Yếu tố tài chính.
Tài chính đƣợc coi là yếu tố cần trong việc phát triển tổ chức, mở rộng quy mô, mua sắm trang bị máy móc là cơ sở phục vụ cho quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý Nhà nƣớc. Hầu hết quy mô, thời gian của những công trình, dự án theo kế hoạch của cơ quan Nhà nƣớc đều phụ thuộc rất lớn vào nguồn vốn, nguồn tài chính.. Tài chính không chỉ ảnh hƣởng mà còn chi phối hầu hết các yếu tố trong tổ chức từ hạ tầng cơ sở vật chất cho đến quy mô tổ chức, số lƣợng nhân sự trong cơ quan.
Năng lực quản trị.
Điều hành là nhân tố tiếp theo ảnh hƣởng đến hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan Nhà nƣớc. Năng lực quản trị điều hành, trƣớc hết là phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, trình độ lao động và tính hữu hiệu của cơ chế điều hành để có thể ứng phó tốt trƣớc khó khăn của cơ quan tổ chức. Tiếp theo năng lực quản trị, điều hành còn có thể đƣợc phản ánh bằng khả năng giảm thiểu chi phí hoạt động, nâng cao năng suất sử dụng đầu vào để có thể tạo ra đƣợc hiệu quả hoạt động tốt nhất.
Khả năng ứng dụng tiến bộ công nghệ
Chính là phản ánh năng lực công nghệ thông tin của cơ quan. Trƣớc sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ và ứng dụng sâu rộng của nó vào cuộc sống nhƣ ngày nay, thì việc ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHClà hết sức cần thiết, nếu vẫn cung ứng các dịch vụ truyền thống thì sẽ không đem lại đƣợc hiệu quả cao. Năng lực công nghệ của cơ quan thể hiện khả năng đƣa các trang bị công nghệ vào ứng dụng trong hoạt động giải quyết TTHC của cơ
quan Nhà nƣớc. Khả năng này yêu cầu sự sáng tạo, đổi mới kết hợp với hoạt động cải cách hành chính.
Trình độ, chất lượng của người lao động.
Con ngƣời luôn là yếu tố quyết định trong hầu hết mọi lĩnh vực, thậm trí đối với ứng dụng CNTT cũng vậy, con ngƣời mang yếu tố quyết định. Nguồn nhân lực ứng dụng công nghệ chính là CBCNV trong tổ chức. Chất lƣợng, trình độ của lực lƣợng này ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngoài ra còn nói đến nguồn nhân lực trong tổ chức phải kể đến ngƣời quản lý, nhà lãnh đạo bởi ngƣời quản lý, lãnh đạo đóng vai trò chèo lái, xác định hƣớng đi cho tổ chức đƣa ra những quyết định có lợi, giúp tổ chức hoạt động một cách thống nhất và hiệu quả.
1.4.Kinh nghiệm của một số địa phƣơng về việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính và bài học rút ra đối với Ủy ban nhân dân cấp xã huyện Thanh Oai.
1.4.1.Kinh nghiệm của một số địa phương.
Mô hình phường xã điện tử tại Đà Nẵng.
Nói về vấn đề cải cách hành chính để rút ra bài học cho địa phƣơng chúng ta nên tập chung nhìn nhận từ những địa phƣơng đi đầu về cải cách hành chính nhƣ Đà Nẵng với chỉ sổ CCHC đạt90,32% năm 2016. Đặc biệt là mô hình phƣờng xã điện tử tại Đà Nẵng, mô hình phƣờng, xã điện tử tại TP. Đà Nẵng đƣợc chính thức bắt đầu từ năm 2014 thông qua việc triển khai dự án DNG67 do Ngân hàng thế giới tài trợ xây dựng “Hệ thống Quận, phƣờng điện tử”. UBND quận Liên Chiểu đã xây dựng thí điểm và khai trƣơng mô hình “phƣờng điện tử” tại UBND các phƣờng Hòa Khánh Bắc và Hòa Hiệp Bắc vào tháng 7 năm 2014, sau đó nhân rộng ra tại một số phƣờng thuộc quận Cẩm Lệ, Sơn Trà.
Đến cuối năm 2014, đã có 08 phƣờng tại 03 quận tuyên bố khai trƣơng mô hình phƣờng điện tử. Mục tiêu của mô hình phƣờng, xã điện tử bao gồm việc cải tạo hạ tầng, trang bị cơ sở vật chất để tạo ra môi trƣờng giao tiếp thân
thiện, hiện đại giữa ngƣời dân và UBND các phƣờng, xã; đồng thời thay đổi phƣơng pháp, cách thức quản lý công việc, dữ liệu của UBND các phƣờng, xã trên môi trƣờng điện tử thông qua các ứng dụng công nghệ thông tin và trang thiết bị điện tử.
Nhìn chung, việc triển khai xây dựng mô hình phƣờng, xã điện tử đã tạo ra sự thay đổi đáng kể đối với cơ sở vật chất của bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (TN&TKQ) các phƣờng, xã trên toàn địa bàn thành phố. 55/56 bộ phận TN&TKQ các phƣờng, xã đã đƣợc cải tạo, nâng cấp hiện đại các trang thiết bị, vật dụng tạo ra sự thuận tiện, thoải mái hơn cho công dân đến giao dịch thông qua các tiện ích nhƣ khu vực chờ lịch sự, máy xếp hàng tự động, điều hòa nhiệt độ.
Đối với hiện đại hóa phƣơng thức chỉ đạo, điều hành, đã có 42 UBND phƣờng, xã sử dụng sổ chứng thực điện tử thay cho sổ chứng thực giấy. Việc sử dụng sổ chứng thực điện tử sẽ giúp quản lý tốt hơn việc quản lý dữ liệu, tra cứu, sao lục các nội dung liên quan đến chứng thực của công dân đã thực hiện. 100% UBND các phƣờng, xã đã thực hiện chuyển hồ sơ một cửa điện tử đối với các lĩnh vực cần liên thông đến UBND các quận, huyện trên hệ thống. Bên cạnh đó, đã có 25/56 phƣờng, xã đã thực hiện thí điểm luân chuyển, xác thực hồ sơ điện tử trên hệ thống, trong đó thực hiện tốt nhất là UBND phƣờng Hòa Minh.
Theo thống kê từ tháng 01 năm 2016 đến nay, 100% các phƣờng, xã đều đã thực hiện tiếp nhận liên thông văn bản điện tử, trong đó thực hiện tốt nhất tại UBND các phƣờng thuộc quận Liên Chiểu, Ngũ Hành Sơn, Hòa Vang với trung bình 1.400 văn bản đến tiếp nhận liên thông điện tử mỗi phƣờng.
Ứng dụng CNTT tại huyện Hòa Vang.
Lấy “Ứng dụng công nghệ thông tin” làm khâu đột phá
“Tất cả lãnh đạo huyện đều sử dụng thƣ điện tử, tích cực sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành, sử dụng nhiều tiện ích trong giao dịch công quyền nhƣ SMS...”, đó là những ƣu điểm nổi bật trong công tác ứng dụng
CNTT của huyện Hòa Vang đƣợc ông Trần Ngọc Thạch – Phó Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông TP nhấn mạnh.
Cụ thể, tính đến ngày 30/9/2016, có 21.752 văn bản đến cấp huyện đƣợc quét (scan), kể cả văn bản tiếp nhận liên thông đều thực hiện xử lý, bút phê luân chuyển xử lý trên phần mềm (đạt tỷ lệ 100%, trừ văn bản mật), có 12.546 văn bản đi lƣu trên phần mềm, trong đó có 2.479 đính kèm chữ ký số; có 255 văn bản đƣợc thực liên kết văn bản đầu vào và đầu ra; tổng số hộp thƣ điện tử của cán bộ, công chức huyện, xã đƣợc khởi tạo là 979 hộp thƣ, trong đó tỷ lệ thƣờng xuyên sử dụng là 93,6%; tổng số hồ sơ tiếp nhận, giải quyết thông qua phần mềm một cửa điện tử là 2.808 hồ sơ, tổng số hồ sơ tiếp nhận, giải quyết 11 xã trên địa bàn huyện thông qua phần mềm một cửa phiên bản mới 54.444 hồ sơ.
Bên cạnh đó, về việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến, trong 9 tháng đầu năm, UBND huyện đã tạo điều kiện công dân tiếp cận, hỗ trợ công dân đăng ký 274 hồ sơ trực tuyến trên các lĩnh vực đăng ký kinh doanh, an toàn vệ sinh thực phẩm, xác nhận quy hoạch. Có thể nói đây là đột phá bƣớc đầu của huyện trong giải quyết TTHC của công dân.
Trang thông tin điện tử của huyện đƣợc quan tâm đầu tƣ nâng cấp giao diện hiện đại, thân thiện. Trong 9 tháng đầu năm 2016, Trang thông tin điện tử huyện đƣợc cập nhật 585 tin, bài và 235 văn bản chỉ đạo, điều hành, đảm bảo những ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện trên tất cả các lĩnh vực đƣợc công khai đầy đủ, kịp thời phục vụ nhu cầu thông tin, giám sát của ngƣời dân.
Xác định việc ứng dụng CNTT là khâu đột phá nhằm tạo ra những chuyển biến mạnh mẽ hơn nữa trong cải cách hành chính và các hoạt động của huyện, trong thời gian đến, huyện Hòa Vang sẽ tiếp tục tập trung khắc phục dứt điểm các tồn tại về ứng dụng CNTT, tiếp tục quan tâm chỉ đạo, đẩy mạnh việc thực hiện ứng dụng các phần mềm (Quản lý văn bản và Điều hành; Các phần mềm một cửa điện tử); Triển khai Phần mềm quản lý nhân, hộ khẩu
do UBND thành phố và Sở Thông tin Truyền thông chỉ đạo; xây dựng nhóm 4 phần mềm chuyên đề dành cho hoạt động của HĐND huyện và cử tri.
Đồng thời tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử liên thông, chữ ký số chuyên dùng; phấn đấu tăng tỷ lệ sử dụng hộp thƣ điện tử công vụ; tăng cƣờng hoạt động trang thông tin điện tử huyện, xã. Đẩy mạnh đồng bộ các giải pháp cung ứng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4, phấn đấu tăng số lƣợng ngƣời dân tiếp cận dịch vụ công trực tuyến do huyện cung cấp và tăng số lƣợng hồ sơ công dân tự đăng ký hồ sơ trực tuyến tại nhà.
1.4.2.Bài học rút ra đối với ủy ban nhân dân cấp xã huyện Thanh Oai.
