà nước. Thực hiện cơ chế phối hợp chặt chẽ giữa các lực lượng công an, quân đội, ngoại giao, cơ yếu, thông
tin và truyền thông” để có các biện pháp về tổ chức và kỹ thuật, sẵn sàng đối
phó với các cuộc chiến tranh thông tin, chiến tranh mạng, bảo đảm chủ quyền quốc gia, trật tự an toàn xã hội.
Đảm bảo an toàn thông tin bao gồm các hoạt động quản lý, nghiệp vụ và kỹ thuật đối với hệ thống thông tin nhằm bảo vệ, khôi phục các hệ thống, các
dịch vụ và nội dung thông tin đối với nguy cơ tự nhiên hoặc do con ngƣời gây ra. Việc bảo vệ thông tin, tài sản và con ngƣời trong hệ thống thông tin nhằm bảo đảm cho các hệ thống thực hiện đúng chức năng, phục vụ đúng đối tƣợng một cách sẵn sàng, chính xác và tin cậy. An toàn thông tin bao hàm các nội dung bảo vệ và bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu, an toàn máy tính và an toàn mạng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách thủ tục hành chính là một quá trình thay đổi liên tục, lâu dài gắn liền với sự phản triển của nền kinh tế xã hội, khoa học kĩ thuật. Để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách thủ tục hành chính diễn ra đƣợc hiệu quả không chỉ nằm ở việc bám sát nội dung nghị định 64/2007/NĐ-CP mà còn phải biết vận dụng, kết hợp các phƣơng pháp khoa học, xây dựng những phƣơng pháp có tính khả thi cao dựa trên khả năng, nguồn lực của địa phƣơng. Đƣa những bất cập từ thực trạng ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC làm những mục tiêu cụ thể để khắc phục trong quá trình xây dƣng phƣơng hƣớng, giải pháp. Cần đặt trọng tâm vào giải quyết những vấn đề liên quan đến TTHC trƣớc sau đó mới đi đến giải quyết những vấn đề về phần ứng dụng CNTT. Nhƣ vậy, mới tạo đƣợc sự hiệu quả tối ƣu, giúp phƣơng hƣớng, giải pháp đƣa ra mang tính khả thi và thiết thực cao.
1.3.Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính.