Nhà nước.
Tình hình ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai trong thời gian đƣợc các cấp chính quyền quan tâm mạnh mẽ. Để cải cách TTHC nội bộ giữa các CQHCNN trên địa bàn huyện thì huyện chú trong việc ứng dụng CNTT vào thực hiện các TTHC nội bộ. Các TTHC giữa các CQHCNN với nhau trên địa bàn huyện đƣợc cải cách theo hƣớng gọn nhẹ hơn. UBND huyện chỉ đạo việc gửi các báo cáo, thông báo, văn bản bằng file mềm, hạn chế việc sử dụng văn bản giấy đã làm cho thông tin giao dịch nội bộ giữa các CQHCNN trở nên nhanh hơn, phục vụ cho công tác chỉ đạo điều hành.
UBND huyện chỉ đạo các phòng ban chuyên môn tích cực trao đổi công việc thông qua hòm thƣ điện tử công vụ hoặc các phần mềm trao đổi thông tin văn bản nhằm giảm bớt giấy tờ thủ tục mà còn làm cho thông tin đƣợc truyền đạt nhanh hơn. Khuyến khích các phòng ban sáng tạo, đề xuất các phƣơng án cải cách TTHC trong nội bộ cơ quan. Ngoài ra việc liên thông trong thực hiện TTHC giữa các phòng, ban chuyên môn của huyện và giữa phòng ban chuyên môn với UBND các xã, thị trấn đã đƣợc chú trọng thực hiện, góp phần giải quyết TTHC một cách nhanh gọn.
Bên canh những kết quả đạt đƣợc thì việc ứng dụng CNTT vào thực hiện các TTHC nội bộ giữa các CQNN trên địa bàn huyện còn nhiều hạn chế. Trong quá trình điều tra khảo sát, tỉ lệ CBCC sử dụng email, phần mềm trao đổi thông tin trong công việc tại nội bộ UBND cấp xã là chƣa cao, hầu hết chỉ có lãnh đạo sử dụng email để nhận thông báo từ tuyến huyện. Các CBCC cấp xã đều mang tâm lý chung là đợi văn bản chỉ đạo bằng giấy.
Nhằm tăng cƣờng hiệu quả công việc cũng nhƣ nâng cao thói quen ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc, một số phần mềm đã đƣợctriển khai trong quá trình ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai trong những năm gần đây bao gồm:
Các phần mềm nền tảng công nghệ phục vụ cho các phần mềm chuyên dụng: - Hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu: Microsoft SQL Server 2008.
- Ngôn ngữ lập trình: DOT NET (Visual Basic,Visual C ++ ). - Phần mềm kết xuất báo cáo: Crystal Report 9.0.
- Phần mềm SQL Sys ClrTypes 2012 - Microsoft .Net Framework 4.5 - Visual Studio 2010,
- Crystal Report XI
- Microsoft Office Word 2007.
Các phần mềm quản lý điều hành và phần mềm phục vụ cho giải quyết thủ tục hành chính tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai đang đƣợc cài đặt và sử dung bao gồm:
Phầm mềm V-Office
Nhóm tính năng cộng tác, điều hành
- Quản lý công việc, nhắc việc: bao gồm toàn bộ các công việc điều hành thông qua ứng dụng quản lý công văn, quản lý giao việc và các công việc liên quan đến dự án, hợp đồng… Tổng hợp toàn bộ các công việc nhận đƣợc từ cấp trên giao cho, các công việc cá nhân, nắm bắt đƣợc tình trạng xử lý các công việc, công việc nào đến hạn, công việc nào quá hạn… Theo dõi, kiểm soát đƣợc các công việc đã chuyển cho ngƣời khác xử lý, ai đang xử lý, chƣa xử lý, có bị quá hạn hay không….
- Quản lý công văn: kiểm soát và lƣu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của tổ chức, biết đƣợc văn bản nào ai đang xử lý, chƣa xử lý, văn bản quá hạn, bị “tắc nghẽn” ở đâu.... Cho phép lãnh đạo, quản lý có thể sử dụng máy tính, máy tính bảng, điện
thoại thông minh để chỉ đạo, điều hành xử lý các công việc trực tiếp trên bản điện tử thông qua môi trƣờng mạng LAN, Internet. Kiểm soát đƣợc toàn bộ
- Quản lý lịch làm việc: Quản lý lịch làm việc của các lãnh đạo trong tuần, trong tháng, quản lý lịch làm việc của công ty, lịch làm việc cộng tác nội bộ, lịch sử dụng tài nguyên dùng chung nhƣ phòng họp, xe công, máy chiếu…
Nhóm tính năng quản lý lƣu trữ tài liệu
- Quản lý hồ sơ công việc, hồ sơ dự án, hồ sơ hợp đồng…: quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc đƣợc số hóa lƣu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm… đến từng hồ sơ, thƣ mục, tài liệu trong hồ sơ.
- Quản lý kho thƣ viện tài liệu dùng chung của tổ chức nhƣ tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hƣớng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.
Nhóm tính năng truyền thông nội bộ
- Trang tin tức nội bộ: Cho phép biên tập tin, post bài lên trang tin nội bộ. Cho phép quản lý nhiều chuyên mục tin khác nhau. Hỗ trợ các tiện ích thống kê bài đọc nhiều nhất cho toàn bộ site hoặc từng nhóm tin cụ thể. Khi ngƣời dùng xem bài viết, có thể hiển thị các bài viết liên quan tới bài viết đang đƣợc đọc.
- Thông báo nội bộ: cho phép ngƣời đƣợc phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức.
- Lịch sự kiện: cho phéo quản lý các lịch sự kiện của cơ quan, doanh nghiệp
- Danh bạ nội bộ: Quản lý thông tin cán bộ công nhân viên trong cơ quan dƣới dạng danh bạ với các thông tin: ảnh, họ tên, ngày sinh, điện thoại nội bộ, điện thoại di động, phòng ban, chức vụ...
- Trƣng cầu ý kiến: Ngƣời sử dụng cuối có thể tạo trƣng cầu ý kiến theo nhu cầu của cơ quan mỗi khi có sự kiện cần có ý kiến của nhiều ngƣời để gửi cho ngƣời sử dụng khác trong hệ thống có thể bình luận hoặc bỏ phiếu cho
các cuộc trƣng cầu ý kiến, có thể xem các bình luận, bầu chọn trƣớc đó. Có thể thống kê từng phƣơng án của nội dung trƣng cầu ý kiến xem có bao nhiêu ngƣời đồng ý/ phản đối.
Phần mềm một cửa điện tử
Phần mềm đã đƣợc cập nhật biểu mẫu theo Quyết định số 07/2016/QĐ- UBND ngày 08/03/2016 của UBND Thành phố Hà Nội về việc ban hành quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông trong giải quyết công việc của cá nhân, tổ chức tại các cơ quan hành chính Nhà nƣớc thuộc Thành phố Hà Nội với các tính năng nhƣ :
- Tính năng tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính - Tính năng thụ lý hồ sơ thủ tục hành chính
- Tính năng phê duyệt kết quả giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính - Tính năng trả kết quả
- Tính năng cung cấp, khai thác thông tin về việc giải quyết thủ tục hành chính
- Tính năng giao tiếp với công dân
- Tính năng luân chuyển hồ sơ thủ tục hành chính - Tính năng quản trị hệ thống.
Phần mềm quản lý hộ tịch cấp xã, phường, thị trấn.
Phần mềm quản lý hộ tịch cấp xã phƣờng, thị trấn đƣợc xây dung và đáp ứng cơ sở pháp lý theo:
Luật Hộ Tịch số 60/2014/QH13 ban hành ngày 20/11/2014;
Nghị định 123/2015/NĐ-CP ban hành ngày 15/11/2015 qui định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ Tịch số 60/2014/QH13;
Thông tƣ 15/2015/TT-BTP ban hành ngày 16/11/2015 quy định về việc hƣớng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP;
Thông tƣ 04/2016/TT-BTP ban hành ngày 03/03/2016 quy định về một số hoạt động thống kê của ngành tƣ pháp;
Với các tính năng nhƣ: - Đăng ký khai sinh - Đăng ký kết hôn
- Xác nhận tình trạng hôn nhân - Đăng ký khai tử
- Đăng ký việc nuôi con nuôi
- Đăng ký giám hộ, chấm dứt giám hộ - Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con
- Thay đổi cải chính, xác định lại dân tộc, giới tính, bổ sung hộ tịch - Cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch
- Đăng ký khai sinh/khai tử/kết hôn/nhận cha, mẹ, con cho công dân nƣớc ngoài vùng biên giới.
2.3.4 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ người dân và doanh nghiệp.
Thực trang hiện nay tại huyện Thanh Oai vẫn chƣa có bất cứ UBND cấp xã nào triển khai và xây dựng đƣợc cổng thông tin điện tử độc lập, hầu hết mọi hoạt động liên quan đến việc tra cứu TTHC cấp xã, cung cấp download tài liệu, biểu mẫu, hồ sơ đều đƣợc thực hiện thông qua cổng thông tin điện tử huyện Thanh Oai trên trang http://thanhoai.hanoi.gov.vn/trang-chu. Hiện tại cổng thông tin điện tử cung cấp: 73 thủ tục hành chính mức độ 1; 76 thủ tục hành chính mức độ 2 và 3 thủ tục hành chính mức độ 3.
Việc thực hiện công tác ứng dụng CNTT phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai đƣợc thể hiện rõ nhất tại bộ phận “một cửa” cấp xã, đặc biệt đối với những lĩnh vực nhƣ hộ tịch, địa chính mỗi ngày có hàng trăm lƣợt tiếp dân, khi ngƣời dân có nhu cầu, nhờ ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc của các công chức trong bộ phận "một cửa" mỗi khi ngƣời dân và doanh nghiệp có nhu cầu thì cán bộ, công chức có thể dễ dàng kiểm tra lại, sao chép hoặc cấp lại cung cấp các thủ tục hành
chính dễ dàng, ngƣời dân và doanh nghiệp không phải thực hiện lại thao tác thủ tục rƣờm rà nhƣ ban đầu, góp phần cải cách thủ tục hành chính.
2.3.5 Thực trạng phát triển nguồn nhân lực.
Tổng số cán bộ công chức cấp xã, thị trấn trên toàn huyện Thanh Oai hiện nay là 415 ngƣời. Chất lƣợng đội ngũ nhân sự cơ bản đã hoàn thành các bậc học đào tạo theo ngành, lĩnh vực chuyên môn phù hợp với công việc. Các cán bộ, công chức đứng đầu các bộ phận là những ngƣời có thâm niên công tác, dày dặn kinh nghiệm, có khả năng lãnh đạo, tổ chức công việc tốt. Ngoài ra còn có bộ phận lao động hợp đồng chủ yếu là những ngƣời mới tốt nghiệp các bâc đại học, cao đẳng đƣợc bổ sung trong quá trình phát sinh nhiệm vụ, công việc theo thời vụ của UBND cấp xã huyện Thanh Oai.
Năm 2015, UBND huyện Thanh Oai phối hợp với trung tâm tin học của trƣờng đại học Quốc gia Hà Nội thực hiện đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan Nhà nƣớc cho CBCC cấp xã, mỗi xã 3 cán bộ.
Nhận thức rõ tầm quan trong của CNTT, hàng năm phòng GD&ĐT huyện tổ chức phối hợp với các trung tâm tin học đƣợc cấp phép trên địa bàn Hà Nội tổ tập trung đào tạo về quản lý CNTT: Đào tạo tổng quan cho tất cả các cán bộ tại các đơn vị về quản lý và ứng dụng CNTT; Đào tạo chuyên sâu, kể cả tham quan. Đào tạo tin học văn phòng trình độ từ mức cơ bản đến nâng cao: Kỹ thuật cơ bản sử dụng máy tính và mạng máy tính, mạng Internet, tin học văn phòng (bao gồm cả phần mềm tin học văn phòng của Microsoft Office và hệ thống phần mềm mã nguồn mở), thƣ điện tử... và các chƣơng trình ứng dụng dùng chung khác cho tất cả cán bộ, công chức, viên chức tại cấp xã.
2.2.6 Thực trang đảm bảo an toàn thông tin.
Mặc Dù công tác an toàn, an ninh thông tin đƣợc lãnh đạo thành phố chú trọng và ủng hộ, nhƣng vẫn có nhiều điều để bàn. Vấn đề chung lớn nhất mà tất cả đều thừa nhận là thiếu nhân sự chuyên trách ATTT, ngƣời có kiến
thức chuyên môn sâu về bảo mật để có thể đảm đƣơng công việc này. Đây là yếu tố gần nhƣ đóng vai trò cốt lõi trong việc đƣa ra và triển khai các chính sách và giải pháp ATTT trong tổ chức. Thiếu nhân tố này, cho dù có đƣợc nhận thức, quyết tâm từ cấp lãnh đạo thì công việc cũng không thể chạy.
Hầu hết địa phƣơng không có bộ phận ATTT, ngay cả nhân sự chuyên trách cũng chỉ là một vị trí kiêm nhiệm của bộ phận CNTT. “Mặc dù biết hệ thống có vấn đề về bảo mật, nhƣng thật sự chúng tôi bó tay, không biết phải làm gì”, một lãnh đạo địa phƣơng cho biết khi đề cập đến vấn đề nhân sự.
Sự thiếu vắng một quy chuẩn, hay đúng hơn là một chính sách về ATTT trong hệ thống các cơ quan Nhà nƣớc đã làm cho nhiều địa phƣơng lúng túng trong việc triển khai, phụ thuộc hoàn toàn vào ý thức của lãnh đạo, cũng nhƣ khả năng của đội ngũ CNTT của địa phƣơng. Công việc liên quan đến ATTT tại các địa phƣơng, chủ yếu đƣợc coi nhƣ việc thêm vào của bộ phận CNTT mà chƣa có một chính sách cụ thể nào đối với họ.
Năm 2016, huyện Thanh Oai tập trung nguồn lực đầu tƣ vào một số nhiệm vụ: xây dựng Trung tâm tích hợp dữ liệu toàn huyện; yêu cầu cấp xã lắp đặt hệ thống camera giám sát, hệ thống; tăng cƣờng các ứng dụng CNTT. Để hệ thống CNTT hoạt động ổn định, công tác đảm bảo an toàn thông tin tại UBND cấp xã đƣợc đặc biệt quan tâm. UBND huyện phối hợp với sở thông tin và truyền thông Hà Nội thực hiện nhiệm vụ bảo mật, xác thực và giám sát an toàn thông tin đối với hệ thống ứng dụng CNTT toàn huyện, nhằm huy động các nguồn lực tham gia tổ chức, triển khai thực hiện các nhiệm vụ bảo mật, xác thực, giám sát và ứng cứu sự cố an toàn thông tin đối với hệ thống CNTT của toàn huyện. Qua đó, thúc đẩy và nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT xây dựng Chính quyền điện tử. Phối hợp với các Trung tâm ứng cứu khẩn cấp máy tính trên địa bàn và các đơn vị chức năng trong các hoạt động củng cố an toàn thông tin, giám sát đánh giá an ninh mạng; cảnh báo an toàn thông tin.
Tại cấp xã việc chủ động củng cố đảm bảo an toàn thông tin trong hoạt động cũng đƣợc diễn ra hết sức chủ động. Hầu hết các xã đều đƣợc trang bị các phần mềm đảm bảo an toàn thông tin. Hệ thống FireWall, các phần mềm diệt virus bản quyền dựa trênquy chế đảm bảo an ninh thông tin một cách thống nhất cho các hệ thống thông tin tại các đơn vị, tham khảo các chuẩn quản lý an toàn TCVN 7562, ISO 27001. Đảm bảo khả năng truy vết và khôi phục thông tin trong trƣờng hợp có sự cố.
2.4.Đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tintrong giải quyết thủ tục hành chính của Úy ban nhân dân cấp xã, huyện Thanh Oai.
2.4.1. Ưu điểm
Về hạ tầng CNTT trên thực tế, thời gian qua huyện Thanh Oai đã đầu tƣ cơ sở vật chất cho các UBND cấp xã trên địa bàn hầu hết cơ sở hạ tầng máy tính đều đƣợc thay mới. Để hỗ trợ CBCC bộ phận “một cửa” thực thi công vụ, một số xã, phƣờng, thị trấn đã cố gắng trang bị tƣơng đối đầy đủ phƣơng tiện làm việc: bàn quầy, máy tính, máy in, máy photocopy, điện thoại, tủ đựng tài liệu, bàn ghế làm việc, bàn ghế phục vụ ngƣời dân đến giao dịch… hạ tầng phần cứng cơ bản đáp ứng cho công tác triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động tại các cơ quan.
Về hệ thống thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai có sự đồng bộ ở các xã trên địa bàn huyện. Kết quả thực hiện giải quyết TTHC qua "một cửa" các xã, thị trấn: Các hồ sơ chủ yếu đƣợc giải quyết ngay trong ngày, không phải in phiếu hẹn. Chủ yếu thuộc các lĩnh vực nhƣ Hành chính tƣ pháp, cấp giấy CMND, chứng thực, đăng kí quản lý cƣ trú và lĩnh vực văn hoá - chính sách, xã hội. Việc thu phí đƣợc thực hiện theo định mức đã công khai, có phiếu thu theo đúng quy định tài chính Một trong những điểm đáng ghi nhận trong thực hiện cải cách TTHC theo cơ chế “một cửa” tại cấp xã là việc áp dụng thành công “một cửa” liên thông trong giải quyết TTHC cho trẻ dƣới 6 tuổi. Khi thực hiện liên thông 3 TTHC (đăng