Nhìn vào kinh nghiệm thực tế của các địa phƣơng đi trƣớc tại Đà Nẵng cũng nhƣ sự thành công trong việc ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC của UBND xã Hòa Vang. Đầu tiền ta thấy đƣợc đó là sự quyết tâm của tập thể lãnh đạo cũng nhƣ sự cố gắng của đội ngũ cán bộ công chức trong hoạt động điều hành, quản lý tại địa phƣơng. Tạo điều khiện thuận lợi giúp Đà Nẵng trở thành địa phƣơng luôn dẫn đầu trong việc cải cách hành chính, chiếm đƣợc lòng tin, sự tin tƣởng về một nền hành chính trong sạch, không quan liêu, không vụ lợi. Từ đó thu hút các doanh nghiệp, các nhà đầu tƣ tạo điều kiện ngƣợc lại cho sự phát triển, hoàn thiện, đổi mới ứng dụng CNTT vào trong hoạt động của cơ quan địa phƣơng.Nhìn nhận từ góc độ này ta thấy đƣợc trƣớc hết để có thể làm đƣợc nhƣ những địa phƣơng đi trƣớc, Thanh Oai cần phải có đƣợc sự quyết liệt từ phía những nhà quản lý, những ngƣời lãnh đạo. Có đƣợc cái nhìn đúng đắn về điều kiện, khả năng, tiềm năng của chính địa phƣơng mình, từ đó xây dựng những mục tiêu, phƣơng pháp hƣớng đi một cách vững chắc, hợp lý phù hợp với chính địa phƣơng mình. Không chạy theo đầu tƣ, áp dụng một cách máy móc những phƣơng pháp, cách làm của những địa phƣơng khác. Nhƣng trên hết ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính cấp xã tại huyện Thanh Oai phải đƣợc đặt trong vấn đề cấp thiết đó là cải cách hành chính.
Trƣớc hết phải nâng cao nhận thức của CQNN, CBCC về tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của các CQNN nói chung và thực hiện TTHC nói riêng. Các CQNN, CBCC cần nhận thức đƣợc rằng ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC vừa là một nội dung đồng thời là một yêu cầu trong quá trình cải cách hành chính. Để nâng cao nhận thức của đội ngũ CBCC thì cần tăng cƣờng công tác tuyên truyền, giáo dục đội ngũ CBCC. Để có thể ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC một cách hiệu quả thì các CQNN cần chú trọng việc xây dựng hạ tầng CNTT. Trong đó chú trọng đầu tƣ máy tính và phƣơng tiện CNTT phục vụ cho việc thực hiện TTHC, đồng thời chú trọng xây dựng cổng thông tin điện tử.Để ứng dụng CNTT đạt hiệu quả cao thì đòi hỏi phải có đội ngũ CBCC có kỹ năng, kiến thức về CNTT. Muốn có Chính phủ điện tử thì các CQNN phải xây dựng đƣợc những con ngƣời điện tử. Muốn vậy các CQNN cần chú trọng bồi dƣỡng kiến thức, kỹ năng về CNTT cho đội ngũ CBCC. Cần trang bị, cập nhật kịp thời kiến thức về CNTT cho CBCC. Các CQNN cần tăng cƣờng kinh phí cho hoạt động ứng dụng CNTT vào thực hiện TTHC. Cần bổ sung kinh phí để đầu tƣ cho việc ứng dụng CNTT. Ngoài kinh phí từ Ngân sách Nhà nƣớc thì cần chú trọng huy động nguồn ngân sách từ xã hội hóa để tăng nguồn kinh phí phục vụ cho quá trình ứng dụng CNTT.
Tiểu Kết Chƣơng 1
Những nội dung đƣợc trình bày trong chƣơng 1 của luận văn là khung cơ sở khoa học về công nghệ thông tin nói chung và Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính nói riêng.
Những kiến thức cơ bản về khái niệm, vai trò đặc điểm của thông tin và CNTT đƣợc trình bày rõ ràng. Tiếp đó luận văn đi sâu vào tìm hiểu những vấn đề về nội dung ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính, những yếu tố ảnh hƣởng tới CNTT, tình hình ứng dụng CNTT, kinh nghiệm của một số địa phƣơng trong ứng dụng CNTT giải quyết thủ tục hành chính và bài học rút ra. Đây là những nội dung quan trọng mang tính khoa học, logic phục vụ cho quá trình xây dựng Chƣơng 2 của luận văn.
CHƢƠNG 2
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
HUYỆN THANH OAI, HÀ NỘI
2.1.Khái quát vị trí địa lý, tình hình kinh tế xã hội huyện Thanh Oai.
2.1.1.Vị trí địa lý của huyện Thanh Oai.
