Trong quá trình thực thực hiện nội dung chuân hóa quy trình giải quyết thủ tục hành chính tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai. Việc kiểm tra, rà soát đơn giản hóa TTHC là khâu bắt buộc phải làm trƣớc khi tiến hành chuẩn hóa quy trình giải quyết TTHC. Để việc ứng dụng CNTT trong giải quyết TTHC diễn ra thuận lợi, hàng năm, UBND cấp huyện chỉ đạo tổ khảo sát TTHC các
xã, thị trấn tiến hành rà soát, có báo cáo đánh giá việc thực hiện đơn giản hóa TTHC. Chỉ đạo tập trung vào mẫu hóa tối đa có thể đối với các loại hồ sơ TTHC cho công dân đặc biệt là các loại thủ tục mang tính phức tạp về số lƣợng giấy tờ thủ tục và thời gian. Việc kiểm tra, rà soát TTHC tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai cần đặc biệt chú trọng và lƣu ý tới sự tiện ích cho ngƣời dân.
Chính quyền cấp xã không có thẩm quyền ban hành mới các TTHC. Việc kiểm soát TTHC mới ban hành đều do các Sở cấp chịu trách nhiệm kiểm soát theo nhiệm vụ đƣợc Chủ tịch UBND TP giao. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, chính quyền cấp xã bao gồm tập thể lãnh đạo của UBND cấp xã, đặc biệt là các CBCC của các phòng ban chuyên môn phụ trách trực tiếp vào hoạt động giải quyết TTHC tích cực phối hợp với tổ khảo sát TTHC triển khai kiểm tra, rà soát tất cả 152 TTHC trên 11 lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND cấp xã huyện Thanh Oai, kết quả của quá trình kiểm tra rà soát TTHC tại UBND cấp xã huyện Thanh Oai đƣợc tổ khảo sát TTHC tổng hợp và báo cáo lại với văn phòng UBND huyện Thanh Oai.
Bảng 4 Kết quả rà soát, kiến nghị đơn giản hóa TTHC giai đoạn 2014 – 2017 Năm Tổng số TTHC đã thống kê Số TTHC đã rà soát, kiến nghị (đến 31/06/2017) Tổng số Trong đó Giữ Nguyên Sửa đổi
bổ sung Thay thế Bãi bỏ
2014 185 185 144 34 7
2015 178 178 123 28 15 12
2016 166 165 133 18 14
2017 152 152 152 0 0 0
Nguồn: Văn phòng UBND huyện Thanh Oai
Năm 2014 việc đơn giản hóa TTHC và rà soát, kiểm soát TTHC: Tại UBND các xã hầu nhƣ chỉ có 3 loại thủ tục đƣợc áp dụng giải quyết thông
qua bộ phận một cửa: Lĩnh vực đất đai, lĩnh vực Tƣ pháp - Hộ tịch hộ khẩu, lĩnh vực chứng thực.
- Việc công khai và đƣa vào áp dụng các TTHC nhƣ sau:
+ Lĩnh vực đất đai: Chuyển nhƣợng, cho tặng, thừa kế, duyệt mặt bằng quy hoạch, hồ sơ hợp pháp hoá đất... Quy trình, thủ tục lập hồ sơ đầy đủ đúng theo quy định. Tuy nhiên tại còn nhiều đơn vị xã, hồ sơ giải quyết công việc sắp xếp chƣa gọn gàng theo trình tự.
+ Lĩnh vực Tƣ pháp - Hộ tịch: Đăng ký khai sinh, khai tử, xác nhận tình trạng hôn nhân, đăng ký kết hôn.
+ Lĩnh vực chứng thực: Ở lĩnh vực này tại bộ phận một cửa giải quyết tốt, nhanh gọn đạt tỷ lệ cao cho ngƣời dân. Tuy nhiên hầu nhƣ UBND các xã chƣa chú trọng đến công tác ghi chép, theo dõi và lƣu trữ hồ sơ giải quyết.
- Việc đơn giản hóa TTHC và rà soát, kiểm soát TTHC: Tại UBND các xã, số TTHC đƣợc rà soát, kiểm soát khoảng 60 TTHC thuộc 13 lĩnh vực, đạt 53,9% trong tổng số TTHC đã công bố đƣợc đƣa vào áp dụng ở cấp xã. Tuy nhiên, trong số 13lĩnh vực đang áp dụng, tuy thuộc điều kiện và yêu cầu thực tiễn, mỗi đơn vị xã thƣờng có từ 6 đến 13 lĩnh vực chủ yếu đƣợc áp dụng qua "một cửa" gồm: Lĩnh vực đất đai, lĩnh vực Hành chính - Tƣ pháp , lĩnh vực Văn hóa, lĩnh vực Lao động - xã hội, lĩnh vực ngƣời có công, lĩnh vực Tôn giáo, lĩnh vực Tài chính kinh tế, …
Đầu năm 2015 thực hiện niêm yết và áp dụng giải quyết các TTHC mới bổ sung tại Quyết định số 253/QĐ-UBND ngày 21/01/2015 của Chủ tịch UBND TP. Trong tổng số 13 lĩnh vực với 178 TTHC đã công bố đang áp dụng ở cấp xã nhƣng mỗi xã chỉ áp dụng một số lĩnh vực chủ yếu với khoảng dƣới 70 TTHC thông dụng. Hiện đã có 8 xã áp dụng đƣợc từ 6 lĩnh vực trở lên giải quyết qua "một cửa", tăng 4 xã. Số TTHC hiện đang áp dụng tại UBND cấp xã giảm 12 TTHC so với năm 2014 (từ 185 xuống 178).
Năm 2016 số lƣợng TTHC tiếp tục giảm chỉ còn 166 TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết cấp xã trên 11 lĩnh vực, tính đến 31/06/2017 số lƣợng TTHC tại cấp xã huyện Thanh Oai còn 152 thủ tục trên 11 lĩnh vực.