Huyện Thanh Oai trƣớc kia là một huyện thuộc tỉnh Hà Tây cũ, Từ ngày 1 tháng 8 năm 2008, toàn bộ địa giới của Hà Tây đƣợc sáp nhập vào Thủ đô Hà Nội, và nhƣ vậy tỉnh này không còn tồn tại nữa cũng vì thế huyện Thanh Oai trở thành 1 huyện trực thuộc thành phố Hà Nội. Về vị trí địa lý phía Bắc và phía Tây Bắc giáp quận Hà Đông ( với SôngNhuệ chảy ở rìa phía Đông Bắc huyện, là ranh giới tự nhiên), phía Tây Nam giáp huyện Ứng Hòa, phía Đông Nam giáp huyện Phú Xuyên, phía Đông giáp huyện Thƣờng Tín và phía Đông Bắc giáp huyện Thanh Trì của thủ Đô Hà Nội, Diện tích tự nhiên của huyện là 123,8 km2. Dân số là 184.600 ngƣời, theo thống kê năm 2015.
2.1.2.Tình hình kinh tế xã hội
- Về nông nghiệp: những năm gần đây, huyện Thanh Oai luôn chú trọng đến việc chuyển đổi mô hình canh tác nhƣ: lúa cá, chuyên cá, cây ăn quả và xây dựng thành các trang trại. Đây là những mô hình sản xuất đem lại hiệu quả kinh tế cao.
- Về làng nghề: nghề thủ công truyền thống cũng là một thế mạnh của huyện Thanh Oai, với 118 làng nghề; trong đó có 27 làng nghề đã đƣợc công nhận nhƣ nón làng Chuông, quạt làng Vác, điêu khắc Thanh Thùy, sơn tƣợng Võ Tăng, tƣơng Cự Đà, giò chả Ƣớc Lễ.
- Về lao động, việc làm: năm 2016, huyện đã giải quyết việc làm mới cho 4.780 lao động, trong đó đi xuất khẩu lao động là 540 ngƣời.
Quốc lộ 21B là huyết mạch giao thông của huyện, từ Hà Đông đi chùa Hƣơng và sang Hà Nam, qua thị trấn Kim Bài. Quốc lộ 6 qua rìa phía Tây Bắc huyện, ngoài ra còn có quốc lộ 71. Phía Đông Bắc có tuyến đƣờng sắt vành đai phía Tây Hà Nội chạy qua. Đây là điều kiện tạo thuận lợi giao thƣơng kinh tế của huyện.
- Về giáo dục: huyện đã chú trọng nâng cao chất lƣợng giảng dạy và học tập của giáo viên và học sinh; thực hiện xóa gần 200 phòng học cấp 4, phòng học tạm; đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong nhà trƣờng.
- Về y tế: huyện Thanh Oai tổ chức khám bệnh cho khoảng 122.600 bệnh nhân, đạt 105% so với kế hoạch. Năm 2015 có hai xã đạt chuẩn quốc gia về y tế, nâng tổng số xã 18/21 xã, thị trấn đạt chuẩn. Huyện đã có 21/21 trạm y tế có bác sĩ.
Theo số liệu mới nhất trong năm 2015 kinh tế tăng trƣởng khá, cơ cấu kinh tế có bƣớc chuyển dịch tích cực: công nghiệp và xây dựng chiếm 49,05% (chỉ tiêu 46%), thƣơng mại và dịch vụ 32,6%, nông nghiệp, thủy sản 18,35% (chỉ tiêu 19%); Thu nhập bình quân đầu ngƣời năm 2015 ƣớc đạt 26 triệu đồng/ngƣời/năm, vƣợt chỉ tiêu Đại hội Đảng huyện XXI.
Biểu đồ 1 Cơ cấu kinh tế huyện Thanh Oai 2015
Những năm qua, hoạt động dịch vụ, thƣơng mại tiếp tục đƣợc quan tâm